企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀及優(yōu)化對策

葉曉琳

摘 要：檔案管理工作對單位多項工作的科學(xué)管理具有至關(guān)重要的作用，單位必須提高對檔案管理部門的重視力度。因此，本文對企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀及優(yōu)化對策進(jìn)行探討，以期更好地優(yōu)化檔案管理工作，才能為單位提供更加全面的幫助和更完善的檔案服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)狀；對策

1現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 重視程度不夠

檔案管理工作無法直接產(chǎn)生企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益，所以大部分領(lǐng)導(dǎo)層認(rèn)為它沒有實際應(yīng)用，失去了存在的價值和作用。所以在日常工作中，檔案管理工作常常容易被忽視。在與其他部門管理人員進(jìn)行溝通交流中得知，他們認(rèn)為檔案管理只是單純地抄錄部分相關(guān)文件并封存起來。由此可見，檔案管理工作缺乏單位領(lǐng)導(dǎo)層的支持，這一定程度上限制了單位檔案管理工作的健康發(fā)展。對于檔案管理者來講，也要對自己的工作重視起來，正確認(rèn)識自己崗位所起的作用，努力做好每一個工作細(xì)節(jié)。

1.2 管理水平落后

相比之下，我國的檔案管理工作起步較晚，發(fā)展水平也比較落后，綜合實力有待提高。加上許多檔案管理人員開始向其他崗位流動，這一現(xiàn)象造成經(jīng)驗豐富的檔案管理者流失；而一些新入職的檔案管理者，僅僅依靠書本上學(xué)到的知識進(jìn)行整理工作，缺乏對業(yè)務(wù)的了解

和掌握，且缺少創(chuàng)新性思維。在檔案管理的方法上，許多單位仍保留著陳舊的手動操作，隨著時代的發(fā)展進(jìn)步，這種方式與發(fā)展模式不符，已經(jīng)漸漸被社會淘汰。

1.3 專業(yè)水平低下

現(xiàn)階段，我國檔案管理人員專業(yè)技術(shù)水平較低，大多數(shù)人都沒有經(jīng)過正規(guī)的培訓(xùn)就直接上崗，基本的業(yè)務(wù)流程還不太清楚，這不利于檔案管理工作的科學(xué)發(fā)展。由于檔案管理部門對單位的貢獻(xiàn)力度小，許多職工紛紛選擇了調(diào)崗，使得該部門的在崗員工越來越少，所以單位不得不從其他科室借調(diào)人員過來，或者是請別的部門的人來兼職檔案管理工作。檔案管理屬于專業(yè)性較強(qiáng)的工作類別，借調(diào)其他部門的人員來從事，將會導(dǎo)致管理工作的混亂，嚴(yán)重影響工作效率的提高。

1.4 管理體系不完善

由于缺乏完善的檔案管理制度，相關(guān)人員在實際進(jìn)行檔案管理工作時沒有書面依據(jù)和制度章程作為參考，導(dǎo)致日常的檔案管理工作存在很大的隨意性和不確定性。比如，他們不能按照規(guī)范對相關(guān)資料進(jìn)行收集和歸檔；也不能依照管理細(xì)則的規(guī)定分類保存檔案，使日常管理工作雜亂無章。盡管有些單位參考國外先進(jìn)的企業(yè)管理辦法建立了檔案制度，但由于缺乏嚴(yán)格的執(zhí)行力度，所制定的制度根本沒有發(fā)揮出作用。在日常工作中還存在職責(zé)劃分不明確的現(xiàn)象，當(dāng)檔案管理出現(xiàn)問題時，管理人員就相互推脫，互不擔(dān)責(zé)。

2企業(yè)檔案管理工作優(yōu)化對策

2.1 要強(qiáng)化工作責(zé)任，建立健全科學(xué)的企業(yè)檔案管理體系

建立健全良性企業(yè)檔案管理機(jī)制，健全檔案管理的規(guī)章制度，良好的檔案管理制度是開展企業(yè)檔案工作的關(guān)鍵和保證，能規(guī)范檔案管理人員的行為，提高檔案管理的工作效率。在新形勢下，面對日新月異的檔案管理手段，企業(yè)必須建立一套與之相應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系，將不同種類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，促進(jìn)檔案管理與企業(yè)的同步發(fā)展。

2.2 提高企業(yè)檔案管理的認(rèn)識

一方面，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到檔案工作對促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要作用，增強(qiáng)做好企業(yè)檔案工作的使命感和責(zé)任感。另一方面，提高檔案管理工作人員的檔案管理意識和專業(yè)工作水平是各企業(yè)能夠做好檔案管理工作的前提。相關(guān)檔案管理人員一般所存在的問題主要有兩個方面，一個是管理意識需要加強(qiáng)，另一個是他們的專業(yè)工作水平還需要提高。企業(yè)要在培養(yǎng)檔案管理人才方面下功夫，讓檔案管理人才用它們的才能和品質(zhì)書寫和記載企業(yè)的發(fā)展經(jīng)歷，讓企業(yè)的各項工作能從企業(yè)檔案中獲得最大化價值，更大限度地的服務(wù)于企業(yè)。

2.3 實現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化

新形勢下，信息社會對檔案工作的要求時檔案管理的數(shù)據(jù)化、信息化，這也是檔案管理人員發(fā)展的必然方向。在這種大趨勢下，就要求企業(yè)的檔案管理人員必須具備扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，以及運(yùn)用新興的科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的技能，在不斷提高自身專業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，熟練運(yùn)用計算機(jī)，并且注重信息文化方面的理論知識的學(xué)習(xí)，努力使自己成為新形勢下的綜合性的現(xiàn)代檔案管理人才。

2.4健全檔案督促檢查和績效考核評價機(jī)制

為了在各個環(huán)節(jié)中順利開展檔案工作，做到有法可依，相關(guān)部門就要對檔案管理進(jìn)行嚴(yán)格考核。考核的內(nèi)容主要包括收集的信息是否正確和完整、整理歸類是否得當(dāng)、檔案信息是否安全等。由于部分檔案工作人員缺乏對企業(yè)檔案管理重要性的認(rèn)識，只有通過企業(yè)檔案管理考核制度對其進(jìn)行約束，才能促使其實時的收集檔案，規(guī)范整理收集的檔案信息，從而實現(xiàn)檔案的安全保存。此外，檔案部門要運(yùn)用績效考核評價機(jī)制建立檔案管理經(jīng)濟(jì)責(zé)任制和目標(biāo)管理責(zé)任制。根據(jù)考核工作目標(biāo)的實現(xiàn)情況實施獎罰，以此激發(fā)檔案工作相關(guān)人員的工作熱情，從而促進(jìn)整個檔案隊伍素質(zhì)與工作水平的提高。在企業(yè)中進(jìn)行檔案管理考核工作，主要考慮以下3個方面。第一，與集團(tuán)企業(yè)專業(yè)管理考核相結(jié)合，將檔案管理考核條款納入企業(yè)發(fā)展的規(guī)章制度中，規(guī)定考核范圍。例如，不按照歸檔范圍和不按要求向檔案管理部門移交檔案，或者借閱檔案后不能按照規(guī)定時間返還等作為檔案管理考核的指標(biāo)，對當(dāng)事人予以處罰。第二，與企業(yè)的專項工作相結(jié)合。例如，某企業(yè)在進(jìn)行設(shè)備管理中，將檔案管理納入考核范圍，對未取得合格證的設(shè)備予以取消設(shè)備資格和供應(yīng)商評優(yōu)資格等。第三，與崗位責(zé)任制考核結(jié)合，完善崗位工作標(biāo)準(zhǔn)。主要考察檔案工作人員的職責(zé)工作內(nèi)容，細(xì)化到具體工作要求中，按照管理規(guī)定，將檔案工作人員的工作成果與績效考核掛鉤，制定獎罰分明的法制化管理制度，不斷激勵內(nèi)部制約機(jī)制，促進(jìn)考核工作順利開展。

2.5加大企業(yè)對檔案管理工作的資金投入

企業(yè)不能只關(guān)注于眼前的經(jīng)濟(jì)利益，要把目光放長遠(yuǎn)，能夠看到檔案管理對企業(yè)未來發(fā)展的重要意義和作用，加大對檔案管理工的資金投入，完善企業(yè)內(nèi)檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施。比如，建立檔案管理所必需的檔案室或檔案庫房，完善檔案管理工作人員的相關(guān)工作設(shè)備包括電腦，辦公室等。這其中也包括上面提到的對工作人員的培養(yǎng)，公司和企業(yè)只有將這些最為基礎(chǔ)的地方做好，做到位，才能從根本上確保檔案管理工作的執(zhí)行。另外，企業(yè)也可以從外界引進(jìn)先進(jìn)的管理人員或管理辦法，或者加大對管理制度的創(chuàng)新獎勵等措施。

3結(jié)語

總之，新的時期，企業(yè)面臨更加復(fù)雜的新的環(huán)境，為了緊跟時代步伐，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人和檔案管理人員必須更加重視檔案管理工作，并不斷在工作中創(chuàng)新，使檔案管理工作在企業(yè)的發(fā)展和運(yùn)行過程中發(fā)揮其真正的作用。

參考文獻(xiàn)：

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