二級庫管理系統(tǒng)在介入導(dǎo)管室耗材管理中的應(yīng)用

陸爽爽，洪泳

復(fù)旦大學(xué)附屬華山醫(yī)院 放射科，上海 200040

引言

醫(yī)用高值耗材是指直接作用于人體、對安全有嚴格要求、生產(chǎn)使用必須嚴格控制及價格相對較高的一次性醫(yī)療耗材[1]。JCI 標準的理念是最大限度地實現(xiàn)醫(yī)療服務(wù)“以患者為中心”規(guī)范醫(yī)院管理，為患者提供周到、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[2]。JCI 標準里重點提到醫(yī)院的設(shè)備及信息系統(tǒng)安全管理。周子越[3]研究指出設(shè)備管理中高值耗材的管理，恰恰是質(zhì)量改進和信息管理的結(jié)合點。二級庫一般指各科室、病區(qū)在醫(yī)院物資一級庫領(lǐng)用材料后形成的庫存，通過設(shè)立二級庫，將醫(yī)院物資管理的觸角下沉到科室，為精細化管理奠定了基礎(chǔ)，實現(xiàn)了物資的計劃、采購、領(lǐng)用、使用及收費的全過程管理[4-5]。介入導(dǎo)管室常用的醫(yī)用耗材，包括鞘、導(dǎo)管、導(dǎo)絲、Y 閥、彈簧圈、支架、球囊、封堵器等。由于醫(yī)療水平的高速發(fā)展，介入手術(shù)的不斷增加，耗材的使用日益增多，對這些耗材按照JCI 的標準進行合理有效的管理就顯得尤為重要。

1 資料與方法

1.1 一般資料

我院20 世紀70 年代開展介入術(shù)綜合性介入導(dǎo)管室DSA 室。自1990 年成立以來已成為擁有3 臺大型C臂機的手術(shù)室。介入導(dǎo)管室工作人員8 人，其中技術(shù)人員6 人，護士2 人。近十年已成功開展了介入手術(shù)4 萬多例，包括腦、心臟、下肢、肝臟等，現(xiàn)每月平均介入手術(shù)量約為600 多例。月均耗材金額約4869527 元。

1.2 方法

將2016年1～6月實施傳統(tǒng)的手工管理模式作為對照組，根據(jù)其管理漏洞及所出現(xiàn)的問題，并結(jié)合JCI 的標準及介入導(dǎo)管室的現(xiàn)狀選擇二級庫管理系統(tǒng)對于2016 年7～12 月的耗材進行管理，并作為觀察組。

1.2.1 管理方法

1.2.1.1 對照組

對照組采用傳統(tǒng)的手工管理模式。供應(yīng)商直接送貨至導(dǎo)管室，存入導(dǎo)管室?guī)旆?。不同的耗材放置入不同的有明確標識的帶鎖柜子中，并按照具體情況每個耗材都備不同的基數(shù)?；颊呤褂煤髸r，由負責(zé)該手術(shù)的DSA 成員從庫房取出，并手工記賬。物資管理人員根據(jù)每日介入耗材的消耗量電話聯(lián)系各供應(yīng)商，供應(yīng)商根據(jù)DSA 的消耗量進行補貨至相應(yīng)的基數(shù)。DSA 手工模式流程，見圖1。

圖1 DSA手工模式流程圖

1.2.1.2 觀察組

采用JCI 的標準，結(jié)合DSA 的現(xiàn)狀選擇二級庫管理系統(tǒng)，即現(xiàn)代化信息系統(tǒng)的輔助下可以有效、快速地完成出庫、入庫、登記等操作[6]。

（1）申領(lǐng)：由物資管理人員根據(jù)耗材消耗情況在導(dǎo)管室耗材二級庫管理系統(tǒng)中選擇科室需求管理欄中的科室備庫申請相應(yīng)的耗材，申領(lǐng)發(fā)送至設(shè)備科后，由設(shè)備科人員發(fā)送至各耗材不同的供應(yīng)商。

（2）入庫：由供應(yīng)商根據(jù)設(shè)備科發(fā)送的耗材申領(lǐng)量，將需入庫的所有耗材送至設(shè)備科進行條形碼的掃描。所有耗材均貼有專用的條形碼標簽，條形碼的信息包含了耗材的名稱、規(guī)格、廠家、生產(chǎn)日期、有效期等。設(shè)備科掃描后，由設(shè)備科人員將耗材送至DSA，由DSA 物資管理人員進行接受，并附有“復(fù)旦大學(xué)附屬華山醫(yī)院備貨配送單（DSA二級庫）”，此配送單顯示了供貨單位，聯(lián)系人的姓名和聯(lián)系方式、配送時間、配送單號、耗材的名稱規(guī)格，注冊證號及設(shè)備科相關(guān)人員的簽字。

（3）存放及管理：由物資管理人員分別將耗材根據(jù)供應(yīng)商的不同，定點放置入不同的耗材柜。任一材料柜均有外貼指示卡，標明物品名稱。由物資管理人員每日進行庫存量的清點。

（4）出庫：根據(jù)介入手術(shù)的所需要用的耗材，DSA 護士均需輸入工號密碼登入二級庫管理系統(tǒng)后，輸入患者的住院號后核對患者的姓名，性別，手術(shù)名稱和手術(shù)醫(yī)生等，信息確定無誤后運用掃描槍掃描耗材上的條形碼。掃描結(jié)束后進行保存審核后，分別打印“植入醫(yī)療器械使用登記表”和“植入醫(yī)療器械使用驗收單”，并分別貼上條形碼。最后直接點擊記賬按鈕，二級庫管理系統(tǒng)自動沖減庫存并生成備貨需求。且二級庫管理系統(tǒng)與醫(yī)院HIS 系統(tǒng)互交，直接計算出各耗材的費用及總費用。植入醫(yī)療器械使用登記表直接放置入check，物資管理人員根據(jù)植入醫(yī)療器械使用驗收單進行清點耗材及申請所缺失的耗材。根據(jù)李維嘉等[4]醫(yī)院二級庫流程圖修改成DSA 二級庫流程圖，見圖2。

圖2 DSA二級庫流程圖

1.2.2 評價方法

比較兩組每日耗材漏賬次數(shù)、過期耗材出現(xiàn)次數(shù)、每日記賬人員的耗時量、每日物資管理人員的耗時量。

1.2.3 統(tǒng)計學(xué)分析

采用SPSS 22.0 軟件進行統(tǒng)計學(xué)分析，計量資料采用表示，該數(shù)據(jù)屬于非正態(tài)分布，采用Mann-Whitney U檢驗，P＜0.05 為差異具有統(tǒng)計學(xué)意義。

2 結(jié)果

兩組耗材管理相關(guān)情況比較，見表1。

表1 兩組耗材管理相關(guān)情況比較

表1 兩組耗材管理相關(guān)情況比較

組別 件(件數(shù))每漏日賬(次耗次)材數(shù)每材日出(過現(xiàn)次期次)耗數(shù)每人數(shù)日員 記耗(h)賬時 每時日數(shù)清 點(h)耗對照組 1789 1.16±1.02 0.33±0.48 1.97±0.39 1.80±0.24觀察組 1743 0.56±0.63 0 0.89±0.23 0.70±0.17 U 296.50 300.00 12.50 0.00 P ＜0.05 ＜0.01 ＜0.01 ＜0.01

3 討論

3.1 改善物資需求計劃不準確、采購供應(yīng)速度慢的現(xiàn)狀

由于耗材的種類繁多，導(dǎo)致庫存高，人員緊張，物資及時供應(yīng)壓力大。傳統(tǒng)模式由物資人員電話聯(lián)系供應(yīng)商補貨，容易造成遺漏，且時間上也會比較緩慢，已經(jīng)無法滿足醫(yī)院實際業(yè)務(wù)的要求。而采用二級庫管理模式后，與供應(yīng)商實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)協(xié)同平臺互交，實現(xiàn)了入庫速度與出庫速度的動態(tài)平衡，最大限度地縮短供貨時間[7-8]。任一耗材的使用，通過電子訂單等現(xiàn)代自動化技術(shù)手段信息系統(tǒng)自動歸類并發(fā)送至各供應(yīng)商，實現(xiàn)了物資訂單的管理，請領(lǐng)請購一體化。供應(yīng)商根據(jù)物資訂單在第一時間根據(jù)庫存情況進行補足庫存，既精確了物資需求計劃，又改善了采購供應(yīng)速度慢這個現(xiàn)狀。

3.2 提高耗材管理的精確性

3.2.1 有效監(jiān)管耗材的有效期

應(yīng)用二級庫管理系統(tǒng)后，不需要傳統(tǒng)手工模式的方法去每天查對耗材的有效期，也不會因為庫存高，查對不及時等原因?qū)е潞牟倪^期。二級庫管理系統(tǒng)根據(jù)耗材的條形碼的相應(yīng)信息，分別在耗材過期前三個月、一個月、一周及最后一天，提醒耗材管理人員，及時更新或者盡快使用該耗材，使耗材的有效期進行有效的監(jiān)管，過期耗材次數(shù)從先前的平均每三天左右出現(xiàn)一個到應(yīng)用二級庫管理系統(tǒng)后降至無過期耗材出現(xiàn)，具有統(tǒng)計學(xué)意義，有效減少出現(xiàn)過期耗材的頻率。

3.2.2 有利于數(shù)據(jù)的統(tǒng)計

所有耗材均進入二級庫管理系統(tǒng)，對耗材的統(tǒng)計管理起到了重要的作用[9-10]。每天，物資管理人員都會核對前一天介入手術(shù)所用的耗材，比對原有庫存量及現(xiàn)存庫存量。由于種類多，庫存高，極其浪費時間和人力。應(yīng)用二級庫管理系統(tǒng)后，物資人員只需進入二級庫管理系統(tǒng)菜單中，選擇二級庫庫存查詢，并輸入供貨單位和產(chǎn)品名稱，在比對前一天手術(shù)消耗的耗材，就可知道有無漏記、錯記。通過兩組耗材中的每日好耗材漏帳次數(shù)及每日清點耗時數(shù)的比較有統(tǒng)計學(xué)意義，更加證明了應(yīng)用二級庫管理系統(tǒng)以后不僅每日漏帳次數(shù)減少了，更大大縮短了物資人員的清點耗時數(shù)，節(jié)省了人力。

3.3 建立條碼體系，確?；颊甙踩?/h3>

每一個耗材均需要有專一的條形碼，在產(chǎn)品入耗材庫時，條形碼的信息包含了耗材的名稱、規(guī)格、廠家、生產(chǎn)日期、有效期等。二級庫房管理延續(xù)了中心庫房以條線碼為核心的閉環(huán)管理[11-12]。每位患者介入手術(shù)后，會填寫《植入醫(yī)療器械使用登記表》并把手術(shù)所用的耗材的條形碼均貼入登記表放進check。當(dāng)耗材從進入醫(yī)院開始到最終用到患者身上受到全程的監(jiān)控，做到每一個耗材向上可以追溯到生產(chǎn)廠家，向下可以追溯到患者個體，對全過程實施一對一的質(zhì)量追蹤[13]。落實植入材料條碼管理，確保高值耗材的安全性和可追溯性，不僅保證了患者安全，也提升了臨床安全，減少醫(yī)療風(fēng)險和糾紛。

3.4 提高記賬人員的工作效率和準確度

二級庫管理系統(tǒng)與醫(yī)院HIS 系統(tǒng)達成數(shù)據(jù)互交，解決了手工記賬容易漏費、錯費、重復(fù)收費等現(xiàn)象。在二級庫管理系統(tǒng)中，直接在物資名稱這欄中掃描耗材的條形碼，核對無誤，將自動進行二級庫物資的出庫的同時，會在HIS 系統(tǒng)中直接計費，實現(xiàn)耗材出庫記賬一體化[14]，提高了記賬的準確度，也提升了記賬人員的工作效率。通過對兩組耗材中的記賬人員耗時數(shù)的比較，更是顯著的說明的這點。

4 結(jié)論

JCI 標準是以患者為中心，以預(yù)防為先為原則，重視細節(jié)管理，建立各項制度并持續(xù)不斷的改進符合本院院情的管理制度。在JCI 標準和科技持續(xù)進步的現(xiàn)代醫(yī)療背景下，精細化、個性化的醫(yī)療就診勢必為未來發(fā)展方向[4,15]，應(yīng)用二級庫管理系統(tǒng)有效減少介入導(dǎo)管室的耗材漏賬次數(shù)、過期耗材出現(xiàn)次數(shù)、縮短記賬和物資管理人員的耗時量。每一位病人就診情況、醫(yī)用耗材使用次數(shù)、植入物的實時情況記錄的不但是病人的安全、健康，更為下一位病人的就醫(yī)提供了詳實的數(shù)據(jù)支持[16]。不僅如此，二級庫管理系統(tǒng)實現(xiàn)了對耗材的監(jiān)管，保證了患者安全，提高了DSA 的服務(wù)質(zhì)量，更減低了臨床的風(fēng)險，減少了醫(yī)療糾紛問題帶來的困擾。