淺談電子檔案管理的的策略

韓敏娜

【摘要】隨著計(jì)算機(jī)及現(xiàn)代化信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子檔案已成為檔案工作中的重要組成部分。本文針對(duì)檔案管理的目前狀況的分析，就電子檔案管理的利弊提出了加強(qiáng)管理的策略，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化。

【關(guān)鍵詞】電子檔案 管理 策略

電子檔案是具有保存價(jià)值的電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其它相關(guān)數(shù)據(jù)，是辦公自動(dòng)化進(jìn)一步擴(kuò)展、深化的結(jié)果。電子檔案管理是各項(xiàng)管理工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，所以應(yīng)采取積極的措施，在檔案文件電子化的背景下推進(jìn)電子檔案管理工作的信息化，現(xiàn)代化建設(shè)。

一、檔案管理的目前狀況

電子檔案指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤、優(yōu)盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的檔案文件。但電子檔案在工作實(shí)踐中還存在以下情況需要我們加以注意和解決。

1、工作任務(wù)量有待減輕。檔案管理中，每年都會(huì)有相當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)進(jìn)行變動(dòng)，各類變動(dòng)檔案數(shù)量大、情況多，加之其維護(hù)、保存、更新這些環(huán)節(jié)都需要更多的人力與物力。

2、現(xiàn)代化信息技術(shù)手段有待加強(qiáng)。目前，檔案主要還是以紙質(zhì)文件作為保存媒介，電子檔案只是在交換、檢索、備份這些輔助環(huán)節(jié)上起到一些作用。

3、檔案管理操作標(biāo)準(zhǔn)化程度有待提高。由于各部門具有各自不同的特殊情況，因此在規(guī)章制度上存在一定的差別，這就給各個(gè)層面之間的操作管理帶來一定難度，不但影響了工作效率，還會(huì)給檔案管理人員帶來負(fù)面影響。

4、專業(yè)人員整體素質(zhì)有待提升。目前從事電子檔案的工作人員有一部分素質(zhì)偏低，缺乏專業(yè)技能，尤其是同時(shí)具備檔案管理和計(jì)算機(jī)信息處理的綜合技能。

二、電子檔案管理的利弊

1.電子檔案在現(xiàn)代檔案管理中的優(yōu)勢(shì)

第一，高效的工作效率。通過檔案管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)的充分結(jié)合，能夠把傳統(tǒng)檔案的工作繁瑣程度降到最低，還可以使文件的整體、分類、保存、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)變得十分簡便。不但有效的降低了檔案管理人員的勞動(dòng)量，還可以更好地保障人事資源的利用。

第二，便捷的資源共享。通過電子文檔的方式存儲(chǔ)檔案，可以實(shí)現(xiàn)檔案的充分交流與共享，能有效的實(shí)現(xiàn)檔案的體系管理，實(shí)現(xiàn)資源上的共享，讓翻閱、查找、閱讀等等都能更加方便與快捷;還可以根據(jù)不同要求實(shí)現(xiàn)分類、搜索、排序、過濾等操作，使文檔的管理和調(diào)度更便捷，同時(shí)利用電子檔案共享人事資源，還能使各級(jí)在人才選拔方面更加全面、合理。

第三，穩(wěn)定的檔案存儲(chǔ)。以電子文檔形式保存的檔案文件，其保存方式和對(duì)環(huán)境的要求較傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔要低。電子檔案可以充分利用現(xiàn)代科技技術(shù)，如DVD光碟、U盤、硬盤等等，存儲(chǔ)量大且儲(chǔ)存時(shí)間長，受外部環(huán)境影響小，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性，并且充分利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享傳遞，能夠有效提高文件的時(shí)效性。

2.電子檔案在現(xiàn)代檔案管理中的劣勢(shì)

第一，完整的檔案數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，一次失誤或者筆誤其影響范圍有限，而且容易進(jìn)行補(bǔ)救。而電子文件一次失誤操作就可能造成大范圍的結(jié)果受影響，而且在各種方式轉(zhuǎn)換中也容易造成信息的缺失。

第二，安全的檔案存儲(chǔ)。由于信息化存儲(chǔ)都是統(tǒng)一標(biāo)識(shí)與字體，沒有漢字書寫的特征性，所以不利于真?zhèn)伪鎰e，容易導(dǎo)致文件侵害，并且存儲(chǔ)設(shè)備信息一旦被盜取，受害程度遠(yuǎn)大于傳統(tǒng)媒介。此外網(wǎng)絡(luò)傳輸也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)性，信息被修改、破壞、盜用等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，所以其安全性理由是不可忽視的。

第三，長期的檔案管理。當(dāng)前電子設(shè)備迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)軟硬件更新頻繁，如果在設(shè)備上出現(xiàn)理由，會(huì)直接影響電子檔案的存儲(chǔ)，導(dǎo)致信息丟失，造成一定的損失。并且電子檔案的存儲(chǔ)需要固定的載體，這也會(huì)導(dǎo)致電子檔案信息對(duì)軟硬件的過分依賴。

三、加強(qiáng)電子檔案管理的策略

1.重視基礎(chǔ)，注意收集

在檔案管理中，收集工作是第一環(huán)節(jié)。檔案收集工作如何，對(duì)后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。它對(duì)將來檔案文件的完整性和開發(fā)利用至關(guān)重要。檔案收集工作，是做好電子檔案管理的基礎(chǔ)。

2.嚴(yán)格把關(guān)，歸檔管理

電子文件歸檔，應(yīng)當(dāng)從電子計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)器或其網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器上，拷貝或刻錄到可脫機(jī)的存儲(chǔ)載體上，以便長期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件，其歸檔的策略是不同的。例如：文書檔案一般應(yīng)以一個(gè)年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲(chǔ)載體上，以利于今后的反復(fù)查閱和利用。

3.完善設(shè)備，保障安全

對(duì)相關(guān)軟硬件進(jìn)行檢查、更新、升級(jí)、維修，要定期對(duì)相關(guān)設(shè)施與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器進(jìn)行檢測(cè)、維護(hù)與清理，定期對(duì)重要文件進(jìn)行備份與更新。通過網(wǎng)絡(luò)防火墻、身份驗(yàn)證、數(shù)字簽名、病毒預(yù)防，嚴(yán)格規(guī)定讀寫權(quán)限，加強(qiáng)電子檔案在存儲(chǔ)處理過程中的安全性，確保電子文件在存儲(chǔ)、傳輸過程中的安全、保密。保障存儲(chǔ)設(shè)備的安全，專機(jī)專用，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行管理維護(hù)，保證存儲(chǔ)設(shè)備的良好狀態(tài)。

4.規(guī)范操作，杜絕風(fēng)險(xiǎn)

檔案數(shù)據(jù)的傳輸交流和使用要本著“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則，盡量采用通用的文件格式。要嚴(yán)格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限，對(duì)文件處理過程中的各類修改信息應(yīng)予以保留，不可任意進(jìn)行改動(dòng)。此外加強(qiáng)管理人員的職業(yè)道德意識(shí)和安全操作規(guī)范培訓(xùn)，杜絕在人員操作的過程中存在的漏洞。

5.加強(qiáng)管理，保證穩(wěn)定

要積極開辟電子檔案存儲(chǔ)的新途徑，配備必要的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲(chǔ)，使用多種媒介手段進(jìn)行備份存儲(chǔ)，同時(shí)及時(shí)升級(jí)和更新存儲(chǔ)技術(shù)，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中的安全、穩(wěn)定。

6.重視培養(yǎng)，大力發(fā)展

一是要重視吸納專業(yè)型的人才充實(shí)到干部隊(duì)伍中來。二是加大教育投入，培養(yǎng)一批熱愛檔案管理工作的人員，解決電子檔案管理人才缺乏的狀況，以大力發(fā)展電子檔案管理工作。

總之，電子檔案管理是一項(xiàng)有作用、非常重要的工作。在高度信息化的時(shí)代，信息技術(shù)無疑為檔案管理，特別是數(shù)據(jù)量大、更新頻繁和遠(yuǎn)程需求大的部門檔案管理注入了新鮮血液。我們應(yīng)該不斷的進(jìn)行總結(jié)、進(jìn)行分析、進(jìn)行創(chuàng)新，將電子檔案管理的服務(wù)方式進(jìn)行優(yōu)化，規(guī)范相關(guān)操作流程與制度，確保電子信息的安全性，提供更好的服務(wù)。檔案管理工作就會(huì)步入健康發(fā)展的軌道，就會(huì)充滿生機(jī)和活力，充分在社會(huì)發(fā)展中體現(xiàn)其價(jià)值。

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