新形勢(shì)下企業(yè)檔案隊(duì)伍建設(shè)的思考

李進(jìn)

摘 要：檔案管理能夠直觀地反映出企業(yè)發(fā)展的歷程，在企業(yè)中發(fā)揮著重要的作用。新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理工作出現(xiàn)了一些新的變化，企業(yè)的檔案管理想要跟上新形勢(shì)的發(fā)展要求，配合企業(yè)做好經(jīng)營(yíng)活動(dòng)各項(xiàng)工作，就必須加強(qiáng)企業(yè)檔案隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)出高素質(zhì)和專業(yè)化檔案人才。本篇文章主要對(duì)新形勢(shì)下企業(yè)檔案隊(duì)伍存在問(wèn)題進(jìn)行分析，并且提供了完善企業(yè)檔案隊(duì)伍建設(shè)策略，僅供參考。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì) 企業(yè) 檔案隊(duì)伍建設(shè) 思考

引 言

企業(yè)檔案中包含著很多關(guān)鍵性的信息，是企業(yè)決策的重要依據(jù)和判斷，具有極強(qiáng)的參考價(jià)值，服務(wù)于企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。這樣要求企業(yè)必須要重視檔案隊(duì)伍建設(shè)，要根據(jù)新的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)培養(yǎng)出專業(yè)能力強(qiáng)的檔案人才，使其可以不斷地完善檔案資源，只有這樣才能提高企業(yè)檔案管理的實(shí)效性，進(jìn)而讓檔案資源可以滿足企業(yè)發(fā)展實(shí)際要求，企業(yè)檔案的價(jià)值也能最大化發(fā)揮作用。

一、新形勢(shì)下企業(yè)檔案隊(duì)伍建設(shè)存在問(wèn)題

（一）領(lǐng)導(dǎo)層在思想上不重視檔案管理。目前，大部分企業(yè)都存在著不重視檔案管理工作的問(wèn)題，究其原因主要是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠全面，將主要的精力放在抓業(yè)務(wù)上，認(rèn)為檔案管理不會(huì)產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，沒(méi)有必要浪費(fèi)人力財(cái)力在檔案管理上。領(lǐng)導(dǎo)層在思想上不重視檔案管理，就會(huì)直接導(dǎo)致員工缺乏檔案管理的意識(shí)，在企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)過(guò)程中沒(méi)有養(yǎng)成保存檔案的好習(xí)慣，或者是對(duì)保存的檔案不進(jìn)行歸檔，從而讓企業(yè)的檔案管理工作流于形式表面，一些重要的企業(yè)資料不能得到有效的保管。

（二）檔案管理人員素質(zhì)比較低。企業(yè)為了節(jié)省檔案管理的成本，往往會(huì)指派一些非檔案管理專業(yè)畢業(yè)的人員從事檔案管理工作，這些檔案管理人員沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)化的檔案管理教育，缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)，在實(shí)際的管理過(guò)程中主要是憑借自身的經(jīng)驗(yàn)，或者是前輩傳授的方法，這就使得企業(yè)的檔案管理存在較大的盲目性和隨意性。另外，大部分企業(yè)檔案管理人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)，采用的是傳統(tǒng)檔案管理的方法，已經(jīng)不能滿足新形勢(shì)下企業(yè)對(duì)檔案管理的要求。新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理電子化和信息化是發(fā)展的主流趨勢(shì)，也就是說(shuō)檔案管理已經(jīng)由傳統(tǒng)的保存紙質(zhì)檔案和資料，轉(zhuǎn)變?yōu)榱穗娮訖n案，將檔案信息集中在檔案管理系統(tǒng)中，這樣就能實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享和集中利用。但是，企業(yè)不重視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，他們的信息技術(shù)水平不高，沒(méi)有更新檔案管理的理念，在實(shí)際工作的過(guò)程中不能熟練地運(yùn)用檔案管理軟件，缺乏檔案資源開(kāi)發(fā)和利用的意識(shí)，導(dǎo)致企業(yè)檔案的信息化管理還存在著很多缺陷和不足，企業(yè)不能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的科學(xué)合理利用。

二、新形勢(shì)下企業(yè)檔案隊(duì)伍建設(shè)的思考

新形勢(shì)下企業(yè)檔案工作迎來(lái)了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，企業(yè)要推動(dòng)檔案管理工作改革和創(chuàng)新，提高檔案工作的實(shí)際價(jià)值。新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理工作出現(xiàn)了較大的變化，這就要求檔案管理人員要更新管理理念，創(chuàng)新檔案管理的方法，以便更好地完成企業(yè)的檔案管理工作。另外，企業(yè)要樹(shù)立開(kāi)發(fā)和利用檔案資源的意識(shí)，建立一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，讓檔案工作能夠更好地為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

（一）完善企業(yè)檔案管理制度。任何工作想要取得良好的成效都離不開(kāi)制度的支持，企業(yè)檔案管理工作也不例外。企業(yè)檔案管理人員要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，以及檔案工作的新目標(biāo)和新任務(wù)，完善和優(yōu)化企業(yè)檔案管理制度，確保檔案工作能夠更好地服務(wù)于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)?？傊?，企業(yè)檔案制度要推動(dòng)檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）優(yōu)化檔案隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。企業(yè)在選拔檔案人才的時(shí)候，要盡量選擇專業(yè)人才，也就是接受過(guò)檔案管理專業(yè)教育，并且具有較強(qiáng)的信息化檔案管理能力，這樣就能提高企業(yè)檔案管理人員的整體素質(zhì)，達(dá)到優(yōu)化企業(yè)檔案管理隊(duì)伍的目的。對(duì)于檔案工作崗位上的非專業(yè)人才，要加強(qiáng)培訓(xùn)的力度，特別是要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員信息技術(shù)的培訓(xùn)工作，讓他們可以熟練地運(yùn)用信息技術(shù)管理企業(yè)檔案，這樣就能提高企業(yè)檔案管理的實(shí)效性、另外，企業(yè)檔案隊(duì)伍建設(shè)還要加大復(fù)合型人才的培養(yǎng)，打造一支高素質(zhì)綜合檔案人才隊(duì)伍。

（三）強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)。企業(yè)檔案工作是由檔案管理人員去完成的，檔案管理人員的素質(zhì)直接影響著檔案管理的成效。因此，在提高檔案人員專業(yè)能力的痛死，還要提高他們的職業(yè)道德，讓檔案人員要以從事檔案工作引以為傲，對(duì)檔案工作擁有極高的熱情，喚醒檔案工作人員的責(zé)任意識(shí)。企業(yè)要定期組織檔案工作人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的理念和管理方法，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，不斷更新他們的檔案管理工作理念，讓檔案管理人員樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，在實(shí)際的工作中能夠根據(jù)企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)，有針對(duì)性和目的性的開(kāi)展檔案管理工作。

（四）加大對(duì)檔案工作宣傳力度。企業(yè)要讓全體員工重視檔案工作，要提高他們自覺(jué)檔案保存的意識(shí)，這就要求企業(yè)要加大檔案管理的宣傳力度，通過(guò)多媒體、企業(yè)網(wǎng)站、公告欄等多個(gè)渠道宣傳檔案管理，讓員工認(rèn)識(shí)到檔案工作重要性。企業(yè)要加員工學(xué)習(xí)檔案法，加大對(duì)檔案工作的成本資金投入?，F(xiàn)代企業(yè)檔案管理是以信息技術(shù)手段為主，企業(yè)要加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)，同時(shí)要給予檔案工作人員良好的晉升空間，避免檔案工作崗位人員出現(xiàn)頻繁變動(dòng)，這樣就能提高企業(yè)檔案管理的質(zhì)量。

（五）創(chuàng)新檔案管理方法。企業(yè)檔案人員要樹(shù)立服務(wù)的意識(shí)，要主動(dòng)深入到企業(yè)各個(gè)部門中搜集檔案資源，擴(kuò)大檔案收集的渠道，也能有效地防止檔案信息的遺漏，或者是信息不夠全面等問(wèn)題。檔案人員除了要做好紙質(zhì)檔案的保存，更要重視電子檔案的整理和歸檔工作，在保存電子檔案的時(shí)候要進(jìn)行備份，防止誤刪導(dǎo)致的企業(yè)重要檔案資源流失，對(duì)于重要的檔案資源要加密保存。企業(yè)重要的憑證要整理保存，還有一些有利用和參考價(jià)值的文獻(xiàn)，比如證件、手稿、圖表、視頻等，也要做好整理歸檔工作。企業(yè)的檔案資源比較多，如果將其全部保存就會(huì)導(dǎo)致檔案資源庫(kù)過(guò)于臃腫，這就要求檔案管理人員要定期對(duì)資源庫(kù)進(jìn)行優(yōu)化整合，利用信息技術(shù)手段去除重復(fù)的檔案資源，或者是沒(méi)有開(kāi)發(fā)和利用價(jià)值檔案資源。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，企業(yè)檔案隊(duì)伍建設(shè)關(guān)系著企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，企業(yè)要在思想上重視檔案工作，通過(guò)優(yōu)化企業(yè)檔案隊(duì)伍結(jié)構(gòu)、提高檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)、加強(qiáng)信息技術(shù)培訓(xùn)等策略，打造一支專業(yè)化和綜合化的高素質(zhì)檔案人才隊(duì)伍。

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