基于某高校的基建行政處OA辦公系統(tǒng)使用情況分析

劉慧媛

[摘? ? 要] 行政管理流程的信息化是提高辦公效率、節(jié)省辦公資源成本的有效途徑。針對某高?；ㄐ姓嶰A辦公系統(tǒng)的實際使用情況加以分析，探究行政管理信息化發(fā)展中存在的阻礙和問題，找尋行政管理信息化更有效的實施途徑和方法。

[關(guān)鍵詞] 行政管理;后勤信息化;OA辦公系統(tǒng)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 11. 026

[中圖分類號] G647? ? [文獻標(biāo)識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194（2019）11- 0059- 03

1? ? ? 使用情況

基建行政處承擔(dān)后勤行政工作及基建工作，服務(wù)支撐各科研部門的正常運作。但由于某高校多次搬家、分址辦公等原因，很多工作無法統(tǒng)一協(xié)調(diào)、統(tǒng)一處理。目前六處辦公地點分布在全市各處，辦理涉及審批會簽的業(yè)務(wù)需要往返多地，耗費不必要的人力物力。OA辦公系統(tǒng)的投入使用可以讓職工足不出戶辦理業(yè)務(wù)，完成基建行政處所涉及的流程性、審批性的工作項目，解決因分散辦公導(dǎo)致的辦公不暢等問題。

根據(jù)某高校2014年8月28日發(fā)布的相關(guān)文件精神，須在9月16日起在OA辦公系統(tǒng)中進行七項工作的日常辦公，基建行政處涉及部分通知公告的發(fā)布、設(shè)備購置及報廢審批等工作。設(shè)備購置、報廢的審批工作是目前基建行政處固定資產(chǎn)管理工作的重點。

某高校于2014年9月16日正式利用OA辦理部分重點工作，截至12月28日，基建行政處共發(fā)布通知公告9條，利用OA發(fā)布9條，利用率100%;辦理設(shè)備購置審批工作共38次，成功利用OA審批6次，利用率15.78%;辦理設(shè)備報廢工作共5次，成功利用OA審批0次，利用率0%，如表1所示。

在OA系統(tǒng)的實施過程中，各部門通過OA辦理設(shè)備購置、報廢業(yè)務(wù)率較低。普遍反映用OA辦理業(yè)務(wù)的意識度不高，操作不熟悉等。

很多老師在辦理業(yè)務(wù)紙質(zhì)版審批單的時候根本不知道可以通過OA系統(tǒng)辦理，甚至在被要求補OA流程時需要進行“手把手”的講解;在后臺審批的界面中，申請固定資產(chǎn)購買的流程多達30余次，但只有10條流程達成“已辦結(jié)”的狀態(tài)（6條通過，4條退回），其余大部分屬于重復(fù)發(fā)起、流程未走完或者填寫錯誤的狀態(tài)，導(dǎo)致審批流程無法進行。并且，當(dāng)辦理人覺得不如紙質(zhì)操作方便時，便自動放棄了OA辦理;還有的老師反映，雖然已經(jīng)成功辦理完畢OA流程，但考慮年底審計時財務(wù)需出示有效的申請批示，OA系統(tǒng)給出的批示表格反饋無標(biāo)識性，可以用其他表格繪制工具做出，安全性低，還須補手簽流程，所以O(shè)A辦理工作相對無效。

2? ? ? 可在OA辦公系統(tǒng)進行的工作

根據(jù)基建行政處2014年9月1日-12月28日的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，各項工作辦公頻率如表2所示。

目前以上六項工作都有專人負(fù)責(zé)，人工手動操作目前需要電話溝通、見面溝通、外出辦公等方式，效率較低。以會議室預(yù)定舉例，目前采用電話預(yù)定的形式完成工作，負(fù)責(zé)人需要上班甚至休息時間接受會議室的預(yù)定，耗費太多精力，并且如果出現(xiàn)負(fù)責(zé)人臨時不方便記錄等情況，會出現(xiàn)漏定情況。而會議室預(yù)定是目前學(xué)院購買的OA系統(tǒng)中已經(jīng)開發(fā)成熟的模塊，投入使用會節(jié)省很多精力。此外，希望可以開設(shè)部門反饋的功能，搜集職工對基建行政處工作的意見;開設(shè)生活貼士的功能，使基建行政處能及時提醒全院職工天氣、穿衣指數(shù)、尾號限行 、節(jié)假日出行提示等信息。

3? ? ? 問題及歸因分析

3.1? ?登錄率低

現(xiàn)象：每日長期在線人數(shù)平均不超過25。

分析：

（1）沒有必要的工作需要在OA中完成。除通知公告外，其余6項目前實行OA系統(tǒng)辦公工作只涉及每個部門個別人員，尤其是各部門的行政人員，其余人員并無工作需要在OA系統(tǒng)上進行，所以O(shè)A系統(tǒng)可進行工作對于每個人來說屬于非必要工作。并且通知公告也可以從院網(wǎng)、短信通知等其他渠道獲得。所以在這種情況下，保證登錄率還為時過早。

（2）平均年齡較大，電腦操作不方便。以基建行政處為例，目前處內(nèi)年齡結(jié)構(gòu)40歲以上人員較多，日常工作、生活基本脫離電腦，即使對其進行手把手輔導(dǎo)，對電腦的操作、網(wǎng)絡(luò)的使用還是有一定的困難。對這部分人來說，讓他們達到利用OA系統(tǒng)進行日常辦公的目標(biāo)還是有一定困難。

3.2? ?工作流程使用率低

現(xiàn)象：基建行政處本學(xué)期共辦理設(shè)備購置審批工作共38件，利用OA成功辦理6件，利用率15.78%;辦理設(shè)備報廢工作共5件，利用OA審批0件，利用率0%。

分析：

（1）使用者沒明確意識到哪些工作需要在OA進行經(jīng)與本部門及其他部門人員溝通，絕大部分人依舊不清楚哪些工作需要經(jīng)由OA辦公系統(tǒng)辦理。這導(dǎo)致有些需要經(jīng)過OA辦公系統(tǒng)辦理的工作，很多人第一反應(yīng)還是要走紙質(zhì)流程。例如在設(shè)備購置申請的提交過程中，很多老師用紙質(zhì)版走流程的時候才知道這些工作需要在OA系統(tǒng)中完成。

（2）不如紙質(zhì)辦公簡便。有些老師在工作中反映，OA辦公系統(tǒng)在進行審批流程的過程中，往往會卡在某一個審批環(huán)節(jié)。審批人出差、開會、不方便上網(wǎng)等情況時有發(fā)生，比如當(dāng)某領(lǐng)導(dǎo)在院部開會時，雖然不方便上網(wǎng)，但是可以抽身出來進行手簽，這種情況下OA辦公系統(tǒng)反而不如手簽的效率;當(dāng)手里同時有多項工作都需要跑流程簽字的時候，尤其是在有些工作在OA系統(tǒng)中未開展的情況下，直接手簽辦理更為便捷。

（3）安全性不可靠?；ㄐ姓幧婕拔以汗潭ㄙY產(chǎn)的購置、報廢工作，這項工作已經(jīng)在OA辦公系統(tǒng)中施行。理論上講，只要職工完成OA系統(tǒng)的審批流程，打印出流程單，就可以辦理固定資產(chǎn)購買和入庫手續(xù)。但是，目前打印的流程單僅僅是個簡單的表格形態(tài)，沒有任何標(biāo)識性特征，簡單的打印表任何人都可以用表格繪制工具繪出。

從財務(wù)管理的安全性來說，任何人都可以不通過審批做一張這樣的表格進行財務(wù)報銷，安全性極低，在年底審計、核查等環(huán)節(jié)都會帶來不必要的麻煩，反而不如手簽可靠。

3.3? ?界面不友好

現(xiàn)象：通知不方便查找，審批頁字太小等

分析：用戶反饋得不夠及時

在與學(xué)院一些老師溝通OA系統(tǒng)的操作體驗過程發(fā)現(xiàn)，像列表字體過小、按鈕不明顯、列表分類不明確等問題時有發(fā)生，但是用戶體驗層面的反饋并沒有及時與信息中心溝通。這些問題往往只是調(diào)整字體大小、列表頁面項目數(shù)等常規(guī)問題，基本可以實現(xiàn)。如果可以建立有效用戶反饋機制長期收集使用問題，對系統(tǒng)動態(tài)調(diào)整（技術(shù)可支持范圍內(nèi)），可以有效解決這一問題。

4? ? ? 意見及建議

目前采用的OA辦公系統(tǒng)平臺有其技術(shù)開發(fā)上的限制，這里僅從管理的角度提出以下幾點意見及建議。

4.1? ?為可開展工作分優(yōu)先級

根據(jù)學(xué)院OA系統(tǒng)購買情況和OA項目前期實情況，目前我院OA系統(tǒng)可支持功能91項，已實現(xiàn)功能16項，具體情況如表3所示（粗體部分代表已實現(xiàn)功能）。

這91項功能可根據(jù)流程性、使用率、實用性等因素不同程度提高辦公效率滿足用戶的需求。目前實現(xiàn)的這16個功能并沒有讓使用者明顯感覺到辦公效率的提高和問題的解決。

建議將現(xiàn)有91項系統(tǒng)可支持工作進行分級。結(jié)合保密級別、需求程度和技術(shù)實現(xiàn)三方因素，將現(xiàn)有工作劃分推出優(yōu)先級別及批次，確定每一個批次推出的功能期望達到的目標(biāo)如表4所示。

在每次的功能實現(xiàn)后，進行相應(yīng)的用戶反饋調(diào)查，對用戶體驗、使用問題做好定性定量分析，做好階段性目標(biāo)實現(xiàn)評估，根據(jù)目標(biāo)實現(xiàn)效果靈活地、動態(tài)地進行我院OA系統(tǒng)的推進工作。

4.2? ?定位自身OA系統(tǒng)發(fā)展時期

引入產(chǎn)品經(jīng)營的概念，可以將學(xué)院OA系統(tǒng)的實施按產(chǎn)品發(fā)展周期劃分為起步期、推廣期、成熟期三個階段，明確學(xué)院OA系統(tǒng)處于哪個發(fā)展階段，制訂每個階段產(chǎn)品的實現(xiàn)目標(biāo)及策略。

（1）起步期：OA最初投入使用的時期，與學(xué)院實際使用情況不能完全匹配，這個時期主要根據(jù)用戶反饋，進行系統(tǒng)測試、調(diào)整，了解OA系統(tǒng)實際運行優(yōu)勢劣勢，進行下一階段的發(fā)展定位及策略制。

（2）推廣期：基礎(chǔ)功能相對完善，利用實用性高、特色功能的推廣，吸引職工登陸辦公，提高學(xué)院整體OA系統(tǒng)的辦公率、日登錄率及平均在線時長。

（3）成熟期：OA系統(tǒng)使用率高，根據(jù)用戶的不斷反饋，細(xì)化完善系統(tǒng)各項功能。

根據(jù)學(xué)院目前OA系統(tǒng)的使用情況和功能實現(xiàn)情況，尚處于起步期，那么就不要制定“大規(guī)模擴展登陸率”的階段性目標(biāo)。應(yīng)該把目標(biāo)方向確定在（建議）在改善現(xiàn)有工作流程、改善用戶體驗上，避免在推廣時再去改善基礎(chǔ)問題。

4.3? ?制定配套制度、標(biāo)準(zhǔn)、獎懲機制

做好OA辦公系統(tǒng)的制度建設(shè)和頂層化設(shè)計，對OA辦公系統(tǒng)中的使用流程、發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)制定制度，明確哪些要在OA上辦公，對職工的OA使用標(biāo)準(zhǔn)進行規(guī)范，對需要在OA辦公系統(tǒng)使用的工作流程，嚴(yán)格按照制度執(zhí)行。

制定相應(yīng)的鼓勵機制和懲罰機制，根據(jù)目前已有的在線時長排行榜、登錄次數(shù)、使用工作流程次數(shù)等后臺數(shù)據(jù)進行排比，給使用頻率高的部門或職工相應(yīng)獎勵;對排名靠后的進行適當(dāng)懲罰。

4.4? ?領(lǐng)導(dǎo)需要加強重視

在基建行政處OA辦公系統(tǒng)使用的實際情況上來講，很多時候之所以不能充分使用，是因為辦事員已經(jīng)拿來了各級領(lǐng)導(dǎo)手簽的審批單，流程辦理至基建行政處時，不可能打回工作重新再來。如果領(lǐng)導(dǎo)在監(jiān)管的時候可以提醒，適當(dāng)引導(dǎo)OA工作的進行，也許只是添幾分鐘的麻煩在辦公點找一臺聯(lián)網(wǎng)的機器進行網(wǎng)上辦理，但是使用OA系統(tǒng)辦公的理念會逐步滲透到學(xué)院職工辦公行為中去的。

4.5? ?提升宣傳培訓(xùn)力度

提升職工使用OA辦公的意識，加大宣傳覆蓋面，利用好各類宣傳渠道和途徑，多方位、多角度宣傳OA辦公的有效性、便捷性、智能性。

在操作層面上，加大對職工使用OA系統(tǒng)的培訓(xùn)力度，做好定期培訓(xùn)指導(dǎo)。分年齡、分層次地做好指導(dǎo)工作。例如針對每個部門OA管理員，可進行系統(tǒng)的專業(yè)性培訓(xùn)，針對一般使用者，制作好常規(guī)內(nèi)容使用手冊，針對年齡大、文化程度低的使用者，相關(guān)部門做好及時有效的解答和使用指導(dǎo)等。

5? ? ? 結(jié)? ? 語

本文基于某高校基建行政處的OA辦公系統(tǒng)使用情況，對使用中遇到的問題進行了分析，并針對這些問題提出了具體對策，實現(xiàn)了本文的研究目的。這對提高行政辦公效率、方便職工辦事有著積極的促進意義。

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