提升辦公室檔案管理效率的探討

◆摘 要：辦公室工作在近些年的改革和完善過程中，工作節(jié)奏逐漸加快，內(nèi)容更加復(fù)雜多樣，這也給辦公室檔案管理提出了更高的要求。不僅要求檔案管理的準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)和合理性，還需要檔案管理具有更高的效率。通過對當(dāng)前辦公室檔案管理現(xiàn)狀進行了解，闡述其遵循原則及重要性，提出符合當(dāng)前辦公室檔案管理效率提升的措施。

◆關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；重要性；策略

一、前言

目前而言，辦公室管理方面在當(dāng)前信息傳輸效率既快速又高效的基礎(chǔ)上，對工作效率的要求也在提升，這樣才能支持管理工作的完整性和連續(xù)性。檔案管理作為辦公室工作中的重要基礎(chǔ)，對辦公室工作效率和質(zhì)量都有著直接的作用和影響。提升辦公室檔案管理效率是非常必要的，對企事業(yè)單位工作效率、服務(wù)質(zhì)量、工作水平的提升，有重要的意義。

二、辦公室檔案管理的現(xiàn)狀

隨著改革的不斷深化，辦公室管理制度得到了進一步完善，在檔案管理方面不僅提升了檔案資料的利用效率，還能夠使檔案資料的服務(wù)范圍得到拓寬。檔案管理以往是通過增加工作人員數(shù)量達(dá)到檔案管理效率和服務(wù)的提升，目前隨時技術(shù)、管理的提升，逐漸實現(xiàn)了減少工作人員數(shù)量，同時提升檔案管理效率和質(zhì)量的進步性的效果。但是在辦公室檔案管理方面，依然存在很多問題有待解決，不能因為檔案管理的一部分進步和提升，就忽略其中的問題，要深入理解檔案管理的重要性，遵循檔案管理的原則基礎(chǔ)，尋求更加有效的高效率、高質(zhì)量檔案管理措施。

三、做好辦公室檔案管理的重要性

辦公室檔案管理工作對于企事業(yè)單位有著重要的意義，這不僅是對發(fā)展過程中的全面記錄，還對發(fā)展過程中的決策、信息整理利用、資源配置等等有著重要的影響，對單位內(nèi)部的工作協(xié)調(diào)起到了關(guān)鍵性的作用，是所有工作進行的基礎(chǔ)。檔案管理的有效與否，關(guān)系著企事業(yè)的單位的制度施行、決策選擇、持續(xù)發(fā)展、政策制定等等。檔案管理過程是將資料進行整理和重新配置和利用的過程，提升辦公室檔案管理工作效率，對發(fā)展成效的提升是至關(guān)重要的。

四、辦公室檔案管理需遵循的原則

1.嚴(yán)謹(jǐn)性原則

隨著發(fā)展速度的提升，辦公室檔案管理效率的要求在不斷提升，信息資料變得更加多樣化和復(fù)雜化，不僅需要記錄，還需要傳達(dá)，通過組織和協(xié)調(diào)，使各個部門能夠進行聯(lián)動，促進工作任務(wù)的高效完成?；诖耍k公室檔案管理需要具備遵循嚴(yán)謹(jǐn)性的原則，要求檔案管理人員具備較高的素質(zhì)，能夠細(xì)致、準(zhǔn)確的完成檔案管理工作。還要求檔案管理人員具備較高的職業(yè)道德，對于文件信息資料檔案內(nèi)容，要進行保密，不可泄露。

2.合作性原則

檔案管理工作開展過程中，需要與多個部門進行合作和聯(lián)動，需要主動積極的對文件信息資料進行搜集和整理，這就要求檔案管理部門與其他各個部門遵循合作性的原則。與各部門之間的協(xié)作需要掌握相關(guān)的交流溝通技巧，以高效達(dá)成檔案管理工作的目標(biāo)和任務(wù)。

3.準(zhǔn)確性原則

檔案管理由于其要搜集、整理、記錄、傳遞檔案資料信息，因此必須要保證準(zhǔn)確性。檔案資料的準(zhǔn)確才能夠為決策選擇提供參考基礎(chǔ)。因此，在檔案管理過程中，資料整理、信息搜集、會議內(nèi)容記錄等等都需要保證其信息的準(zhǔn)確性、真實性、時效性，只有精細(xì)化的管理才能夠保證檔案管理工作有效進行，為辦公室決策提供有效基礎(chǔ)。

五、辦公室檔案管理效率提升策略探討

1.轉(zhuǎn)變管理理念

辦公室檔案管理需要緊跟時代步伐，更新管理理念，在傳統(tǒng)理念上積極改變，以新理念進行檔案管理工作。檔案管理人員要積極進行學(xué)習(xí)，在日新月異的社會發(fā)展過程中，要積極接受新鮮事物對檔案管理工作的影響。通過摸索檔案管理的特點和規(guī)律，總結(jié)提升先進理念。企事業(yè)單位要可以通過培訓(xùn)、座談會、組織實踐學(xué)習(xí)等形式提升檔案管理人員的對于先進管理理念及方式的認(rèn)識，促進檔案管理工作的快速發(fā)展。

2.加強管理手段

隨著技術(shù)的發(fā)展，檔案管理方面也在發(fā)生著變化。網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的建設(shè)、數(shù)字化管理的實施，先進技術(shù)的應(yīng)用過程中，使檔案管理的人員在減少，但是檔案管理的效率在提升。在此情況下，就需要檔案管理人員對先進技術(shù)進行一定程度的掌握和了解，學(xué)會運用現(xiàn)代化的管理手段完成檔案管理工作任務(wù)。建立檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，需要學(xué)會對管理軟件的操作，運用先進技術(shù)對檔案進行信息數(shù)據(jù)的搜集整理，使工作效率進行提升，加強信息溝通的時效性，保障檔案資料的有效管理。

3.創(chuàng)新管理體制

需要以時代發(fā)展為基礎(chǔ)，吸收先進的管理理念，創(chuàng)新管理體制，增強管理方式方法效用。建立激勵機制調(diào)動管理人員積極性，并給予其一定的自由發(fā)揮的空間，使檔案管理工作更加具有創(chuàng)造性。使檔案管理工作能夠既科學(xué)、規(guī)范，又具有一定的活力。

4.重視人員管理

企事業(yè)單位需要對辦公室檔案管理人員進行有效管理，積極引進高素質(zhì)人才，同時幫助檔案管理人員樹立服務(wù)意識。培養(yǎng)其主人翁的意識，站在宏觀的角度考慮檔案管理的質(zhì)量、效果、效率等等，通過細(xì)節(jié)完善保證單位檔案資料使用效率，并且更好的發(fā)展。

六、結(jié)束語

辦公室檔案管理工作的開展需要管理人員首先認(rèn)識到檔案管理的重要性，遵循檔案管理原則進行全面、細(xì)致的檔案管理工作。檔案管理效率的提升并不是一朝一夕能夠完善的，在日常工作中需要積極用先進管理理念指導(dǎo)實踐工作，加強管理方式方法的學(xué)習(xí)和應(yīng)用，在管理體制的創(chuàng)新基礎(chǔ)下，使辦公室檔案管理工作任務(wù)能夠保質(zhì)保量完成。檔案管理在當(dāng)前時代不斷發(fā)展的進程中，要更加科學(xué)、規(guī)范的發(fā)展。

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作者簡介

鄭永海（1970—），男，山東省諸城市人，社會工作師，研究方向：檔案管理。