基層單位環(huán)境保護檔案管理工作要點探討

鄭仕清

摘要：環(huán)境保護檔案是指各級環(huán)境保護行政管理、環(huán)境監(jiān)測、環(huán)境科研、環(huán)境宣傳、教育等機構及個人在從事環(huán)境保護活動中直接形成的，對國家和社會有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?；鶎訂挝辉诃h(huán)境保護實踐中所產生的環(huán)境保護檔案是非常關鍵的歷史信息，是環(huán)境保護工作的真實記載，也是推動環(huán)保工作全面快速發(fā)展的重要栽體。因此，基層單位在環(huán)境保護檔案管理實踐中，必須明確工作要點，整體夯實環(huán)境保護檔案管理成效。

關鍵詞：基層單位;環(huán)境保護檔案：管理工作要點

中圖分類號：G250 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2019）016-0105-01

環(huán)境保護檔案是重要的歷史數(shù)據和信息材料，既可以反映過去階段環(huán)境保護工作的整體開展情況以及先進工作經驗，也可以指導下一階段的環(huán)境保護工作，揭示環(huán)境保護工作的重點和方向。特別是在信息技術以及科學技術全面快速發(fā)展的今天，一系列環(huán)境保護技術的應用，在很大程度上提升了環(huán)境保護工作的成效。基層單位作為環(huán)境保護工作的主要實施者，只有充分注重環(huán)境保護檔案管理工作，才能整體推動環(huán)保事業(yè)的發(fā)展。因此，結合環(huán)境保護檔案管理工作的特點，全面明確環(huán)境保護檔案管理工作要點，對于提升基層單位的環(huán)保質量和力度具有非常重要的現(xiàn)實意義。

一、基層單位環(huán)境保護檔案管理工作的重要作用

在基層單位環(huán)境工作實踐中，加強環(huán)境檔案管理具有非常重要的現(xiàn)實作用。一方面，基層單位通過科學的環(huán)境檔案管理工作，能夠將過去一段時間內環(huán)境保護工作的經驗及時進行梳理和總結，通過圖文并茂、聲像音頻等多種方式來妥善記錄，便于及時總結歸納環(huán)境保護工作的經驗，也便于梳理環(huán)境保護工作中存在的不足和缺陷。對于基層單位而言，環(huán)境保護工作是一項系統(tǒng)且復雜的工作，若缺乏科學全面的環(huán)境保護機制或者環(huán)境保護對策，勢必會在環(huán)境保護工作中存在一定的滯后性?；诳茖W的環(huán)境保護檔案管理工作，基層單位能夠總結出預防性、預見性的管理對策，繼而從加強環(huán)境整治、提升環(huán)保力度等方面著手，全面優(yōu)化基層單位的環(huán)境保護工作。另一方面，基層單位通過科學的環(huán)境保護檔案管理工作，便于他們及時采用新技術、新方法、新工藝來改良環(huán)境保護方法以及環(huán)境保護技術。在科學技術全面進步的今天，基層單位應該結合自身實際，積極采用科學技術來改良傳統(tǒng)的環(huán)境保護方法。通過檔案管理工作，能夠引導基層單位明確技術應用的側重點，有選擇的應用新型技術。

二、基層單位環(huán)境保護檔案管理工作的要點分析

基層單位在環(huán)境保護檔案管理實踐中，應該充分認知到它的系統(tǒng)性和全面性，從歸檔處理人手，科學做好不同類型檔案的分類管理，全面提升各式各樣檔案的整體利用價值，綜合性提升基層單位環(huán)境保護檔案管理工作的成效。

1.歸檔階段的管理要點

在基層單位環(huán)境保護檔案管理實踐中，歸檔階段是非常基礎且關鍵的階段，是環(huán)境保護檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)。基層單位應該把環(huán)保文件材料的形成、積累、立卷和歸檔視為本單位的一項重要管理業(yè)務納入工作計劃，成立獨立性、專業(yè)性的檔案管理部門，委派環(huán)境保護檔案專職管理人員，以專業(yè)素養(yǎng)以及嚴謹態(tài)度來認真對待環(huán)境檔案保護工作，確保環(huán)保檔案的系統(tǒng)性、全面性、完整性。第一，在歸檔處理過程中，環(huán)境檔案管理人員應該按照統(tǒng)一規(guī)范的標準進行分類處理，按照檔案的性質、內容等進行有機分類，編制分類目錄。待環(huán)境保護檔案分類工作全部完成后，再進行總目標的編制。目錄編制工作，便于后期新增環(huán)境保護檔案的快速入庫。第二，在歸檔處理過程中，檔案管理人員應該科學辨識檔案是否為原件，若非原件，需要收錄相關說明。同時，在歸檔過程中，管理人員需要保證各類檔案，尤其是紙質類檔案信息完整、字跡清晰可辨、頁數(shù)完整無誤等。第三，在歸檔過程中，檔案管理人員還應該要求立卷部門在提交紙質檔案時，一并提交電子檔案，確保二者的匹配性。對于提交的環(huán)保檔案，檔案管理人員應該嚴格按照標準來進行保密等級的劃分。第四，若在歸檔階段，發(fā)現(xiàn)環(huán)保檔案信息不全面或者相關說明不完整，檔案管理部門可以要求立卷部門重新提交，待全面完整后，再進行歸檔處理。

2.保管和統(tǒng)計階段的管理要點

環(huán)境保護檔案具有非常關鍵的信息價值，同時基層單位在環(huán)保工作實踐中，可能會產生非常繁多的信息數(shù)據，這些都是環(huán)境保護檔案的雛形。在環(huán)境保護檔案管理實踐中，基層單位應該著重優(yōu)化檔案保管階段的管理質量，同時也要優(yōu)化檔案的統(tǒng)計工作。一方面，在環(huán)保檔案的保管階段，基層單位應該結合檔案的數(shù)量以及分類等，科學完善硬件設備，為環(huán)境保護檔案的保管工作創(chuàng)設良好的工作環(huán)境?；鶎訂挝粦撛O置獨立性的檔案管理室，設置專門性的環(huán)境保護檔案架。在做好紙質類以及音像類檔案管理工作的同時，還應該科學配置計算機系統(tǒng)，實現(xiàn)電子檔案的科學管理。同時，為避免紙質類檔案發(fā)霉發(fā)潮，基層單位應該結合實際需求，科學配置防潮設施。如增加通風設備，完善防火防潮設計等等。另一方面，在環(huán)保檔案的統(tǒng)計階段，基層單位應該構建科學的檔案統(tǒng)計制度，編制檔案統(tǒng)計報告，詳實記載各類檔案信息的增加、減少、銷毀、借閱等情況。

3.利用階段的管理要點

對于基層單位而言，環(huán)境保護檔案的管理是為利用而服務的。因此，優(yōu)化環(huán)境保護檔案的利用成效，直接關系著基層單位環(huán)境保護工作的開展成效。一方面，基層單位應該視自身情況來優(yōu)化檔案的檢索與利用，實現(xiàn)各類檔案信息的便捷檢索以高效利用。在條件允許的情況下，還可以規(guī)建信息技術檢索平臺，全面提升檢索效率。另一方面，基層單位還應該開放檔案利用渠道，創(chuàng)建多元化的檔案利用平臺，引導單位各個部門積極利用公開性的檔案資源。比如基層單位可以建立完善的環(huán)保檔案利用制度，引導各個部門按照規(guī)定來申請檔案資料，待利用完畢后，按照標準流程來及時歸還。在條件允許的情況下，基層單位還可以打造檔案利用系統(tǒng)，賦予各個部門一定的權限，實現(xiàn)檔案管理信息化、檔案利用信息化。

三、結語

基層單位環(huán)境保護檔案管理具有非常重要的現(xiàn)實作用，基層單位應該充分遵循檔案管理不同階段的管理要點，運用科學高效的方式來整體提升檔案管理的質量與成效，全面優(yōu)化環(huán)保檔案的利用價值。