計量技術機構(gòu)項目管理系統(tǒng)的設計與開發(fā)

胡暢 李元沉 楊悅 張曉

[摘 要]本文研究了項目管理在計量技術機構(gòu)中的應用，并在此基礎上提出了建立合適計量技術機構(gòu)特點的項目管理系統(tǒng)，以實現(xiàn)項目管理、資源管理、工時管理、過程管理以及協(xié)調(diào)溝通，從根本上確保了機構(gòu)高效運轉(zhuǎn)，希望能夠為相關研究提供借鑒。

[關鍵詞]計量技術機構(gòu);項目管理;管理系統(tǒng)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.12.072

[中圖分類號]TH789[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）12-0-02

0? ? ?引 言

“事事皆項目、無處不項目”，項目管理貫穿于計量技術機構(gòu)日程管理的每個過程，無論是檢測過程、質(zhì)量活動、機構(gòu)考核，還是日常管理無處不透露著項目管理的思想。建立信息管理系統(tǒng)的核心宗旨是提高效率、減少推諉、降低風險、有條不紊地開展工作，這一切均需要依托項目管理來實現(xiàn)。從某方面來說，整個計量技術機構(gòu)信息管理系統(tǒng)就是一個大的項目管理系統(tǒng)。

1? ? ?項目管理綜述

項目管理就是把知識、技能、工具和技術應用于項目各項工作中，實現(xiàn)或超過項目干系人對項目的要求和期望。項目管理包含范圍、時間、成本3個要素。在一個特定的環(huán)境中，任何一個要素都不是孤立的。戰(zhàn)略計劃加項目管理等于當代企業(yè)的競爭力。由于計量行業(yè)的特殊性，使用市場上現(xiàn)有的項目軟件往往難以獲得令人滿意的效果。因此，需借助項目管理思想，設計符合計量技術機構(gòu)實際的項目管理系統(tǒng)。在設計過程中，可先對基礎信息進行設定，包括利用可定義工作流對項目或任務進行自由設定，再設計貫穿計量工作生命周期各個階段的項目活動，包括項目啟動、計劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾。

2? ? ?項目管理在計量技術機構(gòu)中的應用

項目管理在計量技術機構(gòu)中可應用于質(zhì)量管理、技術管理、科研管理、設備管理、辦公OA、計量標準管理、資質(zhì)授權管理、方法標準管理、業(yè)務進度管理、財務收費管理和績效考核管理等諸多方面，其活動均遵循項目管理的基本原則。資源信息可來自計量技術其他管理系統(tǒng)中的人力資源、辦公OA、固定資產(chǎn)、車輛管理等信息化模塊中的基礎數(shù)據(jù)。

3? ? ?系統(tǒng)基礎數(shù)據(jù)

3.1? ?任務重要程度設置

任務重要程度設置是指系統(tǒng)或任務下達者依據(jù)任務重要程度而做出的系統(tǒng)設定，主要用于對日常管理中任務的顯示順序進行排序。計量技術機構(gòu)管理系統(tǒng)任務的重要程度可分為三級，即非常重要、重要、一般。對非常重要和重要任務一旦發(fā)生拖延或失敗，系統(tǒng)將向項目下達者和參與者提交項目拖延報告。

3.2? ?風險等級設置和任務狀態(tài)

風險等級可分為高、中、低三級，設計時，可用紅色、黃色、綠色依次表示風險等級。任務狀態(tài)可分為計劃中、啟動中、執(zhí)行中、已完成4種。

3.3? ?進度設置

任務進度由百分比表示，根據(jù)工期系統(tǒng)自動計算每日應完成的任務進度情況和任務承擔人每日填寫實際完成的百分比，自動判斷任務進度是否正常，并用前置狀態(tài)標識進行提醒。紅色表示嚴重延誤，橙色表示稍微延誤，黃色表示正常，綠色表示提前。

3.4? ?優(yōu)先級設置

任何一個任務都是有時間要求的，為了按時完成任務，任務下達者對任務在時間上進行約束，如設定任務的開始時間和結(jié)束時間，根據(jù)任務的重要和緊急程度在任務下達時設定緊急程度。一般緊急程度分為四類，具體要求見表1。

對表1中前兩種類型，即限時完成任務和限期完成任務，任務的完成時間和已分配資源都不允許改變。對可調(diào)整任務和可延期任務有一定的自由度，可在時間、人員上做出調(diào)整。

3.5? ?工時資源設置

在該模塊中，可設置機構(gòu)每個人員的工作時間、成本，并以日歷視圖形式展現(xiàn)出資源任務飽和情況，便于任務下達人員合理分配資源。工作時間的設定默認為機構(gòu)工作時間，任務下達人員也可以要求人員進行加班，加班申請須授權人員的批準。

3.6? ?任務來源設置

計量技術機構(gòu)管理系統(tǒng)的任務來源主要來源于以下幾個方面：周期性任務、到期提醒任務、通告消息、機構(gòu)統(tǒng)一下達任務、檢測部門自行下達任務、業(yè)務管理系統(tǒng)任務、個人任務、任務跟蹤反饋和任務點評。

設置任務來源的目的主要是為日程管理的日歷視圖提供數(shù)據(jù)來源，此模塊的主要任務是對任務來源進行細分，如重要程度、自由度、期望工期、重復發(fā)生方式、重復發(fā)生時間范圍、工作流程和調(diào)用的業(yè)務管理模塊。需要強調(diào)的是，有的任務已經(jīng)在其他模塊中設定了工作流程，例如檢定或校準計劃，此時不必再定義工作流。流程使用人員只需按照已固定的步驟進行辦理和轉(zhuǎn)交，但系統(tǒng)應提供“流程說明及步驟列表”。對無模塊可調(diào)用的任務，應采用自定義工作流的方式。管理員設定流程的基本屬性和管理權限，并不負責流程步驟的設定。流程步驟可以由開始辦理流程的人預設，具體設置是在流程建立并辦理后，轉(zhuǎn)交下一步時，點擊“增加下一預設步驟”，就可以設置后續(xù)步驟的流程經(jīng)辦人和主辦人，被預設的步驟主辦人無法更改該流程下一步驟的經(jīng)辦人。

3.7? ?任務分級管理

創(chuàng)建大綱結(jié)構(gòu)，將任務分為了摘要任務和子任務。摘要任務是由子任務組成并對這些子任務進行匯總的任務，通過對項目分級建立大綱結(jié)構(gòu)可以方便地管理和閱讀項目信息。

3.8? ?任務鏈接管理

確定了任務之間的層次關系之后，還需要確定任務之間的時間關系。例如，兩個任務是同時開始，或某個任務完成后，另一個任務再開始或是一個任務完成后另一個任務再完成等。

4? ? ?系統(tǒng)基本功能

4.1? ?項目管理

4.1.1? ?任務下達

任務下達者編制項目計劃，包括選擇任務來源、設置重要程度、設置優(yōu)先級別、任務分級、期限設定、分配資源（即確定任務承擔人和其他資源）、資料下達、工作指令、工時估計、建立任務鏈接、確定里程碑和反饋頻率，其中前三項均選取上一節(jié)設置好的參數(shù)。在分配資源時，系統(tǒng)應提醒該資源的凈可用情況。資料下達是任務下達者隨任務同時下達的文件資料，其中可以從庫中選取，也可以自行上傳。工作指令是指為防止任務下達者和執(zhí)行者在任務理解上有所偏差，而由下達者說明、執(zhí)行者反饋的雙方理解描述。

4.1.2? ?任務反饋

任務承擔者對任務進行確認，包括對任務的理解、完成時限的確認、對其他資源的確認、任務的進一步細分和對應的時間安排。

4.1.3? ?任務確認

任務下達者對任務進行確認。

4.1.4? ?任務監(jiān)督

在任務下達后，任務執(zhí)行人將按要求定期向任務下達者匯報任務進度情況（即任務完成百分比）。執(zhí)行中遇到的問題，系統(tǒng)自動將實際與計劃進行比較，通過紅綠燈直觀呈現(xiàn)給管理人員明確哪些任務進度延誤，讓管理人員及時采取行動，例如安排加班或者變更項目計劃。

4.1.5? ?進度反饋

根據(jù)任務下達時設定的反饋頻率，系統(tǒng)將自動提醒項目成員及時反饋項目進度情況，并對其中拖延的任務進行警告和處理。在設計中，應利用各類視圖和報表將計劃與實際工期的差異直接呈現(xiàn)給項目組成員。

4.2? ?資源管理

系統(tǒng)提供每個項目中對項目成員的預計工時情況、已用工時情況、完成進度情況、各成員工時占項目工時比例情況及資源利用情況，采用調(diào)撥值、計劃值、實際值、可用資源的柱狀比較圖展示進度。

4.3? ?工時管理

系統(tǒng)根據(jù)機構(gòu)成員項目進度反饋，可以精確統(tǒng)計出各項目的實際總工時、拖延情況，并通過對工時進行分類統(tǒng)計，可以分析人員的時間分配合理性和資源實際利用率，以此做出改進。

4.4? ?過程管理

設計中應提供項目模板設計工具，幫助用戶定義組織內(nèi)各種類型的項目模板，每種類型的項目可以有自己的項目屬性和立項審批流程，例如：質(zhì)量管理、技術管理、科研管理、設備管理、培訓管理、辦公OA、計量標準管理、資質(zhì)授權管理、方法標準管理、業(yè)務進度管理、財務收費管理、客戶資源管理和績效考核管理等。

4.5? ?協(xié)調(diào)溝通

4.5.1? ?資料共享

每個項目均建立文檔庫，文檔庫采用樹形文件夾結(jié)構(gòu)組織和管理文檔，用戶可以根據(jù)需要創(chuàng)建任意層次的文件夾結(jié)構(gòu)。設計時，應支持文檔的版本管理功能，以及文檔的檢入和檢出控制，保證多人處理同一個文檔時文檔的一致性。

4.5.2? ?協(xié)調(diào)溝通

設計中應提供多種溝通機制，保持用戶之間溝通順暢，包括：用戶可在設定的范圍內(nèi)發(fā)布公告;系統(tǒng)發(fā)送消息和提醒，消息規(guī)則可按需求設置;用戶之間可以發(fā)送消息;允許與業(yè)務數(shù)據(jù)關聯(lián)的討論，方便查找和追溯。

5? ? ?結(jié) 語

本系統(tǒng)實現(xiàn)了計量技術機構(gòu)變?nèi)酥螢榉ㄖ?，變?nèi)斯茼椖繛榱鞒坦茼椖浚瑥母旧隙沤^了項目執(zhí)行過程中責任不清、缺乏追蹤、反復拖延等失控現(xiàn)象。

主要參考文獻

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