大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院行政辦公檔案電子化管理探討

朱霞

【摘要】在大數(shù)據(jù)時(shí)代，各種數(shù)據(jù)資源不斷增長，當(dāng)數(shù)據(jù)增長到一定數(shù)量時(shí)很可能出現(xiàn)一種規(guī)律，通過采集大量數(shù)據(jù)，能夠總結(jié)出數(shù)據(jù)的規(guī)律，從而為管理者提供幫助。目前我國醫(yī)療改革正處于關(guān)鍵時(shí)期，醫(yī)院作為一種特殊的服務(wù)機(jī)構(gòu)，需要適應(yīng)時(shí)代的變化。這就要求醫(yī)院加強(qiáng)自身的行政管理，利用先進(jìn)的管理方法實(shí)現(xiàn)管理工作的提升。醫(yī)院信息化水平成為評價(jià)醫(yī)院綜合實(shí)力的重要指標(biāo)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行行政辦公檔案管理成為醫(yī)院行政管理的發(fā)展趨勢。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)背景;檔案管理;電子化

一、大數(shù)據(jù)與檔案管理

（一）大數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)也被稱為海量數(shù)據(jù)，是指一種信息化資源，這種資源通過分析能夠作為決策的依據(jù)。大數(shù)據(jù)具有大量、快速、多樣、價(jià)值的特點(diǎn)。信息技術(shù)的發(fā)展推動了大數(shù)據(jù)技術(shù)的誕生，云計(jì)算就是其中的一種。大數(shù)據(jù)技術(shù)是指通過分析海量數(shù)據(jù)，從而對其中的規(guī)律進(jìn)行整理與加工，從而為決策者所利用。大數(shù)據(jù)在解決實(shí)際問題中具有重要的作用，關(guān)系到民生領(lǐng)域，能夠改善人們的生活，能夠避免過去由于不了解規(guī)律而產(chǎn)生的錯誤，能夠節(jié)省大量的時(shí)間與精力。

（二）檔案管理。檔案是在社會活動中形成的，主要是通過文字、圖像、聲音以及其他方式與載體保存下來的歷史資料。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，檔案的制作與管理進(jìn)入信息化時(shí)代，電子檔案也就孕育而生。電子檔案是指通過電子化儲存的檔案資料。電子檔案是檔案工作創(chuàng)新的產(chǎn)物，具有紙質(zhì)檔案所不具備的優(yōu)勢，能夠提高檔案管理的效率。因此，檔案管理人員需要重視檔案的信息化建設(shè)，加強(qiáng)對檔案信息管理的研究，從而讓檔案資料能夠更好地保存。電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，其具有可復(fù)制的特點(diǎn)，且在檔案制作的過程中，對于錯誤數(shù)據(jù)的刪改是非常方便的，能夠制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，從而便于檢索。電子檔案的應(yīng)用功能能夠提高檔案管理的效率，管理者僅需要通過計(jì)算機(jī)即可實(shí)現(xiàn)檔案的調(diào)取、整理、歸檔與分類。電子檔案最大的特點(diǎn)是數(shù)字化的數(shù)據(jù)，能夠節(jié)省紙張與空間，這與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有著本質(zhì)上的區(qū)別。

二、大數(shù)據(jù)背景下行政辦公檔案電子化管理策略

（一）提高行政辦公檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。首先需要建立完善的行政辦公檔案管理制度，檔案管理人員需要不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)，從而提高自身的工作水平。行政辦公檔案管理是醫(yī)院行政辦公工作的重要資源，需要提高檔案管理人員的專業(yè)水平、服務(wù)意識以及實(shí)際操作能力。行政辦公檔案的電子化管理工作依賴于檔案管理人員，因此檔案管理人員的專業(yè)水平?jīng)Q定了行政辦公檔案管理的質(zhì)量。電子化檔案技術(shù)對于檔案管理人員有著一定的要求，檔案管理人員除了具備高度的愛崗奉獻(xiàn)精神，還需要具備扎實(shí)的信息操作能力，從而將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。這些電子檔案能夠?yàn)獒t(yī)院行政辦公管理提供有效的支持，在現(xiàn)代醫(yī)院中，行政辦公檔案可能涉及眾多科室，這就要求檔案管理人員能夠及時(shí)為各部門提供服務(wù)，從而確保醫(yī)院各科室行政辦公管理的有序開展。

（二）提高檔案管理人員的服務(wù)意識。檔案管理人員要不斷提高自身的服務(wù)意識，從而為行政管理人員帶來更好的使用體驗(yàn)，將被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，改進(jìn)自身的服務(wù)理念，拓展新的服務(wù)模式，加強(qiáng)行政辦公人員信息反饋的整理，從而提高行政辦公檔案電子化管理的科學(xué)性。行政辦公檔案是為了更好地服務(wù)于醫(yī)院行政辦公管理。電子檔案不僅僅是將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，更是要利用信息化技術(shù)，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)對過往管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分析，從而做好決策管理工作。檔案管理者需要謹(jǐn)記這一點(diǎn)，增強(qiáng)服務(wù)意識，在日常工作中不斷發(fā)現(xiàn)需要改進(jìn)的地方，從而為行政辦公檔案的電子化管理提供更好的服務(wù)，讓醫(yī)院行政辦公人員獲得更好的服務(wù)體驗(yàn)?？梢詮膬?yōu)化工作流程著手，在檔案的采集、傳輸以及使用等方面加強(qiáng)資源共享，從而便于行政管理者的工作。

（三）加強(qiáng)安全管理。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案成為現(xiàn)代檔案管理的主流趨勢，但是由于電子檔案自身的特定決定其具有一定的風(fēng)險(xiǎn)，因此采取單一的儲存方式是不可取的。可以通過采取多種儲存方式，例如硬盤式儲存、光盤儲存、網(wǎng)盤儲存以及備份儲存等多種儲存共同應(yīng)用的方式。通過多種儲存方式的應(yīng)用，能夠確保行政辦公檔案的安全性，但是這可能增加對儲存空間的要求，需要采購大容量的儲存介質(zhì)。同時(shí)考慮到介質(zhì)的兼容性，需要不斷更新儲存方式，例如光驅(qū)的使用逐漸被淘汰，那么光盤儲存的數(shù)據(jù)很可能損失，這就需要重新進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移。

三、結(jié)語

綜上所述，隨著當(dāng)今社會的發(fā)展，醫(yī)院信息化水平成為評價(jià)醫(yī)院綜合實(shí)力的重要指標(biāo)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行行政辦公檔案管理成為醫(yī)院行政管理的發(fā)展趨勢。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，各種數(shù)據(jù)資源不斷增長，當(dāng)數(shù)據(jù)增長到一定數(shù)量時(shí)很可能出現(xiàn)一種規(guī)律，通過采集大量數(shù)據(jù)，能夠總結(jié)出數(shù)據(jù)的規(guī)律，從而為管理者提供幫助。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，電子檔案在現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理中具有重要作用，行政辦公檔案管理要不斷完善電子化管理的建設(shè)，從而為決策提供支持。

【參考文獻(xiàn)】

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