談強(qiáng)化人事檔案管理的措施

王心俐

摘 要：隨著社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展及我國人事干部制度的變革，人事檔案管理過程中出現(xiàn)了許多不適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的新問題，要做到開發(fā)人才、使用新人才、進(jìn)行人才預(yù)測，提升組織工作水平，就應(yīng)該做好人事檔案的管理工作。

關(guān)鍵詞：人事檔案;措施

市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展導(dǎo)致人力資源流動(dòng)市場的開發(fā)壯大，流動(dòng)人員越來越多，給我國人事檔案管理帶來了挑戰(zhàn)。人才競爭加劇，“棄檔、擅自建檔、造檔”現(xiàn)象層出不窮;人事檔案真實(shí)性難以保證，檔案可信度降低;歸檔材料信息不完整，轉(zhuǎn)遞歸檔制度不完善;個(gè)人檔案公民缺乏知情權(quán)等等。這些問題有愈演愈烈之勢。

一、完善人事檔案管理體系 強(qiáng)化人事檔案管理

從新中國成立至今，在這幾十年的時(shí)間里，黨和國家制訂了一系列的條例、規(guī)章和辦法，對人事檔案的收集、歸檔、整理、轉(zhuǎn)遞、利用作出了嚴(yán)格的規(guī)定，可以說我國人事檔案的管理制度體系已經(jīng)具備了初級的層次，即有國家、地方、行業(yè)、部門的制度等。即使這樣，目前我國的人事檔案制度還相應(yīng)存在一些問題，如封閉式的人事檔案管理制度缺乏必要的“人性關(guān)懷”，忽視其相對人的合法權(quán)益，如知情權(quán)、申訴權(quán)、隱私權(quán)等，管理過程中也出現(xiàn)了以系列問題，如“人檔分離”問題、個(gè)人攜檔問題、擅自建檔問題等。因此要在社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大背景下，完善人事檔案管理制度體系，只有建立嚴(yán)密、科學(xué)、合理的人事檔案管理制度，才是確保人事檔案管理工作正常進(jìn)行的根本保證。

二、淡化人事檔案的“憑證功能”，強(qiáng)化信息服務(wù)功能

就我國目前人事檔案的內(nèi)容來看，存在著內(nèi)容貧乏，個(gè)性信息缺乏問題，尤其是個(gè)性反應(yīng)不夠具體，動(dòng)態(tài)業(yè)績記錄較少，忽視了個(gè)人的變革創(chuàng)新精神的記載和評價(jià)，很難滿足當(dāng)今信息社會(huì)的發(fā)展要求，因此要?jiǎng)?chuàng)新人事檔案的內(nèi)容。創(chuàng)新人事檔案的服務(wù)內(nèi)容就要改變?nèi)耸聶n案“千人一面”的狀況，要根據(jù)人員的多元化，對人事檔案實(shí)行不同的檔案內(nèi)容收集和管理標(biāo)準(zhǔn)，在人事檔案中增加反映個(gè)人綜合能力、素質(zhì)、業(yè)績的材料，把人事檔案建設(shè)與建立市場經(jīng)濟(jì)條件下的個(gè)人信用聯(lián)系起來，以憑證部分、職業(yè)生涯、職業(yè)能力和個(gè)人信用記錄作為人事檔案的主要內(nèi)容。

三、加強(qiáng)檔案教育，提高人事檔案管理人員的專業(yè)水平

目前社會(huì)上對檔案人員的專業(yè)培訓(xùn)名目繁多，大都是短期的理論培訓(xùn)，不能真正提高專業(yè)能力。許多國家在員工培訓(xùn)方面都采用“教育休假制”來實(shí)施作為終身教育戰(zhàn)略的回歸教育，以便使員工的知識(shí)技能得到不斷更新。我們認(rèn)為，這樣的制度可以引入我國檔案行業(yè)中來，結(jié)合我國檔案工作和檔案工作人員的實(shí)際情況，建立健全針對檔案人員教育培訓(xùn)的一套規(guī)章制度。一方面，可以保障檔案工作人員接受繼續(xù)教育的基本權(quán)利，為個(gè)人發(fā)展提供一定的空間，滿足個(gè)人發(fā)展的需要;另一方面可以使檔案部門人力資源的質(zhì)量得到不斷提升，推動(dòng)檔案工作更好的發(fā)展。

四、加強(qiáng)檔案行政管理部門在人事檔案管理中的作用

我國的人事檔案管理主要依據(jù)《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》和其他人事管理制度進(jìn)行規(guī)范和管理的。檔案行政管理部門在檔案管理中的地位是“國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協(xié)調(diào)”和“同級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)”。人事檔案的所有權(quán)歸國家，檔案行政管理部門應(yīng)依法使其管理職責(zé)，從保護(hù)檔案國家所有權(quán)的高度充分重視對人事檔案的管理。檔案行政管理部門可以從行政監(jiān)督和行政執(zhí)法兩個(gè)途徑來加強(qiáng)對人事檔案的管理。行政監(jiān)督就是檔案行政管理部門要發(fā)揮其行政監(jiān)督功能，如在人事檔案管理方面涉及領(lǐng)導(dǎo)干部有嚴(yán)重違法亂紀(jì)行為時(shí)，檔案行政管理部門要行駛其監(jiān)督權(quán)力;行政執(zhí)法就是對人事檔案管理領(lǐng)域中的違法行為，檔案行政管理部門可以通過設(shè)立的執(zhí)法監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)或檢查員進(jìn)行行政執(zhí)法，可以簽發(fā)《檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查通知書》或《違法行為處理通知書》，督促對其所屬的且對違法行為有直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他責(zé)任人員給予行政處分，這是目前檔案行政管理機(jī)關(guān)在人事檔案管理中發(fā)揮作用的有效途徑。

五、建立信息社會(huì)化、開放式的人事檔案管理模式

一是加快人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理。建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，包括文字和多媒體信息數(shù)據(jù)庫。文字?jǐn)?shù)據(jù)庫要涵蓋人員各方面的綜合信息，如個(gè)人自然情況、工作情況、職稱職務(wù)情況、工資情況、學(xué)歷教育情況等。多媒體數(shù)據(jù)庫包括圖像和視頻數(shù)據(jù)庫，從數(shù)據(jù)源的采集到后期制作，都能將文字圖片、聲像資料轉(zhuǎn)化為檔案材料，實(shí)現(xiàn)人事檔案查找、借閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常工作的自動(dòng)化處理。

二是加快網(wǎng)絡(luò)化管理體系建設(shè)，實(shí)現(xiàn)人才資源共享。要達(dá)到信息共享就要建立統(tǒng)一的信息系統(tǒng)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的人事檔案管理軟件，否則會(huì)造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂，使上下級無法溝通和共享。以地市級建立局域網(wǎng)效果最佳，市與各縣、區(qū)主管局和基層相連，形成網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人才信息的大面積資源共享。

三是在建立人事檔案數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，構(gòu)建國家人事檔案中心。構(gòu)建人事檔案中心是根據(jù)“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的原則，在一定的區(qū)域內(nèi)（省或縣）設(shè)立各級國家人事檔案中心，集中管理該地區(qū)的人事檔案;各單位、組織、團(tuán)體等人事檔案由該地區(qū)的國家人事檔案中心統(tǒng)一管理;人事檔案在各級國家人事檔案中心流動(dòng)、傳遞;各用人單位按期把要?dú)w檔的人事檔案材料按國家規(guī)定遞交各級國家人事檔案中心，由人事檔案中心按一定標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一管理，并為各單位提供人事信息和人事材料憑證。

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