ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)及防范策略研究

回世偉

[摘 要]ERP系統(tǒng)屬于企業(yè)資源管理系統(tǒng)的范疇，在該系統(tǒng)作用下，企業(yè)能提高各方面的管理效率。本文總結(jié)了ERP系統(tǒng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的作用，并從增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)、健全管理制度、加強(qiáng)業(yè)務(wù)流程控制、加強(qiáng)系統(tǒng)安全維護(hù)、構(gòu)建內(nèi)部監(jiān)督管理機(jī)制和建立內(nèi)部控制評(píng)價(jià)體系等方面，論述了ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)的防范策略，旨在為相關(guān)研究提供借鑒。

[關(guān)鍵詞]ERP系統(tǒng);內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn);管理制度

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.12.025

[中圖分類號(hào)]F239.45[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2019）12-00-02

0? ? ?引 言

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷普及，互聯(lián)網(wǎng)在人們生活和工作中得到了全面應(yīng)用。目前，ERP系統(tǒng)成為企業(yè)信息化建設(shè)的主體部分，被企業(yè)廣泛應(yīng)用，為企業(yè)內(nèi)部管理帶來(lái)了很多機(jī)遇和挑戰(zhàn)。ERP系統(tǒng)作為信息管理平臺(tái)，可以成為企業(yè)制度推廣的有效工具，不斷提升內(nèi)部控制管理的水平。

1? ? ?ERP系統(tǒng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的影響

1.1? ?控制環(huán)境

在互聯(lián)網(wǎng)的輔助下，企業(yè)可以有效掌控內(nèi)部資源和信息，提高移動(dòng)辦公效果，突破時(shí)間和空間限制，隨時(shí)隨地處理各種信息，讓各個(gè)部門(mén)實(shí)現(xiàn)信息共享。此外，ERP系統(tǒng)具備很強(qiáng)的分析和預(yù)算處理功能，可以幫助企業(yè)整合各種資源，在優(yōu)化資源配置的同時(shí)，提高資金使用效率。因此，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展情況，制定合理的預(yù)警機(jī)制，并根據(jù)內(nèi)部實(shí)際庫(kù)存制訂科學(xué)合理的采購(gòu)計(jì)劃，避免出現(xiàn)材料大量堆積等問(wèn)題，影響資金使用率。

1.2? ?信息與溝通

在ERP系統(tǒng)的作用下，互聯(lián)網(wǎng)可以幫助企業(yè)在各個(gè)流程和環(huán)節(jié)上實(shí)現(xiàn)高度一體化操作，相關(guān)工作人員可以借助ERP系統(tǒng)獲取自己想要的信息，在優(yōu)化傳統(tǒng)信息環(huán)境的同時(shí)，解決企業(yè)內(nèi)部信息交流不暢等問(wèn)題，提高信息流動(dòng)率。此外，很多跨區(qū)域經(jīng)營(yíng)企業(yè)在應(yīng)用ERP系統(tǒng)的過(guò)程中，可以將各個(gè)分公司信息和資源等內(nèi)容集中在一起，構(gòu)建出完整的信息平臺(tái)，合理應(yīng)用資源，提高資源使用效率。上級(jí)部門(mén)可以借助ERP系統(tǒng)，對(duì)各個(gè)分支機(jī)構(gòu)進(jìn)行內(nèi)部控制操作，做好事前和事中控制，最終全面優(yōu)化企業(yè)的發(fā)展環(huán)境。

2? ? ?ERP系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)的類型

2.1? ?系統(tǒng)設(shè)備的控制風(fēng)險(xiǎn)

在ERP系統(tǒng)的運(yùn)行過(guò)程中，設(shè)備是不可缺少的重要因素。因此，相關(guān)工作人員要合理把控設(shè)備系統(tǒng)的安全風(fēng)險(xiǎn)?？偟膩?lái)說(shuō)，設(shè)備安全風(fēng)險(xiǎn)主要來(lái)自自然災(zāi)害和人為因素。如果企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中不重視設(shè)備風(fēng)險(xiǎn)，沒(méi)有實(shí)施相關(guān)預(yù)防機(jī)制，在事故發(fā)生后，企業(yè)便不能在第一時(shí)間內(nèi)做出應(yīng)急反應(yīng)，最終損壞設(shè)備。ERP系統(tǒng)屬于管理媒體范疇，具備先進(jìn)的思想，可以維護(hù)管理內(nèi)容。ERP系統(tǒng)依賴先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟件，如服務(wù)器分布式結(jié)構(gòu)、多數(shù)據(jù)庫(kù)集成、電子數(shù)據(jù)交換等。在計(jì)算機(jī)病毒的威脅下，人們?cè)陂_(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)控制工作的過(guò)程中，并不具備良好的主動(dòng)權(quán)，導(dǎo)致ERP系統(tǒng)容易受到風(fēng)險(xiǎn)影響，數(shù)據(jù)質(zhì)量和安全度嚴(yán)重下滑，也正是由于存在上述問(wèn)題，企業(yè)內(nèi)部控制的有效性將會(huì)受到嚴(yán)重影響。

2.2? ?管理部門(mén)內(nèi)的控制風(fēng)險(xiǎn)

在ERP系統(tǒng)作用下，傳統(tǒng)企業(yè)金字塔式管理結(jié)構(gòu)將會(huì)朝著扁平化方向發(fā)展。企業(yè)傳統(tǒng)管理方式主要以多層次、嚴(yán)格指令等形式為主，但在扁平化管理模式出現(xiàn)之后，控制并不與權(quán)力等同，而以維護(hù)企業(yè)健康發(fā)展為主。在此種情況下，企業(yè)發(fā)展對(duì)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)、領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格等均提出了新的要求。此外，企業(yè)在實(shí)施內(nèi)部控制手段的過(guò)程中，職責(zé)分離是其中的一種重要形式，主要實(shí)施目的就是避免內(nèi)部人員出現(xiàn)徇私舞弊等問(wèn)題，給企業(yè)帶來(lái)嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。在ERP系統(tǒng)中，倘若企業(yè)沒(méi)有有效分離相關(guān)工作人員的職責(zé)，部分人員便可以隨意進(jìn)入其他數(shù)據(jù)系統(tǒng)，甚至還可以修改或刪除數(shù)據(jù)信息，不利于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

2.3? ?信息傳遞的控制風(fēng)險(xiǎn)

信息傳遞指企業(yè)可以借助ERP系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上采購(gòu)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)等無(wú)障礙溝通，由工作人員將相關(guān)信息轉(zhuǎn)移到ERP系統(tǒng)上，最終確保物料采購(gòu)等管理一體化發(fā)展。在后續(xù)過(guò)程中，各種財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)也由工作人員導(dǎo)入ERP系統(tǒng)內(nèi)部，借助系統(tǒng)處理將其轉(zhuǎn)換成文件形式。在此過(guò)程中，可能出現(xiàn)很多風(fēng)險(xiǎn)，如工作人員在輸入數(shù)據(jù)時(shí)可能出現(xiàn)錯(cuò)誤，進(jìn)而導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)受到影響，如果重新輸入必然會(huì)浪費(fèi)工作人員的時(shí)間，工作效率也會(huì)大打折扣。此外，在各個(gè)系統(tǒng)連接過(guò)程中，也可能出現(xiàn)一些問(wèn)題，降低ERP系統(tǒng)的應(yīng)用效率。

3? ? ?ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)的防范策略

3.1? ?增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)

企業(yè)管理人員和企業(yè)工作人員應(yīng)該增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)，借助合理的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估模式，全面強(qiáng)化ERP系統(tǒng)環(huán)境面臨的風(fēng)險(xiǎn)，并構(gòu)建出有效的風(fēng)險(xiǎn)防范預(yù)警機(jī)制，確保ERP系統(tǒng)可以長(zhǎng)期處于穩(wěn)定運(yùn)行的狀態(tài)下，維護(hù)企業(yè)合理化開(kāi)展內(nèi)部控制工作。此外，為了強(qiáng)化企業(yè)其他工作人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者可以邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域的研究專家到企業(yè)開(kāi)展員工培訓(xùn)工作，引導(dǎo)他們對(duì)ERP系統(tǒng)環(huán)境下可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全方位認(rèn)知，從個(gè)人做起，做好不同風(fēng)險(xiǎn)的有效防范。最后，企業(yè)還可以將各個(gè)部門(mén)當(dāng)作一個(gè)整體，進(jìn)行不同程度的風(fēng)險(xiǎn)自查工作，這樣一來(lái)，企業(yè)不僅可以早日挖掘內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)，還能進(jìn)一步強(qiáng)化工作人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，維護(hù)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

3.2? ?健全管理制度

隨著ERP系統(tǒng)應(yīng)用的不斷深入，企業(yè)需要做好管理制度的健全工作，從而有效劃分不同部門(mén)之間的權(quán)利和責(zé)任，避免企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)工作人員徇私舞弊等問(wèn)題，減少企業(yè)不必要的經(jīng)濟(jì)損失。此外，借助權(quán)責(zé)分類，明確各個(gè)部分負(fù)責(zé)人的權(quán)利和責(zé)任，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者也可以根據(jù)實(shí)際情況，通過(guò)ERP系統(tǒng)合理修改管理人員的權(quán)限，并通過(guò)實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)監(jiān)測(cè)和權(quán)限設(shè)計(jì)，避免無(wú)關(guān)人員與企業(yè)核心數(shù)據(jù)接觸，從而更好地保護(hù)企業(yè)核心數(shù)據(jù)。

3.3? ?加強(qiáng)業(yè)務(wù)流程控制

為了全面控制ERP系統(tǒng)環(huán)境下的各項(xiàng)管理風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)除了做好內(nèi)部業(yè)務(wù)流程控制之外，還要凸顯一些控制項(xiàng)目，實(shí)施重點(diǎn)控制。在ERP系統(tǒng)實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，主要涉及步驟有3個(gè)，即輸入控制、處理控制和輸出控制。首先，輸入控制可以通過(guò)相關(guān)約束條件設(shè)計(jì)，展示整個(gè)輸入過(guò)程的完整性特，有效降低風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)。其次，在輸入控制上，主要明確權(quán)限管理內(nèi)容，并做好操作記錄，避免相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)乘虛而入。最后，站在企業(yè)整體發(fā)展角度來(lái)說(shuō)，ERP系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)業(yè)務(wù)流程管理，存在很多系統(tǒng)性風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)容，為了避免企業(yè)發(fā)展受到嚴(yán)重影響，各個(gè)管理人員需要重視業(yè)務(wù)流程風(fēng)險(xiǎn)，并結(jié)合評(píng)估、審核等操作，完善風(fēng)險(xiǎn)維護(hù)措施。

3.4? ?加強(qiáng)系統(tǒng)安全維護(hù)

想要確保ERP系統(tǒng)運(yùn)行更加完善，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持必不可少。因此，各個(gè)企業(yè)可以將網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)措施和ERP系統(tǒng)相結(jié)合，避免網(wǎng)絡(luò)環(huán)境出現(xiàn)漏洞。首先，企業(yè)可以安裝網(wǎng)絡(luò)管理軟件，有效監(jiān)督和監(jiān)控企業(yè)內(nèi)部環(huán)境，并借助信息過(guò)濾等途徑，阻擋網(wǎng)絡(luò)中的各種攻擊手段，保證整個(gè)ERP系統(tǒng)環(huán)境處于良好狀態(tài)。其次，如果ERP系統(tǒng)已經(jīng)和計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)完整性融合，工作人員需要在權(quán)限管理問(wèn)題上下足功夫，一定要避免出現(xiàn)越權(quán)管理、不明軟件安裝等問(wèn)題。最后，相關(guān)部門(mén)還要做到ERP系統(tǒng)應(yīng)用和操作培訓(xùn)，最終全面降低操作風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生概率。

3.5? ?構(gòu)建內(nèi)部監(jiān)督管理機(jī)制

各個(gè)企業(yè)可以借助合理構(gòu)建的內(nèi)部監(jiān)督管理機(jī)制，有效監(jiān)督和管理企業(yè)內(nèi)部控制，降低企業(yè)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)。在整個(gè)ERP系統(tǒng)應(yīng)用環(huán)境下，想要確保企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督管理機(jī)制更加完善，可以借助審計(jì)管理工作來(lái)實(shí)現(xiàn)，并借助各種業(yè)務(wù)流程，完善內(nèi)部環(huán)境和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作。在執(zhí)行相關(guān)審計(jì)程序上，工作人員要全面控制工作，不能出現(xiàn)任何遺漏，只有這樣，才能保證企業(yè)內(nèi)部控制工作發(fā)揮出更好的效果。

3.6? ?建立內(nèi)部控制評(píng)價(jià)體系

為了降低ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)，除了合理開(kāi)展控制工作之外，企業(yè)還要構(gòu)建科學(xué)合理的內(nèi)控控制評(píng)價(jià)體系，并將其作為開(kāi)展后續(xù)工作的基礎(chǔ)，展示企業(yè)內(nèi)部控制情況和效果。同時(shí)，各個(gè)管理人員還要根據(jù)實(shí)際評(píng)價(jià)結(jié)果，有序調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)防范策略，確保整個(gè)企業(yè)內(nèi)部的風(fēng)險(xiǎn)防范體系始終處于最佳狀態(tài)，維護(hù)企業(yè)的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。當(dāng)ERP系統(tǒng)的各項(xiàng)評(píng)價(jià)指標(biāo)出來(lái)之后，企業(yè)還需要深入研究和分析這些數(shù)據(jù)信息，分析可能存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)。此外，ERP系統(tǒng)自身的柔性很差，如果不將內(nèi)部控制工作中的關(guān)鍵點(diǎn)展示出來(lái)，將很難發(fā)揮系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)。因此，除了日常應(yīng)用之外，企業(yè)還需要深入了解ERP系統(tǒng)的自身特點(diǎn)進(jìn)。

4? ? ?結(jié) 語(yǔ)

ERP系統(tǒng)具備很強(qiáng)的現(xiàn)代化特點(diǎn)，可以完善企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)。各個(gè)企業(yè)在完善ERP系統(tǒng)的過(guò)程中，需要根據(jù)開(kāi)展內(nèi)部控制工作的實(shí)際情況制定合理的發(fā)展目標(biāo)，全面優(yōu)化各個(gè)部門(mén)的職能。此外，企業(yè)還可以通過(guò)加強(qiáng)監(jiān)督管理提高經(jīng)濟(jì)效益。

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