電子數(shù)據(jù)交換技術(shù)在圖書(shū)采購(gòu)業(yè)務(wù)中的運(yùn)用

周崢

摘要：通過(guò)電子數(shù)據(jù)交換技術(shù)在圖書(shū)發(fā)行業(yè)務(wù)中的運(yùn)用，可帶動(dòng)圖書(shū)產(chǎn)業(yè)信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)書(shū)業(yè)出版與發(fā)行環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)交換，促進(jìn)傳統(tǒng)出版行業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)。促進(jìn)EDI技術(shù)在圖書(shū)采購(gòu)中的運(yùn)用，及在圖書(shū)采購(gòu)業(yè)務(wù)中所遇到的問(wèn)題的解決。

關(guān)鍵詞：電子數(shù)據(jù);交換技術(shù);圖書(shū)發(fā)行

中圖分類號(hào)：TP39 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9416（2019）04-0036-03

電子數(shù)據(jù)交換技術(shù)在圖書(shū)發(fā)行中的應(yīng)用，間接推動(dòng)了出版行業(yè)元數(shù)據(jù)應(yīng)用及出版發(fā)行數(shù)據(jù)的共享與使用，對(duì)加快出版發(fā)行數(shù)據(jù)共享體系的建設(shè)起到了重大作用。實(shí)際應(yīng)用就是將EDI系統(tǒng)引入到出版社、圖書(shū)經(jīng)銷商、圖書(shū)館，乃至他們的自動(dòng)化信息管理系統(tǒng)中，將圖書(shū)信息依照?qǐng)D書(shū)行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)格式，通過(guò)格式轉(zhuǎn)換軟件轉(zhuǎn)換成一種標(biāo)準(zhǔn)的中間文件，生成EDI電子數(shù)據(jù)，利用通信軟件、FTP或電子數(shù)據(jù)交換平臺(tái)，以電子信息的傳輸方式，進(jìn)行數(shù)據(jù)的交換工作。數(shù)據(jù)接收方在接到數(shù)據(jù)后，再通過(guò)翻譯軟件將數(shù)據(jù)翻譯為自己內(nèi)部自動(dòng)化信息管理系統(tǒng)可識(shí)別格式的文件，在內(nèi)部系統(tǒng)中直接處理，這樣就避免信息重復(fù)輸入、減少數(shù)據(jù)差異及降低信息傳送延誤等問(wèn)題，提高了作業(yè)效率，并對(duì)圖書(shū)出版行業(yè)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)展起到有力的推動(dòng)作用。

1 圖書(shū)傳統(tǒng)采購(gòu)方式存在的問(wèn)題

傳統(tǒng)的圖書(shū)采購(gòu)業(yè)務(wù)處理中，出版社、圖書(shū)館和經(jīng)銷商之間通常使用電話、傳真或郵件等方式進(jìn)行采購(gòu)訂單的傳遞。各種形式的采購(gòu)訂單傳到出版社或圖書(shū)經(jīng)銷商處后，還需要人工將采購(gòu)訂單信息錄入到本單位的應(yīng)用系統(tǒng)后方可進(jìn)行訂單的后續(xù)處理工作。具體流程如圖1。

從圖1可看出，在整個(gè)圖書(shū)采購(gòu)過(guò)程中，主要是人工錄入或者是通過(guò)電子單據(jù)導(dǎo)入的模式進(jìn)行信息交換。沒(méi)有雙方系統(tǒng)線上的信息交換的過(guò)程，出現(xiàn)過(guò)多的重復(fù)勞動(dòng)，造成訂單傳遞速度的降低，從而使時(shí)效性受到影響。由此，還會(huì)出現(xiàn)查詢庫(kù)存時(shí)是滿足的，但是制單時(shí)出現(xiàn)不滿足的現(xiàn)象。出版社為提高滿足率，將會(huì)采取多備貨的手段，這樣一來(lái)又加大了出版社的庫(kù)存壓力。

綜上所述，傳統(tǒng)采購(gòu)方式存在的問(wèn)題有以下幾方面：

對(duì)于出版社內(nèi)部來(lái)說(shuō)主要有（1）采購(gòu)單據(jù)格式不統(tǒng)一。（2）采購(gòu)單處理效率低。（3）人工重復(fù)勞動(dòng)制單。以上三點(diǎn)造成訂單易出差錯(cuò)，滿足率降低，庫(kù)存壓力大。不便于銷售數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作，對(duì)本社圖書(shū)銷售整體情況不易掌握。

從整個(gè)出版行業(yè)來(lái)看，這樣的信息交換方法也存在一些弊端：（1）是數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。對(duì)圖書(shū)產(chǎn)品信息描述與記錄，各家出版社有各家的描述格式，各家信息管理系統(tǒng)與技術(shù)水平不一致，執(zhí)行行業(yè)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的工作不到位，客觀造成實(shí)踐中的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。（2）是數(shù)據(jù)流通不順暢，行業(yè)內(nèi)上下游之間由于缺少健全合理的數(shù)據(jù)交換共享機(jī)制，造成數(shù)據(jù)流通不暢，行業(yè)內(nèi)與行業(yè)外的數(shù)據(jù)交換模式尚未建立。（3）是數(shù)據(jù)應(yīng)用不充分，行業(yè)內(nèi)數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理意識(shí)普遍較低，對(duì)數(shù)據(jù)的價(jià)值認(rèn)識(shí)不到位，不想用、不會(huì)用、不敢用的現(xiàn)象比較普遍。（4）數(shù)據(jù)體系不健全，行業(yè)內(nèi)數(shù)據(jù)缺乏銜接，數(shù)據(jù)孤島現(xiàn)象嚴(yán)重，與行業(yè)外數(shù)據(jù)難以有效關(guān)聯(lián)。

2 電子數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)在圖書(shū)采購(gòu)中的體系結(jié)構(gòu)

（1）發(fā)起端與接收端包含一個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)和它的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，用來(lái)處理日常的商業(yè)事務(wù)，它有自己內(nèi)部的專用格式。系統(tǒng)可以生成專用格式的文檔和接收貿(mào)易伙伴的回復(fù)文檔。由于系統(tǒng)僅能識(shí)別自己的專用格式，因而需要引入翻譯器進(jìn)行文檔的轉(zhuǎn)換。（2）EDI翻譯器。因?yàn)楣拘枰投鄠€(gè)貿(mào)易伙伴進(jìn)行文檔交換，而這些貿(mào)易伙伴可能要求不同的標(biāo)準(zhǔn)。EDI翻譯器主要負(fù)責(zé)將專用數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換成各種標(biāo)準(zhǔn)以及將各種標(biāo)準(zhǔn)或格式的輸入文檔翻譯成專用數(shù)據(jù)格式。（3）XML翻譯器的任務(wù)是將經(jīng)過(guò)EDI翻譯器翻譯生成的標(biāo)準(zhǔn)的EDI報(bào)文轉(zhuǎn)換成XML描述的EDI文檔（EDI/XML）。在進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)的EDI報(bào)文的XML轉(zhuǎn)換時(shí)，應(yīng)該保持現(xiàn)有EDI文檔的商業(yè)規(guī)則和結(jié)構(gòu)，同時(shí)又要維護(hù)行業(yè)界已經(jīng)廣泛達(dá)成一致的EDI標(biāo)準(zhǔn)的語(yǔ)義。（4）Web服務(wù)器提供用戶在線圖書(shū)瀏覽和檢索功能?？蛻艨梢园磮D書(shū)題名、ISBN、作者、出版社、圖書(shū)專業(yè)類別等條件進(jìn)行單條件檢索，也可以用多個(gè)條件實(shí)現(xiàn)聯(lián)合檢索。供應(yīng)商在登錄進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)，必須輸入有效的用戶ID和口令，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)用戶的認(rèn)證。在登錄進(jìn)入系統(tǒng)后，供應(yīng)商僅能訪問(wèn)自己的相應(yīng)目錄，且對(duì)自己的文檔有閱讀權(quán)限或下載權(quán)。為保證XMLEDI文檔數(shù)據(jù)傳輸?shù)谋Ｃ苄裕琖eb服務(wù)器可提供加密功能。

3 電子數(shù)據(jù)交換技術(shù)在圖書(shū)采購(gòu)中的具體應(yīng)用

基于傳統(tǒng)采購(gòu)信息交換方式存在的問(wèn)題，采用電子信息交換技術(shù)，對(duì)圖書(shū)采購(gòu)訂單的信息交換方式進(jìn)行了改進(jìn)，新的信息交換流程如圖2所示。

從圖2中可以看出，出版社與客戶之間信息交換的新方式為，利用線上計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)接的傳遞方式，取代傳統(tǒng)的手工錄入模式;利用系統(tǒng)實(shí)時(shí)信息交換，解決傳統(tǒng)電話、傳真、郵件等模式的信息傳送延時(shí)問(wèn)題;利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)處理訂單信息，取代傳統(tǒng)人工處理訂單易產(chǎn)生差異的問(wèn)題。

下面我用一個(gè)新模式的圖書(shū)采購(gòu)信息交換為例，具體介紹電子數(shù)據(jù)交換技術(shù)在實(shí)際工作中的應(yīng)用。

（1）為解決采購(gòu)訂單格式不統(tǒng)一的問(wèn)題，首先要統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范圖書(shū)的商品信息。由出版社根據(jù)行業(yè)內(nèi)圖書(shū)信息交換協(xié)議，制作統(tǒng)一規(guī)范的書(shū)目數(shù)據(jù)，發(fā)行單位不再各自編制，保證上下游數(shù)據(jù)統(tǒng)一。下面為標(biāo)準(zhǔn)對(duì)接協(xié)議下的“圖書(shū)商品信息”交換文件的部分內(nèi)容節(jié)選。

從采購(gòu)回告節(jié)選內(nèi)容可以看出，對(duì)于商品的滿足狀態(tài)是可及時(shí)判斷的，并詳細(xì)回告。供貨狀態(tài)分為：“可供”、“不可供”、“部分滿足，其余轉(zhuǎn)預(yù)定”、“產(chǎn)品生產(chǎn)中”等狀態(tài)。這樣采購(gòu)客戶可明確了解到訂單滿足情況，對(duì)于不滿足的訂單，也可及時(shí)作出判斷，是取消訂單，還是轉(zhuǎn)預(yù)定。避免了之前訂單信息交換延時(shí)，圖書(shū)實(shí)際使用數(shù)量已發(fā)生變化的情況。

（3）系統(tǒng)根據(jù)采購(gòu)信息自動(dòng)制作發(fā)貨單。采購(gòu)訂單信息對(duì)接到系統(tǒng)后，自動(dòng)比對(duì)庫(kù)存數(shù)量，滿足的品種可以直接生成發(fā)貨單。對(duì)于不滿足或部分滿足的訂單，可以轉(zhuǎn)到未滿足訂單處理環(huán)節(jié)，業(yè)務(wù)員根據(jù)實(shí)際情況再作出是否發(fā)貨的判斷。下面節(jié)選發(fā)貨單信息的部分內(nèi)容：

從上面的圖書(shū)商品信息、訂單回告文件、發(fā)貨單文件的內(nèi)容可以看出，這些文件都是按照?qǐng)D書(shū)信息交換規(guī)則系統(tǒng)自動(dòng)生成，自動(dòng)交換信息并處理。無(wú)論是出版社還是客戶都可以在一定的標(biāo)準(zhǔn)模式和統(tǒng)一結(jié)構(gòu)中對(duì)圖書(shū)采購(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行更為快速、高效的收集作業(yè)，有效降低了圖書(shū)采購(gòu)業(yè)務(wù)中的延遲，提高了圖書(shū)采購(gòu)作業(yè)效率，進(jìn)而使后續(xù)的圖書(shū)采購(gòu)步驟得以便捷完成。標(biāo)準(zhǔn)的書(shū)目、銷售、庫(kù)存數(shù)據(jù)的共享，可加速產(chǎn)品信息的流動(dòng)，促進(jìn)圖書(shū)產(chǎn)品的流通效率，又可通過(guò)產(chǎn)品信息的一次制作、多方應(yīng)用，降低元數(shù)據(jù)信息的制作成本，提高出版社與經(jīng)銷商的信息系統(tǒng)應(yīng)用質(zhì)量和效率。

（4）電子信息交換技術(shù)為圖書(shū)采購(gòu)業(yè)務(wù)帶來(lái)的改變。首先我們來(lái)看兩個(gè)示意圖。圖3過(guò)去4年出版社全年的出書(shū)印次數(shù)。

從上面兩張圖表可以看出，全年出版印次數(shù)從4萬(wàn)5千多印次增長(zhǎng)到了5萬(wàn)7千印次，（其中2017年最高峰達(dá)到了6萬(wàn)9千印次），出版印次增長(zhǎng)了24%。全年發(fā)貨碼洋從19億元增長(zhǎng)到了近29億元，發(fā)貨碼洋增長(zhǎng)了52%。巨大的發(fā)貨單據(jù)數(shù)量，如果依靠以前人工處理，是肯定不能實(shí)現(xiàn)的。但是通過(guò)利用電子數(shù)據(jù)交換技術(shù)，用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)取代人工處理訂單，可以實(shí)現(xiàn)及時(shí)、準(zhǔn)確、安全的處理全部訂單。減少了人工成本，差錯(cuò)率大大降低，訂單滿足提升，減輕了庫(kù)存壓力，提升了出版社利潤(rùn)空間。

4 結(jié)語(yǔ)

將電子數(shù)據(jù)交換技術(shù)應(yīng)用在圖書(shū)采購(gòu)業(yè)務(wù)中，很好地解決了傳統(tǒng)的信息交換中存在的人工重復(fù)錄入、訂單延時(shí)、差錯(cuò)率高、庫(kù)存壓力大等問(wèn)題?？s短圖書(shū)訂購(gòu)周期，減輕重復(fù)浪費(fèi)，使出版社面對(duì)當(dāng)今迅猛增加的圖書(shū)貿(mào)易量，能夠高效的處理圖書(shū)采購(gòu)業(yè)務(wù)。此外，電子數(shù)據(jù)交換技術(shù)作為一種國(guó)際化的，先進(jìn)的貿(mào)易手段，同樣適用于其他行業(yè)的貿(mào)易活動(dòng)中。它不僅可以加快貿(mào)易物品的流通速度，也可以減少貿(mào)易伙伴間由于語(yǔ)言不同、體制不同而給貿(mào)易帶來(lái)的種種不便。在時(shí)間、成本、利潤(rùn)等方面給用戶帶來(lái)了實(shí)質(zhì)性的益處。隨著Internet的迅速發(fā)展，電子信息交換技術(shù)必將在各行各業(yè)得到廣泛的應(yīng)用。

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