強(qiáng)化四個(gè)意識(shí) 發(fā)揮兼職檔案員應(yīng)盡職責(zé)

【摘要】檔案工作是高校重要的基礎(chǔ)工作之一，也是衡量高校管理水平的重要標(biāo)志。在檔案工作中，兼職檔案員負(fù)責(zé)學(xué)校各職能部門和二級(jí)學(xué)院檔案材料的收集、歸檔和臨時(shí)管理，為學(xué)校檔案館提供最基本的歸檔材料，對(duì)保證檔案材料的完整性、系統(tǒng)性具有決定性的作用，是學(xué)校檔案工作的重要組成部分。

【關(guān)鍵詞】強(qiáng)化四個(gè)意識(shí) 兼職檔案員 應(yīng)盡職責(zé)

一、兼職檔案員要牢固樹(shù)立四個(gè)意識(shí)

一是強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)。檔案工作是一個(gè)非常繁瑣而細(xì)致的工作，尤其是檔案資料的收集更是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，這要求兼職檔案員除每天完成自己承擔(dān)的工作外，還要時(shí)刻注意對(duì)文件資料進(jìn)行收集，并要注意材料的連續(xù)性和齊全性。檔案工作的性質(zhì)決定了作為檔案員要有正確的工作態(tài)度和責(zé)任心、義務(wù)感。各個(gè)部門兼職檔案員的工作態(tài)度和責(zé)任意識(shí)的高低也直接關(guān)系到學(xué)校檔案工作的質(zhì)量。我們應(yīng)該本著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來(lái)著想”的責(zé)任意識(shí)開(kāi)展檔案工作。

二是增強(qiáng)協(xié)調(diào)意識(shí)。每個(gè)部門的檔案工作是由部門檔案工作負(fù)責(zé)人、檔案員、立卷人共同完成。一卷檔案從開(kāi)始收集材料到最后裝訂完成，經(jīng)歷了立卷人的整理立卷，檔案員的分類編號(hào)、錄入裝訂，負(fù)責(zé)人的檢查審定。要完成好本部門的檔案工作，兼職檔案員作為承上啟下的關(guān)鍵一環(huán)，必須將協(xié)調(diào)意識(shí)貫穿始終，協(xié)調(diào)好人員的分工配合、立卷員的進(jìn)度，加強(qiáng)與督導(dǎo)員的溝通，及時(shí)反饋意見(jiàn)。這就要求兼職檔案員要善于把握分寸，協(xié)調(diào)各方，架起一座理解信任、配合協(xié)作的橋梁，努力形成齊心共抓、和衷共濟(jì)的良好局面。

三是建立規(guī)范意識(shí)。檔案是原始記錄，是歷史的真憑實(shí)據(jù)。做好檔案工作，是每個(gè)檔案工作者的責(zé)任和義務(wù)，同時(shí)，也是《檔案法》的明文規(guī)定和要求。不能因個(gè)人認(rèn)識(shí)的偏差影響檔案工作，這就需要在工作中樹(shù)立規(guī)范意識(shí)，通過(guò)建立相應(yīng)制度和規(guī)范的程序，保障各立卷員、檔案員的工作質(zhì)量。在這方面，學(xué)校檔案館建立的立卷歸檔工作規(guī)范、立卷歸檔流程等，就是我們開(kāi)展檔案工作的重要依據(jù)。在此基礎(chǔ)上，各二級(jí)單位也可針對(duì)工作實(shí)際建立起符合自身檔案工作的流程，便于工作的開(kāi)展。

四是不斷深化學(xué)習(xí)意識(shí)。檔案工作是一種專業(yè)性很強(qiáng)的工作，沒(méi)有一定的檔案專業(yè)知識(shí)，就難以開(kāi)展檔案工作。尤其是歸檔范圍、立卷原則的把握，對(duì)每個(gè)檔案人員來(lái)說(shuō)都是十分重要。而各單位的檔案員、立卷員大多是兼職，平時(shí)各自都有很多崗位職責(zé)內(nèi)的業(yè)務(wù)工作，檔案工作不是日常熟悉的工作，就不可避免的會(huì)有所生疏的地方。這就要求我們要不斷深化學(xué)習(xí)的意識(shí)，通過(guò)自覺(jué)學(xué)習(xí)《檔案法》及有關(guān)檔案業(yè)務(wù)的規(guī)章制度，向書(shū)本學(xué)、向老檔案員學(xué)、在檔案工作實(shí)踐中學(xué)，做到學(xué)用結(jié)合，努力提高自己的檔案工作業(yè)務(wù)技能。

二、抓好各個(gè)環(huán)節(jié)，充分發(fā)揮兼職檔案員的作用

一卷檔案的完成基本上分為資料收集、整理立卷、編制檔號(hào)、錄入系統(tǒng)、案卷裝訂、檔案移交等環(huán)節(jié)。各環(huán)節(jié)如何開(kāi)展，各單位也是各有異同。

（一）資料收集環(huán)節(jié)

兼職檔案員一般也是本部門的文管，在資料收集環(huán)節(jié)，可以從以下方面發(fā)揮作用：一是每天關(guān)注本部門收入、轉(zhuǎn)出文件，了解部門內(nèi)各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)處理的事宜，及時(shí)提醒各室立卷員做好資料的收集。二是建立隨時(shí)收集、一事一立的良好習(xí)慣，在平時(shí)工作中，每件事項(xiàng)準(zhǔn)備一個(gè)文件夾，在事項(xiàng)處理過(guò)程中，需要規(guī)檔的文件及時(shí)按時(shí)間順序收入文件夾，從而減少集中整理立卷的工作量。三是針對(duì)目前信息化辦公的特點(diǎn)，在撰制的公文校對(duì)后，及時(shí)從辦公信息系統(tǒng)中打印定稿與印制的正式文件同時(shí)收集保存。

（二）整理立卷環(huán)節(jié)

作為部門的檔案員，首先每年根據(jù)工作安排擬定一個(gè)較為集中的整理立卷時(shí)間段，一般為3月至5月，要求各室立卷員及時(shí)對(duì)上年度收集的檔案資料進(jìn)行整理立卷。第二是從辦公信息系統(tǒng)中查詢出上年度的上級(jí)來(lái)文，領(lǐng)取原件，分發(fā)給相應(yīng)立卷員正式組卷。第三是及時(shí)對(duì)立卷員明確立卷工作的要求，每年將立卷的原則、程序和需要立卷員完成的工作整理后發(fā)給每位立卷員，既是對(duì)整理立卷工作的提醒，也是進(jìn)一步學(xué)習(xí)和熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)。第四是加強(qiáng)對(duì)立卷員的督促，把握整體的立卷進(jìn)度。整理立卷環(huán)節(jié)是整個(gè)流程中最重要的環(huán)節(jié)，此環(huán)節(jié)能否順利開(kāi)展，關(guān)系的檔案工作是否能按時(shí)、保質(zhì)、保量完成。

（三）編制檔號(hào)環(huán)節(jié)

立卷員完成立卷后，就交由兼職檔案員統(tǒng)一進(jìn)行整理，編制檔號(hào)。首先檔案員從辦公信息系統(tǒng)中將上級(jí)來(lái)文和本部門發(fā)文的目錄打印出來(lái)，對(duì)立卷員的立卷情況進(jìn)行核查，查看需要規(guī)檔的文件是否都已立卷。第二是按照檔案類目、保存期限對(duì)所以案卷統(tǒng)一進(jìn)行編制檔號(hào)。第三是聯(lián)系學(xué)校檔案館督導(dǎo)員，邀請(qǐng)督導(dǎo)員對(duì)所有案卷立卷情況進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)敦促立卷員整改。

（四）錄入系統(tǒng)環(huán)節(jié)

可以將編寫(xiě)頁(yè)號(hào)放在錄入檔案管理系統(tǒng)之前，這個(gè)環(huán)節(jié)工作量較大而繁瑣，但不需要太多的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，只要前期立卷工作到位，這個(gè)環(huán)節(jié)只需要簡(jiǎn)單的填寫(xiě)頁(yè)碼、按照卷名、文件名等錄入即可。所以在這個(gè)環(huán)節(jié)，檔案員可以采用學(xué)生助管協(xié)助開(kāi)展工作。作為兼職檔案員首先要對(duì)學(xué)生助管進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，講解工作內(nèi)容、程序和注意事項(xiàng)。第二隨時(shí)檢查檔案管理系統(tǒng)中的錄入情況，尤其是頁(yè)（件）號(hào)、分?jǐn)?shù)量是否符合，文件編號(hào)、附注等是否遺漏，文件級(jí)目錄是否齊全，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)更正。第三及時(shí)與督導(dǎo)員保持溝通，錄入工作的正確率也就有了更高的保障。

（五）案卷裝訂環(huán)節(jié)

流程走到這個(gè)環(huán)節(jié)，檔案工作也大部分已經(jīng)完成。在這個(gè)環(huán)節(jié)也主要是由兼職檔案員指導(dǎo)學(xué)生助管打印案卷目錄、去掉訂書(shū)釘、打孔穿線等。在打印案卷目錄的同時(shí)，可以將所有案卷的目錄導(dǎo)出，分發(fā)給相應(yīng)立卷員，這樣便于在工作中隨時(shí)查找檔案，提高檔案的利用效率。

（六）檔案移交環(huán)節(jié)

首先由兼職檔案員打印出移交目錄，與案卷進(jìn)行核對(duì)。其次將核對(duì)無(wú)誤的案卷分類別、按照檔案號(hào)順序裝入檔案盒。第三與督導(dǎo)員聯(lián)系，將移交目錄和檔案一起移交至檔案館。最后，將當(dāng)年的移交目錄、卷內(nèi)目錄等匯編成冊(cè)作為資料保存，為今后的工作提供方便。

兼職檔案員是學(xué)校檔案工作中不可或缺的一個(gè)群體。我們的工作也許默默無(wú)聞，但在整個(gè)檔案工作中的作用卻也是至關(guān)重要，更有著專職檔案員不可替代的作用。我們應(yīng)不斷提高對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力，以正確的態(tài)度和主人翁的責(zé)任心對(duì)待檔案工作，為學(xué)校的改革、建設(shè)、發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，做出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

作者簡(jiǎn)介：王蔡華（1975-），女，湖北紅安人，武漢大學(xué)發(fā)展規(guī)劃與學(xué)科建設(shè)辦公室、對(duì)口支援與合作工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室，研究方向：高等教育管理、社會(huì)醫(yī)學(xué)與衛(wèi)生事業(yè)。