鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化亟待加強(qiáng)完善

董敬偉

隨著信息技術(shù)的發(fā)展、通信技術(shù)的進(jìn)步，信息化、數(shù)字化已經(jīng)走入人們的生活，并給人們生活帶來前所未有的快捷體驗(yàn)。但是，也必須意識到，在向信息化社會前進(jìn)的過程中，政府憑借其特有的職能已經(jīng)成為社會最為重要的信息主體和信息管理主體。因此，從這一點(diǎn)來看，加快鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化水平建設(shè)步伐，是檔案工作發(fā)展的必然趨勢，是全面提升檔案工作水平的重要途徑。本文闡述鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的優(yōu)越性，就是借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案信息資源進(jìn)行深入了解，進(jìn)一步優(yōu)化鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案信息化管理，更好地發(fā)揮檔案資源的作用，提升其利用價(jià)值。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化管理優(yōu)勢

（一）便于檔案資料永久保存。相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言，紙質(zhì)檔案保存占用面積大，受溫度、濕度等諸多自然條件限制，極易腐爛、發(fā)霉、蛀蟲，且萬一丟失、損害，不易修復(fù)，造成重要檔案信息丟失。同時(shí)，在歸檔過程中避免漏寫、漏抄，字跡工整、清楚，工作過程費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。檔案信息化管理通過數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，不僅極大節(jié)約的檔案儲存空間，也不會由于季節(jié)及天氣的原因而導(dǎo)致檔案信息丟失，最大限度的確保了檔案資料的完整性，實(shí)現(xiàn)了檔案的安全保管和有效利用。

（二）便于鎮(zhèn)村檔案信息共享。傳統(tǒng)的檔案查閱過程中，都是手工操作，工作繁瑣異常，程序頗多，受到國定場所、時(shí)間限定，同一份檔案查閱只能依次等候，浪費(fèi)了大量時(shí)間和體力，工作效率低。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化后，不受時(shí)間空間限制，任何時(shí)間、任何地點(diǎn)可通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)終端，在數(shù)據(jù)庫中輸入關(guān)鍵詞，迅速查出所需要信息內(nèi)容，程序簡易，便于操作，使得紙質(zhì)檔案的翻閱和復(fù)印次數(shù)大大降低，較容易實(shí)現(xiàn)多人同用一檔案，從而實(shí)現(xiàn)對檔案信息的共享和保護(hù)，讓群眾在家門口就進(jìn)行了查閱，方便服務(wù)群眾，切實(shí)打通服務(wù)群眾最后一公里的問題。

（三）便于重要檔案的保密性。傳統(tǒng)的檔案查找和閱讀，一般選擇以整卷供查找人員使用。使用人員只使用其中的一部分檔案文件，便可以完全查看到與應(yīng)查檔案無關(guān)的整卷的檔案文件，其他的檔案文件容易泄密，對于檔案的保密性來說，這是完全不合理的。相對于電子檔案有助于保密存檔，當(dāng)需要對文件檔案進(jìn)行查閱的時(shí)候，無需提供整卷形式的檔案，只需利用檢索工具查找自己所需文件即可，而且可以通過終端上權(quán)限瀏覽非涉密級文件，有效避免了其他檔案資料在查閱過程中被泄露出去，對檔案文件起到了有效保護(hù)作用

二、提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）提高對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識。實(shí)現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化是促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作可持續(xù)發(fā)展的必由之路，這也是檔案管理實(shí)現(xiàn)自身現(xiàn)代化發(fā)展的必要條件。受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，檔案管理人員普遍存在為保管而保管，重保管輕利用思想，很多工作檔案在一線工作人員甚至領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案信息化建設(shè)的正確認(rèn)識，沒有認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性、必要性和緊迫性，所以在檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)懈怠、消極等情緒，影響了檔案信息化建設(shè)快速推進(jìn)。因此第一必須充分認(rèn)識到鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化的重要性，并將其納入到工作日程，領(lǐng)導(dǎo)決策層要及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，檔案管理人員也要從傳統(tǒng)管理理念中轉(zhuǎn)變過來，提高對檔案信息化建設(shè)認(rèn)知度;第二要積極通過各種形式的宣傳教育，使工作人員提升對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)知水平，并以此增強(qiáng)自己的使命感和責(zé)任感，使自己積極投入到工作中去。

（二）建立健全鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府信息化檔案管理制度和總體規(guī)劃。當(dāng)前，鄉(xiāng)鎮(zhèn)信息化檔案管理建設(shè)有關(guān)制度和規(guī)劃并不完善，因而目前檔案管理信息化建設(shè)出現(xiàn)了很大的隨意性和不規(guī)范性，不僅降低了檔案的安全性也使得檔案管理制度化發(fā)展進(jìn)程較為緩慢。因此，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況，建立起一套系統(tǒng)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度和總體規(guī)劃。制度應(yīng)該囊括檔案管理信息化建設(shè)工作的各個(gè)方面，使檔案管理工作人員在工作中有法可依，實(shí)行對檔案的安全保護(hù)，保證檔案管理規(guī)范化建設(shè)的順利進(jìn)行，從而使每個(gè)環(huán)節(jié)、每項(xiàng)工作都有其工作依據(jù)和指導(dǎo)。另外，制定符合本單位發(fā)展的檔案信息化總體規(guī)劃。為進(jìn)一步推動檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)統(tǒng)籌發(fā)展，就要更加注重檔案信息化系統(tǒng)的可拓展性，提高檔案信息系統(tǒng)的科學(xué)性和靈活性，根據(jù)單位發(fā)展的實(shí)際情況合理制定檔案信息化的發(fā)展策略，努力打造一個(gè)符合鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展，符合社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)管理模式。

（三）加大對檔案信息化管理工作的資金投入力度。首先，在硬件設(shè)備上，檔案工作人員要積極建議，領(lǐng)導(dǎo)要足夠重視，積極為檔案部門更新購買計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)等必不可少的應(yīng)用設(shè)備，將現(xiàn)代化管理手段和現(xiàn)代化計(jì)算技術(shù)滲透到檔案管理工作中。工作人員借助先進(jìn)的硬件設(shè)備對現(xiàn)存的館藏資源進(jìn)行數(shù)據(jù)整理、補(bǔ)充、掃描以及轉(zhuǎn)換;其次，檔案工作作為一個(gè)集收集、保管、利用、共享和服務(wù)于一身的系統(tǒng)工程，必須要環(huán)環(huán)相扣，這就要求為檔案管理工作設(shè)置專門的工作場所，配置熟悉計(jì)算機(jī)操作的具有鉆研性的管理人員和監(jiān)督人員，工作人員要借用各類文檔處理軟件，對建立的數(shù)據(jù)庫按照一定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，進(jìn)而提供高效的檢索服務(wù)，為客戶查詢等需求提供網(wǎng)上服務(wù)平臺。同時(shí)，積極構(gòu)建各類網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)系統(tǒng)，以及對相關(guān)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行加密、備份等工作。這樣一來不僅能夠提高工作效率，還能有效提升檔案的準(zhǔn)確性與安全性。以上這些工作僅僅是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化建設(shè)的部分工作，如果沒有大量資金的投入，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作是很難開展檔案信息化建設(shè)這項(xiàng)工作的。只有在保證經(jīng)費(fèi)的前提下，才能保證此項(xiàng)工作健康、穩(wěn)定、持續(xù)的發(fā)展。

（四）優(yōu)化鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化專業(yè)隊(duì)伍。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化建設(shè)中，最重要的就是人才的培訓(xùn)。首先聘請專業(yè)的檔案管理和計(jì)算機(jī)人才，能夠?qū)n案信息化建設(shè)起到事半功倍的效果;其次，及時(shí)對現(xiàn)有的檔案管理人才加強(qiáng)培訓(xùn)，針對不同工作人員的特殊情況經(jīng)常到上級業(yè)務(wù)部門參加專業(yè)基礎(chǔ)理論與技能培訓(xùn)、信息技術(shù)培訓(xùn)、現(xiàn)代化管理方法和技術(shù)培訓(xùn)等。不斷更新他們的專業(yè)知識和技能，鍛煉工作人員對信息技術(shù)的運(yùn)用的熟練程度，提高他們的信息專業(yè)化程度，從而使他們適應(yīng)不斷發(fā)展的檔案管理信息化建設(shè);再就是提高檔案工作人員的道德素質(zhì)提升，使其在檔案工作中具備較高的責(zé)任感和自覺性，積極進(jìn)取，迎難而上，出色完成本職業(yè)務(wù)工作，落實(shí)好檔案信息化管理工作。

（五）建立一個(gè)實(shí)用的檔案信息化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。當(dāng)前，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案還處在文件處理向信息化管理進(jìn)行過渡的階段。因此，要想向信息化管理的過渡進(jìn)行得更快，其中比較重要的就是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。針對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)來說，它不僅是檔案信息管理的核心，同時(shí)還是其重要的基礎(chǔ)。利用現(xiàn)代信息技術(shù)對鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案進(jìn)行歸類管理和儲存，能夠有效的改善之前檔案管理中存在的種種局限和不足。因此鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府要積極運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)、充分發(fā)揮人才優(yōu)勢，建設(shè)起符合本地發(fā)展實(shí)際的，既能保證檔案安全性又能提高資料整合性及系統(tǒng)性的科學(xué)的鎮(zhèn)村檔案信息數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。另外，鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)根據(jù)本地實(shí)際，建立一個(gè)擁有科學(xué)性、系統(tǒng)性、完整性的信息化鎮(zhèn)級檔案網(wǎng)站，檔案信息網(wǎng)站能以網(wǎng)頁的形式給需要的相關(guān)人員，提供信息檔案服務(wù)、網(wǎng)上查詢、電子檔案的整理、下載以及瀏覽使用等服務(wù)功能全部在網(wǎng)站上能夠?qū)崿F(xiàn)。這不僅是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化管理的重要標(biāo)志，也是實(shí)現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化建設(shè)的重要手段。所以鄉(xiāng)鎮(zhèn)要不斷提高檔案信息化建設(shè)的能力，促進(jìn)檔案信息資源的有效共享，只有這樣才能不斷滿足新時(shí)代檔案信息化的發(fā)展趨勢，才能促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化建設(shè)更好的開展工作。

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