企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)探討

季現(xiàn)英

【摘 要】多數(shù)企業(yè)未認(rèn)識到人事檔案管理信息化建設(shè)重要性，在進行檔案管理的分析發(fā)現(xiàn)，其普遍是以照片或紙質(zhì)等為主，很難符合各企業(yè)迅速發(fā)展要求。在企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)中，對傳統(tǒng)人事檔案管理進行創(chuàng)新，加強信息化建設(shè)顯得至關(guān)重要。本文首先進行企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)作用的分析，其次進行管理現(xiàn)存問題的闡述，最后研究其信息化建設(shè)對策，以便于促進各企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；人事檔案；管理；信息化建設(shè)

在企業(yè)持續(xù)發(fā)展下，人資管理逐漸成為企業(yè)主要工作內(nèi)容，為了提升整體管理效率，確保人事信息有效管理，要求企業(yè)重點加強企業(yè)整體經(jīng)濟效益，將人事檔案的信息化管理作為重點，通過對其管理轉(zhuǎn)型，以實現(xiàn)企業(yè)信息化建設(shè)。然而，因企業(yè)人事檔案信息化管理發(fā)展較晚，工作人員普遍缺少高度重視，使其建設(shè)過程存在不同程度問題，極易阻礙企業(yè)發(fā)展，所以，加強學(xué)習(xí)與創(chuàng)新能力，根據(jù)現(xiàn)存問題制定解決措施，可以促進人事檔案的信息化管理。

一、企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)作用

（一）促進人事檔案轉(zhuǎn)型

在社會體制改革背景下，各企業(yè)隨之迎來了新的改革政策，需要企業(yè)人事檔案的管理落實相應(yīng)轉(zhuǎn)型，以此提升其整體管理效率。為了促進人事檔案管理轉(zhuǎn)型，除了需要進行傳統(tǒng)紙質(zhì)管理的改革之外，還應(yīng)該利用科學(xué)技術(shù)手段，加強信息化管理建設(shè)，通過科學(xué)手段進行人員信息有效錄入，以便于快速查詢和實時更新等，確保人員信息準(zhǔn)確性，從而發(fā)揮其在人資管理中的重要作用，保證數(shù)據(jù)提供更加準(zhǔn)確、有效[1]。

（二）人力資源有效共享

信息逐漸成為各企業(yè)主要發(fā)展因素，企業(yè)應(yīng)該加大重視力度，信息共享更是成為企業(yè)進步主要支撐，同時也是社會經(jīng)濟發(fā)展主要戰(zhàn)略資源。因此，加強人力資源共享尤為重要，在對人員信息進行全面性、準(zhǔn)確性掌握的基礎(chǔ)上，為企業(yè)人事錄用和變更等提供重要保障，防止人事檔案的管理工作過于復(fù)雜化，以此提升人資管理效率，避免出現(xiàn)不必要人力資源浪費，保證各項工作可以順利進行。

（三）實現(xiàn)先進化的管理模式

在人事檔案的信息化管理中，除了保留傳統(tǒng)紙質(zhì)管理之外，還應(yīng)利用科學(xué)網(wǎng)絡(luò)相關(guān)媒體展開人事檔案的管理工作，如檔案信息的電腦錄入，借助科技進行信息科學(xué)化管理，確保人事信息更加準(zhǔn)確，可以隨時進行信息內(nèi)容的更新，避免出現(xiàn)信息數(shù)據(jù)丟失等問題[2]。除此之外，人事檔案的管理過程，對于信息化建設(shè)，應(yīng)該加強人事信息的交流，在實現(xiàn)信息資源共享的同時，保證工作人員及時獲取相應(yīng)資料，提升整體管理效率。

二、當(dāng)前企業(yè)人事檔案的信息建設(shè)現(xiàn)狀

（一）發(fā)展現(xiàn)狀

近幾年，信息技術(shù)高速發(fā)展，使計算機與多媒體等得到有效運用，同時向人事檔案管理的信息化建設(shè)提供相應(yīng)發(fā)展機遇，即各企業(yè)應(yīng)加強財力與物力等投入，通過信息技術(shù)支持等形式，促進人事檔案的信息化發(fā)展，具體總結(jié)為以下幾點：檔案管理應(yīng)配備先進設(shè)施裝備；人事檔案的整編質(zhì)量應(yīng)該提升；工作人員需要具備較強綜合素質(zhì)，提升整體業(yè)務(wù)水平；數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，盡可能符合人事檔案的管理需求。

（二）建設(shè)問題

在企業(yè)進行人事檔案管理時，信息化建設(shè)問題具體包括：第一，信息化建設(shè)水平偏低，人事檔案管理制度尚未完善，且管理理念比較老舊，特別是在人事管理工作中，多數(shù)企業(yè)無法滿足相應(yīng)管理要求。企業(yè)檔案內(nèi)容無法實時更新，極易出現(xiàn)動態(tài)信息不能有效跟蹤的情況，通常會直接阻礙人事檔案的信息化建設(shè)。第二，專業(yè)人才比較匱乏，目前人事檔案的管理人員整體素質(zhì)偏低，缺少專業(yè)培訓(xùn)和教育，同時不具有較強信息資料的收集意識，無法展開檔案全面規(guī)劃。在檔案整理和資料搜集等管理工作中，如果沒有掌握新型技術(shù)使用等，會對信息化建設(shè)造成不利影響[3]。第三，信息系統(tǒng)管理尚未統(tǒng)一。企業(yè)進行人事檔案的管理時，對于信息化系統(tǒng)創(chuàng)建，普遍缺少領(lǐng)導(dǎo)管理與總體規(guī)劃，極易發(fā)生資源開發(fā)重復(fù)或浪費的情況。由于人事和檔案等部門是以獨立部門為主，在創(chuàng)建信息庫時，均是按照各部門自身需求進行，使部門間缺少有效溝通，很難實現(xiàn)人事信息資源共享，不利于信息化建設(shè)發(fā)展。

三、企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)對策

（一）加強領(lǐng)導(dǎo)重視與宣傳推廣

為保證檔案管理順利進行，企業(yè)需要科學(xué)設(shè)立檔案管理機構(gòu)，如果情況允許需要創(chuàng)立管理領(lǐng)導(dǎo)團隊，在領(lǐng)導(dǎo)小組的定期指導(dǎo)下，以實現(xiàn)檔案管理有序進行，從而及時發(fā)現(xiàn)日常工作存在問題，以便于進行相應(yīng)處理和解決。與此同時，采取有效措施對信息化建設(shè)進行推廣，要求領(lǐng)導(dǎo)與負(fù)責(zé)人起到帶頭學(xué)習(xí)作用，盡可能對信息化建設(shè)內(nèi)容進行普及，提高工作人員整體建設(shè)意識，在養(yǎng)成工作人員較強信息化能力的同時，使工作人員積極參與整個建設(shè)[4]。

（二）確保設(shè)施和人員配備完整性

人事檔案管理部門需要獲取企業(yè)相應(yīng)支持，如基礎(chǔ)硬件配備，實現(xiàn)閱檔室和檔案室等創(chuàng)建，適當(dāng)增加數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)和計算機等配備，對綜合型辦公系統(tǒng)進行積極引入，均符合當(dāng)前時代發(fā)展需求。由于檔案人員屬于人事檔案重要主體，提升人事檔案人員綜合素質(zhì)，是保證檔案管理整體質(zhì)量關(guān)鍵，即企業(yè)持續(xù)發(fā)展下，掌握基礎(chǔ)技能同時，還應(yīng)該具備較強應(yīng)用能力以及操作能力等，以發(fā)揮其在信息化建設(shè)中的重要作用。

（三）創(chuàng)建信息化建設(shè)機制

一方面，明確工作規(guī)范，因人事檔案的管理工作主要包括檔案采集和存儲等環(huán)節(jié)，保證各項環(huán)節(jié)有序進行，是檔案管理順利進的關(guān)鍵，所以，檔案管理果子應(yīng)滿足規(guī)范化要求，科學(xué)制定工作規(guī)范與流程，對其工作職責(zé)進行明確，嚴(yán)格按照檔案管理流程展開各項工作，以促進各工作的有序進行。另一方面，制定工作標(biāo)準(zhǔn)，各企業(yè)為了實現(xiàn)信息化建設(shè)，需要重視工作標(biāo)準(zhǔn)與法律制度等，以促進人事檔案管理工作?，F(xiàn)階段，人事檔案相關(guān)法律依據(jù)包含《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》等，嚴(yán)格按照規(guī)則制度進行，是提升整體工作效率的重要方式[5]。

（四）強化信息建設(shè)理念

首先，改變傳統(tǒng)工作理念，人事檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變原有工作理念，避免認(rèn)為此項工作不具有重要作用，不對其予以過多關(guān)注的錯誤思想，而是需要加強檔案管理重視，通過各項工作的有序進行，對新時期檔案管理予以保護，以發(fā)揮工作人員獨特價值。其次，管理方式的創(chuàng)新，工作人員需要通過新型管理方式的運用，提高自身建設(shè)意識，積極參與信息化知識內(nèi)容，為投入建設(shè)奠定堅實基礎(chǔ)。最后，提升工作人員專業(yè)素質(zhì)，由于此項工作占據(jù)企業(yè)主要工作地位，具有較強責(zé)任心，貫徹落實專業(yè)培養(yǎng)顯得尤為重要，以實現(xiàn)專業(yè)理論與實踐的有效結(jié)合。

四、結(jié)束語

通過對企業(yè)人事檔案管理分析發(fā)現(xiàn)，信息化建設(shè)可以實現(xiàn)人事檔案的雙規(guī)保存，利用動態(tài)管理方式，確保人事檔案具有時效性和真實性特點，進而對人事部門與資源配置等提供有效數(shù)據(jù)，實現(xiàn)其工作效率的提升。與此同時，企業(yè)進行人事檔案的管理工作時，加大信息化建設(shè)力度，采取加強人力和財力等投入方式，可以促進企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展，選擇有效策略推動人事檔案的發(fā)展，使企業(yè)具備較強競爭優(yōu)勢。

【參考文獻】

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[2]梁華.醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設(shè)研究[J].企業(yè)改革與管理，2017（15）：86-86.

[3]印德亞.基于醫(yī)院干部人事檔案管理信息化建設(shè)的研究[J].信息記錄材料，2017，18（8）：188-189.

[4]晏宇星，王俊.淺談新形勢下人事檔案管理信息化建設(shè)[J].中國高新技術(shù)企業(yè)，2017（12）：310-311.

[5]李瑋玲.新時期人事檔案管理信息化建設(shè)研究[J].人力資源管理，2018（3）：177-178.