淺談科研檔案管理中存在的問題及解決措施

羅紅芬

一、科研檔案的概念及特點

科研檔案是科學(xué)技術(shù)研究檔案的簡稱，是保存?zhèn)洳榈闹苯佑涗浐头从晨萍?、生產(chǎn)活動的科技文件，屬于檔案的一部分，是檔案中重要的一個分支，是科技檔案的重要組成部分，是重要的科研、生產(chǎn)信息資源，是國家社會及個人從事科研、基建、生產(chǎn)、管理活動等產(chǎn)生的，對國家社會都具有很高的價值，一個單位的科研檔案對其在科研領(lǐng)域的生產(chǎn)、經(jīng)營、研發(fā)等方面有著極其重要的參考價值?？蒲袡n案是在自然科學(xué)技術(shù)研究活動中形成的，是科研事業(yè)單位工作中的重要組成部分，是重要的基礎(chǔ)工作，是科研活動的重要環(huán)節(jié)?！犊茖W(xué)技術(shù)檔案工作條例》對科研檔案全部內(nèi)容作了較完整的概括：“科學(xué)技術(shù)檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像、錄音帶等科技文件材料”，反映了檔案的本質(zhì)屬性和科研檔案的獨特性?？蒲袡n案的特點具體如下：

（一）專業(yè)技術(shù)性。專業(yè)性是科研檔案最突出的特點之一，專業(yè)技術(shù)性特點是指不同專業(yè)、技術(shù)條件下形成的科研檔案在內(nèi)容性質(zhì)、記錄手段和載體形式上有明顯區(qū)別，各有自己的特點，集中表現(xiàn)在形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)兩方面。

（二）成套性。科技檔案的成套性，是指圍繞著一個獨立的科技項目所形成的一套科技檔案，是一個密切聯(lián)系的有機整體。

（三）種類和類型的多樣性。科研檔案種類最為繁多、類型最為復(fù)雜、呈現(xiàn)出多樣化的鮮明特點。

（四）科研檔案具有很高的保管和利用價值。其內(nèi)容涵蓋科學(xué)、技術(shù)、研究成果等，是開展學(xué)術(shù)建設(shè)、工程設(shè)計、科學(xué)研究等必不可少的參考資料，其保管期限較長，一般都是永久、長期保管。

（五）科研檔案具有嚴(yán)格的保密性。一些科研檔案涉及重要的商業(yè)機密、保密技術(shù)、軍工項目等，因此對科研檔案的保密工作要求十分嚴(yán)格。

二、科研檔案管理中存在的問題

科研檔案是科技工作者在科研活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子材料等信息資源的總稱，是科學(xué)技術(shù)研究活動的真實記錄，是科技人員辛勤勞動和智慧的結(jié)晶，是保護知識產(chǎn)權(quán)的重要依據(jù)，是科技檔案的重要組成部分，是重要的科研、生產(chǎn)信息資源?？蒲袡n案的形成不同于一般文書檔案，它具有周期長、形成時間分散、收集范圍廣和成果性強等特點?？蒲袡n案管理是現(xiàn)代科研管理工作的重要組成部分，是科研活動的重要環(huán)節(jié)，無論是課題管理，還是成果管理、人才管理、科研儀器管理、科研統(tǒng)計管理等，都與檔案管理密切聯(lián)系。因此，研究科研檔案管理中存在的問題，探討其創(chuàng)新思路，對加強科研檔案管理工作，提高科研水平具有重要意義。隨著社會的發(fā)展，科技體制改革的不斷深化，對科研檔案管理工作的要求越來越高，科研檔案收集、歸檔、流向等管理工作出現(xiàn)的問題也越來越多，為使科研檔案管理科學(xué)化和規(guī)范化，使其與現(xiàn)代化的檔案管理方式相適應(yīng)，并采取有效措施進行解決，就必須好好思考存在的問題，科研檔案管理存在的問題如下：

（一）重視程度不夠，基層檔案人員對檔案管理的意識不夠強。由于某些科研單位的工作重心放在科研項目上，對國家《檔案法》及《檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)學(xué)習(xí)、貫徹力度不到位，認(rèn)識不足，導(dǎo)致單位對檔案管理工作不重視，檔案管理基礎(chǔ)十分薄弱，檔案管理工作混亂，如檔案整理不規(guī)范，組卷不符合要求，甚至出現(xiàn)連續(xù)幾年文件材料未及時歸檔，檔案缺失非常嚴(yán)重。還有些單位從未開展檔案鑒定工作或未按法定程序就擅自決定銷毀應(yīng)歸檔保存的材料等。隨著《檔案法》的頒布和相關(guān)檔案管理條令的完善，各級領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識有了一定程度的提高，但一些基層檔案管理人員的思想意識仍不到位，一部分基層檔案管理人員沒有較強的檔案管理意識，難以將自身的興趣點落實到檔案工作中，缺乏工作責(zé)任心，各級領(lǐng)導(dǎo)也未采取有效措施調(diào)動檔案管理人員工作的積極性，對基層檔案從業(yè)人員的管理制度不完善，未建立有效的管理和激勵機制，嚴(yán)重阻礙了基層檔案管理工作的進一步發(fā)展，使得基層檔案管理工作存在嚴(yán)重缺陷。傳統(tǒng)檔案管理工作的工作量較大，且都采用手工操作的形式進行檔案管理，工作技術(shù)含量較低，且基層檔案管理人員普遍缺乏創(chuàng)新精神，這些都使得一些單位的科研檔案管理工作難以開展甚至停滯不前。

（二）科研檔案原始資料收集不完整。一些單位對科研檔案原始材料的收集不夠完整，相關(guān)科研人員在工作的過程中沒有將有價值的檔案資料及時移交，導(dǎo)致檔案原始資料收集不全，未能有效實現(xiàn)科研檔案的集中統(tǒng)一保管。還有一些單位沒有對科研檔案的歸檔范圍作出明確的劃分，這就使得科研檔案的歸檔缺乏規(guī)范性和完整性。科研檔案是專業(yè)技術(shù)人員通過長期的科研、生產(chǎn)和經(jīng)營管理活動等積累起來的具有參考價值的信息記錄，科研檔案原始資料收集不全，會嚴(yán)重影響科研檔案的完整性與真實性。

（三）資金投入不足，檔案室設(shè)施落后。由于長期不重視檔案管理工作，資金投入不足或是分文不投，許多單位檔案室?guī)旆亢喡?，空氣污濁，物品堆放雜亂無章，有的檔案部門辦公條件較差，檔案室、辦公室、接待室還未實行三分開，多數(shù)科研單位的檔案現(xiàn)代化及檔案保護設(shè)施配置不齊全。

（四）科研檔案的歸檔及管理工作水平有待提高。一些單位由于檔案管理力量薄弱，管理手段落后，專業(yè)的檔案管理人才匱乏，相關(guān)部門極少組織本單位科研檔案管理人員進行專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，造成檔案管理人員對科研檔案的重要性、檔案管理要求以及科研檔案資料的收集、整理等業(yè)務(wù)知識欠缺，從而使得檔案管理人員對科研檔案的歸檔意識薄弱。再加上一些單位沒有專職的科研檔案管理員，負(fù)責(zé)科研檔案工作的人員經(jīng)常是身兼數(shù)職，他們在工作的時候無法將全部精力投入檔案管理工作中，不能及時對本單位所產(chǎn)生的科研檔案進行整理和歸檔，對科研檔案的管理水平造成了十分嚴(yán)重的影響。

（五）管理方式落后。長期以來，科研院所作為國家科技的研發(fā)主體，承擔(dān)了大量的技術(shù)研發(fā)項目，積累了大量的試驗數(shù)據(jù)和科研資料，科研檔案數(shù)量逐年增加，領(lǐng)域更加廣泛，類別更加繁多，收集更加困難，導(dǎo)致目前科研項目歸檔材料不全、質(zhì)量不高的問題更為突出。不符合要求的檔案所存在的突出問題是資料繁雜、不齊全，導(dǎo)致歸檔的科研材料的理論和應(yīng)用價值不高，大大降低了科研項目檔案利用價值，有效利用率低。目前，科研單位大多數(shù)以電子文檔的形式出現(xiàn)，但很多科研單位的檔案管理手段還停留在傳統(tǒng)的手工操作模式，收集歸檔的材料只限于紙質(zhì)文檔上，檢索方法單一、速度慢、準(zhǔn)確率低。計算機未能在檔案信息的存儲、加工、傳遞上普遍應(yīng)用，滿足不了檔案資源共享、深化利用等現(xiàn)代化管理的需要。許多地方仍延續(xù)計劃經(jīng)濟條件下傳統(tǒng)的管理模式，檔案部門與研發(fā)機構(gòu)、管理機構(gòu)接觸少，檔案管理員專業(yè)知識不足，一定程度上阻礙了科研檔案的有效利用。

（六）檔案人員知識欠缺，專業(yè)要求不過關(guān)。科研項目檔案的收集具有多樣復(fù)雜性，不同性質(zhì)的有不同特點，對檔案管理的專業(yè)性要求較高?，F(xiàn)在大多是由普通檔案管理人員在進行管理，對科研項目檔案的特殊性和重要性缺乏必要的認(rèn)識。另外科研檔案收集的時間跨度大，時間較長，影響檔案的完整性。對檔案的真實性和可靠性造成威脅。

三、做好科研檔案管理工作應(yīng)采取的有效措施

（一）提高基層檔案管理人員的檔案管理意識，完善檔案管理制度。科研檔案管理工作的工作量很大，且涉及的范圍很廣，各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對科研檔案的管理重視起來，通過宣傳和培訓(xùn)增強科研檔案管理人員的檔案管理意識，培養(yǎng)他們的職業(yè)道德素養(yǎng)，從而有效增強檔案管理人員的使命感和責(zé)任感。完善檔案管理制度，強化檔案管理意識，強化檔案意識，建立完善的管理制度和獎懲辦法?？蒲袉挝灰鞔_檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，要配齊檔案工作人員，并保持人員相對穩(wěn)定，提供合適的庫房，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理?？蒲袡n案人員要經(jīng)常深入課題組，指導(dǎo)和協(xié)助他們整理、組卷?？萍既藛T應(yīng)注意規(guī)范收集和保存原始材料，對歸檔材料要認(rèn)真檢查，嚴(yán)格把關(guān)，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性。必須建立嚴(yán)格的保密制度，檔案應(yīng)指定專人保管，控制使用權(quán)限，追蹤檔案利用情況等，秘密的科研檔案要建立備考檔案，做好安全保密工作，是對科技成果和科技人員的高度負(fù)責(zé)，也是對科研檔案管理人員責(zé)任心的考驗，必須提高信息安全意識，加強檔案安全保密工作。

（二）加強對科研檔案原始資料的收集工作，增強檔案資料收集的真實完整?？蒲袡n案管理人員應(yīng)該隨時對科研檔案原始資料進行收集，通常情況下可采用定期收集和隨時收集相結(jié)合的方式，各單位應(yīng)結(jié)合本單位科研檔案管理的實際工作建立完善的科研檔案管理制度，制定詳細(xì)的歸檔范圍、時間、要求等，從而有效保證科研檔案資料收集的完整性?？蒲袡n案管理人員應(yīng)與科研人員保持密切的聯(lián)系，對科研進度和科研檔案資料形成進行及時了解，避免科研檔案資料的損毀和遺失。各部門應(yīng)積極配合工作，保證科技項目檔案管理工作的順利開展，全方位收集相關(guān)資料，拓展材料收集范圍，豐富檔案內(nèi)容。

（三）提高科研檔案歸檔及管理工作水平。檔案歸檔是檔案收集與整理中最基本也是最重要的，檔案歸檔工作應(yīng)從整理檔案開始，以件為單位進行文件歸檔操作，一般情況下每份文件為一件，為確保紙質(zhì)文件的長久保留，要將原始文件上的金屬釘拆掉，將文件裝入軟卷皮之后，為其編寫頁碼，頁碼編寫完成后，要對文件加蓋歸檔章并填寫，最后一步即是依據(jù)文件屬性進行歸檔文件目錄的有效編制。在進行歸檔工作的過程中，應(yīng)遵循統(tǒng)一管理原則，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，保證歸檔文件的完整與準(zhǔn)確，確保能夠依據(jù)歸檔目錄準(zhǔn)確找到文件。為有效提高科研檔案歸檔及管理工作的水平，應(yīng)做到如下幾點：首先，可對檔案的密級進行劃分。根據(jù)其重要程度可將科研檔案的密級劃分為絕密、機密、秘密三種密級。其中，密級為絕密的科研檔案保管期限應(yīng)為永久，密級為機密的科研檔案保管期限應(yīng)為長期，密級為秘密的科研檔案管理期限應(yīng)為短期。其次，可采用多種組卷方式對科研檔案進行歸檔。在科研檔案的歸檔整理中，可將該研究項目的設(shè)計書、課題總結(jié)、研究成果等重要材料組合成卷，再按照時間順序?qū)⒏黝惪蒲袡n案材料進行排序，再根據(jù)科研項目研究內(nèi)容材料的多少，將一個研究內(nèi)容的材料分為一卷或者多卷，并依照案卷的內(nèi)容對科研檔案進行合理分類，這樣使得科研檔案的歸檔更科學(xué)，便于科研檔案的保管和查找，方便日后對科研檔案進行查閱、利用。

（四）創(chuàng)新檔案管理方法。提高管理工作效率，運用現(xiàn)代技術(shù)手段對科研檔案進行管理，是提高檔案管理和服務(wù)效率的必然要求，在做好保密工作和保護好知識產(chǎn)權(quán)的前提下，有步驟、分批次、循序漸進地推進科研檔案材料的及時收集，提高檔案管理的工作效率。實行現(xiàn)代辦公技術(shù)與科研檔案管理相結(jié)合，運用計算機、光盤、復(fù)印機、多媒體等先進技術(shù)和設(shè)備進行科研檔案材料的收集、整理及加工，從而實現(xiàn)科研檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化?？蒲袡n案工作是科研管理的重要組成部分，是科研活動的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)該做到如下幾方面：建立完善的科研檔案工作日常檢查制度;建立完善的科研檔案調(diào)閱與使用權(quán)限制度;建立完善的科研檔案保管制度;建立嚴(yán)格的庫房管理制度。

（五）規(guī)范檔案開發(fā)利用方式，完善檔案資源的開發(fā)和利用。積極宣傳報道科技成果，編制各級各類檔案分類目錄，豐富檢索手段。對于歸檔的材料要及時編制全引目錄、案卷目錄、分類目錄和全宗卷，利用計算機等先進的檢索工具及時、準(zhǔn)確地為科技人員提供行之有效的服務(wù)，為科技信息交流提供平臺。檔案是寶貴的歷史資料，在管理過程中要重視檔案資源的開發(fā)利用，最大限度開發(fā)和利用檔案資源，讓檔案最大限度發(fā)揮其利用價值。

（六）加強專業(yè)知識培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)?？蒲袡n案工作的宗旨是為科技服務(wù)，檔案人員必須具有淡泊名利、忠于職守、踏實工作和吃苦耐勞的精神，要樹立強烈的服務(wù)意識、端正服務(wù)態(tài)度、改進服務(wù)方法、提高自身專業(yè)素養(yǎng)?？蒲许椖繖n案管理的對象有著多樣性、復(fù)雜性的特點，管理范圍更為廣泛，因而對檔案管理人員提出了更高的要求，各單位要重視和加強檔案人員的理論學(xué)習(xí)，加大對科研檔案管理人員的培訓(xùn)力度，培養(yǎng)一批具有較高水平的檔案管理人才，從而適應(yīng)檔案管理實現(xiàn)從封閉向開放的轉(zhuǎn)型，從手工操作向現(xiàn)代管理的轉(zhuǎn)換，從依靠行政手段管理檔案向依法管理檔案轉(zhuǎn)變，使檔案工作者從檔案管理者變?yōu)闄n案信息開發(fā)者，不斷提升管檔人員的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍是做好當(dāng)前科研檔案管理工作的根本保證。

四、總結(jié)

做好科研檔案管理工作可以為本單位的科研開發(fā)提供有效的幫助，檔案管理部門為順應(yīng)時代發(fā)展的需求，應(yīng)充分掌握科研檔案管理的內(nèi)涵及特點，對科研檔案管理中存在的問題進行分析和研究，并采取最有效的解決措施對科研檔案管理進行完善，從而不斷提高科研檔案工作的水平，使科研檔案能夠得到更好的利用。

加強科研檔案管理有助于科研水平的提高，有利于生產(chǎn)和經(jīng)濟建設(shè)。逐步實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化，有利于促進我國科技成果的轉(zhuǎn)化和科研單位科研工作進一步深入開展，規(guī)范科研管理工作流程，促進科研項目檔案管理工作順利進行，充分開發(fā)利用科研檔案信息資源，為利用者提供完善、健全的檔案信息資源，使之更好地為“三農(nóng)”服務(wù)，是當(dāng)前做好科研檔案管理工作的出發(fā)點和歸宿，也是科研檔案管理者的重要職責(zé)。因此，在未來科研檔案管理工作中，應(yīng)重視對科研檔案工作的規(guī)范化管理，不斷提升科研檔案管理水平，充分利用檔案資源推動科研的正向發(fā)展。