物資采購供應(yīng)商管理的探討與分析

【摘要】物資采購中供應(yīng)商管理關(guān)系著采購主體與受體的依存關(guān)系，關(guān)系著企業(yè)物資采購的質(zhì)量、效率、效益，對采購環(huán)節(jié)十分重要。本文探討怎樣對供應(yīng)商進(jìn)行科學(xué)、理性、客觀的評價和分析，找出內(nèi)在機理，管控措施，使物資采購工作真正做到科學(xué)合理，為企業(yè)節(jié)約成本增加效益起到重要作用。

【關(guān)鍵詞】物資采購 供應(yīng)商 評價體系

物資采購工作是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動必不可少的重要部分。企業(yè)選擇供應(yīng)商，就是對采購渠道做確定的過程，能不能適當(dāng)?shù)倪x擇出可靠的供應(yīng)商是決定企業(yè)生產(chǎn)活動能否順利進(jìn)行的重要因素。企業(yè)在實施物資采購的過程中，必須嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)，適合的供應(yīng)商不僅能夠滿足企業(yè)發(fā)展的需求，更能夠幫助企業(yè)降低生產(chǎn)成本、加快生產(chǎn)周期，進(jìn)而幫助企業(yè)在激烈的市場競爭中站穩(wěn)腳跟并持續(xù)發(fā)展。物資供應(yīng)是一個復(fù)雜的過程，對供應(yīng)商客觀、正確的評價，以及對供應(yīng)商的合理使用，對采購工作意義重大，對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營有作深遠(yuǎn)的影響。

一、建立供應(yīng)商庫

目前市場上的供應(yīng)商很多，同一行業(yè)，同一類型的供應(yīng)商數(shù)量眾多，良莠不齊，如果不深入了解，很難做出最佳選擇。所以物資采購部門需要慎重考慮，正確抉擇。當(dāng)然，要解決這樣的問題就需要儲備供應(yīng)商的各種資料、收集相關(guān)信息建立一個比較系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫，并對這些信息、數(shù)據(jù)進(jìn)行分類整理，作為評價供應(yīng)商的基礎(chǔ)資料。

深入市場調(diào)研，集中供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案。比如對原有供應(yīng)商的各種歷史資料進(jìn)行整理、歸類、梳理。進(jìn)行深入的市場調(diào)研，通過發(fā)函，索取供應(yīng)商的信息資料，也可以通過電話咨詢，網(wǎng)絡(luò)搜索查詢等方式來獲取供應(yīng)商信息，還可以通過與同行的交流溝通，以及同行業(yè)使用方提供的信息，口碑等了解供應(yīng)商的情況，還能通過實地考察，親自走訪供應(yīng)商等措施來收集供應(yīng)商信息。供應(yīng)商的信息很多，最基本的有，單位名稱，企業(yè)性質(zhì)，所屬行業(yè)，以及在行業(yè)的排名、地位;企業(yè)的規(guī)模，市場占有份額的情況即市場占有率;企業(yè)的地理位置，交通狀況，環(huán)境條件;企業(yè)產(chǎn)品的類型、類別，質(zhì)量，供貨周期，售后服務(wù);企業(yè)的財務(wù)狀況，負(fù)債情況，以及流動資金的情況;企業(yè)的技術(shù)人員素質(zhì)，技術(shù)水平，技術(shù)實力，開拓創(chuàng)新能力和市場競爭能力等都是需要收集的。

將收集到的供應(yīng)商的各種資料，按各種屬性分別錄入計算機內(nèi)，建立數(shù)據(jù)庫，同時紙質(zhì)的資料也做相應(yīng)的錄入和歸類存檔。這樣積少成多，日積月累，數(shù)據(jù)庫的信息就越來越多，數(shù)據(jù)也越來越豐富，對供應(yīng)商的描述就更全面、細(xì)致、準(zhǔn)確。

二、對供應(yīng)商信息進(jìn)行整理，分類

收集信息，建立的數(shù)據(jù)庫是需要進(jìn)行整理，分類，歸納，總結(jié)，才能體現(xiàn)出信息的價值。那怎樣來處理呢？比如按供應(yīng)商的屬地進(jìn)行分類，同一地方的歸類在一起，這樣需要在某地選擇供應(yīng)商就非常清楚了。還可按產(chǎn)品來分類，同類型的產(chǎn)品，有幾個供應(yīng)商能提供，那就把能生產(chǎn)同類產(chǎn)品的廠家放在一起，從需求的角度來去舍，是以價格優(yōu)先就比價格，以質(zhì)量優(yōu)先就比質(zhì)量，以進(jìn)度優(yōu)先就比進(jìn)度，再兼顧別的方面，還可以用一定的權(quán)重和占比，進(jìn)行定量的比較，得分高的就是最滿足要求的。當(dāng)然還可根據(jù)企業(yè)的規(guī)模，市場占比，信譽，服務(wù)等進(jìn)行分類，把各種分類情況分門別類，歸類總結(jié)起來，在選擇時就非常清晰。

三、對供應(yīng)商實行動態(tài)管理，增加對供應(yīng)商的考核和獎懲，加強對供應(yīng)商的績效考評

（1）供應(yīng)商的情況并不是一成不變的，所以每隔一段時間，就要進(jìn)行更新，有法人、經(jīng)營狀況的變化，也有生產(chǎn)轉(zhuǎn)型升級，更有舊產(chǎn)品的停產(chǎn)替換，也有新產(chǎn)品的誕生，以及市場風(fēng)向的變化。每年更新一次是必不可少的。對隨時發(fā)生的變化，也應(yīng)及時更新，這樣供應(yīng)商的資料才是真實可靠的。

（2）供應(yīng)商的績效考評可以科學(xué)客觀的反映供應(yīng)商的運作情況，考評內(nèi)容可以從交貨價格、供貨質(zhì)量、交貨時間、服務(wù)水平等多方面入手。

價格指標(biāo)是選擇供應(yīng)商必需考慮的關(guān)鍵因素，對降低成本的作用極其顯著。供應(yīng)商提供的報價以及在批量采購中，供應(yīng)商給出的折扣價格是供應(yīng)商績效評價中最重要的指標(biāo)，

質(zhì)量指標(biāo)是對供應(yīng)商績效考評的一項最基本的也是非常重要的指標(biāo)，包括來料批次合格率、來料在線報廢率、來料抽檢缺陷率。此外，還包括供應(yīng)商有沒有實施良好的質(zhì)量控制辦法，是否通過了相關(guān)質(zhì)量體系認(rèn)證，或者供應(yīng)商的質(zhì)量體系審核是否達(dá)到一定的水平等。對產(chǎn)品質(zhì)量的評價主要通過產(chǎn)品合格率來評價，即在一定期間內(nèi)合格產(chǎn)品數(shù)量占采購總量的百分比。除此之外，使用單位反饋的產(chǎn)品質(zhì)量情況，也是衡量產(chǎn)品質(zhì)量的一個重要因素。

時間指標(biāo)包括交貨周期、準(zhǔn)時交貨率、訂單變化接受率等，以及供應(yīng)商供應(yīng)產(chǎn)品的最低庫存量、供應(yīng)商的物流體系水平、供應(yīng)商應(yīng)急交貨的水平等。供應(yīng)商的交貨情況直接影響到企業(yè)的生產(chǎn)運作計劃，主要通過到貨及時率來衡量，到貨及時率為供應(yīng)商按時交貨次數(shù)與總次數(shù)的百分比。供應(yīng)商的生產(chǎn)力和管理水平比較高的話它能夠接受的訂單增加，接受率就會相應(yīng)的增加，而在供貨出現(xiàn)問題的時候供應(yīng)商的反應(yīng)快慢和處理能力將會影響其訂單接受率的大小。

服務(wù)指標(biāo)包括實施服務(wù)、培訓(xùn)服務(wù)、維護(hù)服務(wù)、售前服務(wù)和售后服務(wù)。服務(wù)指標(biāo)是考核供應(yīng)商在支持、配合與服務(wù)方面的表現(xiàn)。和經(jīng)濟(jì)指標(biāo)一樣，主要是檢查供應(yīng)商對訂單、交貨、質(zhì)量投訴等反應(yīng)是否迅速、及時，答復(fù)是否完整，能否和本企業(yè)進(jìn)行有效的溝通，共同改進(jìn)生產(chǎn)經(jīng)營活動，是否主動和本企業(yè)進(jìn)行交流和合作，共同解決或預(yù)防問題，參與項目和產(chǎn)品的研發(fā)工作等。

（3）對供應(yīng)商進(jìn)行考核.日常考核是一個很重要的環(huán)節(jié)。對平時與供應(yīng)商的發(fā)生的業(yè)務(wù)進(jìn)行記錄，追蹤，發(fā)生的各種情況都備案。優(yōu)良與否作個初步的評價。

對重要的供應(yīng)商應(yīng)進(jìn)行月度考評，采購部門和質(zhì)量部門聯(lián)手進(jìn)行考評，主要考評貨物合格率、交貨期，評分不合格的限期整改，整改合格后可以繼續(xù)合作，整改不合格的就暫停采購，直至整改合格，否則今后就都取消合作。

對所有供應(yīng)商進(jìn)行年度綜合考評。由質(zhì)量部門、采購部門、使用部門的人員組成考評小組，考評標(biāo)準(zhǔn)由質(zhì)量部門擬定，對供應(yīng)商進(jìn)行整體、全面的評價，并打出分?jǐn)?shù)。根據(jù)得分將供應(yīng)商分級，對于高級別的供應(yīng)商在下一年度采購時給予時間、數(shù)量上的優(yōu)惠政策，對于低級別的供應(yīng)商適量降低采購量并要求整改。

（4）建立有效的獎勵和懲罰機制，結(jié)合對供應(yīng)商的績效評價建立一些獎勵、懲罰機制十分必要。這樣既有利于維持供應(yīng)商合作的積極性和穩(wěn)定性，又有利于保持供應(yīng)商的比較優(yōu)勢和實現(xiàn)供應(yīng)商的最大價值，從而使供應(yīng)商以更快的速度，更好的質(zhì)量，更低的成本為企業(yè)提供產(chǎn)品和服務(wù)。在獎勵和懲罰機制的設(shè)計上，體現(xiàn)公平、一致的原則。一般來說，獎勵和懲罰機制的指標(biāo)包括價格的降低、產(chǎn)品質(zhì)量的改善、交貨及時率的提高、服務(wù)質(zhì)量的改善等。獎勵措施采用訂單激勵，榮譽激勵等方法。把評價結(jié)果及時反饋給供應(yīng)商，和供應(yīng)商一起探討問題產(chǎn)生的根源，并采取相應(yīng)的措施予以改進(jìn)。對不符合標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商應(yīng)該采取嚴(yán)厲的懲罰措施。通過獎懲措施可以開發(fā)供應(yīng)商的潛在能力，變消極為積極，同時營造出良性的競爭環(huán)境。

四、建立健全供應(yīng)商評價體系

評價體系即是一種比較完善的系統(tǒng)，在采購物資前就要做好對供應(yīng)商的評價，在采購過程中，也一直在追蹤進(jìn)行，實時進(jìn)行評價，在采購結(jié)束后還需進(jìn)行后評價。

（1）采購物資前的評價

在物資采購之前進(jìn)行價格成本構(gòu)成分析，不僅要分析產(chǎn)品在生產(chǎn)過程的成本，而且要分析在整個壽命周期，包括使用成本、維護(hù)成本、培訓(xùn)費用及殘值分析，同時對目前的市場狀況和經(jīng)濟(jì)狀況進(jìn)行分析和預(yù)測，將總成本控制在合理的水平。同時滿足審計、招標(biāo)、內(nèi)控的要求，充分利用供應(yīng)量化考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行選擇時就做到了心中有數(shù)。

（2）采購過程中的評價

在采購過程中，對于所有供應(yīng)商進(jìn)行定期和不定期的評價，也及時對新的供應(yīng)商進(jìn)行評價。而評價的頻率大小則是與供應(yīng)商的不同而不同，針對重要物資的供應(yīng)商和一般性供應(yīng)商，則需要按實際情況確定評價周期，評分合格者將會繼續(xù)予以采購，反之則取消與供應(yīng)商的合作關(guān)系。常規(guī)的月度評價和年度綜合評價需持續(xù)進(jìn)行。評價之后進(jìn)行級別的劃分，通常是A、B、C 三個級別。劃分為A級的供應(yīng)商是評價比較好的一組，將會在下次給予采購的優(yōu)先權(quán)，采購數(shù)量以及付款時間上都會有優(yōu)先;評分為B級的供應(yīng)商屬于符合標(biāo)準(zhǔn)的一組，將會在下次合作中獲得機會;而針對評分為C級供應(yīng)商，就是產(chǎn)品質(zhì)量或者是服務(wù)欠佳的一組，需要予以反饋整改信息，并減少對其進(jìn)行采購。

（3）采購結(jié)束后的評價

評價指標(biāo)的應(yīng)用，就解決了不太準(zhǔn)確的問題，對已經(jīng)完成的物資采購，在后評價時可以采用較為準(zhǔn)確的定量方法，物資供應(yīng)部門組織各專業(yè)部門按照物資類別或品種，按照供應(yīng)商整體實力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨、服務(wù)、供應(yīng)份額等多個方面對供應(yīng)商進(jìn)行量化評分。權(quán)重可根據(jù)實際情況自行設(shè)定，例如計算公式如下：供應(yīng)商業(yè)績得分=（整體實力評分×20%）+（質(zhì)量評分×20%）+（價格評分×25%）+（交貨評分×10%）+（服務(wù)評分×10%）+（供應(yīng)金額評分×15%）±供應(yīng)商獎懲評分。這樣每個供應(yīng)商單項指標(biāo)的分值乘以該單項指標(biāo)的權(quán)重即得到其該項指標(biāo)的得分，所有單項指標(biāo)得分之和即為該供應(yīng)商的綜合得分。按照得分結(jié)果可分為幾個分?jǐn)?shù)段建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。例如80分以上為合格供應(yīng)商，這部分供應(yīng)商可以考慮作為戰(zhàn)略供應(yīng)商進(jìn)行長期合作;60-79分為需持續(xù)考核供應(yīng)商，對這部分供應(yīng)商應(yīng)不斷督促其改進(jìn);60分以下為不合格供應(yīng)商，應(yīng)踢除供應(yīng)商隊伍。

（4）除了評價體系的建立之外，企業(yè)還應(yīng)每隔時間段就為供應(yīng)商提供面授或資料學(xué)習(xí)的培訓(xùn)機會，讓他們對企業(yè)的物資質(zhì)量相關(guān)要求和企業(yè)的一些變動進(jìn)行了解，由此實時的改進(jìn)和完善自己的產(chǎn)品。

（5）供應(yīng)商的管理與維護(hù)

企業(yè)應(yīng)加強與供應(yīng)商之間的聯(lián)系，應(yīng)改變觀念，不單純的注重利益競爭，將供應(yīng)商放在自己的對立面上，要從長遠(yuǎn)的角度出發(fā)，秉持可持續(xù)發(fā)展的原則，建立起互助合作的關(guān)系，實現(xiàn)共享。采購方在考慮自身利益最大化的同時也可以兼顧到其他成員的利益，比如說可以對供應(yīng)商提供利益激勵，促進(jìn)其積極性，雙方共贏，以此來建立良好的長期合作關(guān)系。

五、供應(yīng)商的選擇

在上述工作都很充分的情況下，對供應(yīng)商的選擇就不是簡單憑主觀經(jīng)驗進(jìn)行，而是客觀、公正、科學(xué)的。同時需要具備專業(yè)的物資采購知識的工作人員參與其中，同時利用現(xiàn)代化的采購硬軟件設(shè)備以及相應(yīng)的辦公自動化工具。采購人員就能針對需要采購的物資進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)的選擇。

對供應(yīng)商的選擇可以用定性和定量兼顧的原則.定性方法主要有：直觀判斷法、招標(biāo)選擇和協(xié)商選擇法。定量分析法則是采購成本比較法等等。

在供應(yīng)商數(shù)量的選擇上應(yīng)注意盡量不要只選擇一家供應(yīng)，應(yīng)多發(fā)展幾家供應(yīng)商，合理分配各家供應(yīng)商的供應(yīng)份額，最大程度上獲得供應(yīng)商的優(yōu)惠，這樣不僅能夠保證采購物資的供應(yīng)數(shù)量、質(zhì)量，又能夠有效的降低采購成本，所選擇的供應(yīng)商數(shù)量以三到四家為宜。

選擇供應(yīng)商的方式，采購方式按照各種采購特點可以分為招標(biāo)采購和非招標(biāo)采購，詳細(xì)來說又有公開競爭性招標(biāo)采購、有限競爭性招標(biāo)采購、詢價采購和直接簽訂合同采購，各種方式均有優(yōu)缺點，在選擇方式上我們可以將多種采購方式組合使用，這樣不僅有利于提高采購的質(zhì)量和效率，同時對于控制采購成本也十分有效。建議首先在已經(jīng)建立的合格供應(yīng)商名錄中選擇。

六、結(jié)束語

科學(xué)合理選擇供應(yīng)商，是供應(yīng)商管理工作規(guī)范運行的落實，是供應(yīng)商管理制度的貫策。是做好科學(xué)理性采購工作的保障?？己艘粤炕种禐槌叨?，關(guān)鍵在于客觀性、可量化性、公開性，避免了定性評價工作的主觀性和隨意性，降低了物資供應(yīng)工作人員工作的難度和阻力，使物資采購工作做到公開透明，使供應(yīng)商隊伍素質(zhì)不斷提高，并與之建立起長期穩(wěn)定的合作共贏關(guān)系，使其成為企業(yè)發(fā)展忠誠的合作伙伴。供應(yīng)商的合理選擇可以為企業(yè)減少浪費，降低成本，節(jié)約資金，創(chuàng)造效益起到實實在在的作用。

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作者簡介：游智君（1964-），女，重慶人，學(xué)士，工程師，現(xiàn)就職于西南應(yīng)用磁學(xué)研究所。