企業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑分析

徐紅玲

中鐵建南沙投資發(fā)展有限公司 廣東廣州 510000

1 新時期企業(yè)檔案工作的現實問題

1.1 歸檔問題

現階段，我國企業(yè)檔案管理工作存在管理水平參差不齊的現象，主要因素是歸檔工作開展不利，一些企業(yè)不重視歸檔工作，造成很多企業(yè)檔案無法進行有效的收集，如：經營性信息資料、原材料信息檔案等，這嚴重地影響到了檔案的完整性和全面性。同時歸檔工作疏忽也會影響檔案的質量，如：筆記不清、表格不規(guī)范、沒有統(tǒng)一格式等，這也影響到了歸檔工作的時效性[1]。

1.2 管理基礎差

我國企業(yè)多數對檔案管理工作不太重視，這使得現階段企業(yè)的檔案管理工作非常滯后，嚴重影響到了檔案管理工作的正常開展。檔案管理基礎差主要體現在人員配備稀少，一些檔案管理人員往往身兼多職，當企業(yè)工作繁忙管理人員無暇顧及檔案管理工作，同時檔案設施不充沛，一些企業(yè)為節(jié)省成本，而沒有設立專門的檔案管理場所和保存場所，造成檔案管理工作缺乏穩(wěn)定性。

1.3 檔案管理混亂

正常企業(yè)管理中一些檔案存在管理狀態(tài)混亂的現象，如：人事調轉檔案、事故檔案、工程性檔案等，這引發(fā)了企業(yè)檔案管理的缺失，同時檔案管理沒有從制度出發(fā)，管理模式以領導意見為主，缺乏檔案管理的全面性，使得檔案管理混亂。另外，在企業(yè)破產過程中，檔案管理沒有劃分到破產清算中，使得檔案處于無人管理的狀態(tài)，另外一些個人檔案還保存于個人手中，也影響了企業(yè)管理的時效性。

2 企業(yè)檔案管理的基本原則

2.1 規(guī)范原則

企業(yè)檔案管理工作具備規(guī)范性，其應包括：檔案收集規(guī)范、歸檔規(guī)范、索引規(guī)范、電子信息保存規(guī)范、紙本掃描規(guī)范、影像數字化規(guī)范、紙本入庫規(guī)范、檔案調用規(guī)范等，特別是在數字化檔案發(fā)展的今天，企業(yè)更應注重于檔案的數字化規(guī)范。

2.2 安全原則

隨著計算機技術和檔案數字化的發(fā)展，檔案信息的介質更為多元化，因此企業(yè)在檔案管理中要注重安全性原則，要注意保存的方式與方法，在利用電子信息保存時衡量電器元件的時效期，以確保檔案管理信息的價值[2]。另外，檔案的調用也要注意安全性，尤其是企業(yè)的核心技術檔案和機密檔案，確保檔案信息使用的安全性。

2.3 效益原則

企業(yè)檔案管理具備效益性原則，這主要是指分析檔案信息可為企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新提供幫助，因此檔案管理可以體現出效益原則。同時，企業(yè)檔案管理建設依靠企業(yè)各部門的多方配合，這就需投入大量的人力和物力，投入效益也是檔案效益原則的重要體現。

3 我國企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化途徑

3.1 加快企業(yè)檔案管理信息化建設，提升檔案資源使用效率，增強共享性

企業(yè)檔案信息化建設，是順應時代發(fā)展的體現，也是新時期檔案管理的方向，對發(fā)揮資源服務價值的作用巨大。因此，現代企業(yè)要將信息化與檔案管理相結合，加快檔案數字化建設，構建電子檔案與數據庫，組建檔案管理信息網絡平臺，強化企業(yè)檔案管理效果的改善，方便企業(yè)對檔案信息的檢索與查找，增強信息共享性，提升檔案使用效率。

3.2 構建完善的檔案管理制度，將管理職責落實到位

在企業(yè)檔案管理工作中，檔案管理制度發(fā)揮基礎保障性作用。因此，立足新時期，為了提高檔案管理質量，要積極構建科學的檔案管理制度，強化管理行為的指導與約束，這也是企業(yè)檔案規(guī)范化管理的重要內容。因此要全面加強機制建設，對管理環(huán)節(jié)進行合理設置，細化分類，強化檔案資料的有效整理。同時，明確檔案管理的職責，對管理內容進行掌握，規(guī)范檔案管理的流程與環(huán)節(jié)，促進檔案歸檔的順利完成，保證權責清晰，提高檔案管理制度的執(zhí)行力與影響力。與此同時，全面實施檔案管理問責機制，目的是保障責任到人[3]。在面對檔案遺失、損壞等問題的時候，管理制度的作用得以發(fā)揮，管理人員的責任意識得到增強，全面落實了檔案管理的規(guī)范化與細致化原則，檔案資源的完整性與可靠性得以實現。

3.3 增強檔案管理意識，強化檔案管理的全過程規(guī)范

為尋求可持續(xù)發(fā)展，企業(yè)管理者要切實提升對檔案管理的重視度，以規(guī)范化為方向，明確規(guī)范化對檔案管理的價值所在，遵循嚴謹性基本原則，有效應對檔案管理實踐中的問題。同時對檔案管理職責進行明確，保證分工合理，加強流程管理，避免檔案混亂。檔案管理者要遵循企業(yè)檔案管理制度，掌握管理條款，強化對各類檔案的認真整理與歸檔，在根本上實現檔案規(guī)范化管理目標。

3.4 加強培訓，提升檔案管理人員信息化素能

積極推進企業(yè)檔案信息化管理，離不開一支高素質的檔案管理人員。檔案管理人員不僅要掌握檔案專業(yè)知識，還要熟練應用計算機、網絡、數據庫等現代信息技術，更要熱愛企業(yè)檔案信息化管理工作。一方面，企業(yè)要加大檔案信息化管理的培訓力度，通過邀請專家來企業(yè)授課，選派優(yōu)秀檔案工作者到先進的企業(yè)進行學習。在培訓過程中，要有重點地加入現代信息技術，尤其是與檔案信息化管理聯系緊密的信息技術的培訓。另一方面，工作者要牢固樹立終身學習意識。由于信息技術的發(fā)展日新月異，這就要求檔案管理人員在日常檔案管理中做一名有心人，要做到善于學習，并將學習到的信息技術及時應用到企業(yè)檔案管理實踐中，做到學以致用，不斷提升企業(yè)檔案信息化應用水平。

隨著經濟發(fā)展模式的變化，企業(yè)檔案管理的新理念、新問題、新方法等內容表現的更為突出，這影響到了檔案管理工作的全面開展和深度優(yōu)化，因此適時地分析企業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化途徑勢在必行。本文試圖從企業(yè)檔案管理的基本原則入手，全面闡述了新時期企業(yè)檔案工作的現實問題，并系統(tǒng)地對我國企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化途徑展開分析，意在為了新時期企業(yè)的檔案管理工作提供指引和幫助。