新形勢下事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新研究

卓澤霖

摘要：辦公室檔案管理工作在事業(yè)單位中是一項基礎(chǔ)的工作內(nèi)容，對事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)掌握基層人員的工作信息是非常重要的。在信息技術(shù)高速發(fā)展的新形勢下，檔案管理的模式要跟隨時代的發(fā)展進(jìn)行有關(guān)的改進(jìn)和創(chuàng)新，使檔案管理促進(jìn)事業(yè)單位日常工作開展更加高效。本文對新形勢下事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新提出幾點建議，希望有參考意義。

關(guān)鍵詞：新形勢;事業(yè)單位;辦公室檔案管理;創(chuàng)新

辦公室檔案管理的有效性直接影響到事業(yè)單位日常工作開展的順利程度，所以，加強辦公室檔案管理對事業(yè)單位非常關(guān)鍵，在新形勢下，通過對檔案管理的方式進(jìn)行創(chuàng)新提高管理的效率，能夠促進(jìn)事業(yè)單位良好的發(fā)展。

一、事業(yè)單位辦公室檔案管理的作用

事業(yè)單位辦公室檔案所包含的有事業(yè)單位工作人員的信息、日常工作開展中的各種工作資料文件以及會議記錄等。有效的辦公室檔案管理能夠為事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者提供重要信息，方便對單位中的基層人員以及工作情況進(jìn)行掌握。有效的辦公室檔案管理還可以使各部門之間的協(xié)調(diào)配合更加的快速，使工作效率得到提高，日常工作的開展更加高效。再者，有效的辦公室檔案管理工作還能夠為事業(yè)單位以后的工作規(guī)劃作出參考，有助于事業(yè)單位調(diào)配資源以及調(diào)整管理制度。

二、影響事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新的因素

（一）信息化的檔案管理有效性差

信息技術(shù)在事業(yè)單位辦公室檔案管理中的應(yīng)用，使得傳統(tǒng)的檔案管理工作發(fā)生了較大的改變，以往紙質(zhì)的資料文件檔案在信息技術(shù)應(yīng)用之后，大多數(shù)都變?yōu)榱穗娮訖n案，極大的方便了檔案的收集、整理以及管理。然而在信息化檔案管理的過程中，還存在一些問題影響信息化的檔案管理，檔案管理信息化的應(yīng)用不足，一些電子化的文檔管理工作形式化較嚴(yán)重，沒有真正發(fā)揮信息化檔案管理的有效作用。

（二）檔案管理的重要性認(rèn)識不足

部分事業(yè)單位對辦公室檔案管理的重要性認(rèn)識不足，從而對檔案管理缺乏重視，因此檔案管理部門的人員就在不斷的進(jìn)行精簡，進(jìn)而也對檔案部門的管理較為忽視，檔案管理人員對工作也就缺乏責(zé)任心，工作積極性也隨之降低，使檔案管理工作進(jìn)度遲緩，檔案資料收集整理比較混亂，影響檔案管理工作的有效性。

（三）檔案管理人員的工作不足

由于事業(yè)單位對辦公室檔案管理工作的忽視，也就在一定程度上影響檔案管理工作人員的工作積極性，缺乏對工作的認(rèn)真負(fù)責(zé)，而且還有部分事業(yè)單位的檔案管理工作人員是兼職在干，對工作的開展缺乏系統(tǒng)條理性，并且對信息化的檔案管理工作不熟悉，影響檔案的收集、整理以及歸檔等工作的效率。

三、新形勢下事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新的對策

（一）檔案的信息化管理方式創(chuàng)新

在信息技術(shù)高速發(fā)展的新形勢下，事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作要想有效的開展，就要對信息化檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。跟隨信息技術(shù)的發(fā)展，采用科學(xué)合理的信息化檔案管理模式，使信息化檔案管理充分展現(xiàn)其技術(shù)應(yīng)用的優(yōu)勢，讓檔案管理工作更加高效。完善創(chuàng)新檔案信息化管理方式，能夠在一定程度上減少檔案管理工作的成本支出，而且也能夠使事業(yè)單位中的各個部門之間的信息共享和交流更加方便，也能夠使事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)更加便捷的掌握單位日常工作的開展情況。完善創(chuàng)新檔案信息化管理工作，可以設(shè)置專門的檔案管理服務(wù)窗口作為信息收集和處理，綜合整理工作文件資料以及人員檔案信息。通過使用電子技術(shù)軟件來統(tǒng)計和整理電子檔案信息，將不同方面的信息作出合理的安排統(tǒng)計，并匯總到電子表格中進(jìn)行儲存管理，使檔案管理工作的效率可以得到提高，同時也實現(xiàn)了事業(yè)單位各部門之間的信息的共享交流。

（二）重視檔案管理并對管理制度進(jìn)行創(chuàng)新

新形勢下要對事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的重要性充分認(rèn)知，重視檔案管理工作，并對檔案管理的制度進(jìn)行完善創(chuàng)新。在進(jìn)行管理工作制度的建立時要注重科學(xué)合理性，充分結(jié)合事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的實際情況，使管理制度的實行更加便捷而且實用，使檔案管理制度可以最大程度的發(fā)揮作用，指導(dǎo)和規(guī)范辦公室檔案管理。另外，制度的制定還要體現(xiàn)檔案管理工作的獎罰分明，制度執(zhí)行時要嚴(yán)格的遵照要求，公平公正，對于檔案管理工作表現(xiàn)好的人員就要給與一定的獎勵，而工作出現(xiàn)失誤時要依據(jù)情節(jié)的嚴(yán)重性進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幜P，提高檔案管理工作人員的責(zé)任心。

（三）檔案管理人才的創(chuàng)新培養(yǎng)

事業(yè)單位對辦公室檔案管理工作人員要加強培養(yǎng)，使檔案管理人員的工作水平可以得到有效的提升。一方面對工作人員的檔案管理的技能水平進(jìn)行加強，另一方面也要提高檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)，使辦公室檔案管理工作可以高效保質(zhì)的開展。針對于檔案管理工作的具體工作內(nèi)容尤其是對信息化檔案管理工作的人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員的知識技能水平，另外，針對信息技術(shù)檔案管理技術(shù)進(jìn)行線上培訓(xùn)和線下培訓(xùn)相結(jié)合的方式，線下的培訓(xùn)可以讓檔案管理方面的專業(yè)人才進(jìn)行管理技術(shù)的講解，線上培訓(xùn)的方式就是通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來豐富檔案管理工作人員的工作方式，使工作人員的崗位水平得到提高，促進(jìn)事業(yè)單位辦公室檔案管理的有效開展。

結(jié)束語：

在新形勢下，事業(yè)單位要適應(yīng)時代的發(fā)展，對辦公室檔案管理工作進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，保證事業(yè)單位日常工作開展的順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)：

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