疾控檔案電子信息化管理探討

白慧敏

【摘 要】隨著經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展越來越快，數(shù)據(jù)信息變得越來越重要。檔案信息是與我們生活息息相關(guān)的比較重要的一類信息。疾控機(jī)構(gòu)的檔案信息對(duì)國家疾病預(yù)防控制極其重要。因此疾控中心一定要緊跟時(shí)代發(fā)展，充分發(fā)揮電子信息技術(shù)的優(yōu)勢，將疾控檔案及時(shí)轉(zhuǎn)化為電子信息，既方便快捷又利于儲(chǔ)存運(yùn)用。本文將著重討論疾控機(jī)構(gòu)檔案電子信息管理的作用、現(xiàn)狀以及建設(shè)性意見，以期對(duì)國家疾控事業(yè)做出貢獻(xiàn)，造福人民。

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代；疾控檔案；信息化管理

【中圖分類號(hào)】R445 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1005-0019（2019）15--02

疾控檔案是國家判斷流行病種類、控制流行病發(fā)病率、提升人民健康水平的重要依據(jù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理費(fèi)時(shí)費(fèi)力，不利于數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和檔案保存。因此，疾控中心應(yīng)該充分利用電子信息技術(shù)，將檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為電子信息儲(chǔ)存在電腦中，延長數(shù)據(jù)的保留期限，提高數(shù)據(jù)的利用率，促進(jìn)我國疾病預(yù)防和治療的水平。

1 疾控檔案信息化管理的意義

隨著信息時(shí)代的飛速發(fā)展，疾控檔案管理的信息化進(jìn)程也不斷推進(jìn)。通過先進(jìn)的信息技術(shù)和手段，能夠有效提高疾控檔案的科學(xué)性，減少檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，從本質(zhì)上提高疾控檔案的利用效率和管理水平，真正做到物盡其用，推動(dòng)疾控事業(yè)的發(fā)展和整個(gè)國家醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的進(jìn)步。具體的實(shí)踐過程中表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面。一方面，疾控中心在日常工作中會(huì)存儲(chǔ)很多珍貴的檔案，長年累月，檔案數(shù)量逐漸增加，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)量眾多，查找費(fèi)時(shí)費(fèi)力，增加了檔案管理人員的工作量，降低了工作效率。如果利用電子信息技術(shù)，就能對(duì)疾控檔案準(zhǔn)確分類、集成和排序，避免手工記錄出現(xiàn)的錯(cuò)誤，準(zhǔn)確有效的處理分析數(shù)據(jù)，提升處理效果和質(zhì)量。另一方面，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，保管的條件極為苛刻，保存期短，容易出現(xiàn)龜裂霉變，影響數(shù)據(jù)使用，不利于疾控工作的開展。若利用計(jì)算機(jī)來管理疾控檔案，很少接觸到數(shù)據(jù)資料，保證了數(shù)據(jù)資料的完整性，提高數(shù)據(jù)的利用效率也延長了數(shù)據(jù)的時(shí)限。

2 疾控檔案信息數(shù)據(jù)化建設(shè)

疾控檔案電子信息化管理流程主要表現(xiàn)在電子數(shù)據(jù)庫的建立與維護(hù)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入、統(tǒng)計(jì)圖表的生成等三個(gè)方面。

2.1 電子數(shù)據(jù)庫的建立與維護(hù) 必須選用先進(jìn)科學(xué)的數(shù)據(jù)庫，最好是集中式儲(chǔ)存，分布式共享的管理模式軟件。這類軟件能夠在原始數(shù)據(jù)錄入正確的情況下自動(dòng)生成數(shù)據(jù)和分析結(jié)果，并自動(dòng)分享到各個(gè)端口，減少數(shù)據(jù)傳遞的時(shí)間，避免數(shù)據(jù)傳遞過程中的失真。數(shù)據(jù)庫的建立要結(jié)合疾控中心的實(shí)際情況，并且聘請(qǐng)專門的管理維護(hù)人員進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的維護(hù)和實(shí)時(shí)更新，保障數(shù)據(jù)庫的正常高效運(yùn)行。

2.2 檔案數(shù)據(jù)的錄入 錄入時(shí)必須根據(jù)實(shí)際工作的需要，借助檔案管理和文件處理軟件，按照時(shí)代和數(shù)據(jù)格式建立檔案目錄。將紙質(zhì)檔案直接手工錄入到數(shù)據(jù)庫或錄入其他辦公軟件中，再轉(zhuǎn)化為文本數(shù)據(jù)庫；將靜態(tài)圖片掃描錄入圖像數(shù)據(jù)庫；將視頻音頻等資料轉(zhuǎn)換成電子格式，導(dǎo)入多媒體檔案館。保證錄入信息準(zhǔn)確無誤后再建立檔案目錄，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分類、標(biāo)記關(guān)鍵詞，以便日后查閱檢索。數(shù)據(jù)錄入最基本的要求是保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無誤，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行有序分類。

2.3 統(tǒng)計(jì)圖表的生成 統(tǒng)計(jì)圖表生成的工作繁重，瑣碎極易出錯(cuò)。隨著國家疾控工作的進(jìn)展加速，疾控工作水平不斷提高，同時(shí)出現(xiàn)了大量而復(fù)雜的疾控信息數(shù)據(jù)。一名合格的疾控檔案管理人員，在導(dǎo)入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)之前，需要人為地過濾掉重復(fù)無用的數(shù)據(jù)信息，運(yùn)用Excel軟件把基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類處理，全面分析總結(jié)，然后將處理后的數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)之中，利用電子信息系統(tǒng)自動(dòng)生成數(shù)據(jù)圖表，提高數(shù)據(jù)處理效率和準(zhǔn)確程度，保證圖表的科學(xué)性和有效性。

3 疾控電子信息化檔案的日常維護(hù)

3.1 硬件設(shè)備的維護(hù) 疾控電子檔案的正常運(yùn)轉(zhuǎn)離不開日常的維護(hù)。電子檔案是以數(shù)據(jù)的形式儲(chǔ)存在磁盤、硬盤等硬件載體中，經(jīng)過處理轉(zhuǎn)化可形成網(wǎng)絡(luò)交換的文件。這些載體容易受到外來磁場和灰塵等有害因素的影響，這就使得數(shù)據(jù)易被修改和損害，不利于數(shù)據(jù)的安全性。檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)專業(yè)保管知識(shí)，認(rèn)真保管數(shù)據(jù)硬件，減少損壞和污染。保證硬件設(shè)施的完整無損，保持?jǐn)?shù)據(jù)的完好無損。

3.2 軟件系統(tǒng)的維護(hù) 疾控檔案管理工作中所運(yùn)用到的軟件主要有殺毒軟件和數(shù)據(jù)庫軟件等。疾控檔案管理人員在操作軟件的同時(shí)，要隨時(shí)更新軟件，提升軟件效能，保證軟件效果。要交叉使用多個(gè)殺毒軟件，保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行，提升數(shù)據(jù)處理效率，促進(jìn)數(shù)據(jù)處理效果。軟件是疾控檔案電子信息化管理的重要環(huán)節(jié)，必須引起足夠的重視。只有高效的軟件才能提高疾控中心數(shù)據(jù)的利用效果，才能促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)的發(fā)展。

3.3 其他安全維護(hù)

疾控電子檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)完全依賴于計(jì)算機(jī)，疾控檔案的分享與傳播又需借助網(wǎng)絡(luò)，所以實(shí)際操作過程中，數(shù)據(jù)信息極易受到病毒或木馬的攻擊，造成失密、被竊或被惡意篡改等后果。因此，在疾控檔案信息化管理過程中，必須安裝多種殺毒軟件，防止系統(tǒng)受到病毒和黑客的入侵，保證檔案信息的安全性。同時(shí)，疾控中心存儲(chǔ)檔案的計(jì)算機(jī)設(shè)備要放在安全的房間內(nèi)，設(shè)置密碼，設(shè)置專人進(jìn)行看管避免設(shè)備遭到外來因素的破壞，保證電子檔案的安全性。疾控檔案信息的安全要依賴全體疾控人員的共同努力，疾控檔案信息涉及個(gè)人隱私甚至國家機(jī)密，必須嚴(yán)格把控，不得對(duì)外泄露。只有這樣，才能保證疾控檔案的安全性，真正實(shí)現(xiàn)疾控檔案電子信息化管理的目標(biāo)。

結(jié)束語：

疾控檔案是國家醫(yī)療衛(wèi)生工作推進(jìn)的重要依據(jù)，我們必須重視疾控檔案信息的電子化管理，推動(dòng)電子化管理進(jìn)程。建立科學(xué)完善的數(shù)據(jù)庫，保證初始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確有效，維護(hù)好數(shù)據(jù)庫的軟硬件設(shè)施，保證數(shù)據(jù)庫的安全，防止信息泄露，通過相關(guān)軟件生成圖表，幫助相關(guān)部門進(jìn)行分析決策，促進(jìn)疾控檔案信息的有效性和科學(xué)性，促進(jìn)疾病預(yù)防控制事業(yè)信息化的進(jìn)程，只有這樣才能保證疾控檔案管理的高效性，延長檔案存儲(chǔ)時(shí)限，推動(dòng)我國疾控事業(yè)的快速發(fā)展，進(jìn)而提升我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的整體能力，促進(jìn)我國的現(xiàn)代化進(jìn)程。

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