新時期事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新思路研究

張梅

摘要：近幾年，社會一直處于不斷發(fā)展的進程當中，事業(yè)單位作為社會體系中的重要職能和服務(wù)部門，其檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)也在不斷增加。建立科學有效的檔案管理體系能為事業(yè)單位發(fā)展提供堅實的推動力。將創(chuàng)新理念融入到事業(yè)單位檔案管理工作當中已經(jīng)成為一種趨勢。新時期背景下，優(yōu)化檔案管理工作的意義不容小覷。本文就新時期事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新思路展開了一系列的研究。

關(guān)鍵詞：新時期;事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新思路

中圖分類號：G271 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2019）018-0038-02

前言

在事業(yè)單位的管理工作體系當中，檔案管理是其中的一個重點?？茖W的檔案管理機制能在很大的程度上促進事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展，更好的發(fā)揮其在社會上的職能部門作用。事業(yè)單位檔案管理工作具有一定的綜合性，主要包括信息收集、整理以及歸納分析等方面。創(chuàng)新是新時期所主要提倡的一個理念，也為事業(yè)單位開展檔案管理工作提供了更多的發(fā)展契機。因此，事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)該認識到創(chuàng)新理念的重要性，并將其實際運用于檔案管理工作當中。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

首先，檔案管理工作理念較為落后。傳統(tǒng)的工作模式下，事業(yè)單位開展檔案管理工作的方法主要是由工作人員對紙質(zhì)檔案進行收集和整理，并且檔案的完善性不足，部分文檔字跡模糊不清，不完整、不準確，缺乏整理歸檔的價值，給事業(yè)單位檔案管理工作和業(yè)務(wù)溯源帶來較大的困難。

其次，檔案管理工作制度不夠完善、落實不到位。隨著檔案管理理念與方法的發(fā)展，原有的檔案管理制度難以適應(yīng)事業(yè)單位機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)發(fā)展需求，檔案收集、移交、歸檔、借閱流程不規(guī)范。由于檔案管理工作屬于職能性工作，單位領(lǐng)導對檔案管理工作重視程度不足，部分領(lǐng)導認為檔案管理工作可有可無，在這種觀念的影響下，部分部門對檔案管理工作支持力度不足，檔案移交不及時、不完整，借閱逾期不歸還等問題時有發(fā)生，嚴重影響了檔案管理的規(guī)范性、有效性。

最后，檔案管理工作方法與信息技術(shù)的結(jié)合程度較低。當前，信息技術(shù)與各行各業(yè)之間的融合程度不斷提高，將其實際運用于事業(yè)檔案管理工作當中已經(jīng)成為了一種發(fā)展趨勢。在事業(yè)單位檔案管理工作中，由于領(lǐng)導對檔案管理工作重視程度不足，加之信息化建設(shè)資金投入較大，單位檔案信息系統(tǒng)建設(shè)進度緩慢，更多地以紙質(zhì)檔案形式保存、查閱，檔案管理難度大，難以挖掘檔案自身價值。例如，在同類型業(yè)務(wù)的處理中，原本可以參照以往處理方法，實現(xiàn)經(jīng)營、管理工作提升，但受限于檔案管理效率低下，檔案管理工作時效性低，制約了檔案管理工作作用的有效發(fā)揮。

二、新時期事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新思路

1.革新檔案管理工作理念

從事業(yè)單位的角度來看，要想達到提高檔案管理工作質(zhì)量的目標，就應(yīng)該對檔案管理工作理念進行革新，在保留其優(yōu)勢的基礎(chǔ)上，融入創(chuàng)新理念，對其進行改進和優(yōu)化。所以，事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)向領(lǐng)導宣傳、普及檔案管理的重要作用，學習、宣傳和推廣先進企業(yè)、單位檔案管理方法，提高單位領(lǐng)導對檔案管理工作的重視程度，加大資金和工作支持力度。在企業(yè)內(nèi)部積極通過宣傳欄、企業(yè)微信群、公眾號等途徑普及檔案管理的重要意義，將檔案管理工作與企業(yè)業(yè)務(wù)經(jīng)營、知識管理、文化建設(shè)有機結(jié)合起來，提高全體員工對檔案管理工作的認識，在單位內(nèi)部形成良好的檔案管理氛圍，從而提高其他部門對檔案管理工作的支持力度，改善檔案收集不及時、不完整的情況，提高檔案管理工作效率與質(zhì)量。同時，為了促進檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展，事業(yè)單位應(yīng)鼓勵員工提出合理化建議或意見，在現(xiàn)有檔案管理工作的基礎(chǔ)上，借助全體員工的智慧，為檔案管理工作出謀劃策，增強檔案管理工作創(chuàng)新動力。針對檔案管理工作中存在的問題，檔案人員應(yīng)理性看待，加強與業(yè)務(wù)部門、職能部門溝通，認真收集意見與建議，并組織相關(guān)部門討論、改進和優(yōu)化檔案管理流程、方法，實現(xiàn)檔案管理工作持續(xù)優(yōu)化。此外，隨著檔案管理工作的發(fā)展，新技術(shù)、新理念、新方法不斷涌現(xiàn)，事業(yè)單位應(yīng)定期組織檔案管理人員到先進企業(yè)、單位進行培訓、交流，真正實現(xiàn)觀念創(chuàng)新、方法創(chuàng)新，提高檔案管理工作的規(guī)范性和創(chuàng)新性。

2.建立健全檔案管理工作制度

檔案管理制度是檔案管理工作的基準，也是實現(xiàn)檔案管理工作標準化、規(guī)范化發(fā)展的基礎(chǔ)，只有不斷健全、持續(xù)優(yōu)化的檔案管理制度才能適應(yīng)事業(yè)單位的發(fā)展。在實際工作中，事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)當圍繞單位業(yè)務(wù)管理特點，制定科學合理的檔案管理制度，并結(jié)合單位工作重點調(diào)整進行修訂和完善，使其與單位業(yè)務(wù)發(fā)展相契合。首先，事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)該對這項工作形成全面的了解和認知，以此為基礎(chǔ)建立檔案管理工作制度，并適當?shù)闹赋鰧⑿畔⒒夹g(shù)與檔案管理工作相結(jié)合的創(chuàng)新方向。其次，將創(chuàng)新理念融入到檔案管理工作當中的過程中，不僅應(yīng)該采用相應(yīng)的制度對工作人員行為進行約束，也應(yīng)該相應(yīng)的約束事業(yè)單位的領(lǐng)導。例如，單位內(nèi)部的工作人員和領(lǐng)導想要通過檔案管理部門查閱檔案時，應(yīng)該出示相關(guān)的證件，如果是在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中查閱，則需要用自己的賬號和密碼完成登錄，再進行相關(guān)查閱。通過這樣的方式保證檔案管理工作的獨立性以及合理性。再者，為了強化檔案管理制度落實，檔案管理部門應(yīng)制定有效措施對資料收集、歸檔部門進行約束和規(guī)范，對制度落實不到位的部門和人員制定相應(yīng)的處罰措施，提高相關(guān)部門對檔案管理工作的重視程度和支持力度。最后，將獎懲制度融入到檔案管理工作當中。對于工作表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，給予獎勵，對出現(xiàn)重大工作錯誤的員工給予一定的懲罰。運用健全的事業(yè)單位檔案管理工作制度來促進事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

3.采用信息化檔案管理工作方法

在信息化背景下，事業(yè)單位應(yīng)當積極建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，以信息技術(shù)支撐檔案管理工作，加大信息系統(tǒng)建設(shè)資金投入，提高信息技術(shù)與事業(yè)單位檔案管理工作之間的結(jié)合程度。首先，可以通過計算機掃描等技術(shù)對一些紙質(zhì)檔案的內(nèi)容進行電子存檔，實現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案雙向管理。同時，篩選、對比檔案管理信息系統(tǒng)價格、功能、實現(xiàn)方式等，建設(shè)符合事業(yè)單位檔案管理實際需求的檔案管理系統(tǒng)，提高事業(yè)單位檔案管理工作信息化水平。其次，運用信息技術(shù)建立動態(tài)的信息化檔案，主要是對工作人員以及事業(yè)單位的發(fā)展情況實施動態(tài)管理，將一些重要信息不斷融入到檔案當中，提高其完善程度。例如，在對檔案進行動態(tài)管理的過程中，可以隨時利用信息技術(shù)對員工的檔案進行不斷補充，在這樣的管理模式下，可以拓展檔案內(nèi)容的范圍，比如，員工的考勤情況、工作成果、取得的相關(guān)證書等方面都融入到電子檔案當中。傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理方式大多是通過書寫的方式進行記錄，這樣的模式下，會使得檔案信息的使用者需要耗費較長時間在查找檔案上。運用信息技術(shù)能實現(xiàn)快速對檔案進行分類，并能直接運用計算機進行查找。檔案信息的使用者只需要在檔案管理系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵信息，就能馬上檢索到合適的檔案內(nèi)容。這樣的方式能在很大的程度上節(jié)約檔案查找的時間，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。最后，事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)當借助信息系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)挖掘和分析，梳理、分析單位管理、業(yè)務(wù)開展經(jīng)驗，并形成分類知識，實現(xiàn)檔案管理工作由簡單重復性工作向高價值知識管理工作的轉(zhuǎn)變，為單位決策、流程優(yōu)化、技術(shù)創(chuàng)新和員工培訓提供有效的支持，促進事業(yè)單位創(chuàng)新發(fā)展。

三、結(jié)語

綜上所述，在新時期背景下，傳統(tǒng)的檔案管理工作方法難以適用現(xiàn)代事業(yè)單位發(fā)展需求。將創(chuàng)新理念融入到事業(yè)單位檔案管理工作當中具有關(guān)鍵性的意義。事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)從單位整體出發(fā)，借鑒和學習先進企業(yè)、單位檔案管理工作經(jīng)驗，加大檔案管理工作宣傳力度，提高單位領(lǐng)導和員工對檔案管理工作的認知水平，加大資金和工作支持力度，優(yōu)化檔案管理環(huán)境。不斷建立健全檔案管理制度，提高檔案管理工作規(guī)范性。此外，事業(yè)單位應(yīng)持續(xù)推進檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理工作信息化水平，深入挖掘事業(yè)單位檔案價值，為事業(yè)單位決策、業(yè)務(wù)開展提供數(shù)據(jù)支持，促進事業(yè)單位健康發(fā)展。