高校干部人事檔案管理瑕疵

曾小武

筆者在檔案管理工作中發(fā)現，高校干部人事檔案在歸檔、裝訂、提供利用的環(huán)節(jié)中普遍存在一些問題，而更嚴重的是這些問題似乎因為由來已久而司空見慣，以至于少有質疑或反對。這些問題主要為以下幾個方面：

一、三無歸檔

指的是整理歸檔環(huán)節(jié)中存在無分類、無取舍和無回執(zhí)的現象。

1.無分類

無分類指的是沒有對文件或材料分類歸檔。根據中組部《干部檔案工作條例》（以下簡稱《條例》）規(guī)定，干部檔案應該分成履歷、自傳、鑒定考核、學歷職評、政審、黨團、獎勵、處分、聘用任免等十大類別。但不少檔案管理部門接收檔案后基本上沒有進行任何分類，尤其是新入職的干部檔案，大都僅僅分成高中、大學、研究生等階段的學習材料以及入黨材料幾大塊，且沒有先后排序。

2.無取舍

中組部2009年7月頒布的《印發(fā)干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（一下簡稱《歸檔規(guī)定》）對干部人事檔案的歸檔范圍有比較明確細致的說明。但檔案管理部門接收檔案后的整理過程中往往全盤接收原始材料為檔案，沒有區(qū)分舍棄。主要表現在二個方面：

（1）該舍不舍

具體來說就是沒有取舍，不加區(qū)分全盤保留。最突出的現象有二個：一個就是保留檔案袋內保留多個檔案袋。一般來說，剛入職的教工大多具備研究生以上學歷，其人事檔案包含高中、大學、碩士或博士等不同階段的學歷學位材料，相應的至少會有考生檔案袋、大學畢業(yè)生檔案袋、碩士研究生檔案袋或博士研究生檔案袋以及黨員材料袋等多個檔案袋，這些檔案紙袋不屬于檔案材料，歸檔整理時應予以剔除。但檔案接收部門直接將這些檔案紙袋放入檔案進行轉遞。另外還有一些其他材料如移交清單、檔案轉遞通知單等材料，前者缺乏檔案價值，后者應單獨另外保存，均沒有歸檔保留的必要。另一個就是全盤歸檔黨團材料和體檢材料。根據《歸檔規(guī)定》的相關要求，加入共產黨的材料應該歸檔入黨志愿書、入黨申請書和轉正申請書。此外，入黨材料中還有其他十幾種文件，一般包含優(yōu)秀團員作為入黨積極分子推薦表、優(yōu)秀團員作為黨的發(fā)展對象推薦表、入黨積極分子培養(yǎng)教育考察表、入黨積極分子培訓登記表、入黨考察意見、入黨群眾意見、入黨發(fā)展對象政審登記表、思想匯報、黨校結業(yè)證書、預備黨員考察表、思想匯報等等。

筆者以為，上述其他入黨材料中，除了預備黨員考察材料可以酌情歸檔之外，其他材料均可舍棄。尤其是思想匯報材料，數量大價值小，完全沒有必要歸檔。思想匯報包括月匯報、季度匯報等形式，一般都10份左右，多者可達20多份。按最低標準，一份思想匯報按2頁紙計算，思想匯報材料就可達20-50頁紙張，其檔案內容比例甚至高于學歷學位材料，卻沒有明顯的檔案價值，應全部舍棄，如為保留程序完整考慮，歸檔一份思想匯報即足夠。

體檢材料也存在重復歸檔的問題。不同的學習或工作階段均有體檢材料。不少檔案把高考體檢表、大學入學、碩士入學、博士入學、入職體檢等所有的體格檢查材料全部歸檔，這顯然沒有必要?！稓w檔規(guī)定》僅要求歸檔錄用體檢表，即要求把最新入職的體檢表歸檔即可。

（2）當留不留

實際上，《歸檔規(guī)定》中的相關要求只是大致羅列必要歸檔材料，其他有些材料雖然未做要求，也可酌情歸檔。筆者以為，一些具有紀念意義的材料應該歸檔保存，比如入團申請書、高考試卷、準考證、高考成績單、錄取通知書等材料具有明顯的紀念價值，一般不宜舍棄。大部分教工的人事檔案均沒有歸檔高考試卷，無疑是一種遺憾。

另外還涉及到復印件材料歸檔的問題。雖然《歸檔規(guī)定》要求歸檔材料一般應當為原件，復印件材料必須具有單位公章。但在現實中有時難以操作。由于疏忽等原因，往往出現學歷學位材料未能加蓋公章的情形。因為學歷原件多難以歸檔，此時不宜以復印材料不實而拒絕歸檔。實際上，該檔案歸檔前已經人事部門審核認定，一般不存在偽造嫌疑。不妨暫且歸檔再行核驗，補蓋檔案保管部門的核對章即可。

3.無回執(zhí)

該問題主要存在于轉遞環(huán)節(jié)，檔案館室接收檔案后沒有退還回執(zhí)?！稐l例》等規(guī)章明確要求，檔案接收部門收到檔案后，應及時核對并將回執(zhí)簽章退還原檔案單位。也就是說，及時退還回執(zhí)是收檔單位應盡的義務，但筆者在整理檔案中發(fā)現，幾乎所有檔案材料的檔案轉遞通知單均保留了回執(zhí)，即不給回執(zhí)已是普遍現象。

二、裝訂帶傷

無論是早年的線裝還是現行的金屬立柱裝訂，都必須給紙張打孔，這無法避免給檔案紙張帶來孔洞傷害。而每一次新材料歸檔或檔案查閱復印都必須將檔案紙張取出和放回，一進一出的操作導致紙張的拉裂傷害，減損紙質檔案壽命。

筆者以為該問題的原因主要在于裝訂思維存在缺陷。檔案需要裝訂但并非必須打孔，打孔裝訂完全是誤解所致。辭書解釋為，“裝訂就是將印好的書頁、書帖加工成冊，或把單據、票據等整理配套，訂成冊本的過程”。這里并無明示裝訂必須鉆孔，零散紙張成冊方法不一，限于技術的落后，古近代的文件、書籍成冊只能使用釘孔線裝方式成冊，但膠水等粘貼材料發(fā)明以后，書籍的裝訂大多采用膠貼成冊的方式，少有孔洞裝訂。即便是零散文件，早年使用訂書機，后逐漸更多采用回形針或夾子。因此打孔裝訂顯然是意識落后的產物。

故應改革現行的檔案裝訂方式，使用塑料夾或不銹金屬夾，將干部檔案分類穩(wěn)固。如此不需打孔則可避免傷害檔案紙張，還便于查閱復制，延緩紙質檔案的壽命。該問題在拙作《紙質檔案防損入庫微技術研究》中已有比較詳細的討論，此不贅述。

三、利用低效

干部檔案的利用低效主要表現為檔案查閱困難。

干部人事檔案查閱需先從校園網下載《檔案查閱審批表》（以下稱審批表），該表格經單位黨委領導簽章后，查閱人才能到檔案館辦理。多環(huán)節(jié)導致查檔耗時，而《審批表》更是查檔的主要障礙。雖然《條例》有規(guī)定，查閱人須持有單位簽章的《審批表》方可申請查閱。但現實中，教工往往并不了解查檔條件，一般多直接到檔案館室申請辦理。為遵循程序，檔案管理人員常加以拒絕，要求查閱人返回單位辦理《審批表》，以致查閱檔案頗費周折。

四、轉遞耗時

干部檔案轉遞延誤普遍耗時長久。目前郵政特快（EMS）專遞，一般3天左右可以送達。而高校干部檔案須通過機要方式轉遞，歷時可謂漫長。舉例說明，廣州人事托管中心出具的《檔案轉遞告知單》明示，“確認對方檔案機要寄出（市外20個工作日，市內10個工作日）后，客戶本人憑身份證原件到我中心查詢到檔情況”。也就是說，檔案的運輸時間需10至20日，如加上檔案館的15個工作日，市內機要轉遞可達25天，而市外可達35天，跨省轉遞時長則可達2個月。對比EMS，機要轉遞耗時太長，效率明顯地下，還容易耽誤工作。

檔案機要轉遞耗時主要源于環(huán)節(jié)多和工作日太長。目前通行的模式圖示如下：

上圖可見，高校干部檔案機要轉遞環(huán)節(jié)多達五個，而EMS只有起點和終點二個環(huán)節(jié)，機要轉遞環(huán)節(jié)更多，自然耗時更長。且每一個環(huán)節(jié)均有辦理期限，有的環(huán)節(jié)工作期限過長。檔案館室發(fā)出檔案以及二個交換中心的轉遞期限就共有55個工作日期限，這也就不難理解為何轉遞檔案有時長達2個月之久。

四、原因分析

筆者認為工作人員責任心不夠和干部檔案管理制度存在漏洞是導致高校干部檔案管理瑕疵的主要原因。

1.責任心不足

材料歸檔環(huán)節(jié)、檔案查閱和檔案轉遞環(huán)節(jié)均存在類似問題。

中組部的《條例》和《干部檔案整理工作細則》均有明確的檔案材料分類規(guī)定。但不少檔案管理人員要么不了解，要么拒絕遵循。前者顯然是懶惰思想作祟，拒絕學習檔案整理規(guī)程，后者則明顯屬于工作敷衍塞責。

而檔案轉遞的延誤，也是工作拖沓的結果。經辦人員往往等到接近工作日末尾之時才辦理檔案移交手續(xù)，導致了檔案轉遞耗時長久。實際上，如沒有其他需要緊急處理的工作事項，經辦人員完全可以在收到調檔文件之后即行辦理，用盡量短的時間將檔案轉出。據筆者多次實操發(fā)現，2-3日內足以將一份檔案轉出。如各環(huán)節(jié)以此時限為標準，機要轉遞檔案應可以控制在一周以內送達。

2.管理制度存在漏洞

本文所述問題與檔案管理制度的缺陷不無關聯(lián)。主要包括二個方面：操作規(guī)范欠統(tǒng)一，規(guī)則條款欠周全。

檔案轉遞耗時過長主要源于缺乏統(tǒng)一的操作細則。

中組部的《條例》和《歸檔規(guī)定》以及省級地方檔案管理機關的文件都沒有對檔案轉遞的時效做出明確規(guī)定。15個工作日內發(fā)出檔案或10-20個工作日查詢轉遞情況分別是高校的人事檔案轉遞制度和檔案交換中心自行設立的操作規(guī)范，帶有明顯的隨意性和地域性。由于缺乏一個全國或省區(qū)通用的時效標準，各環(huán)節(jié)的自行其是為經辦人員工作的拖拉提供了空間。

裝訂瑕疵和查檔困難主要源于規(guī)范不周。

《條例》要求先辦《審批表》再查檔，結果導致高成本和低效率，反映出重視檔案的安全性及嚴肅性，卻忽視檔案的利用效率。該條款顯然有失偏頗。

而有些地方規(guī)章，比如廣東省委組織部的粵組通[2013]45號文件明示檔案裝訂采用打孔方式，該條款明顯陳舊落伍，導致大范圍檔案紙張的損傷。

因此修正一些檔案工作制度或規(guī)則就很有現實意義。

比如中組部或省市地方黨委組織部門都可明文提倡檔案無害裝訂;認可使用證明身份的卡證，以簡化程序提高效率;限定檔案轉遞的每一個環(huán)節(jié)期間不得超過3天等等。則檔案紙張損傷、查檔費力、檔案轉遞耗時等問題可明顯得到緩解。

結束語：高校干部檔案的管理還可嘗試創(chuàng)新管理模式。絕大部分管理環(huán)節(jié)難以假手校外，但某些環(huán)節(jié)可與他方合作。比如檔案轉遞，在確保檔案安全的前提下，不妨引入郵政特快專遞服務，或可從根本上解決高成本低效率等問題。

（作者單位：華南農業(yè)大學檔案館）