高校圖書館閱讀推廣項(xiàng)目精細(xì)化管理研究
——以吉林大學(xué)圖書館“閱讀·悅?cè)诵摹表?xiàng)目為例

楊 陽

（吉林大學(xué)圖書館 吉林長春 130000）

1 引言

為了提升高校讀者的閱讀興趣、提高其閱讀水平，閱讀推廣活動已經(jīng)被高校圖書館作為一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容。而隨著圖書館項(xiàng)目管理概念的引入和推廣，閱讀推廣活動開始以項(xiàng)目的模式進(jìn)行實(shí)施和管理。這一改變大大提高了閱讀推廣項(xiàng)目的實(shí)施效果。

近年來，吉林大學(xué)圖書館為了培養(yǎng)校園內(nèi)讀者的讀書氛圍，連續(xù)3年舉辦了閱讀推廣活動。通過圖書漂流、專家講座、朗讀比賽、知識競賽等活動方式，吸引了大量讀者積極參與其中。在開展活動的同時(shí)，吉林大學(xué)圖書館不斷通過相關(guān)資料查閱、同類活動成功經(jīng)驗(yàn)學(xué)習(xí)等方式，對閱讀推廣活動的策略進(jìn)行優(yōu)化，并取得了一定的閱讀推廣成效。尤其是近幾年舉辦的讀書月活動更在廣大師生中獲得了一定的認(rèn)可。但是這種典型的以高校圖書館為主體的閱讀推廣活動仍舊存在一定的問題，需要引入精細(xì)化管理的理念進(jìn)行解決。

2 閱讀推廣項(xiàng)目存在問題分析

筆者以吉林大學(xué)圖書館2018年開展的讀書月系列活動項(xiàng)目為研究對象，對該項(xiàng)目中影響閱讀推廣效果的因素進(jìn)行分析。通過讀者滿意度調(diào)查、問卷調(diào)研等多種方式，對該項(xiàng)目進(jìn)行“項(xiàng)目后評價(jià)”，得到影響閱讀推廣效果的因果關(guān)系圖，如圖1所示。

圖1 閱讀推廣項(xiàng)目服務(wù)效果因果關(guān)系圖

綜合來看，這種高校圖書館的閱讀推廣項(xiàng)目存在如下問題：

（1）活動設(shè)計(jì)缺乏針對性。以高校圖書館為主體的閱讀推廣項(xiàng)目面對的是高校的讀者群體，其根本目標(biāo)是為了提供服務(wù)。因此其主題設(shè)計(jì)、時(shí)間安排、內(nèi)容形式、推廣方式等各項(xiàng)環(huán)節(jié)必須緊扣高校讀者的需求。但是由于目前高校圖書館開展閱讀推廣活動時(shí)多數(shù)選取宣傳性和品牌性的主題，對讀者需求的調(diào)研不足，項(xiàng)目的實(shí)施目標(biāo)不明確，因此對于項(xiàng)目中活動的選取也并不完全是建立在讀者需求基礎(chǔ)上的，因此活動形式的設(shè)計(jì)缺乏針對性。

（2）項(xiàng)目主體的主導(dǎo)作用發(fā)揮不夠。閱讀推廣項(xiàng)目的目標(biāo)是為讀者提供服務(wù)，高校圖書館閱讀推廣項(xiàng)目的主體是高校圖書館。但是目前我國高校圖書館閱讀推廣項(xiàng)目實(shí)施過程中高校圖書館大多負(fù)責(zé)對項(xiàng)目中各項(xiàng)活動進(jìn)行設(shè)計(jì)、發(fā)布和組織，在活動中發(fā)揮的主導(dǎo)作用還不夠。在對項(xiàng)目的管理上，多依賴同類項(xiàng)目或活動的成功經(jīng)驗(yàn)或本單位的活動管理經(jīng)驗(yàn)，對項(xiàng)目過程的控制明顯不足。

（3）管理人員專業(yè)性不足。高校圖書館為主體的閱讀推廣項(xiàng)目的客體是高校讀者，項(xiàng)目內(nèi)的一切活動都是面向高校讀者并以其為中心的。目前高校圖書館為主體的閱讀推廣項(xiàng)目所投入的人力資源，無論是管理者還是項(xiàng)目活動組織者都以高校圖書館員為主，其圖書館服務(wù)經(jīng)驗(yàn)較豐富，但是項(xiàng)目管理方面的專業(yè)知識不足，其管理手段也不夠先進(jìn)，效果評價(jià)與優(yōu)化方面考慮有所欠缺。

（4）閱讀推廣效果不易評價(jià)。高校圖書館閱讀推廣項(xiàng)目以各類閱讀推廣活動為主體，注重閱讀資源的推廣與閱讀能力的培養(yǎng)，或者將注視點(diǎn)放在品牌效應(yīng)等閱讀理念宣傳上，對于活動的閱讀推廣效果及其產(chǎn)生的影響評價(jià)較少，并沒有形成一套專門適用于閱讀推廣效果的評價(jià)體系，對于項(xiàng)目實(shí)施效果的評估也大多停留在定性的水平上。由于缺乏科學(xué)、定量的評估方法和手段，使得閱讀推廣項(xiàng)目的實(shí)施效果難以評價(jià)。

針對目前高校圖書館閱讀推廣項(xiàng)目中存在的問題，需要一種專業(yè)的、全面的方式對其進(jìn)行管理，從而形成閱讀推廣項(xiàng)目管理體系。

3 精細(xì)化管理理念的內(nèi)涵及優(yōu)勢

精細(xì)化管理是一種源于企業(yè)管理體系的管理理念。精細(xì)化管理將傳統(tǒng)管理學(xué)中的一切管理因素精密化和細(xì)致化，力求以最小投入、最短時(shí)間達(dá)到最優(yōu)效果。它將項(xiàng)目中每一個步驟的管理責(zé)任明確化，要求對項(xiàng)目過程中的每一個可交付成果進(jìn)行驗(yàn)收，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題并予以解決。

相較于傳統(tǒng)的閱讀推廣項(xiàng)目管理模式，精細(xì)化管理的閱讀推廣項(xiàng)目有如下的優(yōu)勢：

①精細(xì)化管理的內(nèi)涵注重任務(wù)的精準(zhǔn)程度，從確立目標(biāo)的準(zhǔn)確性到計(jì)劃制定的合理性逐一確認(rèn)。將這種管理思維應(yīng)用于閱讀推廣項(xiàng)目，有利于明確目標(biāo)并根據(jù)目標(biāo)進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，從而獲得符合閱讀推廣活動服務(wù)目標(biāo)的實(shí)施方案。②精細(xì)化管理的內(nèi)涵注重任務(wù)的細(xì)致程度，從各項(xiàng)任務(wù)的分工到具體任務(wù)中各項(xiàng)工作的安排，力求從程序、流程、管理等各方面做到細(xì)致化。將這種管理思維應(yīng)用于閱讀推廣項(xiàng)目，有利于細(xì)化閱讀推廣活動的各項(xiàng)任務(wù)分工，明確工作責(zé)任，細(xì)化管理職責(zé)，從而確保項(xiàng)目的順利實(shí)施。③精細(xì)化管理的內(nèi)涵還在于它注重任務(wù)實(shí)施的嚴(yán)格程度，從任務(wù)工作的執(zhí)行到任務(wù)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)程度的評價(jià)，做到嚴(yán)格執(zhí)行、評價(jià)量化。這種管理方式有利于明確閱讀推廣項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況，對閱讀推廣活動效果進(jìn)行量化的評價(jià)，從而對活動進(jìn)行相應(yīng)的優(yōu)化。

4 高校圖書館閱讀推廣項(xiàng)目精細(xì)化管理的實(shí)施

針對吉林大學(xué)圖書館近年來閱讀推廣項(xiàng)目實(shí)施中存在的問題，結(jié)合精細(xì)化管理的理念，筆者對吉林大學(xué)圖書館“閱讀·悅?cè)诵摹遍喿x推廣項(xiàng)目擬定從項(xiàng)目目標(biāo)、項(xiàng)目計(jì)劃制定與過程控制、項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)及責(zé)任制度、項(xiàng)目評價(jià)機(jī)制四方面建立起符合閱讀推廣項(xiàng)目實(shí)際情況的精細(xì)化管理體系，其系統(tǒng)關(guān)系如圖2所示：

圖2 閱讀推廣項(xiàng)目精細(xì)化管理體系系統(tǒng)關(guān)系圖

依據(jù)此管理結(jié)構(gòu)對吉林大學(xué)圖書館“閱讀·悅?cè)诵摹表?xiàng)目進(jìn)行精細(xì)化管理。

4.1 目標(biāo)制定精細(xì)化

精細(xì)化管理要求項(xiàng)目目標(biāo)的制定必須建立在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上。該目標(biāo)的制定既要符合項(xiàng)目的實(shí)施目的，又要適應(yīng)實(shí)施單位本身的實(shí)際條件。與此同時(shí)，制定精準(zhǔn)的項(xiàng)目目標(biāo)，也是進(jìn)行項(xiàng)目進(jìn)一步精細(xì)化管理的基礎(chǔ)。

根據(jù)吉林大學(xué)圖書館此前閱讀推廣項(xiàng)目相關(guān)情況調(diào)研與目前讀者閱讀相關(guān)情況調(diào)研，該項(xiàng)目制定吉林大學(xué)圖書館“閱讀·悅?cè)诵摹表?xiàng)目基礎(chǔ)目標(biāo)如下：

（1）培養(yǎng)讀者的閱讀興趣，通過各種宣傳形式提高讀者對閱讀的主動性。

（2）鼓勵讀者的閱讀行為，通過開展多種形式的活動，為讀者提供閱讀條件，鼓勵讀者多參與到閱讀中來。

（3）提高讀者的閱讀能力，通過各種培訓(xùn)與競賽等方式，使讀者掌握各種閱讀手段，為讀者的閱讀行為建立自身的條件保障。

在此基礎(chǔ)之上，考慮到讀者興趣的長期培養(yǎng)及圖書館閱讀推廣項(xiàng)目的長久發(fā)展，項(xiàng)目組制定吉林大學(xué)圖書館“閱讀·悅?cè)诵摹表?xiàng)目長期目標(biāo)如下：

（1）擴(kuò)大閱讀推廣活動在讀者中的影響范圍，使更多的讀者了解閱讀活動，并積極主動地參與到閱讀活動中來。

（2）以多種活動形式吸引閱讀推廣活動的推廣對象，使更多的讀者加入到閱讀推廣隊(duì)伍中，從被推廣者向推廣者完成主動的轉(zhuǎn)換，以保證閱讀推廣隊(duì)伍的階梯式穩(wěn)定發(fā)展。

4.2 項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)與責(zé)任落實(shí)精細(xì)化

閱讀推廣項(xiàng)目的主體方即項(xiàng)目的組織方在整個項(xiàng)目實(shí)施過程中起主導(dǎo)作用。建立完善的組織機(jī)構(gòu)并將組織管理范圍細(xì)化，有利于明確各項(xiàng)任務(wù)的組織分工與責(zé)任落實(shí)，從而確保項(xiàng)目的順利實(shí)施。

吉林大學(xué)圖書館“閱讀·悅?cè)诵摹表?xiàng)目中為了細(xì)化組織機(jī)構(gòu)，明確管理責(zé)任，建立了項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)圖如圖3所示：

圖3 吉林大學(xué)圖書館“閱讀·悅?cè)诵摹表?xiàng)目組織機(jī)構(gòu)設(shè)置圖

在組織機(jī)構(gòu)建立以后，制定出精細(xì)化組織機(jī)構(gòu)管理制度：

（1）明確組織機(jī)構(gòu)中各管理部門及各部門管理人員的工作職責(zé)及具體任務(wù)，工作銜接部分通過溝通明確劃分，建立和諧有效的組織團(tuán)隊(duì)。

（2）落實(shí)項(xiàng)目中各管理部門及具體部門負(fù)責(zé)人員的責(zé)任，建立各任務(wù)環(huán)節(jié)責(zé)任制度，便于對項(xiàng)目進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理并實(shí)現(xiàn)組織機(jī)構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)化。

（3）劃分項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)中各管理部門的職責(zé)范圍，明確其實(shí)施管理的任務(wù)環(huán)節(jié)及管理對象，避免產(chǎn)生管理交叉、重復(fù)、疏漏的問題。

4.3 過程控制精細(xì)化

4.3.1 項(xiàng)目主要工作程序細(xì)化分解

根據(jù)項(xiàng)目目標(biāo)，項(xiàng)目組對吉林大學(xué)圖書館“閱讀·悅?cè)诵摹表?xiàng)目具體工作情況進(jìn)行分析，列出需要進(jìn)行的主要工作程序，對先后順序進(jìn)行基本的排序，如圖4所示：

圖 4 吉林大學(xué)圖書館“閱讀·悅?cè)诵摹表?xiàng)目主要工作程序

4.3.2 項(xiàng)目任務(wù)管理職責(zé)細(xì)化落實(shí)

項(xiàng)目組根據(jù)項(xiàng)目中各分解任務(wù)所涉及到的部門，將任務(wù)管理職責(zé)細(xì)化到具體參與部門，得到吉林大學(xué)圖書館“閱讀·悅?cè)诵摹表?xiàng)目管理責(zé)任落實(shí)表格如表1所示。

表1 吉林大學(xué)圖書館“閱讀·悅?cè)诵摹表?xiàng)目管理責(zé)任落實(shí)表

4.3.3 項(xiàng)目實(shí)施過程中嚴(yán)格控制項(xiàng)目質(zhì)量

在項(xiàng)目實(shí)施過程中嚴(yán)格控制項(xiàng)目質(zhì)量需要采取以下措施：①在項(xiàng)目實(shí)施過程中貫徹全面質(zhì)量管理的理念。全面質(zhì)量管理的理念首先在于質(zhì)量管理不僅僅是管理層面的職責(zé)，更是項(xiàng)目全部參與者乃至于圖書館全部館員的職責(zé)，樹立質(zhì)量管理意識，提高質(zhì)量管理責(zé)任感；其次項(xiàng)目中的全面質(zhì)量管理是對項(xiàng)目全過程的管理，從項(xiàng)目的可行性研究階段開始，到項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目準(zhǔn)備與實(shí)施一直到項(xiàng)目的收尾與評估匯總，每一個環(huán)節(jié)都應(yīng)該注重質(zhì)量管理；項(xiàng)目的全面質(zhì)量管理還應(yīng)當(dāng)將預(yù)防質(zhì)量問題放在首位，采取有效的手段在項(xiàng)目實(shí)施環(huán)節(jié)的每一個步驟進(jìn)行質(zhì)量控制，盡可能減少質(zhì)量問題的發(fā)生；閱讀推廣項(xiàng)目的全面質(zhì)量管理應(yīng)當(dāng)建立在服務(wù)滿意度的基礎(chǔ)上，閱讀推廣項(xiàng)目的根本目標(biāo)是為了提供閱讀推廣服務(wù)，因此項(xiàng)目的質(zhì)量衡量標(biāo)準(zhǔn)取決于讀者對于閱讀推廣活動的滿意程度。②對項(xiàng)目每一個具有可交付成果的環(huán)節(jié)進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，按步驟進(jìn)行質(zhì)量控制。按照既定的實(shí)施方案，每一個任務(wù)環(huán)節(jié)完成后，通過建立與讀者及服務(wù)對象之間的溝通，及時(shí)發(fā)現(xiàn)實(shí)施過程中存在的問題，選用有效的措施，對既定實(shí)施方案進(jìn)行優(yōu)化，從而獲得更有效的實(shí)施方案。

4.4 效果評價(jià)精細(xì)化

4.4.1 建立合理的評價(jià)機(jī)制

項(xiàng)目的目標(biāo)是否得以實(shí)現(xiàn)，其實(shí)現(xiàn)程度及成果如何，需要通過評估來進(jìn)行。有效的評價(jià)機(jī)制可以分析發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目中存在的不足，從而進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化。

在閱讀推廣項(xiàng)目完成后，需要通過建立一定的評價(jià)機(jī)制，采用一定的評價(jià)方法對項(xiàng)目成果進(jìn)行評價(jià)。對項(xiàng)目的評價(jià)，是項(xiàng)目全過程的回顧及總結(jié)，從而發(fā)現(xiàn)問題并改進(jìn)。該過程有利于閱讀推廣項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的積累，有利于提供更優(yōu)質(zhì)的閱讀推廣服務(wù)。

對“閱讀·悅?cè)诵摹表?xiàng)目進(jìn)行評價(jià)主要包括4方面：

效果評價(jià)，即閱讀推廣活動給推廣對象帶來的直接影響以及對其需求的滿足程度。

影響評價(jià)，即閱讀推廣活動在推廣對象中的反饋及活動文化帶來的間接影響。

過程評價(jià)，即閱讀推廣項(xiàng)目實(shí)施整體過程中各個活動環(huán)節(jié)的問題匯總與原因分析。

拓展評價(jià)，即閱讀推廣活動給推廣對象帶來的可持續(xù)性閱讀興趣及吸引其加入閱讀推廣隊(duì)伍的程度。

4.4.2 提高評價(jià)信息收集精準(zhǔn)性

對閱讀推廣項(xiàng)目的影響評價(jià)是建立在服務(wù)對象反饋信息基礎(chǔ)上的，以服務(wù)對象的信息反饋為理論分析依據(jù)，因此對評價(jià)信息的收集應(yīng)當(dāng)做到真實(shí)準(zhǔn)確。合理地利用有效的信息采集手段，并拓展信息采集范圍。

評價(jià)方式可以以問卷調(diào)查、讀者談話等方式進(jìn)行，評估服務(wù)對象的閱讀興趣、閱讀能力等方面；同時(shí)可以通過參與活動人數(shù)、閱讀時(shí)間統(tǒng)計(jì)等方式定量評估。

5 高校圖書館閱讀推廣項(xiàng)目精細(xì)化管理的成效

吉林大學(xué)圖書館“閱讀·悅?cè)诵摹表?xiàng)目的精細(xì)化管理實(shí)踐證明，將精細(xì)化管理的理論應(yīng)用于高校閱讀推廣項(xiàng)目，相比于傳統(tǒng)的管理模式，具有以下的優(yōu)勢：

（1）項(xiàng)目目標(biāo)更加具體?！伴喿x·悅?cè)诵摹表?xiàng)目組在精細(xì)化管理的思維主導(dǎo)下，制定了基礎(chǔ)目標(biāo)與長期目標(biāo)，使得該項(xiàng)目的目標(biāo)更加具體化，在指導(dǎo)項(xiàng)目實(shí)施方向的同時(shí)，也為項(xiàng)目效果的檢驗(yàn)提供了目標(biāo)依據(jù)。

（2）項(xiàng)目管理職能更加清晰?！伴喿x·悅?cè)诵摹表?xiàng)目具有層次分明的組織結(jié)構(gòu)并制定了相應(yīng)的管理制度，使得項(xiàng)目實(shí)施過程中，管理者的管理責(zé)任更加清晰，在很大程度上發(fā)揮了項(xiàng)目組織方的主觀能動性。

（3）項(xiàng)目進(jìn)程掌控更加全面?！伴喿x·悅?cè)诵摹表?xiàng)目的實(shí)施將精細(xì)化管理的理念貫穿于整個項(xiàng)目實(shí)施過程。在掌握項(xiàng)目進(jìn)度的同時(shí)，對項(xiàng)目每個環(huán)節(jié)的階段性成果進(jìn)行檢驗(yàn)，有效地控制了項(xiàng)目的進(jìn)度及質(zhì)量。

（4）項(xiàng)目效果評估能夠定量化?！伴喿x·悅?cè)诵摹表?xiàng)目在評價(jià)階段融入了精細(xì)化管理的理念，使得項(xiàng)目效果的評價(jià)資料更為準(zhǔn)確、評價(jià)結(jié)果更為具體，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目效果評估的定量化，為項(xiàng)目的總結(jié)評價(jià)及類似項(xiàng)目的進(jìn)一步優(yōu)化打下了基礎(chǔ)。

6 結(jié)語

吉林大學(xué)圖書館“閱讀·悅?cè)诵摹表?xiàng)目的精細(xì)化管理實(shí)踐證明：將精細(xì)化管理的思維應(yīng)用于高校閱讀推廣項(xiàng)目中可以對整個活動過程進(jìn)行細(xì)致的規(guī)劃和全面的掌控，有利于閱讀推廣項(xiàng)目的整體過程控制；同時(shí)項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)的精細(xì)化管理，有利于項(xiàng)目管理者更好地明確自己的管理范圍及具體任務(wù)，使得項(xiàng)目管理責(zé)任得到明確的落實(shí)；最后，將精細(xì)化管理的理念應(yīng)用于高校閱讀推廣項(xiàng)目的效果評價(jià)，可以將活動效果的評價(jià)全面化、具體化，有利于閱讀推廣效果的量化評估。