加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理 充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案作用

孫海艷

[摘 要]現(xiàn)階段，會(huì)計(jì)檔案在經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步中扮演的角色越來越重要，已經(jīng)成為會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)中不可或缺的重要組成。會(huì)計(jì)檔案具備鮮明的特點(diǎn)，發(fā)揮著巨大的作用，然而當(dāng)前的會(huì)計(jì)檔案管理過程還存在問題，這使得會(huì)計(jì)檔案作用難以被發(fā)揮到極致，強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理、設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)檔案管理優(yōu)化策略已成“當(dāng)務(wù)之急”，本文就此展開討論，希望能夠?yàn)閮?yōu)化會(huì)計(jì)檔案管理貢獻(xiàn)綿薄之力。

[關(guān)鍵詞]加強(qiáng);會(huì)計(jì)檔案管理;會(huì)計(jì)檔案作用;發(fā)揮

[中圖分類號(hào)]R197.322 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A

會(huì)計(jì)檔案是存在于各種經(jīng)濟(jì)實(shí)體中、為防止各種經(jīng)濟(jì)問題而形成的會(huì)計(jì)憑證、賬簿報(bào)表等資料的匯總，能夠有效地記錄企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，在客觀反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r的同時(shí)，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策提供相關(guān)依據(jù)。正因?yàn)榇耍瑫?huì)計(jì)檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理重要且必要。

1 會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

第一，信息來源廣泛。具備獨(dú)立會(huì)計(jì)核算能力的企業(yè)單位中的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)信息都會(huì)被納入會(huì)計(jì)檔案之中，會(huì)計(jì)檔案信息的來源十分廣泛，囊括了會(huì)計(jì)核算過程中接收或形成的、能夠反映企業(yè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的文字、圖表等資料，主要包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料和電子檔案。第二，檔案內(nèi)容具備專業(yè)性。會(huì)計(jì)檔案與財(cái)會(huì)檔案或財(cái)務(wù)檔案之間存在一定的聯(lián)系，然而又具有明顯的區(qū)別。財(cái)會(huì)檔案和財(cái)務(wù)檔案包含了財(cái)務(wù)活動(dòng)計(jì)劃、制度、規(guī)定相關(guān)的材料，不構(gòu)成專門的檔案類別;會(huì)計(jì)檔案囊括了會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等資料，具備專門檔案性能，能夠利用會(huì)計(jì)核算反映企業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)收支，在內(nèi)容方面具備專業(yè)性。第三，形成過程具備嚴(yán)密性。會(huì)計(jì)核算工作是對(duì)會(huì)計(jì)單位進(jìn)行的、具備連續(xù)性和系統(tǒng)性的經(jīng)濟(jì)記錄活動(dòng)，一方面要反映會(huì)計(jì)單位的經(jīng)濟(jì)狀況，另一方面也要對(duì)其經(jīng)濟(jì)活動(dòng)予以監(jiān)督，以保證會(huì)計(jì)核算精準(zhǔn)科學(xué)。在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算時(shí)，會(huì)計(jì)人員必然會(huì)采用系列保護(hù)措施（如采用復(fù)式記賬記錄企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)），此舉能夠很好地防范會(huì)計(jì)檔案信息篡改問題，有效地提升了會(huì)計(jì)信息形成的嚴(yán)密性。

2 會(huì)計(jì)檔案的作用

會(huì)計(jì)檔案是一種非常重要的經(jīng)濟(jì)檔案類型，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面發(fā)揮著巨大的作用：第一，能夠?yàn)榉治龊怂闾峁┮罁?jù)。會(huì)計(jì)檔案通過專業(yè)的會(huì)計(jì)核算方法形成，能夠直接反映單位的經(jīng)濟(jì)收支狀況，為國(guó)家方面的相關(guān)決策提供參考依據(jù)。當(dāng)國(guó)家方面需要制定完善的經(jīng)濟(jì)計(jì)劃時(shí)，可通過研究相關(guān)單位的會(huì)計(jì)檔案判定經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的可行性，進(jìn)而有效避免制定出不科學(xué)的決策。第二，能夠?yàn)榭疾焓马?xiàng)提供憑證。會(huì)計(jì)檔案的制定過程具備嚴(yán)密性，在形成會(huì)計(jì)檔案時(shí)，會(huì)計(jì)對(duì)象被進(jìn)行嚴(yán)密監(jiān)督，各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)被完整地記錄進(jìn)會(huì)計(jì)檔案之中，完整且嚴(yán)密的會(huì)計(jì)檔案可以幫助相關(guān)部門有效的檢測(cè)相關(guān)單位是否存在違法亂紀(jì)行為，這無疑為事后考察經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)提供了良好證據(jù)。第三，可以作為歸檔保存的史料。會(huì)計(jì)檔案具備原始性、信息性和價(jià)值性等特征，其中囊括的很多信息能夠很好地反映某個(gè)時(shí)間段內(nèi)企業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)狀況，可以為考察地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r提供參考資料，因而具備研究?jī)r(jià)值和史料價(jià)值。

3 會(huì)計(jì)檔案管理過程中存在的問題

3.1 思想重視度不達(dá)標(biāo)

會(huì)計(jì)檔案管理是財(cái)務(wù)管理工作的最后一環(huán)，也是最容易被人忽視的環(huán)節(jié)。雖然當(dāng)前階段，企業(yè)單位普遍能夠正確認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，然而在實(shí)際的財(cái)務(wù)管理過程中，會(huì)計(jì)人員往往不會(huì)重視財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的整理、分析、歸納及總結(jié)，會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化、專業(yè)化、數(shù)字化發(fā)展因此備受制約，企業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理效果也因而難以盡如人意。

3.2 缺乏完善的管理制度

會(huì)計(jì)檔案管理不會(huì)給企業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶來直接的效益，正因?yàn)榇?，大部分的企業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)比較重視資金管理，但對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理卻比較輕視。上述情況導(dǎo)致很多企業(yè)單位無主動(dòng)完善會(huì)計(jì)檔案管理制度的思想認(rèn)知，會(huì)計(jì)檔案管理制度嚴(yán)重缺乏健全性，一方面影響了會(huì)計(jì)檔案管理工作的良性發(fā)展，另一方面也給會(huì)計(jì)檔案管理人員規(guī)范落實(shí)相關(guān)工作設(shè)置了障礙。

3.3 檔案管理細(xì)節(jié)不規(guī)范

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理將會(huì)計(jì)檔案劃分成為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表三種類型并為之給定了流水號(hào)、編制了相應(yīng)的案卷目錄。檔案分類法便捷了檔案整理歸檔，但也給檔案管理帶來了新的問題，如信息查閱不方便，清理銷毀審核工作量大，繼續(xù)保存需重新編號(hào)、編目，重復(fù)工作量巨大等。雖然近年來企業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理得到了有效的優(yōu)化，然而檔案管理的細(xì)節(jié)仍然存在眾多不規(guī)范問題，如會(huì)計(jì)檔案裝訂比較隨意;會(huì)計(jì)檔案立卷不科學(xué)，未能形成系統(tǒng)性的“檔案冊(cè)”;紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理未能與磁介質(zhì)檔案管理同步，電子檔案管理不規(guī)范等問題頻頻出現(xiàn)，嚴(yán)重地制約了會(huì)計(jì)檔案管理信息化發(fā)展的速度。

3.4 檔案管理人員素質(zhì)有待加強(qiáng)

就現(xiàn)階段的實(shí)際情況而言，部分企業(yè)單位內(nèi)部的會(huì)計(jì)檔案管理人員仍然為非專業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理者，這部分人缺乏會(huì)計(jì)檔案管理思想，在實(shí)際的會(huì)計(jì)檔案管理過程中極容易做出篡改數(shù)據(jù)、偽造憑證等不道德的事情，一方面會(huì)影響會(huì)計(jì)檔案的使用價(jià)值，另一方面也會(huì)給國(guó)家利用會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)宏觀調(diào)控帶來不便，既影響企業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，也制約了我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。

4 強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理、發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案作用的策略

4.1 提高思想重視度

首先，國(guó)家方面應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的宣傳力度，善用各種媒介宣傳會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性和必要性，努力營(yíng)造良好的會(huì)計(jì)檔案管理氛圍;其次，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)方面應(yīng)該積極響應(yīng)國(guó)家號(hào)召，善用各種會(huì)議、活動(dòng)等宣傳會(huì)計(jì)檔案管理。領(lǐng)導(dǎo)階級(jí)應(yīng)該充分地發(fā)揮自身的模范帶頭作用，要幫助企業(yè)內(nèi)部所有人員正確認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案管理于自身發(fā)展、于企業(yè)單位發(fā)展的意義，以確保企業(yè)內(nèi)部人員能夠在會(huì)計(jì)檔案管理工作開展過程中給會(huì)計(jì)檔案管理人員以支持，盡可能地消減會(huì)計(jì)檔案管理落實(shí)的阻力。

4.2 完善相關(guān)的管理制度

從宏觀角度看來，政府方面有關(guān)于會(huì)計(jì)檔案管理的相關(guān)制度，然而政府方面的制度只能夠?yàn)槠髽I(yè)單位進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理提供宏觀方向。企業(yè)單位方面應(yīng)該充分地考慮自身的實(shí)際情況，在國(guó)家的相關(guān)制度基礎(chǔ)上健全會(huì)計(jì)檔案規(guī)范制度，要能夠明確地指出會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)歸檔范圍、會(huì)計(jì)檔案管理期限、會(huì)計(jì)檔案歸檔、會(huì)計(jì)檔案卷宗整理、會(huì)計(jì)檔案銷毀等，要為規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作創(chuàng)造條件，以保證會(huì)計(jì)檔案完好嚴(yán)密。其次，應(yīng)該積極構(gòu)建會(huì)計(jì)檔案管理監(jiān)督制度，利用管理監(jiān)督促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理制度貫徹實(shí)施，推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化、法制化發(fā)展。

4.3 規(guī)范檔案管理細(xì)節(jié)

第一，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的裝訂，會(huì)計(jì)憑證需按照月份分類、以時(shí)間順序排放裝訂。裝訂時(shí)應(yīng)為會(huì)計(jì)憑證做封皮，并于其上完整地記錄會(huì)計(jì)憑證信息以及加蓋印章。第二，會(huì)計(jì)檔案信息移交需要保證移交手續(xù)齊全，相關(guān)責(zé)任人需要簽字蓋章，以便事后追責(zé)。第三，會(huì)計(jì)檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格遵循國(guó)家相關(guān)的規(guī)定，在遭遇會(huì)計(jì)檔案銷毀問題時(shí)，應(yīng)首先向會(huì)計(jì)檔案管理部門提交意見，經(jīng)審查同意后才能執(zhí)行銷毀工作。第四，會(huì)計(jì)檔案信息化應(yīng)基于實(shí)際需求及時(shí)展開，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案電子化不應(yīng)盲目效仿，要善用會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)升級(jí)機(jī)遇合理引入新的會(huì)計(jì)檔案管理方法和思想，逐步滲透現(xiàn)代會(huì)計(jì)檔案管理模式，推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理信息化。

4.4 提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

加大對(duì)會(huì)計(jì)檔案人員的教育培訓(xùn)力度，開闊會(huì)計(jì)檔案管理人員的視野、豐富其現(xiàn)代會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)和技能，確保檔案管理人員有較高的綜合素質(zhì)，能夠滿足會(huì)計(jì)檔案管理的相關(guān)要求。與此同時(shí)，加大優(yōu)質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的聘入力度，在活化現(xiàn)有的會(huì)計(jì)檔案管理隊(duì)伍的同時(shí)為會(huì)計(jì)檔案管理隊(duì)伍發(fā)展注入新鮮血液。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，會(huì)計(jì)檔案管理工作具備極強(qiáng)的技巧性，在我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中扮演著重要的角色。加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理、充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案作用既是會(huì)計(jì)檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是社會(huì)對(duì)檔案管理發(fā)展的客觀要求。相關(guān)者應(yīng)深入會(huì)計(jì)檔案管理細(xì)節(jié)，端正檔案管理認(rèn)識(shí)，從立卷、保存、銷毀等細(xì)節(jié)出發(fā)規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作，推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案管理信息化、規(guī)范化發(fā)展。

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