淺談檔案在實(shí)際工作中的應(yīng)用

劉霞 任彩麗

【摘要】檔案是單位各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，既能指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作，又能為查考?xì)v史提供重要依據(jù)。本文從檔案工作的實(shí)際出發(fā)，簡要概述檔案在實(shí)際工作中的應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】檔案;管理;實(shí)際應(yīng)用

一、檔案的概念

檔案的定義有多種提法，比較權(quán)威的有兩種。中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案工作基本術(shù)語》（DA/T1-2000）對(duì)檔案的表述：國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄;吳寶康在《檔案學(xué)概論》中對(duì)檔案的定義：檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D像、聲音及其他各種形式的原始記錄。檔案的定義包含四種含義：1.檔案是各種機(jī)關(guān)組織和個(gè)人在特定的社會(huì)活動(dòng)中形成的。2.檔案是由文件轉(zhuǎn)化來的。3.檔案是歷史的原始記錄。4.檔案載體形式的多樣化。

二、檔案工作的特點(diǎn)

表面上看，檔案工作既繁瑣又平淡，主要和流水性的文件資料打交道，收集歸檔、入庫，隨之又會(huì)產(chǎn)生很多大量的后續(xù)檔案材料，如此周而復(fù)始工作。實(shí)際上，檔案工作是一項(xiàng)非常重要且專業(yè)性較強(qiáng)的工作。檔案工作是一個(gè)企業(yè)健康發(fā)展的需要，檔案工作是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的一部分。中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院王英瑋教授在《新時(shí)代檔案文化建設(shè)》中認(rèn)為：1.檔案是確定發(fā)展愿景的重要依據(jù)，是繪制國家未來發(fā)展藍(lán)圖的智慧源泉。2.檔案是支持高層管理者確立使命的“思想孵化器”。3.檔案是支持各單位制定戰(zhàn)略目標(biāo)和行動(dòng)方案目標(biāo)的“推進(jìn)劑”。檔案與單位生存和發(fā)展的關(guān)系功能與作用：1.記憶功能。社會(huì)組織生命周期范圍內(nèi)的管理經(jīng)營活動(dòng)的數(shù)據(jù)、經(jīng)驗(yàn)、事實(shí)、知識(shí)、智慧等內(nèi)容的記憶。2.維系功能。檔案是社會(huì)組織生存與發(fā)展的“護(hù)身符”和“護(hù)衛(wèi)軍”。3.支持功能。檔案是支持社會(huì)組織正確決策的重要工具;4.資源功能。檔案是社會(huì)組織發(fā)展的“信息和智慧”的“燃料倉庫”，可為社會(huì)組織起飛提供“助推劑”。5.制導(dǎo)功能。檔案可以為社會(huì)組織發(fā)展明確方向。6.培訓(xùn)功能。檔案是社會(huì)組織員工培訓(xùn)和建立學(xué)習(xí)型團(tuán)隊(duì)的生動(dòng)教材。7.診斷功能。檔案是發(fā)現(xiàn)社會(huì)組織經(jīng)營問題的基本依據(jù)。具體作用：1.合理決策的工具作用。2.化解矛盾的

“醫(yī)療”工具。3.業(yè)績評(píng)估的工具。4.發(fā)現(xiàn)核心人才的識(shí)別工具。5.組織生產(chǎn)的依據(jù)。6.評(píng)價(jià)企業(yè)整體經(jīng)營狀況的手段。7.員工培訓(xùn)的素材等。

三、煤礦企業(yè)檔案工作分析

以煤礦企業(yè)申請(qǐng)安全生產(chǎn)許可證變更為例：煤礦企業(yè)申請(qǐng)安全生產(chǎn)許可證，有首次申請(qǐng)、延期、直接延期、變更、注銷5種形式。安全生產(chǎn)許可證變更，需要提供的材料有：1.煤礦企業(yè)安全生產(chǎn)許可證變更申請(qǐng)書。2.變更后的工商營業(yè)執(zhí)照副本。3.主要負(fù)責(zé)人任命文件（或者聘書）。4.變更后的主要負(fù)責(zé)人安全生產(chǎn)知識(shí)和管理能力考核合格證。5.煤礦企業(yè)安全生產(chǎn)許可證正、副本。

（一）煤礦企業(yè)安全生產(chǎn)許可證變更申請(qǐng)書。申請(qǐng)書的內(nèi)容涉及煤礦企業(yè)的主管單位基本情況、煤礦企業(yè)的基本情況和變更內(nèi)容。這三方面的內(nèi)容，每一項(xiàng)都要有準(zhǔn)確翔實(shí)的歷史記錄依據(jù)。變更前和變更后的內(nèi)容也必須有據(jù)可查，不可或缺。如果檔案管理做不好，查找這些歷史資料數(shù)據(jù)內(nèi)容就會(huì)增加許多難度。甚至如果查不到準(zhǔn)確的資料，弄虛作假，胡寫亂造，是根本行不通的，導(dǎo)致下一步的工作無法進(jìn)行。

（二）變更后的工商營業(yè)執(zhí)照。這方面涉及到企業(yè)的各種資質(zhì)證照管理檔案。就煤礦企業(yè)來說，有營業(yè)執(zhí)照、采礦許可證、安全生產(chǎn)許可證、不動(dòng)產(chǎn)登記證、爆破作業(yè)許可證等，資質(zhì)證照缺了任何一個(gè)方面，企業(yè)將無法正常生產(chǎn)經(jīng)營。促使企業(yè)必須管理好各種檔案。

（三）主要負(fù)責(zé)人任命文件。這方面涉及到文書檔案。每一份任命文件關(guān)系到任命人員的工作崗位調(diào)整記錄、福利待遇等方方面面。如果檔案管理工作不到位，任命文件丟失或損壞，有可能會(huì)引起許多負(fù)面效應(yīng)，引起不必要的矛盾、糾紛等。

（四）變更后的主要負(fù)責(zé)人安全生產(chǎn)知識(shí)和管理能力考核合格證。這方面涉及企業(yè)的培訓(xùn)檔案工作，企業(yè)每個(gè)員工都必須經(jīng)過培訓(xùn)才能上崗;員工的培訓(xùn)情況要及時(shí)準(zhǔn)確記入個(gè)人培訓(xùn)檔案，以便準(zhǔn)確掌握員工培訓(xùn)情況，更好地進(jìn)行監(jiān)督和管理。檔案記錄的內(nèi)容包括：培訓(xùn)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、課時(shí)、考勤、考試或考核成績、證書編號(hào)及有效期、教員姓名。特別是培訓(xùn)證書管理，主要負(fù)責(zé)人安全生產(chǎn)知識(shí)和管理能力考核合格證、管理人員安全生產(chǎn)知識(shí)和管理能力考核合格證、特殊工種操作資格證、一般作業(yè)人員培訓(xùn)證書等，都要分別分類管理。如果管理缺失，在上級(jí)主管部門核查時(shí)不能提供相關(guān)培訓(xùn)檔案或證書，視為未培訓(xùn)，輕者罰款，嚴(yán)重者有可能停產(chǎn)停業(yè)。充分說明檔案工作在實(shí)際工作中具有十分重要的地位和作用。

【參考文獻(xiàn)】

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