石油企業(yè)辦公室秘書素質(zhì)提高策略淺析

陳治坤

【摘要】石油企業(yè)業(yè)務(wù)眾多、架構(gòu)復(fù)雜、運(yùn)轉(zhuǎn)精細(xì)，需要高素質(zhì)的辦公室秘書來協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的工作，做好與各部門之間的溝通聯(lián)系工作，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)者的參謀和助手。因此，石油企業(yè)的秘書人員必須具有較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)和綜合能力，以及敬業(yè)精神和學(xué)習(xí)能力?？梢栽谒枷虢逃?、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、激勵(lì)機(jī)制、制度建設(shè)等多方面采取措施，提高石油企業(yè)秘書人員的綜合素質(zhì)。

【關(guān)鍵詞】石油企業(yè);職責(zé);秘書

辦公室秘書的主要職責(zé)是精準(zhǔn)高效地傳遞信息，將領(lǐng)導(dǎo)安排的任務(wù)傳達(dá)到各個(gè)部門，協(xié)助企業(yè)布置任務(wù)，推動(dòng)各部門的工作協(xié)調(diào)，并按照上級(jí)的指示，及時(shí)與下級(jí)部門和單位聯(lián)系，同時(shí)收集、篩選、歸納整理信息，及時(shí)將有價(jià)值的信息反饋給企業(yè)管理者，輔助和參謀決策。辦公室秘書為提高石油企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營效率提供著有力支持，發(fā)揮著重要的作用。提升石油企業(yè)辦公室秘書的素質(zhì)，對(duì)于提高石油企業(yè)的發(fā)展質(zhì)量十分重要。

一、石油企業(yè)辦公室秘書工作現(xiàn)狀分析

石油企業(yè)辦公室秘書的工作主要是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)與業(yè)務(wù)部門聯(lián)系。這項(xiàng)工作對(duì)辦公室秘書的素質(zhì)要求很高。從目前的情況來看，辦公室秘書管理存在管理松懈、缺乏競(jìng)爭(zhēng)動(dòng)機(jī)、計(jì)劃執(zhí)行不力、參謀助手作用發(fā)揮不到位等現(xiàn)狀。

（一）辦公室工作管理層面缺乏嚴(yán)格的管理制度。石油企業(yè)是集資金投入大、設(shè)備眾多、更新?lián)Q代速度較快的集約型企業(yè)。一般來說，石油企業(yè)歷史沿革久遠(yuǎn)，在辦公室工作管理層面缺乏嚴(yán)格的管理制度，管理體制尚未實(shí)現(xiàn)真正的制度化，難以實(shí)現(xiàn)整體管理的效果。

（二）盡管石油企業(yè)為了有效提高管理效率做了一些改變，但取得的成果并不明顯。由于缺乏競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制和良好的激勵(lì)機(jī)制，減少人員將帶來一系列其他問題，這將大大削弱辦公室的工作效果。相應(yīng)的辦公室人員職業(yè)素質(zhì)水平不高，不利于企業(yè)管理水平的提高，會(huì)阻礙企業(yè)的發(fā)展。

（三）在日常管理工作中，雖然石油企業(yè)制定了相應(yīng)的工作計(jì)劃，但實(shí)施效果始終不盡如人意。分析其原因，主要有以下幾個(gè)方面問題：首先，制定的計(jì)劃不夠明確，缺乏準(zhǔn)確性，尚未形成完整的規(guī)劃體系。其次，員工在工作時(shí)通常依靠自己以往的工作經(jīng)驗(yàn)，缺乏科學(xué)的理論依據(jù)。三是辦公人員缺乏工作積極性和良好的服務(wù)意識(shí)，無法嚴(yán)格執(zhí)行工作計(jì)劃，極大地影響了石油企業(yè)的工作管理和工作的順利開展。

二、石油企業(yè)辦公室秘書工作的職責(zé)分析

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展和企業(yè)業(yè)務(wù)的發(fā)展、組織架構(gòu)的擴(kuò)展，石油企業(yè)的管理變得越來越復(fù)雜，對(duì)辦公室秘書的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力提出了更嚴(yán)格的要求。辦公室秘書作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)安排事項(xiàng)的推動(dòng)者，需要具備一定的專業(yè)知識(shí)，以確保辦公室秘書能夠準(zhǔn)確理解企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的意圖，更好地幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者收集和處理信息，并為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的決策提供準(zhǔn)確的參考信息，進(jìn)一步推動(dòng)石油企業(yè)的發(fā)展。因此，要提高石油企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營成果，有必要提高企業(yè)辦公室秘書的素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)秘書人員的培訓(xùn)，讓企業(yè)秘書人員充分了解國家的各項(xiàng)政策以及石油行業(yè)經(jīng)濟(jì)技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)，充分把握企業(yè)的動(dòng)態(tài)。通過這種方式，石油企業(yè)辦公室秘書人員在應(yīng)對(duì)企業(yè)面臨的諸多問題和現(xiàn)象時(shí)，可以幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供解決問題的參考信息，做好對(duì)企業(yè)發(fā)展趨勢(shì)判斷和預(yù)測(cè)，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確的信息。

三、提升石油企業(yè)辦公室秘書素質(zhì)的措施

（一）大力進(jìn)行思想政治宣傳教育。要結(jié)合新時(shí)代思想教育工作特點(diǎn)，大力開展大慶精神、鐵人精神等石油精神教育，讓秘書人員感到從事石油事業(yè)的榮譽(yù)感和使命感。要結(jié)合崗位職責(zé)和具體事例，教育引導(dǎo)秘書人員認(rèn)識(shí)到工作的重要性，內(nèi)生履職盡責(zé)的工作動(dòng)力。要引導(dǎo)辦公室秘書深入研究黨的路線、方針和政策，徹底了解其內(nèi)涵，把握內(nèi)在精神，提高自身的政治理論基礎(chǔ)和思想站位。

（二）提高辦公室秘書業(yè)務(wù)素質(zhì)。提高辦公室秘書人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是提高辦公室工作成效的關(guān)鍵因素之一。在辦公室工作的過程中，每個(gè)人都需要參與，落實(shí)任務(wù)，提高管理水平，使工作更加高效。使這些工作能夠落到實(shí)處，可以從以下幾方面著手：首先，定期或不定期組織人員進(jìn)行辦公室秘書的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在培訓(xùn)過程中，重視培養(yǎng)員工的實(shí)際工作能力，重點(diǎn)是培養(yǎng)將理論知識(shí)應(yīng)用于實(shí)際工作中。其次，建立一套完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制，充分發(fā)揮員工之間的競(jìng)爭(zhēng)作用，激勵(lì)員工提升競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，獎(jiǎng)勵(lì)優(yōu)秀員工，通過激勵(lì)機(jī)制激發(fā)員工的工作積極性。第三，安排秘書負(fù)責(zé)一些管理工作，使其能夠了解企業(yè)管理工作的基本內(nèi)容和要求，從而提高管理工作的水平。

（三）加強(qiáng)石油企業(yè)辦公室制度建設(shè)。石油企業(yè)辦公室工作涵蓋范圍比較廣泛，工作事項(xiàng)眾多。因此，有必要制定一套可行的規(guī)章制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，否則工作就會(huì)顯得無序。要制定有法律基礎(chǔ)、職工認(rèn)同的管理制度，使辦公室管理機(jī)制更加健全，日常管理工作更加規(guī)范、科學(xué)、程序化，使石油企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益逐步提高，并讓每個(gè)環(huán)節(jié)都落實(shí)在個(gè)人身上。隨著這些規(guī)章制度的實(shí)施，一方面可以讓秘書充分認(rèn)識(shí)工作的責(zé)任，另一方面可以更加有力地推進(jìn)秘書工作。

四、結(jié)束語

隨著中國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，石油企業(yè)也得到了升級(jí)改造。石油企業(yè)想要實(shí)現(xiàn)自身的突破，提升自身的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，必須加強(qiáng)精細(xì)管理、科學(xué)管理工作，建立高效的信息上傳下達(dá)、內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)渠道。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，對(duì)石油企業(yè)的秘書工作提出了更高、更嚴(yán)格的要求。因此，想要做好石油企業(yè)秘書工作，還需要不斷提升石油企業(yè)秘書人員的素質(zhì)，調(diào)動(dòng)秘書人員工作的積極性，從而保證石油企業(yè)秘書工作順利開展，助推生產(chǎn)經(jīng)營效果提升。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王澤生.關(guān)于對(duì)基層企業(yè)秘書工作的幾點(diǎn)感考[J].經(jīng)營管理者，2011（17）：162+173.