基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用分析

王寶

【摘要】隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和科技的不斷進(jìn)步，目前我國(guó)的檔案管理基礎(chǔ)工作已經(jīng)成為社會(huì)關(guān)注的重點(diǎn)，如今的基礎(chǔ)工作系統(tǒng)在一定程度上受到很多外在因素的影響，像是具有強(qiáng)烈的輻射、種類繁雜或者是工作人員的因素等。所以為了加深對(duì)檔案基礎(chǔ)工作的認(rèn)識(shí)以及發(fā)現(xiàn)目前檔案工作中的不足，筆者結(jié)合應(yīng)對(duì)措施，對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行深入探討，從而有效提升整體檔案工作水平。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;基礎(chǔ)工作;現(xiàn)代檔案管理;作用分析

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展和社會(huì)的不斷進(jìn)步，現(xiàn)在我國(guó)的檔案管理已經(jīng)逐漸向標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化的方向發(fā)展。據(jù)研究結(jié)果表明，當(dāng)前的檔案管理工作在現(xiàn)代檔案管理工作中占據(jù)了十分關(guān)鍵的位置，假如出現(xiàn)差錯(cuò)，會(huì)使整個(gè)檔案系統(tǒng)受到影響。與此同時(shí)，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的順利進(jìn)行，為了充分發(fā)揮檔案管理的作用，必須要不斷完善和提升自身水平以及發(fā)展能力。

一、檔案管理基礎(chǔ)工作面臨的挑戰(zhàn)

（一）對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作的重視程度嚴(yán)重匱乏。目前很多工作單位嚴(yán)重忽視了檔案管理基礎(chǔ)工作這一個(gè)環(huán)節(jié)，更為嚴(yán)重的是，有很多單位由于檔案管理不當(dāng)出現(xiàn)了很大的漏洞，比如信息的丟失，在一定程度上直接影響了工作人員的工作情緒。檔案管理基礎(chǔ)工作是否具有一定的規(guī)范性，還將會(huì)直接反映出單位的日常工作秩序。但是目前仍然有很多單位對(duì)這項(xiàng)工作沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)，覺(jué)得這項(xiàng)工作不會(huì)直接影響單位的工作質(zhì)量，所以沒(méi)有專門安排工作人員對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理，因此有時(shí)會(huì)出現(xiàn)信息缺失的現(xiàn)象，阻礙了工作的正常進(jìn)行。

（二）檔案管理人員不具備較高的職業(yè)素質(zhì)。在如今的社會(huì)中，大多數(shù)單位檔案管理人員年齡偏大，而且在結(jié)構(gòu)上缺乏一定的合理性，嚴(yán)重阻礙了檔案管理水平的發(fā)揮。首先，由于檔案管理人員的年齡已經(jīng)偏大，對(duì)很多檔案知識(shí)不能夠熟悉記憶和理解，更不能熟練應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，在接受新知識(shí)上也有困難，這樣直接影響整體的檔案管理質(zhì)量。其次，現(xiàn)在很多檔案管理人員只是一味的將信息進(jìn)行存儲(chǔ)，根本毫無(wú)規(guī)律，因此能夠看出這樣的檔案管理人員在一定程度上明顯缺乏專業(yè)知識(shí)以及管理能力。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步以及信息時(shí)代的到來(lái)，現(xiàn)在很多檔案管理越發(fā)現(xiàn)代化，無(wú)論是在規(guī)模上還是信息系統(tǒng)上都有了一定的轉(zhuǎn)變，檔案管理人員不需要特別費(fèi)力對(duì)信息進(jìn)行存儲(chǔ)和查詢，只要管理人員能夠?qū)⑾鄳?yīng)的存檔和搜索技術(shù)熟練掌握，那么將會(huì)很快實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，并且提升檔案的應(yīng)用率和搜索率。

二、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

（一）有效促進(jìn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化?，F(xiàn)代檔案管理的主要作用就是提高檔案管理水平，而檔案的管理基礎(chǔ)工作主要就是對(duì)相應(yīng)的信息進(jìn)行分類、整理和歸檔?？墒侨缃翊蠖鄶?shù)單位對(duì)此項(xiàng)工作缺乏重視，有很多的無(wú)用檔案一直存在，并沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行清理，這嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的順利進(jìn)行。在正常的情況下，作為工作人員早該將一些舊檔案進(jìn)行及時(shí)清理，并且將有用的檔案與新的檔案進(jìn)行相應(yīng)的組合，這將在一定程度上使檔案管理水平和工作效率明顯提升。另外檔案的管理是否具有一定的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化和檔案的應(yīng)用搜索率是有著密切關(guān)系的，所以合理地實(shí)行檔案基礎(chǔ)管理工作將會(huì)在原有基礎(chǔ)上加速檔案管理水平的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）保證了信息的真實(shí)有效性。在檔案管理工作中最為看重的就是其信息是否具有一定的真實(shí)性以及有效性，并且這個(gè)主要是受檔案信息分類的影響，由此可以看出檔案分類在整個(gè)工作過(guò)程中占有十分重要的作用，同時(shí)也為檔案管理的查詢工作提供了相應(yīng)的便利。認(rèn)真做好檔案管理的各項(xiàng)工作，同時(shí)也加強(qiáng)信息技術(shù)的合理應(yīng)用，這樣在一定程度上會(huì)加速人員對(duì)檔案信息的搜索和使用。所以可以看出，如果想要準(zhǔn)確獲得自己想要的信息，那么必須要做的就是對(duì)檔案信息進(jìn)行相應(yīng)的分類管理，而且所輸入的信息必須要能夠保證其準(zhǔn)確性，而且還要做好一切補(bǔ)救措施，出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)能夠及時(shí)進(jìn)行解決。

（三）加強(qiáng)了檔案的應(yīng)用效率。檔案管理基礎(chǔ)工作水平的提高有利于日后檔案應(yīng)用效率的提高，同時(shí)還能使檔案內(nèi)容在分類上更加準(zhǔn)確，在一定程度上提升了整體的檔案管理水平，并且在信息處理方面，它會(huì)首先將重要的信息進(jìn)行優(yōu)先處理，之后依次處理次要信息，這樣能夠幫助工作人員篩選出具有重要價(jià)值的檔案信息，加強(qiáng)了檔案的應(yīng)用效率。另外，當(dāng)存入檔案的時(shí)候，必須要對(duì)其相關(guān)的檔案檢索進(jìn)行完善，這樣方便對(duì)日后相關(guān)檔案信息的查詢。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在如今科技發(fā)展的新時(shí)代，檔案管理基礎(chǔ)工作也將變得越來(lái)越現(xiàn)代化，在很多企業(yè)中，檔案管理工作逐漸被重視起來(lái)。而且檔案基礎(chǔ)管理工作能夠有效促進(jìn)各個(gè)單位工作質(zhì)量的提升，同時(shí)也加速了經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展。

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