淺談縣級醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新

王燕

【摘要】縣級醫(yī)院檔案工作，作為醫(yī)院管理的一部分，必須適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)院和新時期的發(fā)展需要。因此，檔案工作人員應(yīng)創(chuàng)新思路，開拓檔案管理的各項功能，積極探索觀念、機制、管理、服務(wù)的創(chuàng)新。

【關(guān)鍵詞】縣級醫(yī)院;檔案管理;工作創(chuàng)新

檔案管理是醫(yī)院管理運行中重要的環(huán)節(jié)。顯而易見，只有真正發(fā)掘當前檔案管理中存在的問題，與時俱進，促進醫(yī)院管理體制健全，服務(wù)質(zhì)量進一步提升，實現(xiàn)檔案管理的改革與創(chuàng)新，才能順應(yīng)醫(yī)療改革趨勢，成長成就一批醫(yī)療工作者，并促使醫(yī)院成為新形勢下的排頭兵。

一、醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

（一）傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理觀念陳舊，亟待調(diào)整。長期以來，醫(yī)院檔案管理工作一直處于行政從屬的地位。正因如此，管理者很難充分重視這一工作的重要性，往往基于被動留檔需要進行崗位設(shè)置、工作內(nèi)容安排。這就導(dǎo)致在保管上關(guān)注不足，資金人員配備不夠、保管技術(shù)陳舊。很少有人提出對歷史資料二次整理、開發(fā)以及利用。

（二）檔案管理不成體系，標準化規(guī)范化程度低。現(xiàn)行的檔案管理工作處于一種條塊分割、系統(tǒng)性較差的狀態(tài)，具體來說，人事檔案由人事部門進行保管，科研檔案則由科技研發(fā)部門整理登記，病歷系列檔案經(jīng)由病案室保管，而諸如檢查圖像、病理切片檔案則分屬病人治療的各個業(yè)務(wù)科室管理。由于各個科室、各個部門各自為政，他們的檔案編號手段、排序方式都不相同，標準化、規(guī)范化程度不高，效率難免低下。

（三）數(shù)字化、信息化程度不足，高科技在檔案管理中作用難以體現(xiàn)。隨著醫(yī)療技術(shù)的進步，不少先進的儀器被廣泛使用于臨床中，如核磁共振掃描儀、螺旋CT機、準分子激光治療儀、多功能數(shù)字攝影機（DR）等，這些設(shè)備的輸入與輸出與原先大有不同，然而，作為醫(yī)院管理的重要支持模塊，檔案管理卻沒有得到相應(yīng)的禮遇?？傮w上來說，目前醫(yī)院的檔案管理仍處于手工操作的初級階段，文件的分類、更新、儲存、整理都是人工化操作的，缺乏統(tǒng)計、整合等處理工作。

二、醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的舉措

（一）落實創(chuàng)新理念。1.檔案工作創(chuàng)新與基礎(chǔ)的關(guān)系。醫(yī)院檔案工作的創(chuàng)新不是憑空想象，不是“空中樓閣”，創(chuàng)新必須在原有基礎(chǔ)之上進行，要在認真研究、總結(jié)過去的基礎(chǔ)上，分析現(xiàn)在和將來的形勢，在發(fā)展中尋求新的突破。2.創(chuàng)新與學(xué)習、借鑒的關(guān)系。學(xué)習是創(chuàng)新的基礎(chǔ)，借鑒是創(chuàng)新的階梯，創(chuàng)新是學(xué)習的動力，也是學(xué)習的目的。檔案工作創(chuàng)新既要學(xué)習本行業(yè)專業(yè)知識，借鑒本行業(yè)成功的經(jīng)驗和方法，又要學(xué)習相關(guān)專業(yè)、其他行業(yè)知識，借鑒其他行業(yè)和專業(yè)創(chuàng)新方法和成功經(jīng)驗。3.創(chuàng)新與實踐的關(guān)系。創(chuàng)新是事業(yè)發(fā)展的動力，但創(chuàng)新絕不能是虛無飄渺的創(chuàng)新，理論創(chuàng)新、方法創(chuàng)新都要經(jīng)過實踐檢驗，凡是對事業(yè)的發(fā)展有促進作用的創(chuàng)新，都要大力推廣，在實踐中不斷完善。

（二）實踐創(chuàng)新，更好發(fā)展。1.服務(wù)手段創(chuàng)新。（1）建立檔案室網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案室內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。（2）建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。檔案室與企事業(yè)單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案室，是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實現(xiàn)電子文件信息資源共享。（3）開展在線服務(wù)。社會的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。2.增添設(shè)施，配備好軟硬件。要加快檔案信息化的建設(shè)，就要舍得投入財力，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件，實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。計算機是現(xiàn)代化管理手段不可缺少的工具。同時，利用微機管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密度。微機的儲存量豐富而廣泛，由計算機編印出的文件分類、主題等目錄，有一整套安全可靠的檢索系統(tǒng)，無論是對醫(yī)院本身查找資料，還是對其他查閱檔案的人都快捷而準確。3.創(chuàng)新意識，提高管理水平。一個縣級醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)，必須具備現(xiàn)代化管理水平的檔案管理者。醫(yī)院檔案工作者在現(xiàn)代化檔案管理工作中，不僅要有檔案管理專業(yè)知識的培養(yǎng)，還要懂得現(xiàn)代化科學(xué)管理檔案的實質(zhì)內(nèi)涵和特點。這就要求檔案工作人員不斷發(fā)奮工作，刻苦學(xué)習新業(yè)務(wù)、新知識、新技術(shù)，全面掌握科學(xué)管理檔案的綜合技能。4.注重“反饋”，深層次開發(fā)醫(yī)院檔案信息。反饋方法在醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)利用中起著重要的作用。通過反饋信息資源開發(fā)利用所產(chǎn)生的結(jié)果，進行分析研究，可以提高信息資源開發(fā)利用的科學(xué)性、合理性、系統(tǒng)性。

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