計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理中的應(yīng)用

屈思彤

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的融合運(yùn)用越來越豐富，基于信息技術(shù)高效、便捷的特點(diǎn)，不少工作都出現(xiàn)了新的發(fā)展特點(diǎn)。機(jī)關(guān)檔案是涉及國家機(jī)關(guān)重要機(jī)密文件的檔案資料，是國家重要的信息資源，需要得到充分的保護(hù)，因此，機(jī)關(guān)檔案管理工作是關(guān)乎國家信息安全的重要工作。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，機(jī)關(guān)檔案管理工作在享受新的發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)也面臨著一定的信息風(fēng)險(xiǎn)。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù) 機(jī)關(guān)檔案 管理應(yīng)用

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)是時(shí)代進(jìn)步與發(fā)展的重要產(chǎn)物，給整個(gè)經(jīng)濟(jì)社會(huì)都帶來了強(qiáng)勁的發(fā)展動(dòng)力。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)具有能智能化、便捷化以及高度信息化等特點(diǎn)，有助于大大減輕人工操作活動(dòng)的工作量，使得工作效率得以大幅度提升。機(jī)關(guān)檔案管理是涉及到國家信息安全的重要工作，將計(jì)算機(jī)技術(shù)合理應(yīng)用于機(jī)關(guān)檔案管理工作，有助于實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理的無紙化操作，減輕檔案管理工作的復(fù)雜度。

一、信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)用中的意義

（一）擴(kuò)展檔案資源的范圍

機(jī)關(guān)檔案數(shù)量繁多、內(nèi)容繁雜，傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理工作是由工作人員手動(dòng)進(jìn)行記錄、分析、歸納和整理的，工作任務(wù)較為艱巨。且傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案多為紙質(zhì)版文件，隨著時(shí)間的推移，一些文件檔案會(huì)出現(xiàn)發(fā)黃、褪色等情況，容易造成檔案中記錄的信息丟失，極不利于檔案管理工作的順利開展。加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，機(jī)關(guān)檔案資料能夠?qū)崿F(xiàn)由紙質(zhì)版文件向電子版文件的轉(zhuǎn)變，且不同部門與不同地域的檔案管理系統(tǒng)可以相互聯(lián)通，實(shí)現(xiàn)資源的互利共享，有助于極大地保存和擴(kuò)充檔案資源，使得檔案資源的數(shù)量不斷增加、內(nèi)容不斷豐富。

（二）提高機(jī)關(guān)檔案管理工作效率

傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理工作對工作人員的數(shù)量需求較大，需要工作人員定期對檔案進(jìn)行分類匯總、整理查詢、并及時(shí)更新檔案中已經(jīng)產(chǎn)生變更的內(nèi)容，工作效率較為低下。且由于機(jī)關(guān)檔案多為紙質(zhì)版材料，保管相應(yīng)的檔案資料需要占據(jù)一定的空間范圍，在查找具體信息時(shí)需要工作人員根據(jù)檔案放置順序進(jìn)行逐一查找，也使得檔案管理工作的效率難以提升。使用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，工作人員可以將檔案信息全部錄入電子信息系統(tǒng)，并運(yùn)用電腦操作對檔案資料進(jìn)行分類、整理、查詢和保存等，有助于大大減輕工作人員的負(fù)擔(dān)、提高其工作效率。

（三）提高檔案管理人員的科學(xué)化水平

由于計(jì)算機(jī)信息的使用使得機(jī)關(guān)檔案管理工作的效率得以進(jìn)一步提升，因此檔案管理工作的人員需求量大大減少，有些機(jī)關(guān)部門甚至只需要1～2名工作人員即可，有助于提升機(jī)關(guān)部門的整體運(yùn)作效率，真正體現(xiàn)了信息技術(shù)為社會(huì)發(fā)展帶的時(shí)代紅利。雖然機(jī)關(guān)檔案管理工作的人員得以精簡，但是每一名工作人員都需要不斷提高自己的計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用能力，熟練掌握相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，不斷提升自己的科學(xué)化水平，以滿足更高的工作需求。

二、計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用面臨的主要問題

（一）難以確保檔案資源真實(shí)性

雖然網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)使得檔案管理工作的效率得以大大提高，但是由于對于檔案信息的增刪修改以及查詢保存等都只需要通過電腦鼠標(biāo)進(jìn)行操作，一旦存儲(chǔ)著檔案信息的電腦被非工作人員使用，那么就有可能造成檔案信息被刪除或篡改，嚴(yán)重?fù)p害檔案信息的真實(shí)性。此外，隨著PS技術(shù)等的成熟和發(fā)展，一些不法分子甚至可以對機(jī)關(guān)檔案信息進(jìn)行相似度極高的偽造和模仿，也將嚴(yán)重破壞檔案管理的正常工作秩序。

（二）檔案資源面臨信息泄露風(fēng)險(xiǎn)

事物都有兩面性，信息技術(shù)的發(fā)展同樣有利有弊。在檔案管理工作中， 雖然信息技術(shù)的發(fā)展讓檔案管理工作變得更加高效，但是一些精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)黑客們往往可以擊破嚴(yán)密的網(wǎng)絡(luò)防護(hù)、巧妙地繞過網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控，對網(wǎng)絡(luò)上的任意信息進(jìn)行竊取和偷盜，這對檔案資源的信息安全性提出了挑戰(zhàn)。

（三）檔案資源存在保留風(fēng)險(xiǎn)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和廣泛應(yīng)用，檔案資源信息基本上以數(shù)據(jù)的形式存儲(chǔ)于電腦中，而一旦電腦出現(xiàn)死機(jī)或斷電的現(xiàn)象而存儲(chǔ)信息沒有被成功保存，則檔案資源信息將會(huì)出現(xiàn)大面積的丟失，相關(guān)工作人員需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行重新錄入，這大大加重了工作人員的工作負(fù)擔(dān)。

三、如何機(jī)關(guān)檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理工作觀念

檔案管理工作是關(guān)乎國家信息安全的重要工作，但由于檔案管理工作的社會(huì)熱度不高、許多人對該工作的內(nèi)容和意義并不了解，導(dǎo)致不少檔案管理人員對其工作的重視度和認(rèn)可度均不高，缺乏應(yīng)有的工作熱情，這極不利于檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。因此，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變工作觀念，增強(qiáng)自己對于該工作的認(rèn)可度，并不斷提高自己的信息技術(shù)應(yīng)用意識。

（二）加強(qiáng)信息技術(shù)建設(shè)

由于當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理工作還面臨著信息被竊取或篡改等風(fēng)險(xiǎn)，因此檔案管理電子信息系統(tǒng)的開發(fā)者或設(shè)計(jì)者應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息技術(shù)建設(shè)，不斷提高檔案管理網(wǎng)站的安全性和保密性，對登錄該網(wǎng)站的人員進(jìn)行嚴(yán)格的身份核實(shí)，禁止非工作人員進(jìn)入并使用該網(wǎng)站。同時(shí)，網(wǎng)站也應(yīng)加強(qiáng)防火墻等信息檢測工具的開發(fā)與完善，增強(qiáng)其抵御不良信息侵入的能力。

（三）加強(qiáng)專項(xiàng)法規(guī)建設(shè)

機(jī)關(guān)檔案管理工作是涉及國家信息安全的重要工作，國家應(yīng)當(dāng)制定并完善相關(guān)的法律法規(guī)，對破壞檔案管理正常工作流程以及非法竊取檔案信息的不法分子進(jìn)行嚴(yán)厲的法律打擊和制裁，維護(hù)機(jī)關(guān)檔案管理工作的尊嚴(yán)與安全。

（四）加大對內(nèi)部員工的培訓(xùn)力度

當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理工作對工作人員的信息技術(shù)水平要求較高，因此相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)加大對內(nèi)部員工的培訓(xùn)力度，不斷提升工作人員的信息技術(shù)使用能力，提高機(jī)關(guān)檔案管理工作的信息化建設(shè)質(zhì)量。

總之，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用對于機(jī)關(guān)檔案管理工作具有十分重要的意義。當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理工作的信息化建設(shè)過程中還存在一定的問題和風(fēng)險(xiǎn)，國家以及檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)采取切實(shí)有效的措施，不斷提升機(jī)關(guān)檔案管理工作的信息化成效。

參考文獻(xiàn)：

[1] 陳思音.計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用[J].科技風(fēng)，2017（15）：55.