行政檔案管理保密工作之我見

曾柳青

摘 要：計算機和網(wǎng)路技術(shù)的發(fā)展在為行政檔案管理提供便利的同時，也給行政檔案管理的保密工作提出了新挑戰(zhàn)。行政檔案管理的保密工作直接關(guān)系著黨和國家的安全，因此，檔案管理人員必須做好行政檔案管理的保密工作?；诖耍謩e從檔案管理、檔案保管以及檔案利用三個方面，就如何做好行政檔案管理的保密工作進行探究，以供廣大讀者參考。

關(guān)鍵詞：行政檔案;檔案管理;保密工作

檔案保密工作涉及保管、利用、整理、傳送、歸檔、密級處理等各個環(huán)節(jié)，是行政檔案管理的重要內(nèi)容，檔案管理人員必須確保檔案內(nèi)容的安全與完整，從而確保黨和國家以及人民的利益和安全不受到侵害。因此，如何做好行政檔案管理的保密工作顯得尤為重要。

一、檔案管理保密工作的必要性

當(dāng)前，我國面臨內(nèi)外環(huán)境復(fù)雜嚴(yán)峻的形勢，保密工作形勢尖銳復(fù)雜，保密工作意義更加重大。政府機構(gòu)改革力度加大，一些機構(gòu)撤并、重組、重建過程中檔案資料移交、保管不善，很容易造成資料散失，涉密信息失密。同時，社會力量參與檔案收集、保管，開發(fā)利用，也是保密形勢變得更加復(fù)雜，更加嚴(yán)峻。因此，廣大的檔案保密管理者應(yīng)當(dāng)樹立政治使命感，站在國家利益高于一切的高度，增強憂患意識，切實履行好職責(zé)。

二、加強檔案管理中的保密工作

1.準(zhǔn)確區(qū)分檔案的保管、保密期限。明確檔案的管理期限，要求檔案管理人員對不同檔案文件的歷史和現(xiàn)實價值進行準(zhǔn)確地鑒別和分析，同時，結(jié)合國家歷史文化和相關(guān)機關(guān)單位的需要，對檔案保管的期限和價值進行綜合評估。明確檔案的保密期限是因為一定時間期限內(nèi)機密文件一旦泄露就會危害到國家的利益和安全，即指在一定時間期限內(nèi)這些機密文件是在國家有關(guān)法律法規(guī)的保護之下的。此外，還應(yīng)設(shè)立專門的區(qū)域?qū)C密文件進行保管，防止出現(xiàn)非機密文件和機密文件相混的問題，同時也為今后的調(diào)密提供便利。

2.加強電子檔案管理的保密工作。首先，應(yīng)選取性能較高的服務(wù)器和安全的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并切斷和外網(wǎng)之間的一切聯(lián)系;其次，加強加密和確認(rèn)技術(shù)的應(yīng)用，特別是在檔案數(shù)據(jù)保存和傳送時，從而保護檔案不會受到外來惡意的攻擊;再次，為防止檔案數(shù)據(jù)在傳送過程中受到損害，應(yīng)對檔案數(shù)據(jù)進行備份處理;最后，加強對檔案管理人員的身份認(rèn)證，檔案數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移必須在加密的情況下進行。

三、做好檔案保管過程中的保密工作

1.嚴(yán)格地管理檔案庫房。在條件允許的情況下，應(yīng)該按照國家檔案庫房的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真嚴(yán)格地規(guī)劃檔案庫房建設(shè);即使在條件不允許的情況下，對檔案庫房的選擇與設(shè)置也應(yīng)該從保密的角度進行，將其設(shè)置在機關(guān)單位辦公樓的內(nèi)部，并對其門窗進行加固，以防盜竊。同時，還應(yīng)對檔案庫房設(shè)置專門的管理人員，為檔案的安全提供保障。

2.加強機密檔案的管理力度。機密檔案不僅直接關(guān)系著黨和國家的安全，而且決定著國家軍事、經(jīng)濟、政治活動的成敗，因此，為保護黨和國家核心機密的安全，必須加強機密檔案的管理力度。檔案管理人員對機密檔案的移出、調(diào)閱和銷毀必須遵循國家相關(guān)的法律、法規(guī)，同時，還要經(jīng)過有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽字、審批，未經(jīng)審批，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱機密檔案。在調(diào)閱之后必須及時對機密檔案進行檢查、核對，保護機密檔案的安全，防止檔案機密數(shù)據(jù)泄露。值得注意的是，機密檔案密級是隨著文件的具體貫徹情況和保管期限不斷變化的，其中大部分檔案文件趨向降密或解密，只有少部分文件趨于升密。

四、做好檔案利用中的保密工作

1.加強檔案利用中的監(jiān)督。加強檔案利用中的監(jiān)督一方面能夠找出檔案利用中存在的一些不良行為;另一方面有利于提高檔案的安全性和完整性。首先，應(yīng)制定并實施嚴(yán)格、完善的監(jiān)督管理制度，嚴(yán)格規(guī)定檔案的復(fù)制、外界的閱讀等行為;其次，可以借助高科技產(chǎn)品實現(xiàn)對檔案室的實時、無死角監(jiān)控，防止出現(xiàn)偷取檔案資料和重要信息的現(xiàn)象，確保檔案資料的安全性和完整性。

2.做好檔案開放中的保密工作。第一，應(yīng)該對即將開放的檔案進行仔細(xì)地審閱和檢查，保證其開放不會對社會、黨和國家造成不利影響，同時，要嚴(yán)格控制檔案開放的范圍。第二，做好檔案的解密工作，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定對檔案進行解密處理，確保在規(guī)定范圍內(nèi)實現(xiàn)檔案價值的最大程度開發(fā)和利用，并且要確保要進行解密的檔案不在保管和保密期限內(nèi)，避免帶來不必要的損失。

3.提高檔案管理人員的素質(zhì)。對于檔案管理人員而言，除了要有較強專業(yè)知識之外，還應(yīng)該具有較高的素質(zhì)。首先，檔案管理人與應(yīng)具備較強的保密意識、事業(yè)心和責(zé)任心，工作作風(fēng)要嚴(yán)謹(jǐn)，做事應(yīng)持之以恒、善始善終，有可能檔案管理人員在與人交流過程中一句不經(jīng)意的話就泄露了機密。因此，檔案管理人員必須要保證無論何時、何地、何人都應(yīng)該注意自己獨特的身份，做到守口如瓶，確保萬無一失。

五、結(jié)語

行政檔案管理工作正向著現(xiàn)代化、科學(xué)化和規(guī)范化的方向發(fā)展，做好檔案保密工作既是每位檔案管理人員的重要使命，同時也是國家和人民利益和安全的根本要求。在實際行政檔案管理的過程中，應(yīng)從檔案管理中、檔案保管中以及檔案利用中三個方面入手，做好檔案的保密工作，從而確保行政檔案的安全性和完整性。

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