大數(shù)據(jù)時(shí)代的企業(yè)檔案信息化建設(shè)

王瑤

【摘 要】隨著我國(guó)整體經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國(guó)快速進(jìn)入科學(xué)技術(shù)現(xiàn)代化發(fā)展階段，大數(shù)據(jù)時(shí)代已然來(lái)臨。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)持續(xù)完善、多媒體設(shè)備日益普及以及數(shù)據(jù)信息處理平臺(tái)不斷升級(jí)等因素的共同作用下，企業(yè)檔案從紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為電子資料的速度也在逐漸加快。使得企業(yè)傳統(tǒng)檔案信息化建設(shè)工作中存在的弊端不斷凸顯，很難滿(mǎn)足大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)生存和發(fā)展的需要。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)時(shí)代；企業(yè)檔案信息化建設(shè)

引言

我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)快速發(fā)展離不開(kāi)各行業(yè)的大力支持。當(dāng)前，我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)有條不紊地發(fā)展，在這樣的大環(huán)境下，企業(yè)的信息開(kāi)發(fā)和信息利用就顯得尤為重要。企業(yè)檔案包含了企業(yè)在整個(gè)發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生的重要信息資源，這些信息能對(duì)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展提供指導(dǎo)和參考作用。因此，檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)的管理中占有重要地位。要進(jìn)一步提升企業(yè)在檔案管理方面的水平，就必須完善和創(chuàng)新現(xiàn)有的管理模式，用大數(shù)據(jù)來(lái)指導(dǎo)管理理念，從而助力于企業(yè)檔案信息化建設(shè)，提升檔案信息的利用率，促進(jìn)企業(yè)又好又快地發(fā)展。

1企業(yè)檔案信息化

20世紀(jì)60年代末，信息化由日本最先提出。信息化的概念，即利用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、通信等技術(shù)不斷提高企業(yè)管理水平與運(yùn)營(yíng)效率的過(guò)程；這個(gè)過(guò)程是“以信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用為主導(dǎo)，信息資源為核心，信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，信息產(chǎn)業(yè)為支撐，信息人才為依托，法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)為保障的綜合體系。”伴隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展與廣泛普及，整個(gè)社會(huì)面臨著大數(shù)據(jù)（bigdata）時(shí)代的到來(lái)，檔案信息化也已成為大勢(shì)所趨，并日益滲透到企業(yè)活動(dòng)的各個(gè)方面。企業(yè)檔案信息化，是指企業(yè)檔案管理模式由檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息為主要形式，為企業(yè)、社會(huì)提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過(guò)程。檔案信息化建設(shè)的具體任務(wù)，主要包括檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)及檔案信息安全保障體系建設(shè)。將每項(xiàng)建設(shè)任務(wù)具體細(xì)化落實(shí)到工作中，是每一個(gè)檔案管理工作者義不容辭的責(zé)任。

2當(dāng)前企業(yè)檔案管理存在的主要問(wèn)題分析

通過(guò)對(duì)于目前企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)之前存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，能夠有效的針對(duì)企業(yè)檔案管理存在的主要矛盾進(jìn)行判斷，并且針對(duì)性的提出解決對(duì)策，從而促進(jìn)企業(yè)檔案信息化的順利開(kāi)展。（1）企業(yè)檔案管理模式過(guò)于陳舊。盡管當(dāng)前很多的企業(yè)實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化的檔案管理方式，但是在大數(shù)據(jù)時(shí)代下企業(yè)檔案管理工作依然存在信息化不足的問(wèn)題。主要的表現(xiàn)在很多企業(yè)檔案管理信息化水平比較低，并且在檔案管理過(guò)程中依然采取傳統(tǒng)的管理方式，不僅管理效率低下，而且消耗了大量的人工成本導(dǎo)致企業(yè)檔案管理無(wú)法滿(mǎn)足信息化的要求。同時(shí)在檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，由于缺乏整體工作意識(shí)導(dǎo)致信息化程度偏低，對(duì)于企業(yè)檔案管理產(chǎn)生了非常大的影響。（2）檔案管理工作信息化重視程度不足。信息技術(shù)的快速發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用水平不斷提高，尤其是在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息化水平直接決定了企業(yè)的發(fā)展競(jìng)爭(zhēng)水平。盡管如此，許多企業(yè)檔案管理人員沒(méi)有深刻的認(rèn)識(shí)到信息化的重要性，所以在檔案管理過(guò)程中存在工作，態(tài)度散漫，不認(rèn)真的問(wèn)題，另外相關(guān)的負(fù)責(zé)人也沒(méi)有針對(duì)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行中試導(dǎo)致檔案管理工作信息化的資金投人較少，缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，所以會(huì)造成企業(yè)檔案管理專(zhuān)業(yè)水平不到位，甚至存在很多的缺陷。

3在大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息建設(shè)策略

3.1增強(qiáng)企業(yè)電子檔案信息的安全性

在參考相關(guān)研究資料之后，將增強(qiáng)企業(yè)電子檔案信息安全性的方法總結(jié)為以下幾個(gè)方面：首先，通過(guò)宣傳教育的方式，不斷向電子郵件收發(fā)部門(mén)傳遞確保電子文件安全的重要性，使工作人員能夠積極主動(dòng)的參與到電子文件的保密工作中。其次，將文件收發(fā)密碼設(shè)置為動(dòng)態(tài)密碼。例如，我們可以將所需電子文件上傳至企業(yè)共有的文件儲(chǔ)存平臺(tái)，并設(shè)置專(zhuān)人管理該平臺(tái)，當(dāng)其他部門(mén)需要查閱和使用資料時(shí)，必須向管理員申請(qǐng)動(dòng)態(tài)密碼后，直接登錄文件儲(chǔ)存平臺(tái)即可。這樣一來(lái)不僅有效的減少了文件傳輸過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)還可以防止密碼外泄。再次，凡是涉及企業(yè)機(jī)密的電子文件，都必須備份，且設(shè)置專(zhuān)門(mén)的打開(kāi)密碼，密碼由發(fā)件部門(mén)與收件部門(mén)各保管其中一部分，使用者必須同時(shí)經(jīng)發(fā)件部門(mén)與收件部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能正確的打開(kāi)電子郵件，從而降低機(jī)密文件丟失或泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

3.2改變落后的檔案管理理念和方法

現(xiàn)階段，管理檔案還停留在檔案和信息的收集、保存層面，從事檔案信息管理的人和企業(yè)并沒(méi)有真正意識(shí)到如何能有效地對(duì)檔案信息進(jìn)行分析及處理才能極大地促進(jìn)企業(yè)大力發(fā)展。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，上到企業(yè)的最高管理層，下到基層的檔案管理人員，都需要對(duì)現(xiàn)有的管理理念進(jìn)行轉(zhuǎn)換，企業(yè)中有權(quán)利的職能部門(mén)需要出臺(tái)一系列的關(guān)于檔案管理的規(guī)章、制度，如此方可使檔案信息盡可能地被合理使用，通過(guò)采取高效的大數(shù)據(jù)處理技術(shù)，幫助企業(yè)從設(shè)備、項(xiàng)目等各個(gè)角度進(jìn)行有效地?cái)?shù)據(jù)分析，進(jìn)而為企業(yè)指明正確的發(fā)展道路，這樣才能讓企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益得到最大的提升。

3.3檔案信息化保障體系的建設(shè)

所謂的檔案信息化保障體系，就是針對(duì)檔案信息化的管理提供撥一層的服務(wù)，在檔案信息化保障體系建設(shè)的過(guò)程中，包括檔案信息。規(guī)劃建設(shè)，人才隊(duì)伍建設(shè)以及服務(wù)體系建設(shè)，在企業(yè)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，要充分的針對(duì)檔案信息進(jìn)行科學(xué)管理，加強(qiáng)檔案信息的科學(xué)性，保證企業(yè)檔案既符合實(shí)際的工作需求，又能夠符合未來(lái)的企業(yè)發(fā)展趨勢(shì)同時(shí)要提高企業(yè)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)人才的培訓(xùn)工作，保證人才資源，為企業(yè)檔案管理提供充足保障，要針對(duì)人才資源進(jìn)行合理的分配，保證人盡其才、人盡其用，促進(jìn)人才培養(yǎng)的整體性不斷提高。另外要嚴(yán)格加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的道德素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的約束，提高檔案管理的整體水平。

3.4構(gòu)建更為完善的安全防護(hù)體系，做好企業(yè)信息化建設(shè)保密措施

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案信息化建設(shè)能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展帶來(lái)諸多好處，也存在不容忽視的安全隱患。因此必須構(gòu)建完善的安全防護(hù)體系，把系統(tǒng)安全管理納入到檔案信息化建設(shè)整體規(guī)劃中，建立必要的資金、技術(shù)與管理保障機(jī)制。信息化建設(shè)的過(guò)程，離不開(kāi)人的參與，檔案實(shí)體和檔案信息在人、設(shè)備之間流轉(zhuǎn)，必須加強(qiáng)企業(yè)檔案保密與安全風(fēng)險(xiǎn)控制，保證數(shù)字化加工設(shè)備在局域網(wǎng)環(huán)境下開(kāi)展作業(yè)；加強(qiáng)對(duì)人員的監(jiān)督管理，加工設(shè)備與責(zé)任人一對(duì)一綁定，嚴(yán)格控制知悉范圍；檔案信息管理系統(tǒng)投入使用前，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)備份、密級(jí)設(shè)定、用戶(hù)權(quán)限控制等措施管控利用范圍，采用信息加密技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)、防火墻技術(shù)、入侵檢測(cè)技術(shù)等應(yīng)對(duì)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)漏洞，以防病毒甚至黑客攻擊，為檔案安全樹(shù)起堅(jiān)固的屏障。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在整個(gè)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)大環(huán)境下，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，是大數(shù)據(jù)時(shí)代不容置疑的需求，也很契合時(shí)代發(fā)展的規(guī)律。檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變思想觀念。與此同時(shí)，企業(yè)自身也必須完善現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)，或重新建立一個(gè)新的更為完善的檔案信息管理系統(tǒng)，如此方可促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，從而體現(xiàn)出檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的價(jià)值，從根本上提升企業(yè)效益。

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（作者單位：陜西省榆林市公路管理局郵）