新醫(yī)改背景下醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)

冀蕓蕓

【摘要】隨著醫(yī)療衛(wèi)生改革的不斷深入推進(jìn)，醫(yī)院發(fā)展規(guī)模不斷擴(kuò)大，服務(wù)能力不斷提升，患者醫(yī)療服務(wù)需求日益多樣化，加強(qiáng)醫(yī)院醫(yī)療隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高醫(yī)護(hù)人員專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)，是推動(dòng)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的重要?jiǎng)恿?，加?qiáng)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)，有助于不斷提升醫(yī)院人事檔案科學(xué)化管理水平，進(jìn)而提高信息應(yīng)用價(jià)值，為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。本文對(duì)醫(yī)院傳統(tǒng)人事檔案管理工作存在的問(wèn)題進(jìn)行了深入分析，并針對(duì)性提出了新醫(yī)改時(shí)期推動(dòng)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的具體對(duì)策，以供參考。

【關(guān)鍵詞】新醫(yī)改;醫(yī)院;人事檔案;信息化建設(shè);問(wèn)題;措施

當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生體制改革加快推進(jìn)，對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作也提出了新的要求，隨著計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等深度應(yīng)用，加強(qiáng)醫(yī)院檔案從傳統(tǒng)模式向信息化管理模式轉(zhuǎn)變，是醫(yī)院人事檔案管理工作面臨的突破難點(diǎn)。由于醫(yī)院人事檔案涉及內(nèi)容多、類型多樣化，且具有較高的應(yīng)用價(jià)值，所以在新醫(yī)改時(shí)期開展醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)，需要掌握一定的方式方法，循序開展，才能切實(shí)提高開展成效。加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)探究，具有深遠(yuǎn)的意義和影響。

一、檔案管理的重要性及信息化建設(shè)的意義

人事檔案是醫(yī)院開展日常人事管理活動(dòng)的真實(shí)記錄，是對(duì)個(gè)人經(jīng)歷、工作業(yè)績(jī)與表現(xiàn)、教育培訓(xùn)等各方面資料進(jìn)行全面完整真實(shí)記錄的重要文本，通過(guò)建立醫(yī)院人事檔案，有助于更好地開展人力資源管理工作，便于進(jìn)行信息應(yīng)用。只有不斷提高醫(yī)院對(duì)人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，才能切實(shí)提高人事檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化管理水平，進(jìn)而為醫(yī)護(hù)隊(duì)伍培訓(xùn)成長(zhǎng)、薪資兌現(xiàn)、獎(jiǎng)懲考核以及任用等方面提供強(qiáng)大的數(shù)據(jù)支持。

醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)，是指通過(guò)一定的手段和方法，借助現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)醫(yī)院人事檔案進(jìn)行電子化管理，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的電子化收集、傳輸、應(yīng)用和共享的模式。開展醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。一方面，是醫(yī)院信息化建設(shè)發(fā)展的整體要求。當(dāng)前醫(yī)院隨著診療服務(wù)不斷增多，發(fā)展規(guī)模不斷擴(kuò)大，為了更好地應(yīng)對(duì)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，提高為患者服務(wù)的效率，醫(yī)院逐漸引入了各類信息系統(tǒng)，在辦公自動(dòng)化、門急診服務(wù)、財(cái)務(wù)管理、庫(kù)房管理、藥品管理、績(jī)效考核等環(huán)節(jié)都引入了電子信息系統(tǒng)，從而能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)共享和在線傳輸，便于及時(shí)掌握各類工作的進(jìn)展、了解具體開展情況，及時(shí)總結(jié)發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，進(jìn)而為有關(guān)決策的制定提供重要的信息參考。醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院管理工作的重要基礎(chǔ)部分，加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理信息化，有助于更好地為醫(yī)院人才任用考核等提供參考，可以借助無(wú)紙化辦公，實(shí)現(xiàn)信息的自動(dòng)化更新和捆綁，更好地和醫(yī)院其他信息系統(tǒng)進(jìn)行有效銜接，推動(dòng)醫(yī)院整體信息化建設(shè)進(jìn)程有序推進(jìn)。另一方面，也是更好地提高人事檔案管理規(guī)范化水平的重要途徑。醫(yī)院人事工作是一項(xiàng)復(fù)雜的基礎(chǔ)性工作，涉及職稱申報(bào)、薪資調(diào)整等各方面的內(nèi)容，需要對(duì)檔案信息進(jìn)行反復(fù)翻閱、查找，紙質(zhì)檔案如果進(jìn)行重復(fù)操作，不僅容易造成信息損毀、丟失或者泄露，并且還容易影響工作效率。通過(guò)建立和紙質(zhì)檔案相匹配的信息檔案，可以實(shí)現(xiàn)一鍵查詢，從而更好地便于信息檢索、檔案快速查找，從而提高紙質(zhì)檔案和電子檔案銜接的順暢性，提升原始檔案的完整性，更好地便于人事工作有序有力開展。此外開展人事檔案管理信息化建設(shè)，還有助于動(dòng)態(tài)進(jìn)行檔案信息的調(diào)整。電子信息平臺(tái)具有強(qiáng)大的功能，不僅可以實(shí)現(xiàn)信息的查詢、修改和完善資料，并且還可以實(shí)現(xiàn)一鍵關(guān)聯(lián)，通過(guò)建立電子檔案，從而進(jìn)行信息的全面共享，讓不同權(quán)限的人員都可以了解到檔案的相關(guān)信息，并結(jié)合實(shí)際更好地開展工作，可以對(duì)電子檔案信息進(jìn)行不斷更新，確保檔案整理規(guī)范，提高實(shí)效性，便于更好地應(yīng)用，提高人事檔案科學(xué)化利用水平。

二、醫(yī)院傳統(tǒng)人事檔案管理工作存在的問(wèn)題分析

人事檔案管理工作是醫(yī)院一項(xiàng)常規(guī)的基礎(chǔ)工作，仍然處于邊緣化狀態(tài)，從而導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案工作沒(méi)有得到深度開發(fā)和利用，影響了人力資源工作具體開展成效。當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作存在的問(wèn)題主要體現(xiàn)在：

（一）對(duì)人事檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不足。雖然醫(yī)院開展了相關(guān)的人事檔案管理工作，定期進(jìn)行信息收集匯總和分析等，但是對(duì)于醫(yī)院而言，他們還是將重心放在醫(yī)院發(fā)展方面，將更多的資金和精力用于開展科研、診療、服務(wù)等方面，對(duì)檔案管理缺乏足夠的重視，甚至缺乏有序的組織管理機(jī)構(gòu)，檔案室不規(guī)范，檔案工作僅僅是檔案管理人員的工作，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)人事檔案管理與每一名職工息息相關(guān)，在開展檔案管理工作過(guò)程中缺乏有序的安排，其他人員和部門配合程度差，從而影響了檔案管理工作的有序開展。

（二）理念不夠先進(jìn)。受到傳統(tǒng)人事檔案管理模式的影響，在計(jì)算機(jī)相關(guān)的設(shè)施配置等方面相對(duì)滯后，加上傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案文件進(jìn)行電子檔案轉(zhuǎn)化，需要耗費(fèi)大量的人力，還要配置相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)、掃描儀等設(shè)備，在這方面的投入很少，信息技術(shù)配置和支持力度不夠，檔案管理現(xiàn)代化理念沒(méi)有及時(shí)引入，從而影響了人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

（三）人事檔案管理人員素質(zhì)和能力需要進(jìn)一步提升。開展人事檔案管理工作，需要有專門的人員力量支持，目前在人員配置方面數(shù)量較少，加強(qiáng)日常事務(wù)性工作較多，導(dǎo)致檔案管理人員往往身兼數(shù)職，傳統(tǒng)的手工管理方式增加了工作負(fù)擔(dān)，降低了工作的準(zhǔn)確性，甚至導(dǎo)致信息篡改等人為操縱行為的發(fā)生，不利于維護(hù)人事檔案的權(quán)威性?，F(xiàn)有的檔案管理人員很多非專業(yè)出身，經(jīng)驗(yàn)相對(duì)較少，甚至很多是編外人員，從而導(dǎo)致工作動(dòng)力不足，熱情不夠，責(zé)任心下降，對(duì)人事檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)，從而難以達(dá)到預(yù)期效果。

（四）醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢。近年來(lái)，隨著新醫(yī)改的深入實(shí)施，加上醫(yī)院面臨的競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)越來(lái)越復(fù)雜，所以醫(yī)院也在積極探索信息化建設(shè)新方式。在醫(yī)院辦公自動(dòng)化、門急診服務(wù)、財(cái)務(wù)管理、庫(kù)房管理、藥品管理、績(jī)效考核等環(huán)節(jié)都引入了電子信息系統(tǒng)，但人事檔案管理方面信息化進(jìn)程緩慢，檔案管理工作依然停留在手工整理為主，信息技術(shù)支持不到位，從而影響了人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

三、加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

為了進(jìn)一步提升醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)水平，更好地發(fā)揮人事檔案管理的功能和作用，建議從以下幾個(gè)方面進(jìn)行探索和開發(fā)應(yīng)用：

（一）提高思想認(rèn)識(shí)，提升對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，并不斷完善相應(yīng)的制度體系。開展人事檔案管理工作，需要全員配合，需要每一名職工參與進(jìn)來(lái)，所以要不斷提高全員對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)國(guó)家有關(guān)政策的宣傳，從而更好地從思想認(rèn)識(shí)上進(jìn)行解放，引導(dǎo)廣大干部職工積極參與到人事檔案管理工作中來(lái)。同時(shí)要加強(qiáng)人事檔案管理制度的建設(shè)，在掌握國(guó)家有關(guān)政策要求和醫(yī)院實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，借助醫(yī)院信息平臺(tái)，制定完善的人事檔案管理信息化制度體系，對(duì)開展人事檔案管理信息化建設(shè)基本目標(biāo)、具體要求、具體指標(biāo)內(nèi)容、工作流程、職責(zé)權(quán)限分配等方面制定明晰化的要求標(biāo)準(zhǔn)，確保人事檔案信息化建設(shè)工作有章可循，有序開展。提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的關(guān)注程度，并不斷加強(qiáng)跟蹤監(jiān)督和考核，確保人力資源管理部門和其他部門進(jìn)行有序銜接，針對(duì)如何提高人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程深入討論，形成合力，提高制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性，確保人事檔案信息化建設(shè)取得實(shí)效。

（二）提高人事檔案管理人員綜合素質(zhì)。開展人事檔案管理信息化建設(shè)，需要人事檔案管理人員高度重視和全面參與，所以要精心選拔有素質(zhì)的檔案管理人員開展工作，不斷引進(jìn)更多的高素質(zhì)、復(fù)合型人才，給予他們正式的編制，不斷提高薪資待遇水平，提高工作責(zé)任心。加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的系統(tǒng)培訓(xùn)，既要開展專業(yè)技能、基礎(chǔ)知識(shí)等方面的培訓(xùn)，還要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、法律知識(shí)、衛(wèi)生管理等方面的知識(shí)培訓(xùn)，掌握開展人事檔案管理信息化建設(shè)的基本要領(lǐng)，制定清晰的推進(jìn)步驟，加強(qiáng)技術(shù)交流，不斷提高人員的綜合素質(zhì)。要引導(dǎo)廣大人事檔案管理人員深入醫(yī)院各項(xiàng)工作實(shí)際，全面了解業(yè)務(wù)工作等開展情況，建立信息分類匯總、實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)整合的聯(lián)動(dòng)機(jī)制，確保人事檔案信息完整、有效、全面、準(zhǔn)確。

（三）加大資金投入，提高醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)硬件和軟件系統(tǒng)支持水平。要提高對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)的資金投入力度，針對(duì)如何開展人事檔案管理信息化，制定完善的預(yù)算體系，加強(qiáng)硬件設(shè)施、軟件設(shè)施的配置，確保人事檔案管理信息化進(jìn)程有序推進(jìn)，順利開展。同時(shí)在不斷引進(jìn)更多專業(yè)化先進(jìn)的人事檔案管理軟件的基礎(chǔ)上，要緊密結(jié)合實(shí)際，根據(jù)醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略和具體要求，開發(fā)更多的功能多樣的檔案管理軟件，形成涉及人員身份、學(xué)歷、職務(wù)、職稱、考勤、績(jī)效等一體化的聯(lián)動(dòng)統(tǒng)計(jì)信息服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)全面查詢、共享、維護(hù)等，確保人事檔案管理的安全性，設(shè)置層層權(quán)限，不斷提升人事檔案信息安全管理水平和動(dòng)態(tài)管理效能。

（四）加強(qiáng)信息監(jiān)督考核，提高人事檔案信息科學(xué)化利用水平。要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的監(jiān)督考核，確保信息從源頭上錄入準(zhǔn)確、全面，對(duì)各類信息進(jìn)行實(shí)時(shí)共享和完善，提高信息共享利用水平，構(gòu)建與醫(yī)院其他信息系統(tǒng)相配套銜接的人事檔案信息系統(tǒng)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)共享和整合利用，注重人事檔案在科研、教學(xué)、臨床等各方面的應(yīng)用，提高數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化水平，更好地推動(dòng)人事檔案成果進(jìn)行深度轉(zhuǎn)化和應(yīng)用，為醫(yī)院發(fā)展提供重要的信息支持。

總之，加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)，是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要結(jié)合醫(yī)院自身實(shí)際，從多方面進(jìn)行創(chuàng)新探索，才能切實(shí)提高人事檔案管理信息化建設(shè)規(guī)范性、動(dòng)態(tài)性，更好地提高人事檔案科學(xué)化利用水平，為醫(yī)院發(fā)展助力。

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