淺談建筑工程竣工資料管理中存在的問題及其改進(jìn)策略

段玉珍

寧夏恒鴻園林建設(shè)有限公司 寧夏銀川 750001

建筑工程竣工資料管理看似很簡單，但是其實是工作量之大、工作對象之多、工作要求之高等方面都使資料管理工作呈現(xiàn)出非良好發(fā)展態(tài)勢，要想迅速解決此問題，就要從源頭關(guān)注，從開始入手，從根本做起，建立健全個人專業(yè)知識、堅決履行行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及企業(yè)體制。

1 建筑工程竣工資料管理特點

1.1 時間性特點-過渡性

由于建筑工程竣工的時間性特點，資料管理員的工作職責(zé)在于將尚未投入使用的房屋等建筑物狀態(tài)，轉(zhuǎn)化為具有使用資格的建筑物狀態(tài)。同時其工作作用也在于對整個建筑工程各個部門人員的工作成果進(jìn)行認(rèn)可的過渡階段[1]。

1.2 人員性特點—復(fù)合型人才

建筑工程竣工階段的資料管理人員應(yīng)該屬于復(fù)合型人才。對于建筑工程竣工資料管理員來講，由于建筑工程本身的特點要求，應(yīng)該對施工的各個階段的資料進(jìn)行專業(yè)的搜集和歸納，不但要求其具備檔案員的專業(yè)知識，還需要其懂得建筑工程的基本流程，以及每個流程所產(chǎn)生的重要資料，還需要其遵守法律法規(guī)規(guī)章政策的要求到導(dǎo)向，及時的將工作成果匯報給相關(guān)部門機構(gòu)。

2 建筑工程竣工資料管理的現(xiàn)狀

2.1 資料管理人員個體問題

資料管理人員的專業(yè)化素質(zhì)有待提升，由于建筑工程竣工階段的管理資料具有過渡性特點和動態(tài)成套性特點，所以要求資料管理從業(yè)人員應(yīng)該具備檔案管理常識和能力，同時，還需要其對建筑工程的流程進(jìn)行一定的了解，能夠?qū)?fù)雜的單據(jù)簡單化，有理有序的進(jìn)行搜集、整理、歸檔、查詢和做好歷史性記載[2]。

2.2 資料本身問題

由于建筑工程本身的特點，其竣工資料往往出現(xiàn)質(zhì)量不佳，甚至資料丟失的情況。因為資料管理人員的相關(guān)知識有待提升，其對法律、法規(guī)、規(guī)章的了解不透徹，往往忽視了看似價值、額度小，但是在竣工結(jié)構(gòu)報驗的項目支撐證據(jù)搜管不當(dāng)?shù)氖聦崱?/p>

2.3 建筑單位管理方面的問題尚未設(shè)置專門的資料管理員辦事機構(gòu)

由于建筑工程施工特點，建筑商們經(jīng)常只建起部分樓盤，先賺取利潤，然后再建造其他同一地點的樓盤。這就使得資料管理的工作缺乏連續(xù)性，很有可能造成資料員的流失，隨之，資料也發(fā)生缺失，缺乏一定成規(guī)的交接手續(xù)。更加缺乏一個長時間辦事機構(gòu)的辦公室所在點兒。

3 建筑單位管理方面的問題

3.1 尚未設(shè)置專門的資料管理員

辦事機構(gòu)由于建筑工程施工特點，建筑商們經(jīng)常只建起部分樓盤，縣賺取利潤，然后再建造其他同一地點的樓盤。這就使得資料管理的工作缺乏連續(xù)性，很有可能造成資料員的流失，隨之，資料也發(fā)生缺失，缺乏一定成規(guī)的交接手續(xù)。更加缺乏一個長時間辦事機構(gòu)的辦公室所在點兒。這就為建筑工程本身帶來了不必要的麻煩，建筑商們只看到眼前利益，忽視對其資料整理歸檔，最后造成嚴(yán)重?fù)p失的現(xiàn)象大有人在。

3.2 傳統(tǒng)管理模式依舊殘存

施工單位的管理不健全，容易導(dǎo)致竣工資料與施工階段的不良對接，不但降低了工作人員的辦事效率，同時也造成企業(yè)的經(jīng)營利潤無法得到及時的補給。對于資料管理人員缺乏培訓(xùn)，造成資料管理人員雖有素質(zhì)，但是卻對單個建筑施工企業(yè)的單據(jù)缺乏標(biāo)準(zhǔn)性了解，哪里少個字填進(jìn)去就算無效、日期時間要寫準(zhǔn)確等等，致使資料管理人員搜集的資料都是無效的和尚待承認(rèn)的，在法律效力方面缺乏一定的證據(jù)支撐作用，若出現(xiàn)糾紛，給建筑商們帶來的損失不可估量，在建筑行業(yè)面前樹立不良的行為，對公司也有一定的影響。除此之外，建筑工程施工單位并未對資料管理人員進(jìn)行有效的激勵，使得其工作積極性不高，對績效評價的錯誤反饋并沒有仔細(xì)思索原因，造成“再犯”的現(xiàn)象也很多，不利于建筑企業(yè)的成長和壯大。

4 完善建筑工程竣工資料管理問題的對策

4.1 優(yōu)化資料管理員的綜合素質(zhì)

對于當(dāng)今建筑施工工程狀況，應(yīng)該從第三個方面對資料管理人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行優(yōu)化，首先，要求資料管理人員經(jīng)常參加單位安排的培訓(xùn)，分為外部培訓(xùn)和內(nèi)部培訓(xùn)，檔案管理知識培訓(xùn)和相關(guān)文件法律效力宣傳，以及對建筑工程施工流程進(jìn)行多方面知識多角度的學(xué)習(xí)和掌握。

4.2 建立統(tǒng)一可行性的資料標(biāo)準(zhǔn)

對于建筑工程施工單位來講，其資料質(zhì)量很容易質(zhì)疑，急需對其進(jìn)行統(tǒng)一可行的標(biāo)準(zhǔn)制定，才能有序完整的歸檔、排擋。對于竣工階段的資料主要有兩種需要注意的，它們是圖紙會審、聲像資料。（1）圖紙會審方面，應(yīng)該規(guī)定圖紙的變更應(yīng)該注明在原版的施工圖上面，并且使用壽命長得標(biāo)記資料進(jìn)行標(biāo)記，事實中總有一些資料管理人員不負(fù)責(zé)任，草率的接收檔案袋，對檔案袋里的內(nèi)容不做仔細(xì)觀察就收檔的事件也時有發(fā)生，資料管理人員應(yīng)該對圖紙變更做以上規(guī)范性的考察才可以歸檔。除此之外，還應(yīng)該將'受控章'以紅色的標(biāo)記蓋在圖紙的空白處，將章不完整和顏色不對的資料通通認(rèn)定為不合格的資料搜集整理。（2）聲像資料方面，對聲像的基本要求在于主題明確、影像清晰、內(nèi)容完整，未經(jīng)裁剪和添加。對于影像資料必須嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行收集、整理，并注明工程名稱、建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位、及各單位負(fù)責(zé)人姓名，工程地點、竣工、開工日期、投資額、占地面積、用途、使用年限、建筑面積、結(jié)構(gòu)、層數(shù)、拍攝日期和拍攝人員的姓名。

4.3 完善建筑單位資料管理方面的對策

現(xiàn)實工作中，由于資料管理人員不具備相應(yīng)的綜合素質(zhì)，導(dǎo)致資料管理方面不利的屢見不鮮。采用何種辦法才能使資料管理人員的綜合素質(zhì)得到有效上升成為了建筑施工單位比較擔(dān)心的問題。本人認(rèn)為建筑施工企業(yè)應(yīng)該與資料管理人員簽訂合同，要求其保證在客觀環(huán)境良好的情況下認(rèn)真、準(zhǔn)確的對竣工有關(guān)資料進(jìn)行搜集和整理，不做違反道德、和工作不允許的事情[3]。

5 結(jié)語

綜上所述，面對當(dāng)今資料管理的弊病百出現(xiàn)象，建筑工程竣工資料管理員肩負(fù)重任，應(yīng)該不斷要求優(yōu)化自身綜合素質(zhì)，規(guī)定檔案的審核標(biāo)準(zhǔn)，不斷完善建筑單位資料管理方面的體制，使建筑施工竣工時期的資料檔案管理呈現(xiàn)出健康發(fā)展的態(tài)勢。