新形勢(shì)下人事檔案信息化管理的舉措

趙丹

【摘 要】在新形勢(shì)下人事檔案信息化建設(shè)十分重要，做好人事檔案的信息化管理，有利于人事檔案的快速查閱和保管利用。文章就新形勢(shì)下人事檔案信息化管理的重要意義、問(wèn)題剖析和管理舉措等方面展開(kāi)了闡述，對(duì)單位做好人事檔案管理有一定的指導(dǎo)作用。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；信息化建設(shè)；管理舉措

一、引言

人事檔案的管理工作是各單位運(yùn)營(yíng)管理中重要的組成部分，人事檔案管理工作的質(zhì)量直接影響著單位的發(fā)展。人事檔案是用來(lái)記錄員工身份信息、家庭情況、工作經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系和業(yè)績(jī)考核等內(nèi)容，是了解員工的一個(gè)手段，也是崗位調(diào)整的重要依據(jù)。隨著國(guó)家的發(fā)展和科技的進(jìn)步，人事檔案已經(jīng)全面進(jìn)入信息化管理階段。在新形勢(shì)下人事檔案管理信息化的建設(shè)，對(duì)于人事專員以及檔案管理人員的要求也不斷提升，這類(lèi)工作人員需要不斷提升檔案信息管理能力，熟練操作計(jì)算機(jī)相關(guān)軟件。新形勢(shì)下人事檔案管理的全面優(yōu)化，提高了工作效率，落實(shí)了國(guó)家提倡的科學(xué)發(fā)展觀，使各單位的發(fā)展緊跟時(shí)代的潮流。

二、新形勢(shì)下人事檔案信息化管理的重要意義

（一）簡(jiǎn)化了對(duì)人事檔案信息的查閱過(guò)程

傳統(tǒng)的人事檔案管理方式大多采用紙質(zhì)的形式，信息的積累量很大，所以查閱傳統(tǒng)的人事檔案信息需要花費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間，降低了工作效率。紙質(zhì)檔案文件占用的空間也較大，而且在保存過(guò)程中存在著丟失和損壞的潛在危險(xiǎn)，在信息化的時(shí)代，這種方式的確已經(jīng)跟不上社會(huì)的發(fā)展?，F(xiàn)在只需要運(yùn)用計(jì)算機(jī)，對(duì)人事檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一錄入，就可以達(dá)到事半功倍的效果。隨著科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)處理能力也越來(lái)越強(qiáng)，即使針對(duì)一些復(fù)雜的數(shù)據(jù)信息，也可以在很短的時(shí)間內(nèi)，利用檢索軟件做出準(zhǔn)確的查詢和處理，有效地提升了人事專員的工作效率?？偟膩?lái)說(shuō)，人事檔案信息化建設(shè)，不僅簡(jiǎn)化了工作人員的查閱過(guò)程，同時(shí)也增加了人事檔案的實(shí)際利用價(jià)值。

（二）增強(qiáng)了人事檔案信息的共享性

在這個(gè)科技化的時(shí)代，任何信息資源都具有很重要的價(jià)值。所以在現(xiàn)代社會(huì)中，資源信息的共享不僅是一個(gè)時(shí)尚的概念，而且是簡(jiǎn)化工作內(nèi)容的一個(gè)重要手段。共享人事檔案信息，對(duì)單位以及員工個(gè)人都有重要意義，可以有效實(shí)現(xiàn)人才的利用價(jià)值，為單位全面平穩(wěn)發(fā)展提供可靠保障。

（三）提升了單位管理員工的技術(shù)水平

新形勢(shì)下人事檔案信息化建設(shè)給單位管理員工帶來(lái)了一種新的模式，領(lǐng)導(dǎo)者可以隨時(shí)查閱人力資源情況，有利于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工的全面了解，因此可以根據(jù)員工的不同特點(diǎn)進(jìn)行合理化的工作分配。在日常工作中，人力資源部門(mén)可以通過(guò)人事信息化管理提高效率和質(zhì)量。如在辦理員工的勞動(dòng)備案、簽訂勞動(dòng)合同、繳納社會(huì)保險(xiǎn)、核算工資、計(jì)算工齡等方面，都可以及時(shí)準(zhǔn)確地提供員工的資料信息。

三、新形勢(shì)下人事檔案信息化建設(shè)問(wèn)題剖析

（一）人事檔案管理人員的專業(yè)化程度較低

雖然檔案信息化管理已經(jīng)開(kāi)始進(jìn)入正規(guī)化，但還有很多單位人事管理人員年齡偏大，已習(xí)慣了傳統(tǒng)檔案記錄程序，沒(méi)有充分接受檔案信息化管理的理念，缺乏檔案信息化管理的專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案信息化管理推廣活動(dòng)停滯不前。而有些年輕人卻正好相反，雖然懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)，但是對(duì)于檔案管理的知識(shí)了解不多。由此看來(lái)，社會(huì)上很多單位的人事專員趨于兩極化，復(fù)合型工作人員數(shù)量很少，導(dǎo)致人事檔案信息化管理制度很難大范圍推廣。

（二）配套設(shè)備無(wú)法實(shí)現(xiàn)人事檔案全面信息化

很多單位忽視對(duì)人事部設(shè)備的更新，想要建立一個(gè)健全的人事檔案信息化管理制度，一定要配備計(jì)算機(jī)與相關(guān)軟件，這樣才能實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的錄入和查詢。人事部門(mén)計(jì)算機(jī)性能的落后，無(wú)法跟上科技發(fā)展的腳步，又沒(méi)有安裝相關(guān)檔案信息化管理軟件，導(dǎo)致檔案信息化管理工作沒(méi)法正常開(kāi)展。

（三）信息化管理標(biāo)準(zhǔn)不一致

與人事檔案信息化建設(shè)同步進(jìn)行的，應(yīng)該是規(guī)范信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能保證人事檔案信息化建設(shè)穩(wěn)步進(jìn)行。有些單位在實(shí)施過(guò)程中，因?yàn)槭孪葲](méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息整理之后編碼不一致，導(dǎo)致使用過(guò)程中難以準(zhǔn)確及時(shí)地檢索到信息。

（四）信息化檔案建設(shè)過(guò)程中缺乏保密措施

信息化檔案建設(shè)過(guò)程中，需要將員工的很多個(gè)人信息錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，這就需要我們對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行嚴(yán)格的安保措施。先進(jìn)的現(xiàn)代化科技可以幫助我們實(shí)現(xiàn)信息化檔案建設(shè)，但是同樣也給不法分子帶來(lái)了方便，一旦單位檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)受到病毒和黑客的攻擊，那么員工的個(gè)人信息就會(huì)被竊取盜用，帶來(lái)嚴(yán)重影響。所以必要的保密手段可以防止員工的個(gè)人信息泄漏，造成不必要的損失。

四、新形勢(shì)下人事檔案信息化管理的舉措

（一）提高對(duì)人事檔案信息化管理的重視程度

想要全面開(kāi)展人事檔案信息化的管理工作，一定要確保從上到下所有員工都認(rèn)識(shí)到人事檔案信息化管理的重要性。目前很多單位忽視了對(duì)人事檔案信息化的管理工作，認(rèn)為這部分工作并不會(huì)給單位帶來(lái)實(shí)際效益；其實(shí)不然，人事檔案信息化管理，可以使單位人事工作更加規(guī)范，對(duì)于單位的全面發(fā)展有重要的戰(zhàn)略意義，所以單位的員工一定要從傳統(tǒng)檔案管理的觀念中走出來(lái)，緊跟時(shí)代步伐，學(xué)會(huì)利用信息化技術(shù)，對(duì)人事檔案信息化管理的工作進(jìn)行新一輪的提升。

（二）全方位支持人事檔案信息化管理建設(shè)

想要建立一個(gè)健全的人事檔案信息化管理體制，首先要有先進(jìn)的設(shè)備支持，必須投入資金，對(duì)信息化管理設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，另外還要對(duì)信息化管理組織專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，逐步熟悉管理軟件，爭(zhēng)取培養(yǎng)出一支人事檔案信息化管理的高素質(zhì)團(tuán)隊(duì)。培訓(xùn)后，就可以展開(kāi)人事檔案信息化管理工作，充分應(yīng)用專業(yè)知識(shí)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立完整的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣的管理優(yōu)化可以提高檔案管理工作效率，又可以提升單位整體科技化水平。

（三）健全管理制度，加強(qiáng)人事檔案信息的保密性

人事檔案管理信息化既為管理人員帶來(lái)了方便，同時(shí)也帶來(lái)了一定的安全隱患?？萍荚絹?lái)越先進(jìn)，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題也成為關(guān)注的焦點(diǎn)。所以在人事檔案建立和使用過(guò)程中，一定要注重保密性。利用計(jì)算機(jī)建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，建議設(shè)置加密程序，同時(shí)及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，另外擁有打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)權(quán)限的人員，一定要進(jìn)行甄別和篩選，每次調(diào)用數(shù)據(jù)庫(kù)信息時(shí)，一定要注重安全保密工作。上述是內(nèi)部的保密行為，同時(shí)還需要做好對(duì)外的防范工作。根據(jù)單位規(guī)模大小，人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)可以選用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，拒絕與外界互聯(lián)網(wǎng)相連接，同時(shí)一定要做好防止黑客入侵的工作，另外要及時(shí)對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行性能檢測(cè)與維護(hù)，防止計(jì)算機(jī)故障導(dǎo)致信息丟失。在檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建立和使用的過(guò)程中，一定要注重人事檔案信息化管理的安全性，保證人事檔案信息化管理制度安全、規(guī)范、科學(xué)地進(jìn)行。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展，新形勢(shì)下人事檔案信息化管理制度已經(jīng)趨于普遍，各單位都在落實(shí)這種人事管理制度。人事檔案的信息化建設(shè)，提高了人事部門(mén)的工作效率，增加了人事檔案的利用價(jià)值，提升了社會(huì)與人才的契合度。建立人事檔案信息化制度已經(jīng)成為各單位的必然趨勢(shì)，這一制度能更好地進(jìn)行人才資源管理，同時(shí)也獲得現(xiàn)代化社會(huì)的認(rèn)可。

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