關(guān)于人工智能賦能檔案管理的幾點(diǎn)思考

陳匯

近年來，隨著大數(shù)據(jù)的快速發(fā)展，人工智能技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于人們的生活生產(chǎn)中，其應(yīng)用也為檔案管理工作帶來了一系列歷史性變革與發(fā)展。人工智能技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中可以實(shí)現(xiàn)智能分類檢索與智能安全管理，滿足用戶對檔案管理的多元化需求。

人工智能正在有效融入檔案管理

檔案管理是一項(xiàng)重復(fù)繁瑣、枯燥乏味、并容易出錯(cuò)的工作。但在人工智能時(shí)代，這種局面可能會有較大的改觀：人工智能在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用將推動(dòng)檔案資源數(shù)字化、管理網(wǎng)絡(luò)化、智能化、用戶使用便利化，對檔案管理和社會服務(wù)的影響會是革命性的，呈現(xiàn)一種完全不同的情景。

人工智能是研究、開發(fā)用于模擬、延伸和擴(kuò)展人的智能的理論、方法、技術(shù)及應(yīng)用系統(tǒng)的一門新的技術(shù)科學(xué)。自誕生以來，人工智能的理論和技術(shù)日益成熟，應(yīng)用領(lǐng)域也不斷擴(kuò)大，基于技術(shù)革命的大膽預(yù)測，未來人工智能帶來的科技變革，將會是人類智慧的一大挑戰(zhàn)。

上世紀(jì)80年代，我國檔案行業(yè)初涉計(jì)算機(jī)電子輔助功能，目前各領(lǐng)域的檔案管理工作都依托于計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)工具，但距離深入應(yīng)用人工智能手段融入檔案管理工作，還有很大的前進(jìn)空間。實(shí)現(xiàn)檔案管理人工智能，從管理概念到軟件工具等方面都需要進(jìn)一步研究和提升。

互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，人工智能對各行各業(yè)都造成了深遠(yuǎn)的影響，檔案行業(yè)也不例外。在日常工作中，檔案工作被認(rèn)為是額外的付出，不被重視;檔案管理系統(tǒng)在使用上對用戶的友好度較低，導(dǎo)致檔案管理中存在大量被遺漏的數(shù)據(jù)信息;當(dāng)檔案管理員面對大規(guī)模、非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類整理的時(shí)候，檔案鑒定工作變得復(fù)雜。所以，檔案工作自動(dòng)化，是檔案管理實(shí)踐中一個(gè)必要的進(jìn)程。

在檔案工作中，人工智能的有效融入應(yīng)用主要包括：網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源智能收集、數(shù)字檔案信息資源智能分類與檢索、智能化檔案價(jià)值鑒定、智能化檔案安全管理、智能化檔案提供利用服務(wù)、信息資源智能收集等等。

人工智能時(shí)代，檔案管理會是一種怎樣的情景？

存儲數(shù)字化，檔案柜架消失;無人檔案館，檔案的收集、整理、分類、歸檔智能化。機(jī)器鑒定檔案會具有鑒定標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、效率高、無須相關(guān)專業(yè)知識即可鑒定的優(yōu)點(diǎn)。簡單說，人工智能將使檔案管理生產(chǎn)力大幅度提升;檔案管理關(guān)系將被重新定義，呈現(xiàn)的是全時(shí)空機(jī)器關(guān)系。傳統(tǒng)的檔案提供利用服務(wù)方式一般包括閱覽服務(wù)、展覽服務(wù)和咨詢服務(wù)等被動(dòng)方式實(shí)現(xiàn)，而新型的檔案提供利用服務(wù)方式主要是網(wǎng)站服務(wù)、新媒體服務(wù)、精準(zhǔn)推送服務(wù)等主動(dòng)方式實(shí)現(xiàn)。人工智能可以應(yīng)用大數(shù)據(jù)人工智能對使用者的需求進(jìn)行深度挖掘，及時(shí)準(zhǔn)確地掌握使用者的個(gè)性化需求，真正地實(shí)現(xiàn)“以用戶為中心”的現(xiàn)代檔案服務(wù)，包括“萬物互聯(lián)”“萬物智能”“無時(shí)不在”“無處不聯(lián)” “無所不有”的等智能服務(wù)特點(diǎn)。

人工智能賦能檔案管理成效顯著

人工智能在檔案領(lǐng)域的創(chuàng)新與探索，這項(xiàng)顛覆性變革已經(jīng)開始在不同行業(yè)和領(lǐng)域的檔案工作中不斷發(fā)生。

2019年4月11日，由浙江省檔案館與國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所和科大訊飛聯(lián)合成立的國家級AI+檔案聯(lián)合實(shí)驗(yàn)室共同簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議，雙方團(tuán)隊(duì)在檔案數(shù)字化、管理智慧化、使用便捷化等方向上開展聯(lián)合攻關(guān)。目前實(shí)驗(yàn)室成功利用智能語音識別和實(shí)時(shí)轉(zhuǎn)寫技術(shù)實(shí)現(xiàn)口述征集，實(shí)現(xiàn)了智能語音檔案著錄，音、視頻數(shù)字檔案檢索利用等這些革命性成果，極大提升了檔案工作的效率。

人工智能和大數(shù)據(jù)在其他檔案管理領(lǐng)域，諸如：電子文件中心、數(shù)字檔案室系統(tǒng)、數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)、檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)、數(shù)字檔案信息資源平臺系統(tǒng)、企業(yè)檔案管理系統(tǒng)、檔案庫房管理系統(tǒng)、高校檔案管理系統(tǒng)、數(shù)碼照片檔案管理系統(tǒng)、公安數(shù)字檔案信息資源平臺、車管所電子檔案影像化系統(tǒng)等方面，都正在快速融合。

隨著這些先進(jìn)成果和技術(shù)應(yīng)用，為檔案管理與人工智能的創(chuàng)新合作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。而人工智能全面融入各類檔案管理，將告別傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)資源搜集，轉(zhuǎn)向互聯(lián)網(wǎng)海量搜集有價(jià)值信息，擴(kuò)大信息內(nèi)存，節(jié)省時(shí)間成本，提高工作效率。人工智能帶給檔案管理的創(chuàng)新與探索可大致歸類如下：

數(shù)字檔案信息資源智能檢索與分類?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代的信息浩如煙海，如何從廣闊海洋中準(zhǔn)確獲取正確的信息加以利用，成為信息檢索與分類的首要目標(biāo)。

智能化檔案價(jià)值鑒定。通過智能掃描設(shè)定信息范圍和關(guān)鍵詞，搜尋有價(jià)值信息，并對搜集到的信息資源進(jìn)行進(jìn)一步的分析和應(yīng)用。

智能化檔案安全管理。智能應(yīng)用中對外開放的網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)定、信息資源管理中的安全防護(hù)、信息利用過程中的安全保障。

智能化檔案提供利用服務(wù)。多元化檔案利用模式和途徑，擴(kuò)大信息對外傳導(dǎo)路徑，在可控范圍內(nèi)無限放大信息界面，為各種需求和命令提供精準(zhǔn)信息資源的利用與服務(wù)。

檔案管理在人工智能時(shí)代面臨的挑戰(zhàn)

在智能化帶來無數(shù)便利的同時(shí)，我們也應(yīng)該看到網(wǎng)絡(luò)安全和風(fēng)險(xiǎn)與之并存。如何恰當(dāng)應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)，是實(shí)施全面智能化之前需要做好的重點(diǎn)準(zhǔn)備工作。

探索大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式創(chuàng)新、科學(xué)的策略，必須加強(qiáng)對檔案資源收集力度和范圍，提高專業(yè)指導(dǎo)水平，加強(qiáng)社會合作，加強(qiáng)檔案管理機(jī)構(gòu)的行政能力、行政執(zhí)法水平，建立實(shí)用高效的人民檔案管理制度。加快開放檔案資源、創(chuàng)新服務(wù)理念、拓展檔案服務(wù)方式等服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新，完善方便公眾的檔案利用服務(wù)體系。在人工智能時(shí)代帶來的變革中，由于檔案部門對大數(shù)據(jù)和人工智能環(huán)境下的檔案管理工作仍然處于探索階段，檔案資源收集困難、電子檔案保護(hù)技術(shù)不成熟、檔案行政法能力薄弱等問題依然存在。這些都要求黨和政府、各級企事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理工作，同樣也要求檔案工作者不斷進(jìn)行理論探索和實(shí)踐創(chuàng)新。

此外，應(yīng)對人工智能時(shí)代的檔案工作的措施還應(yīng)該包括，要對檔案自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行“培訓(xùn)”，測量精度，調(diào)整算法，確保檔案自動(dòng)化系統(tǒng)算法透明，堅(jiān)持算法問責(zé)制;作為檔案工作者，要培養(yǎng)自身參與檔案自動(dòng)化工作的技能，掌握專業(yè)知識，加強(qiáng)“檔案倫理觀”，避免過分依賴系統(tǒng)，及時(shí)糾正偏差，控制風(fēng)險(xiǎn)。

人工智能和機(jī)器學(xué)習(xí)對檔案管理的影響包括很多方面，而未來還有相關(guān)問題需要繼續(xù)討論。如果政府利用人工智能進(jìn)行決策，那么對于倫理與人情如何解決的問題。在利用人工智能過程中必然會涉及大量的公眾數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)公開的過程中檔案工作人員是否需要參與算法的開發(fā)，這對于檔案人員自身的技能與能力無疑又是一個(gè)新的挑戰(zhàn)。

歸根溯源，科技改變模式。伴隨“互聯(lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)和人工智能時(shí)代的呼嘯而至，它對檔案工作的利與弊，以互聯(lián)網(wǎng)為核心的現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案工作產(chǎn)生的變革性影響，都將在新時(shí)代面臨前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

（作者單位：平山縣政府辦公室 ）