精益六西格瑪在降低招標(biāo)采購(gòu)流標(biāo)率中的應(yīng)用

張海 周登武 勾晶晶 陳坤 周萬(wàn)煜

(東方電氣集團(tuán)東方汽輪機(jī)有限公司，四川 德陽(yáng) 618000)

精益六西格瑪是將精益和六西格瑪?shù)姆椒ㄕ摵凸ぞ呷诤显谝黄鸬牧鞒谈纳品椒ㄕ摗＞媪鞲瘳擠MAIC包括五個(gè)實(shí)施階段：定義階段(DEFINE)、測(cè)量階段(MEASURE)、分析階段(ANALYZE)、改善階段(IMPROVE)和控制階段(CONTROL)。本文主要研究通過(guò)DMAIC五個(gè)階段的實(shí)施，改善招標(biāo)采購(gòu)的相關(guān)流程，有效降低非價(jià)格因素的流標(biāo)率。

招標(biāo)采購(gòu)流標(biāo)的原因包括價(jià)格因素和非價(jià)格因素兩大類，涉及價(jià)格因素流標(biāo)的因素包括公司內(nèi)部管理要求和外部市場(chǎng)因素，價(jià)格因素不可控，而精益六西格瑪主要針對(duì)流程可控的因素實(shí)施改善，故選擇非價(jià)格因素。

1 實(shí)施方案

根據(jù)精益六西格瑪方法，制定DMAIC實(shí)施路線圖，見(jiàn)表1。

2 實(shí)施步驟

2.1 定義階段

2.1.1 問(wèn)題陳述

通過(guò)梳理分析：2017年非價(jià)格因素流標(biāo)率25.4%，2018年非價(jià)格因素流標(biāo)率25.5%，2019年一季度非價(jià)格因素流標(biāo)率26.9%，導(dǎo)致公司重復(fù)招標(biāo)，采購(gòu)周期延長(zhǎng)，采購(gòu)成本增加，影響產(chǎn)品配套產(chǎn)出。

2.1.2 實(shí)施范圍

通過(guò)SIPOC流程圖界定實(shí)施范圍，見(jiàn)表2。

表1 DMAIC路線圖Table 1 DMAIC route

表2 實(shí)施范圍Table 2 Practice scope

2.1.3 設(shè)定目標(biāo)

設(shè)定關(guān)鍵指標(biāo)Y定義為：非價(jià)格因素導(dǎo)致招標(biāo)采購(gòu)流標(biāo)的流標(biāo)率=非價(jià)格因素導(dǎo)致的招標(biāo)數(shù)/總流標(biāo)數(shù)。設(shè)定Y<18%。

2.1.4 預(yù)期收益

硬性收益：按設(shè)定目標(biāo)18%計(jì)算，一年預(yù)計(jì)可減少50個(gè)流標(biāo)項(xiàng)目，按相關(guān)財(cái)務(wù)人工成本、管理成本等計(jì)算可節(jié)約約18萬(wàn)元。

表3 Y數(shù)據(jù)收集計(jì)劃表(4W1H)Table 3 Y data collection plan(4W1H)

軟性收益：節(jié)約招標(biāo)周期，提高招標(biāo)采購(gòu)工作效率，提高產(chǎn)品配套產(chǎn)出及時(shí)性，有效降低采購(gòu)成本。

2.2 測(cè)量階段

2.2.1Y數(shù)據(jù)收集

采用4W1H方法，制定Y數(shù)據(jù)收集計(jì)劃，見(jiàn)表3。

2.2.2Y數(shù)據(jù)可靠性確認(rèn)

Y數(shù)據(jù)經(jīng)評(píng)標(biāo)專家組及公司領(lǐng)導(dǎo)簽批審定，Y數(shù)據(jù)可靠。

2.2.3Y的現(xiàn)狀分析

采用柏拉圖通過(guò)流標(biāo)涉及的部門(mén)、流程、物料類別、流標(biāo)原因等多維度多層次進(jìn)行Y的現(xiàn)狀分析，如圖1。

從圖1可以看出，非價(jià)格因素導(dǎo)致流標(biāo)的現(xiàn)狀，見(jiàn)表4。

表4 非價(jià)格因素流標(biāo)現(xiàn)狀Table 4 Bid failure status of non-price factors

2.2.4 流程圖

通過(guò)對(duì)招標(biāo)采購(gòu)流程的全面梳理，從采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)策劃、收發(fā)標(biāo)、投標(biāo)、開(kāi)標(biāo)前準(zhǔn)備、開(kāi)評(píng)標(biāo)、定標(biāo)審批七個(gè)環(huán)節(jié)制定詳細(xì)的IPO流程圖(輸入-輸出流程圖)，共梳理出167項(xiàng)輸入因子。

2.2.5 原因篩選

針對(duì)167項(xiàng)輸入因子通過(guò)招標(biāo)方式、投標(biāo)規(guī)范性、招標(biāo)策劃充分性、投標(biāo)技術(shù)要求、投標(biāo)商務(wù)要求、業(yè)主指定、領(lǐng)導(dǎo)審批等7個(gè)維度進(jìn)行因果矩陣分析(見(jiàn)表5)，通過(guò)分?jǐn)?shù)斷裂分層的方法梳理出15項(xiàng)占比較大的輸入因子，見(jiàn)圖2和表6。

2.2.6 潛在要因查找

對(duì)占比較大的15項(xiàng)輸入因子進(jìn)行潛在失效模式和效果分析(FMEA)，梳理出風(fēng)險(xiǎn)度較高的8種失效模式，其中兩種失效模式不可控，不再進(jìn)行深入研究；對(duì)其余6種失效模式進(jìn)行因子判定，對(duì)其中1種進(jìn)行快贏改善，其余5種進(jìn)入下一階段根因驗(yàn)證。如表7、圖3和表8。

表5 因果矩陣Table 5 Cause and effects matrix

圖2 流程輸入Figure 2 Process input

表6 15項(xiàng)占比較大的輸入因子Table 6 15 input factors with higher proportion

表7 潛在失效模式和效果分析Table 7 Failure mode and effects analysis

圖3 流程輸入Figure 3 Process input

表8 8種失效模式Table 8 Eight failure modes

圖4 對(duì)授標(biāo)原則不充分的影響分析Figure 4 Effects analysis on insufficient award of bid principle

圖5 對(duì)供應(yīng)商選擇范圍不準(zhǔn)確的影響分析Figure 5 Effects analysis on inaccurate providers selection scope

2.3 分析階段

采用柱狀圖、柏拉圖和邏輯思維導(dǎo)圖等對(duì)測(cè)量階段梳理出的5種失效模式進(jìn)行深入研究，最終梳理出授標(biāo)原則不充分和供應(yīng)商信息不完整是兩種非價(jià)格因素導(dǎo)致采購(gòu)招標(biāo)流標(biāo)的根本原因，如圖4和圖5。

2.4 改善階段

針對(duì)分析階段梳理出的兩種根本原因，制定解決方案，實(shí)施改善措施，并對(duì)效果進(jìn)行驗(yàn)證，統(tǒng)計(jì)階段效果。制定《招標(biāo)采購(gòu)授標(biāo)原則指導(dǎo)書(shū)》，梳理核實(shí)《供應(yīng)商信息完整性清單》，通過(guò)實(shí)施，非價(jià)格因素流標(biāo)率已由26.9%降低至11.3%，見(jiàn)圖6。

圖6 改善效果Figure 6 Improvement effects

2.5 控制階段

確認(rèn)目標(biāo)達(dá)成情況，非價(jià)格因素導(dǎo)致招標(biāo)采購(gòu)流標(biāo)的流標(biāo)率由26.9%降低11.3%，超過(guò)設(shè)定目標(biāo)18%，目標(biāo)達(dá)成。制定控制計(jì)劃，對(duì)財(cái)務(wù)收益進(jìn)行確認(rèn)，預(yù)計(jì)可節(jié)約28萬(wàn)元。

3 結(jié)論

通過(guò)精益六西格瑪DMAIC方法對(duì)招標(biāo)采購(gòu)流標(biāo)的全流程進(jìn)行分析，可以看到，精益六西格瑪在公司招標(biāo)采購(gòu)管理流程中具有重要意義，使招標(biāo)采購(gòu)管理工作更加科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化。精益六西格瑪既是一種理念，也是一種解決難題的有效工具和方法。通過(guò)此項(xiàng)目的成功實(shí)施，有效降低了非價(jià)格因素導(dǎo)致招標(biāo)采購(gòu)流標(biāo)的流標(biāo)率，提高了招標(biāo)采購(gòu)工作效率，有效降低采購(gòu)成本。