做好干部人事檔案數(shù)字化工作的意義

解云菲

【摘要】2017年各組織部門傳達精神，開展干部人事檔案數(shù)字化工作，干部人事檔案從此翻開了新的一頁，使干部人事檔案走向真正信息化共享邁出了關鍵的一步，干部檔案日常管理基本上實現(xiàn)了無紙辦公，使干部人事檔案工作發(fā)生了質的飛躍。

【關鍵詞】干部人事檔案;信息化;工作;意義

“干部人事檔案數(shù)字化”工作是對傳統(tǒng)干部人事檔案工作模式的創(chuàng)新?？梢酝ㄟ^干部人事檔案管理軟件實現(xiàn)對檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統(tǒng)計、查借閱等日常工作的數(shù)字化管理，使干部檔案日常管理工作實現(xiàn)無紙化辦公，通過組織部內部局域網或專用內網，安全地實現(xiàn)對數(shù)字檔案網上瀏覽和遠程查借閱功能，并且能與組織部內現(xiàn)有其他計算機軟件結合運用，解決了軟件應用的重復維護問題。

一、干部檔案數(shù)字化工作概述

通過干部人事檔案數(shù)字化系統(tǒng)進行檔案管理和使用，設定管理者和用戶名權限進行密碼登錄查詢，就可以“足不出戶”地獲取到需要的干部人事檔案信息。不僅使工作效率大大提高，而且有效減少了檔案資料的丟失以及擅自復印、改動的現(xiàn)象，使紙質檔案得到了較好的保護。檔案管理員日常手工賬簿式檢索工具及各種登記本正被計算機取代，通過計算機軟件自動生成并隨時打印輸出。實現(xiàn)干部人事檔案數(shù)字化，提升了干部檔案工作的水平和質量，保證了干部檔案以及相關資料在干部人事工作中的充分利用。

二、干部檔案數(shù)字化的優(yōu)勢

一是干部檔案數(shù)字化解決了軟件技術日新月異與檔案的傳統(tǒng)守舊一成不變的工作模式的矛盾。通過靈活、全面的定制功能，可以在不用修改系統(tǒng)源代碼的基礎上滿足不同地域組織部門不同時期的需要。

二是干部人事檔案數(shù)字化易于快速部署的特性保證了應用低成本、高質量、高效率。能提供更加快捷的配置與集成服務，使得檔案管理人員從繁瑣的工作程序中解放出來，能節(jié)省大量人力物力。

三是干部人事檔案數(shù)字化本著“一切以客戶為中心”的思想。平臺應用能夠最大限度發(fā)揮平臺技術的優(yōu)勢，為日后信息系統(tǒng)的升級更新奠定根本的基礎。

三、干部檔案數(shù)字化的加工手段

對紙質干部檔案材料經過掃描、修圖以及審核等多道工序后，生成干部檔案圖片并將其導入本系統(tǒng)，形成可以進行網絡閱檔的電子文件。在數(shù)字化加工過程中，針對干部檔案的紙張不一、規(guī)格不一、檔案數(shù)量眾多的特點，避免漏掃、錯掃、難以提高工作效率的困難，采用了專業(yè)快捷的數(shù)字化加工手段加以解決：

一是提供適合干部檔案材料掃描的專業(yè)型號零邊距雙面高速掃描儀。在保證掃描質量的前提下，大幅優(yōu)化其速度。并根據干部檔案紙質，靈活切換使用高速或平板掃描儀。

二是專為掃描干部檔案定制的大規(guī)模檔案數(shù)字化加工軟件。其特點有：1.加工過程規(guī)范化。導入掃描任務之后，形成線性的加工任務單，從根本上解決丟失材料、漏掃等問題。2.加工過程流水化、易于多人協(xié)作。通過給加工人員分配不同的工序，并且每個流程實行簽名制，可以保證各個環(huán)節(jié)負責制，確保加工人員有序協(xié)作。3.軟件運行在有監(jiān)控并且封閉、獨立的環(huán)境之中，避免加工過程中干部檔案材料外泄。

四、干部人事檔案的安全保密

干部人事檔案的安全性、保密性要求較高。因此，在檔案數(shù)字化系統(tǒng)的規(guī)劃和建設的過程中，始終要把安全和保密放在首要位置。

一是公鑰私鑰相結合的高強度加密。1.采用己被指定為數(shù)據加密標準的國際通用的DES3加密算法、128位系統(tǒng)公鑰對數(shù)據庫中關鍵信息進行高強度加密。2.用戶可自行設置獨立私鑰，采用公鑰私鑰相結合的方法對干部檔案進行雙重加密。

二是采用專用圖像瀏覽器、防截屏、防拷貝。確保干部信息和干部檔案不能外泄。

三是采用靈活、合理、健全的權限機制。保證系統(tǒng)的安全性、保密性。

四是采用網絡加密傳輸手段。以防止在網絡傳輸?shù)倪^程中泄密。

五、做好干部人事檔案信息化工作的意義

（一）實現(xiàn)實物檔案的電子化管理，提高干部檔案管理工作效率。1.實現(xiàn)檔案內容數(shù)字化。通過數(shù)字化加工手段，利用先進的圖像壓縮技術，將紙質檔案完整、清晰地轉換為數(shù)字化格式，采用先進的計算機技術對其進行管理。2.實現(xiàn)檔案登記電子化、自動定制生成各類登記臺賬，并隨時打印輸出。3.實現(xiàn)檔案庫房的電子化管理。通過建立虛擬電子庫房，將實現(xiàn)庫房與計算機管理相結合，實現(xiàn)信息一體化管理。

（二）實現(xiàn)網絡閱檔，解決傳統(tǒng)檔案工作中存在的弊端。1.保護原始紙質檔案。干部人事檔案頻繁借入借出容易造成紙張的老化、損壞或丟失。建立干部人事電子檔案可以大大減少對紙質檔案的使用，有效保護干部檔案紙張。2.保護干部人事檔案內容安全。傳統(tǒng)的干部人事檔案一般情況下都是整本借閱，無法限制閱檔案人不翻閱需求范圍外的內容，為了某專項工作需同時查閱多人同類材料時，也需要一次借閱多人整本檔案，對干部檔案內容的保密和管理造成很多不便。建立干部人事信息化系統(tǒng)可以通過控制權限固定某個人員的整本檔案、固定的某個檔案分類或者是固定的某份檔案材料向查詢人員開放。

（三）能輔助干部管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)信息網上對接。干部信息系統(tǒng)由于數(shù)據采集的人為因素較多、數(shù)據量龐大，難免會產生一些錯誤的信息記錄。建立干部人事電子檔案的要點：1.在維護干部信息系統(tǒng)信息時可同時調閱電子檔案，2.使用過程中能夠隨時調閱干部電子檔案進行對比，3.兩套系統(tǒng)要能夠自動同步維護，數(shù)據信息互相利用、互為補充。

【參考文獻】

[1]《干部人事檔案數(shù)字化技術規(guī)范》（中華人民共和國國家標準）.

[2]《2016-2020年全國組織系統(tǒng)信息化工作規(guī)劃》文件.