淺析醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新

杜新文

【摘要】醫(yī)院檔案部門主要負(fù)責(zé)收集、保管信息資料，便于醫(yī)院開發(fā)利用。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作也應(yīng)有所創(chuàng)新，為醫(yī)院發(fā)展提供更多有價(jià)值的內(nèi)容。筆者將重點(diǎn)闡述創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作的意義以及相關(guān)工作推進(jìn)過程中存在的問題，提出優(yōu)化策略，希望醫(yī)院檔案管理工作體現(xiàn)更多的價(jià)值。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案管理;檔案管理;創(chuàng)新

在構(gòu)建現(xiàn)代化醫(yī)院的過程中，醫(yī)院檔案管理工作發(fā)揮著重要的作用。對(duì)醫(yī)院活動(dòng)和實(shí)踐工作有了最為原始的記錄，相關(guān)的檔案資料不僅對(duì)教學(xué)有一定的幫助，還可以衡量一個(gè)醫(yī)院的管理水平，因此，完善醫(yī)院檔案管理的工作，一方面是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，另一方面也是推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)全面進(jìn)步的有力工具。雖然我國醫(yī)院檔案管理部門在這方面作出了很大的努力，也取得了進(jìn)步，但是仍有較大創(chuàng)新和完善的空間，值得我們探究。

一、醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的意義

（一）順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，今天的人類社會(huì)已經(jīng)步入信息化時(shí)代?？梢哉f信息化是當(dāng)今這個(gè)時(shí)代人類社會(huì)最為顯著的特征，人們的一切都化為信息，并加速運(yùn)動(dòng)、交換，最終匯聚成一種全新的生產(chǎn)動(dòng)能，成為支撐當(dāng)代人類社會(huì)發(fā)展的最為強(qiáng)大的生產(chǎn)力。創(chuàng)新是民族發(fā)展的根本，是國家繁盛的推動(dòng)力。若無創(chuàng)新社會(huì)就會(huì)停滯不前，我們也就無法獲得新的技術(shù)、理念，迎來新的發(fā)展形勢(shì)，最終落后于他人。因此我們必須勇于創(chuàng)新，深化對(duì)客觀世界的認(rèn)知，努力獲得前進(jìn)的力量。醫(yī)院檔案事業(yè)更要有創(chuàng)意意識(shí)，這樣才能順應(yīng)時(shí)代變化，滿足醫(yī)院發(fā)展對(duì)檔案管理的要求，讓檔案信息為醫(yī)院提供更多有價(jià)值的參考。

（二）順應(yīng)檔案管理工作發(fā)展的需要。事實(shí)已經(jīng)證明，科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)已經(jīng)邁入信息時(shí)代，無論是生產(chǎn)還是人們的生活都與數(shù)據(jù)、資料等息息相關(guān)。負(fù)責(zé)整理、保存、開發(fā)信息資料工作的檔案部門曾為社會(huì)穩(wěn)定與國家發(fā)展作出不可忽視的貢獻(xiàn)，而今檔案管理工作在社會(huì)大環(huán)境的影響下面臨著諸多挑戰(zhàn)，如信息化、管理科學(xué)化、服務(wù)多元化等，若不能在機(jī)制、管理策略方面進(jìn)行創(chuàng)新，其工作質(zhì)量、效率將無法滿足醫(yī)院的需求。

（三）順應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展規(guī)律。檔案管理工作質(zhì)量提升，檔案資料才更有醫(yī)學(xué)研究、參考價(jià)值，醫(yī)院醫(yī)學(xué)、學(xué)術(shù)研究才能得到有效保障，醫(yī)院也才能為人類生命健康作出更多的貢獻(xiàn)。而且，檔案管理工作也需通過開拓創(chuàng)新提升工作質(zhì)量，倘若檔案管理墨守成規(guī)，不探索新的管理方法和理念，只是重復(fù)過去的工作內(nèi)容，終有一天它不僅無法為醫(yī)院的發(fā)展貢獻(xiàn)力量，甚至成為影響醫(yī)院醫(yī)學(xué)研究的因素。因此從外部需求和內(nèi)部規(guī)律角度出發(fā)，創(chuàng)新是必然之路。

（四）提升檔案管理人員的素質(zhì)。很多人認(rèn)為檔案管理工作就是資料簡(jiǎn)單的整理、歸納、保存，其實(shí)檔案管理涉及多個(gè)環(huán)節(jié)，如信息收集、資料整理與鑒定、檔案保管、信息檢索、統(tǒng)計(jì)、編研等，這些工作的質(zhì)量在很大程度上能夠影響到醫(yī)院的醫(yī)學(xué)研究與發(fā)展。對(duì)于檔案管理工作而言，管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)越高、創(chuàng)新力和主觀能動(dòng)性越高，其效率與成效越明顯。醫(yī)院已經(jīng)開始重視對(duì)檔案工作人員素質(zhì)的培養(yǎng)，為其制定了更高的標(biāo)準(zhǔn)，其中創(chuàng)新意識(shí)是培養(yǎng)的重要內(nèi)容。提升管理人員的創(chuàng)新意識(shí)不僅能刺激其工作的主動(dòng)性，還能讓其更善于思考，根據(jù)問題尋找根源，探索出更好的解決方案，讓檔案管理工作所有環(huán)節(jié)都能有序連接，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作水平與效率的提升。

二、醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新

（一）管理理念的創(chuàng)新。第一，正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作，樹立科學(xué)價(jià)值觀。無論是醫(yī)院管理層還是檔案工作負(fù)責(zé)人員，都要樹立科學(xué)的價(jià)值觀，正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的意義。從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度出發(fā)，科學(xué)科技檔案具有潛在推動(dòng)作用，只要發(fā)揮出其價(jià)值就能讓人類擺脫某些疾病帶來的痛苦，造福于社會(huì)，因此意義重大。第二，樹立工作動(dòng)態(tài)觀念。任何工作都是發(fā)展的、動(dòng)態(tài)的，醫(yī)院檔案工作也不例外。若想提升檔案管理工作的質(zhì)量，管理人員必須摒棄過時(shí)的管理理念，避免出現(xiàn)“閉室自守”“坐等上門”等情況，要主動(dòng)出擊，根據(jù)醫(yī)院需求調(diào)整檔案管理工作的模式。第三，樹立工作效率觀。高效率才能有高回報(bào)。檔案管理人員的工作效率越高，檔案提供越及時(shí)，醫(yī)院在面對(duì)某些問題或者進(jìn)行醫(yī)學(xué)研發(fā)的反應(yīng)就越快，有利于醫(yī)院在醫(yī)療市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲取優(yōu)勢(shì)，確保長(zhǎng)久性發(fā)展。第四，樹立現(xiàn)代管理理念。近些年，檔案信息處理方式在互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的影響下發(fā)生了顛覆性的改變。若想順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，滿足新時(shí)期檔案管理工作的要求，檔案人員必須樹立現(xiàn)代管理理念，提高檔案信息收集、整理的效率，讓檔案管理工作更科技化、現(xiàn)代化。

（二）管理手段的創(chuàng)新。第一，將計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，提高電子檔案在信息整理、保管、統(tǒng)計(jì)方面的應(yīng)用性，弱化紙質(zhì)檔案在檔案管理工作中的比重，做到檔案管理文檔一體化。第二，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體與檔案信息的分離。檔案管理人員需讓電子檔案信息取代某些紙質(zhì)檔案，并將一些意義重大的電子文件歸檔，而后構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，讓用戶能夠根據(jù)目錄查詢相關(guān)信息，提高檔案信息的利用率。第三，檔案信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。檔案管理相關(guān)部門應(yīng)建立數(shù)據(jù)庫，通過網(wǎng)絡(luò)科技等方式設(shè)置權(quán)限，提高數(shù)據(jù)的安全性，對(duì)信息資源統(tǒng)一管理，讓檔案管理工作進(jìn)入現(xiàn)代化管理模式。

（三）服務(wù)方式的創(chuàng)新。第一，調(diào)整以往的工作重心，避免重管理輕服務(wù)的出現(xiàn)，以檔案資源為基礎(chǔ)為社會(huì)公眾、醫(yī)院和患者提供多方面、多層次的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息價(jià)值的最大化。第二，樹立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，改變以往的服務(wù)模式。檔案管理工作要有主動(dòng)性，能夠根據(jù)問題以及社會(huì)需求進(jìn)行調(diào)查，為公眾、醫(yī)院提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，讓信息資源發(fā)揮更多的作用。

（四）完善管理制度的建設(shè)。健全檔案歸檔制度，確保檔案信息歸檔時(shí)間、范圍、保存周期等要求清晰明確。健全檔案管理崗位制度。細(xì)化崗位工作內(nèi)容，明確檔案管理工作職責(zé)，確保所有工作人員清楚自身責(zé)任，讓檔案信息整理歸納、判定、保管、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)都有序進(jìn)行。健全檔案借閱制度，讓檔案結(jié)語登記、審批程序更完善、效率更高，提高檔案資料的服務(wù)性，在保證信息資料安全性的基礎(chǔ)上促進(jìn)醫(yī)院業(yè)務(wù)的開展。健全檔案保密制度。根據(jù)檔案等級(jí)制定保密機(jī)制，若檔案屬于密級(jí)檔案，應(yīng)根據(jù)規(guī)定標(biāo)明密級(jí)，定期檢查，確保存放的安全性，一旦檔案泄密要依法追求相關(guān)人員的責(zé)任。健全檔案庫房管理制度，如禁止無關(guān)人員進(jìn)入，提高防盜、防火、防有害氣體等因素的安全意識(shí)，避免檔案因塵、水、害蟲、光等因素而被損害。健全檔案鑒定、銷毀制度。定期對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行鑒定，對(duì)于那些失去應(yīng)用價(jià)值且到期的檔案進(jìn)行銷毀。檔案銷毀要有相應(yīng)的審批流程和保密工作。此外還能夠加大資金投入力度，注重檔案資源開發(fā)工作。醫(yī)院應(yīng)在日常工作中重視檔案管理工作，在檔案管理工作中投入大量資金，用于設(shè)備更新和建設(shè)，呈現(xiàn)出現(xiàn)代化的檔案管理工作系統(tǒng)。同時(shí)注重檔案責(zé)任管理機(jī)制的不斷完善，注重工作方法的有效性，拓展檔案信息資源的來源范圍，利用已有經(jīng)驗(yàn)優(yōu)勢(shì)不斷開發(fā)檔案資源。

（五）提高人員的綜合素質(zhì)。檔案管理工作的落實(shí)與創(chuàng)新都依賴于檔案管理人員的能力，所以其綜合素質(zhì)對(duì)檔案管理的成效有很大的影響。相關(guān)部門需采取一定策略提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。第一，開展檔案管理方面的專業(yè)培訓(xùn)。培訓(xùn)是提升檔案管理人員素質(zhì)的有效方法。但大部分醫(yī)院缺乏對(duì)檔案管理人員培訓(xùn)的意識(shí)，即便開展培訓(xùn)活動(dòng)也只是流于形式。對(duì)此，醫(yī)院應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展規(guī)劃安排檔案管理培訓(xùn)內(nèi)容和時(shí)間，確保檔案管理人員的能力能夠滿足醫(yī)院的需求。其次，定期檢驗(yàn)培訓(xùn)成果，通過考試、考察等制度提高檔案管理人員的重視度與積極性，讓其能更認(rèn)真對(duì)待培訓(xùn)內(nèi)容。第二，培養(yǎng)檔案管理人員創(chuàng)新和敬業(yè)的精神。社會(huì)是發(fā)展的，工作要求和內(nèi)容也會(huì)隨之改變，檔案管理人員必須要有創(chuàng)新意識(shí)，順應(yīng)時(shí)代潮流，尋找更先進(jìn)的工作方式與規(guī)律，而這一切需要敬業(yè)精神的支持。只有熱愛工作，具有敬業(yè)精神的人員才會(huì)下苦工、認(rèn)真研究、甘于奉獻(xiàn)，努力將本質(zhì)工作做到更好。第三，提高信息素質(zhì)教育的力度。若想實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，就需要檔案管理人員掌握多媒體技術(shù)和計(jì)算機(jī)管理相關(guān)知識(shí)，能夠?qū)n案信息以數(shù)據(jù)形式存入系統(tǒng)或者硬盤內(nèi)，這樣既提高檔案檢索的效率又降低的保存管理的成本。另外，檔案管理人員還要學(xué)會(huì)數(shù)據(jù)庫的建立，能夠勝任檔案信息的收集、整理、傳輸、檢索、應(yīng)用服務(wù)等工作，可通過多媒體技術(shù)讓檔案信息的再現(xiàn)更方便、快捷、準(zhǔn)確。所以，醫(yī)院要加大信息素質(zhì)教育的力度。

（六）編研工作的創(chuàng)新。編研有所創(chuàng)新醫(yī)院檔案工作的價(jià)值才能有所提升，醫(yī)院實(shí)際工作才能在編研成果的推動(dòng)下獲得更多成就。檔案管理工作是以檔案編研為基礎(chǔ)向醫(yī)院提供服務(wù)的，從本質(zhì)方面分析，它可拆分為兩個(gè)方面：一是編研人員的隱性知識(shí)情況，二是檔案信息的顯性內(nèi)容。隱性知識(shí)情況中比較重要的一點(diǎn)就是創(chuàng)新性，檔案人員要能抓住事件熱點(diǎn)，從經(jīng)營管理和醫(yī)療方面出發(fā)，尋找有價(jià)值的資料以及服務(wù)內(nèi)容;另外，能夠分析研究檔案信息中隱藏的價(jià)值，并主動(dòng)與管理人員、科研人員協(xié)作，共同編制有利于醫(yī)院發(fā)展的編研材料，讓檔案信息為醫(yī)院經(jīng)營決策提供更多的參考內(nèi)容與數(shù)據(jù)。

三、結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院檔案管理工作對(duì)醫(yī)院長(zhǎng)久發(fā)展而言十分重要?，F(xiàn)今，我國醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)大環(huán)境的影響下競(jìng)爭(zhēng)激烈，基于此，醫(yī)院必須采取一定的策略來提升自身的優(yōu)勢(shì)，其中一點(diǎn)就是檔案管理。所以，檔案管理工作必須能夠跟上時(shí)代發(fā)展，通過創(chuàng)新、制度健全實(shí)現(xiàn)工作的規(guī)范化、科技化，為醫(yī)院發(fā)展提供持續(xù)的推動(dòng)力。

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