新農(nóng)村建設(shè)中人才中心檔案管理工作存在的問題與對策

冷悅

人才中心的檔案管理工作是人才管理的重要組成部分和基礎(chǔ)性工作，只有進(jìn)一步發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，并采取有效對策，才能進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的順利開展，更好地服務(wù)于社會、服務(wù)于單位、服務(wù)于各類人才。本文提出了人才中心檔案管理工作中存在的問題及應(yīng)當(dāng)采取的對策措施。

1、存在的主要問題

①重視程度不夠

盡管人才中心的檔案管理工作非常重要，但并沒有引起與其重要性相適應(yīng)的重視程度。目前，在一些檔案管理單位，無論從領(lǐng)導(dǎo)還是到具體工作人員，都認(rèn)為檔案管理工作只是檔案的收集和保管，只要不弄丟、不損壞就算完成任務(wù)了。在這種思想的指導(dǎo)下，造成人才中心檔案管理工作缺乏服務(wù)，檔案的利用率不高，而且檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施也不夠完備，無法滿足工作的需要。同時(shí)，由于不夠重視，許多檔案管理單位工作人員配備不足，與檔案數(shù)量不成正比，致使檔案管理工作存在漏洞。

②管理手段落后

如今已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，檔案管理工作應(yīng)該充分利用信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高工作效率和工作質(zhì)量。但在一些檔案管理單位，由于重視不夠，投入不足，沒有購置相應(yīng)的信息化管理設(shè)備，不具備進(jìn)行信息化檔案管理的基礎(chǔ)條件。即使有的單位配備了信息化管理設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)等，但其功能沒有得到充分開發(fā)與利用，很多單位仍然停留在利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行簡單的記錄、表格制作等，沒有發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)化信息資源共享等作用。

③管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

人才中心檔案管理工作任務(wù)量比較大，需要高素質(zhì)的專業(yè)人才從事這項(xiàng)工作。但由于種種原因，現(xiàn)在檔案管理崗位的人員中，一些人只能承擔(dān)傳統(tǒng)檔案管理工作，手工登記、檢索、整理等，不能適應(yīng)信息化管理工作的要求。而且有的檔案管理單位的工作人員是兼職，檔案管理不是其主要工作，精力投入不夠，管理不夠精心。

④存在放棄檔案的問題

在人才中心的檔案管理工作中，有一部分人的檔案長期擱置不用，超過年限后只能進(jìn)行棄檔處理。人才中心管理的檔案資料數(shù)量非常多，其中主要包括以下人員的檔案材料，一是部分高校畢業(yè)生，檔案材料被所屬高校郵寄至人才中心后就不再過問，二是一些社會流動人員，他們不重視個(gè)人檔案，認(rèn)為有沒有無所謂;三是個(gè)別因私出國人員等。這些檔案由于長時(shí)間無人問津，超過年限后已經(jīng)失去價(jià)值，因此被棄檔。這種現(xiàn)象反映出一些人忽視檔案作用的問題，也表明社會上不重視檔案問題比較嚴(yán)重。

2、針對存在問題應(yīng)采取的對策

①加強(qiáng)對人才中心檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)

人才中心檔案管理工作任務(wù)重，難度大，需要中心領(lǐng)導(dǎo)高度重視，并大力支持檔案管理部門開展工作，將檔案管理工作列入重要工作日程，加強(qiáng)監(jiān)督檢查和指導(dǎo)，并將檔案管理工作經(jīng)費(fèi)列入年度預(yù)算計(jì)劃。檔案管理部門負(fù)責(zé)人要認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，積極爭取中心領(lǐng)導(dǎo)的支持，創(chuàng)新工作機(jī)制，發(fā)現(xiàn)并解決工作中遇到的實(shí)際問題，調(diào)動工作人員的積極性和創(chuàng)造性，推動檔案管理工作順利開展。應(yīng)成立相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，明確責(zé)任，確定工作目標(biāo)和任務(wù)，并制定檔案管理的相關(guān)制度，使檔案管理工作有章可循。

②提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

人才中心的檔案管理工作非常重要，要求從事這項(xiàng)工作的人必須具備一定的綜合素質(zhì)，否則將無法適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的需要。人才中心要加強(qiáng)檔案管理專門人才的培養(yǎng)，選配高素質(zhì)人員充實(shí)到檔案管理工作崗位中，要通過集中培訓(xùn)和自學(xué)相結(jié)合的方式，系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案管理的理論和實(shí)際業(yè)務(wù)知識，也可以利用走出去、請進(jìn)來的辦法，學(xué)習(xí)其他單位的好經(jīng)驗(yàn)、好做法，以提高本單位的工作水平和工作人員的業(yè)務(wù)能力。要建立激勵機(jī)制，增強(qiáng)檔案管理工作人員的榮譽(yù)感和自豪感，樹立優(yōu)秀的典型，發(fā)揮典型的示范引領(lǐng)作用，共同促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

③做到檔案管理程序規(guī)范化

檔案管理一方面要保管好，一方面要注重開發(fā)和利用，以實(shí)現(xiàn)服務(wù)于社會和人才的宗旨。檔案管理要做到完整、保密，不能泄露有保密要求的檔案內(nèi)容。因此，檔案管理工作人員要認(rèn)真登記，按內(nèi)容及涉密要求進(jìn)行統(tǒng)一或分級、分類管理，在進(jìn)行檔案流轉(zhuǎn)時(shí)，要注意保密性，流轉(zhuǎn)手續(xù)必須規(guī)范，對涉及敏感的信息內(nèi)容，要嚴(yán)格按照規(guī)范要求履行流轉(zhuǎn)手續(xù)，保證流轉(zhuǎn)的嚴(yán)密性，應(yīng)建立關(guān)于檔案流轉(zhuǎn)的責(zé)任追究制度，出現(xiàn)問題要嚴(yán)肅查處。檔案管理人員要樹立法規(guī)意識和職業(yè)道德，絕不允許泄露檔案中的個(gè)人信息。紙質(zhì)檔案查詢和外借，要履行手續(xù)，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)批準(zhǔn)。電子檔案信息要加密保存，不允許隨意共享流出。

④引進(jìn)運(yùn)用信息化管理手段

目前，檔案的信息化管理技術(shù)迅速發(fā)展，運(yùn)用信息化手段進(jìn)行檔案管理已成趨勢。人才中心檔案管理工作要提高運(yùn)用信息化技術(shù)的水平，快速推進(jìn)信息化檔案管理在本單位的運(yùn)用。中心領(lǐng)導(dǎo)要重視，并積極投入資金，使檔案管理軟硬件設(shè)施完善，配備具有網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的專門人才進(jìn)行維護(hù)和管理。要在部門間建立起檔案信息化管理和運(yùn)用的共享平臺，使檔案信息的流轉(zhuǎn)、收集、利用等，更方便、更快捷、更高效。

綜上所述，人才中心檔案管理工作任重而道遠(yuǎn)，需要從業(yè)者加強(qiáng)自身素質(zhì)建設(shè)，提高駕馭現(xiàn)代化管理技術(shù)的能力，通過兢兢業(yè)業(yè)的工作，解決當(dāng)前行業(yè)中存在的問題，進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

（作者單位：152400黑龍江省慶安縣人才中心）