基于信息時(shí)代談老年大學(xué)檔案管理有效舉措

于萍

摘要：老年大學(xué)檔案是記錄一個(gè)學(xué)校歷史發(fā)展的重要憑證，而學(xué)校做好老年大學(xué)的檔案管理工作就是一件非常重要的事情。在這個(gè)現(xiàn)代化的信息社會(huì)，學(xué)校以及檔案管理工作者需要全面利用好信息化的方式去對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行有效的管理，因此，筆者就主要圍繞著老年大學(xué)檔案的信息化管理方式進(jìn)行詳細(xì)的闡述和分析，希望可以為老年大學(xué)的檔案管理工作提供一些有利的建議。

關(guān)鍵詞：老年大學(xué);檔案管理;信息時(shí)代;信息管理模式

一、在老年大學(xué)檔案管理工作中容易存在的問(wèn)題

在通常情況下，學(xué)籍檔案屬于學(xué)校非常重要的檔案管理工作，尤其隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的快速發(fā)展，老年大學(xué)的發(fā)展也越來(lái)越得到人們的關(guān)注，所以如何為老年人帶來(lái)更好的知識(shí)服務(wù)就需要從教者做好檔案的管理工作。然而從目前來(lái)看，學(xué)校的檔案管理工作主要存在兩個(gè)問(wèn)題：

1.老年大學(xué)檔案管理工作過(guò)于表面化

在老年大學(xué)的檔案管理過(guò)程中，普遍存在過(guò)于表面化的管理狀態(tài)，其中主要體現(xiàn)在學(xué)校及檔案管理工作者沒(méi)有對(duì)學(xué)籍檔案管理引起足夠的重視，他們認(rèn)為對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行一個(gè)簡(jiǎn)單的信息錄入就可以了，并沒(méi)有在記錄頁(yè)面上顯示更多的老年學(xué)生的檔案信息，這種檔案信息的不完整容易造成，一旦有相關(guān)組織或者部門(mén)需要查看學(xué)生的學(xué)籍檔案，但是工作人員卻無(wú)法遞交出準(zhǔn)確度較高的檔案信息，這樣也就會(huì)為工作人員以及學(xué)校和學(xué)生造成不必要的麻煩。

2.老年大學(xué)檔案管理工作信息化管理程度不夠

雖然現(xiàn)在我們處在一個(gè)網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)的時(shí)代當(dāng)中，但是在檔案信息管理這一方面，有些老年大學(xué)的學(xué)籍檔案卻缺乏信息化的管理。熟不知網(wǎng)絡(luò)化的信息管理不僅可以讓檔案信息量變得更大，而且還更容易查找、儲(chǔ)存和攜帶，還可以全面提升工作人員的檔案管理質(zhì)量。所以學(xué)校以及檔案管理工作人員需要及時(shí)通過(guò)現(xiàn)代化信息技術(shù)手段做好檔案的管理工作。

二、關(guān)于提高老年大學(xué)檔案管理質(zhì)量的方法分析

1.對(duì)檔案管理模式進(jìn)行改革和創(chuàng)新創(chuàng)

要想讓學(xué)校的檔案管理質(zhì)量得到有效的提高，學(xué)校以及相關(guān)工作人員首先就要對(duì)檔案管理模式進(jìn)行及時(shí)的改革和創(chuàng)新。第一、學(xué)校的檔案管理部門(mén)和其他部門(mén)加強(qiáng)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。因?yàn)殡S著信息化時(shí)代的快速發(fā)展，社會(huì)信息資源數(shù)量也在大幅度的上升，僅僅憑借一個(gè)學(xué)校的檔案管理部門(mén)是無(wú)法對(duì)這些龐大的信息資源進(jìn)行有效管理的，所以只有和其他部門(mén)加強(qiáng)聯(lián)系，通過(guò)資源信息的共享才能讓學(xué)生的檔案信息變得更加完整。第二、通過(guò)電子自動(dòng)化手段來(lái)管理檔案信息，在這個(gè)信息時(shí)代里管理者需要對(duì)電子檔案進(jìn)行及時(shí)的建立和整理，直接通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)就可以及時(shí)的找到相關(guān)信息，也能對(duì)檔案信息進(jìn)行及時(shí)的修改、使用和保存，可以加快當(dāng)擔(dān)信息數(shù)字化的處理步伐。

不過(guò)，在進(jìn)行數(shù)字化的檔案處理時(shí)，檔案管理人員需要利用掃描機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行處理，這樣才能做到對(duì)紙質(zhì)版檔案內(nèi)容的保真。對(duì)于一些錄音或者錄像的資料，還要通過(guò)刻錄機(jī)進(jìn)行檔案的備份儲(chǔ)存，在電子檔案管理時(shí)還要做到把草稿內(nèi)容、修改稿以及正文進(jìn)行統(tǒng)一的歸檔，修改草稿時(shí)一定要顯示改稿人的名字、修改的時(shí)間以及修改內(nèi)容，在檔案整套歸檔的過(guò)程中電子文件不可以變動(dòng)。第三、根據(jù)檔案內(nèi)容特點(diǎn)構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立一個(gè)開(kāi)放性的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，從而滿(mǎn)足信息時(shí)代的檔案管理要求。

2.學(xué)校加強(qiáng)檔案管理的保密措施

現(xiàn)代化信息技術(shù)雖然為檔案管理帶來(lái)了一些便捷，但同樣它也為檔案資料的保密工作帶來(lái)了一些安全隱患，而檔案信息出現(xiàn)不安全的情況主要是由計(jì)算機(jī)使用過(guò)程中突然中病毒、人員操作不規(guī)范以及電子設(shè)備出故障等這樣幾個(gè)原因組成，所以我們必須通過(guò)有效的措施對(duì)檔案資料加強(qiáng)保密方面的管理。

第一、檔案管理部門(mén)人員要安裝最新的軟件管理系統(tǒng)，這樣才能保證檔案資料可以安全使用，并得到安全的保存;第二、檔案管理工作者要及時(shí)對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行全面的殺毒和檢測(cè)，要避免信息資源因?yàn)楦腥静《径霈F(xiàn)隱患;第三、學(xué)校檔案管理部門(mén)的工作人員在工作期間要避免使用其他的外網(wǎng)連接，避免因?yàn)楹诳偷那秩攵鴮?dǎo)致檔案資源的丟失和泄露。第四、學(xué)校要盡可能配備最專(zhuān)業(yè)、最先進(jìn)以及最規(guī)范的檔案保管設(shè)備，并加強(qiáng)檔案管理措施，對(duì)檔案資料以及絕密檔案進(jìn)行安全的保存。

三、總結(jié)：

綜上所述，在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代下對(duì)老年大學(xué)的檔案管理工作模式進(jìn)行全面的改革和創(chuàng)新，就可以讓檔案管理工作質(zhì)量得到全面的提高，所以對(duì)于學(xué)校以及檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，不僅要認(rèn)清楚信息技術(shù)為檔案管理工作帶來(lái)的更多好處，也要及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想觀(guān)念以及工作態(tài)度，并為他們提供更加可靠、更加齊全的信息管理工具，這樣才能提高老年大學(xué)的信息化檔案管理進(jìn)程。

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