如何做好行政事業(yè)單位檔案管理工作

吾木提·阿恒別克

【摘 要】檔案管理工作作為行政事業(yè)單位管理工作中的重要組成部分，對促進行政事業(yè)單位健康、長久發(fā)展具有重要意義。本文主要從行政事業(yè)單位檔案管理的重要性、當前行政事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題、行政事業(yè)單位檔案制度建設原則以及做好行政事業(yè)單位檔案管理工作的策略四個方面進行了具體介紹，以供參考。

【關鍵詞】行政事業(yè)單位；檔案管理；策略

【中圖分類號】D630 【文獻標識碼】A

一、引言

近年來，隨著經(jīng)濟的發(fā)展和社會的日益繁榮，行政事業(yè)單位也取得了快速發(fā)展，與此同時，行政事業(yè)單位需要管理的檔案數(shù)量也不斷增多，檔案管理人員的工作內(nèi)容更加復雜，這就要求行政事業(yè)單位檔案管理人員要具備更好的專業(yè)素質與能力，優(yōu)化檔案管理制度，全面提高管理水平，以確保行政事業(yè)單位能夠適應社會發(fā)展趨勢，滿足社會發(fā)展要求。

二、行政事業(yè)單位檔案管理的重要性

2.1能夠準確反映行政事業(yè)單位的發(fā)展歷程

檔案不僅會記錄員工的基本資料，還會記錄單位各個部門的發(fā)展情況，加強行政事業(yè)檔案管理，保證檔案管理的質量，可以通過查看檔案來了解行政事業(yè)單位的發(fā)展歷程，能夠為行政事業(yè)單位領導決策提供有效依據(jù)，有利于促進行政事業(yè)單位朝著更好的方向發(fā)展。

2.2有利于保障單位的各項秘密工作

行政事業(yè)單位的很多工作機密都需要存入檔案中，只有做好檔案管理工作，才能確保單位內(nèi)部機密不被泄露[1]，另外，做好檔案管理相當于為單位的重要工作進行了備份，有利于工作出現(xiàn)問題時及時查找檔案進行補救，在一定程度上減少了事故發(fā)生的概率。

三、當前行政事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

3.1對檔案工作的重視程度不夠

就現(xiàn)階段來看，一些行政事業(yè)單位缺乏對檔案管理工作的重視，沒有意識到檔案管理工作的重要性，在日常工作中對檔案管理工作投入的資金和技術較少，并且沒有制定完善的檔案管理制度和責任制度，對檔案管理工作缺乏嚴格的考核，從而導致檔案管理工作水平不高。

3.2檔案室保管條件有待完善

檔案室保管條件有待進一步完善是大部分行政事業(yè)單位存在的問題，這些單位內(nèi)部檔案室的檔案存放缺乏有序性和合理性，檔案擺放較為混亂，甚至有些單位的檔案室內(nèi)還存放了很多其他雜物，這很容易造成檔案的丟失和破損。另外，還有部分單位的檔案管理設備老化，檔案管理工作與單位發(fā)展步伐不匹配。

3.3檔案管理人員業(yè)務素質有待進一步提升

因為檔案管理在行政事業(yè)單位管理中發(fā)揮著重要作用，因此，加強檔案管理人員業(yè)務素質是行政事業(yè)單位發(fā)展的必然要求。然而部分行政事業(yè)單位的檔案管理人員業(yè)務能力和綜合素質還較低，在處理檔案事務時缺乏科學的理論指導，對檔案管理的具體要求與規(guī)范了解不充分，責任意識缺乏，工作不夠認真、細致，嚴重影響著檔案管理質量的提升。

四、行政事業(yè)單位檔案制度建設原則

4.1規(guī)范與靈活相統(tǒng)一

行政事業(yè)單位檔案工作制度的制定要按照國家標準來進行，目的是為了保證檔案管理工作更加規(guī)范化。但是由于不同的行政事業(yè)單位性質和規(guī)模不同，因此在實際工作中應結合單位內(nèi)部發(fā)展情況進行靈活變通，找出自身單位發(fā)展的特點，從而制定適合自己的工作制度。對于檔案管理部門來說，其只有在工作中不斷進行探索、創(chuàng)新、思考與分析，才能進一步完善自身管理制度，保證制度能夠真正為檔案管理工作服務。

4.2職責與權益兼顧

在實際工作中，檔案管理人員只有明確自身職責，才能有針對性地開展管理工作，因此，單位在制定檔案管理制度時應當將職責劃分到崗位標準中[2]。舉例來看，對于部門領導來說，其主要的工作職責就是制定本部門的月工作計劃、季度工作計劃和年工作計劃，并監(jiān)督下級員工工作；對于基層員工來說，其工作職責則是認真做好檔案的分類、保管以及更新等工作。需要注意的是，在分配職責的過程中應注意保護員工的合法權益，只有保證了員工的合法愿意，員工才樂意為單位效勞，才能提高員工工作積極性。

4.3制定與執(zhí)行并重

要制定管理制度，首先應當明確檔案管理部門的工作流程和工作需要，結合實際情況進行科學制定。而制度建設的目的是為了更好地開展工作，因此，行政事業(yè)單位檔案管理部門在制定制度的同時需要加強對制度落實情況的監(jiān)督，通過在實踐中發(fā)現(xiàn)問題來不斷完善制度，從而使制度更加貼近工作需要，為檔案管理工作提供保障。

4.4動態(tài)與靜態(tài)相結合

通常情況下，制度一經(jīng)制定，在短時期內(nèi)不會再次進行變更，單位內(nèi)部會按照形成的制度開展各項工作，但這并不意味著制度永遠不可變，當今社會變化速度非?？欤姓聵I(yè)單位要想適應社會發(fā)展趨勢，就必須及時根據(jù)社會變化進行相應的政策調整，隨時關注社會動態(tài)，做到動態(tài)與靜態(tài)的有效結合。

五、做好行政事業(yè)單位檔案管理工作的策略

5.1加強行政事業(yè)單位領導對檔案管理的重視

一個單位的發(fā)展與領導的決策有著重要聯(lián)系，因此，行政事業(yè)單位的領導首先應當加大對檔案管理工作的重視，認識到檔案管理工作的重要性，并在檔案管理方面投入相應的資金、設備和人才。只有單位領導對檔案管理工作引起了重視，下級員工才會增強責任意識，約束自身行為，加大管理力度，才能進一步完善單位檔案管理工作。

5.2建立完善的行政事業(yè)單位檔案管理制度

要建立完善的管理制度，就需要做好以下五點：第一，檔案管理部門的決策者應當綜合考察本單位檔案管理的特點，然后根據(jù)實際情況制定合適的管理制度；第二，檔案管理制度是為實際管理工作服務的，因此檔案管理制度的建立應當具有可實施性，以便更好地約束員工行為；第三，檔案管理制度應當是針對檔案管理部門所有人員的，既包括基層員工，又包括領導，以防止單位領導私自形式特權而做出不利于單位利益的行為，有利于實現(xiàn)單位檔案管理的規(guī)劃化和合法化；第四，隨著信息技術和網(wǎng)絡技術的不斷進步，信息化管理已經(jīng)成為當今各個單位工作的重要途徑，對于行政事業(yè)單位的檔案管理工作來說，應建立和完善檔案信息管理制度，增強檔案管理的信息化、集成化；第五，應建立健全激勵機制，對工作表現(xiàn)突出的員工給予一定的物質和精神獎勵，對工作效率差、工作態(tài)度不認真的員工實行一定的懲罰，切實保證檔案管理工作的質量。

5.3提升檔案管理人員的專業(yè)素質

在檔案管理日常工作中，最主要的工作力量就是檔案管理人員，因此，提高檔案管理人員的專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)非常有必要，行政事業(yè)單位應當努力打造一支優(yōu)秀的、高水平的檔案管理人員隊伍[3]。從單位的角度出發(fā)，應當積極引優(yōu)秀的人才，并做好考核管理，及時淘汰工作能力較差的員工，同時加強員工專業(yè)知識與技能的培訓，提高員工的專業(yè)素養(yǎng)；從員工的角度出發(fā)，員工應自覺樹立責任意識，確保工作方向與單位發(fā)展方向相一致，并積極和其他部門進行有效溝通，確保檔案內(nèi)容的準確性和實效性，在日常工作中應加強自身學習，提高業(yè)務能力。

六、結語

綜上所述，對于行政事業(yè)單位來說，做好檔案管理工作非常重要，在新時期，社會競爭日趨激烈，行政事業(yè)單位要想提升自身競爭力，就必須加大對檔案管理工作的重視，不斷完善管理制度，提高員工的專業(yè)素質，從而全面提高檔案管理水平，推動行政事業(yè)單位健康發(fā)展。

【參考文獻】

[1]崔愛君.推進行政事業(yè)單位檔案管理改革探究[J].辦公室業(yè)務，2018（16）：104.

[2]王維思.行政事業(yè)單位檔案質量的因素及對策初探[J].辦公室業(yè)務，2018（16）：111.

[3]靳生平.如何做好行政單位檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務，2016（05）：6.