淺談如何做好醫(yī)院檔案管理工作

劉麗麗

【摘要】檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要一環(huán)，其所管理的檔案能夠記錄醫(yī)院的發(fā)展歷程，也為醫(yī)院有關(guān)決策提供真實可靠的參考依據(jù)，作用十分顯著。在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院檔案管理要更加注重檔案管理的兩重性——檔案形式和管理形式，更加科學(xué)規(guī)范檔案管理工作[1]。但是在實際情況中檔案粗放式管理現(xiàn)象仍然十分嚴(yán)重，因此，在實現(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展的路途上必須加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，為醫(yī)院標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。本文針對新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題及其對策一一研究探討。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;檔案;管理

【中圖分類號】R821.4+2【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-6851（2019）07-106-01

1 制約醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的因素分析

1.1 經(jīng)費投入不足的因素

醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理離不開先進(jìn)設(shè)備的投入，先進(jìn)檔案設(shè)備、軟件的采購需要必要的經(jīng)費支出。目前，醫(yī)院尤其是基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的經(jīng)費十分緊張。此外，醫(yī)院檔案管理作為一項基礎(chǔ)性工作，只見“經(jīng)費投入”不見“經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)出”，短期效益難以體現(xiàn)。長期以來，醫(yī)院檔案管理及其現(xiàn)代化發(fā)展得不到足夠的重視，現(xiàn)代化管理科技手段投入不足，成為制約醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理的重要因素。

1.2 管理理念陳舊的因素

醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化離不開先進(jìn)的管理理念。計劃經(jīng)濟(jì)條件下，檔案管理人員的思想陳舊，重檔案管理輕利用的現(xiàn)象普遍存在，且對醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理工作的重要性認(rèn)識不足，導(dǎo)致對于新的檔案管理方法和手段的研究不足，成為制約醫(yī)院檔案現(xiàn)代化的短板。此外，檔案管理理念陳舊還表現(xiàn)在對醫(yī)院檔案管理缺乏前瞻性，檔案管理觸角不夠敏銳，對醫(yī)院檔案管理的新政策、新舉措、新要求理解不透、掌握不深，檔案管理理念不能夠與時俱進(jìn)。理念是行動的先導(dǎo)，正是受管理理念等因素制約，醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的成效才有待進(jìn)一步提升。

1.3 管理素能薄弱的因素

醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理需要一支復(fù)合型人才隊伍，不僅需要掌握扎實的檔案專業(yè)理論知識，還需要將現(xiàn)代信息技術(shù)和現(xiàn)代管理理念應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理中。但從醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀來看，從事醫(yī)院檔案管理的人員中大多是從行政、護(hù)理、醫(yī)技等崗位交流過來的，非檔案專業(yè)人員管理檔案的現(xiàn)象較為普遍。缺乏系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，檔案管理人員的現(xiàn)代化專業(yè)水平參差不齊，且年齡結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)不合理，人員年齡老化、知識單一，流動性大，也在一定程度上制約了醫(yī)院檔案現(xiàn)代化進(jìn)程。

2 醫(yī)院檔案管理改進(jìn)措施

2.1 加快建立健全檔案管理制度，完善檔案管理體系

以往的檔案管理模式多為松散、無序，醫(yī)院今后要進(jìn)一步健全檔案管理部門，采取集中管理方式，將檔案管理環(huán)節(jié)中的歸檔、保管、節(jié)約、保密、銷毀等規(guī)范化、制度化。將檔案管理納入管理者績效考核當(dāng)中，落實管理者責(zé)任制度，促使每個科室領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，明確各人員職責(zé)。

2.2 轉(zhuǎn)變管理觀念，強(qiáng)化對檔案管理信息化的重視

醫(yī)院檔案的管理需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，這樣才能使醫(yī)院檔案管理工作更加有效率。嚴(yán)格的醫(yī)院檔案管理是推動醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的動力，在具體的醫(yī)院檔案管理過程中，不僅要求領(lǐng)導(dǎo)層要重視檔案管理工作，對于醫(yī)院檔案管理的人員也有一定的要求，檔案管理人員要結(jié)合不同的發(fā)展形勢，適時轉(zhuǎn)變管理觀念，強(qiáng)化對檔案管理信息化的重視，要用新的眼光看待問題，不應(yīng)該把思想停留在過去的檔案管理的方式上，要學(xué)會適應(yīng)新時代的發(fā)展，用現(xiàn)代化技術(shù)手段對醫(yī)院檔案進(jìn)行管理。此外，還應(yīng)對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，建立科學(xué)系統(tǒng)的檔案管理制度，使醫(yī)院檔案管理更加有計劃性，這樣不僅可以提高醫(yī)院檔案管理的工作效率，還可以更有效的進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，使醫(yī)院檔案管理更加規(guī)范，質(zhì)量更加有保障。

2.3 改變傳統(tǒng)陳舊觀念，加強(qiáng)檔案資源開發(fā)利用

檔案管理工作最終是要實現(xiàn)檔案資源的充分開發(fā)和利用，在實際檔案管理工作中，從業(yè)者要時刻牢記這一思想，堅持將服務(wù)作為工作核心，努力在實際工作中踐行。擴(kuò)大獲取資源信息來源，進(jìn)一步開發(fā)信息資源，提升醫(yī)院整體經(jīng)濟(jì)效益。醫(yī)院可組織符合實際情況的編研活動，可對檔案信息進(jìn)行較深層次的研究開發(fā)，可實現(xiàn)信息多元化、立體化，為檔案信息的再次使用提供更為便捷的服務(wù)。

2.4 增大檔案管理資金投入，完善硬件基礎(chǔ)建設(shè)

在各種相關(guān)法律法規(guī)前提下，結(jié)合醫(yī)院自身情況，在條件允許下為檔案管理設(shè)立檔案庫房，并配齊安保設(shè)施，防止不安全事件的發(fā)生;打造醫(yī)院檔案信息化，實現(xiàn)檔案資源共享化，為此，醫(yī)院應(yīng)著力做好基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，如軟硬件設(shè)施齊全，配備各種現(xiàn)代化儀器設(shè)備，利用計算機(jī)、掃描儀等將醫(yī)院檔案工作實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公，在這種網(wǎng)絡(luò)化平臺上，檔案信息可以無障礙共享，實現(xiàn)信息利用的最大化;盡量減少人工重復(fù)性勞動，避免人力資源浪費，可引進(jìn)檔案掃描系統(tǒng)，提高檔案錄入效率;利用局域網(wǎng)共享的特點，將檔案信息整理后錄入局域網(wǎng)，方便人們在尋找信息時只需要按照自己需求輸入相關(guān)關(guān)鍵詞就可以搜尋到，效率得到顯著提升，同時有利于壓縮檔案所占空間。

2.5 加強(qiáng)培訓(xùn)，提升檔案管理素能現(xiàn)代化

新時期，醫(yī)院檔案管理人員理念和素能也面臨著新的挑戰(zhàn)。醫(yī)院檔案管理人員的現(xiàn)代管理理念、綜合素能，以及現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用和理解能力也是實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵性因素。為此，應(yīng)加強(qiáng)人才引進(jìn)、培訓(xùn)，不斷提升醫(yī)院檔案管理人員的綜合素能，為醫(yī)院檔案管理提供一支現(xiàn)代化人才隊伍。一方面，要加大具有檔案專業(yè)知識背景、掌握一定現(xiàn)代信息技術(shù)的專業(yè)人才的引進(jìn)力度;另一方面，要積極做好現(xiàn)有檔案管理從業(yè)人員關(guān)于醫(yī)院檔案管理新技術(shù)、新方法和新模式應(yīng)用的培訓(xùn)力度，與時俱進(jìn)，更好地與醫(yī)院現(xiàn)代化管理接軌。

總之，近年來，我國醫(yī)院檔案管理不斷向信息化發(fā)展，這種趨勢對于醫(yī)院檔案管理具有重大意義。目前，我國的醫(yī)院檔案管理還存在十分嚴(yán)峻的問題，這些問題嚴(yán)重制約了醫(yī)院檔案管理信息化的開展。對于這些問題，如不及時采取綜合的手段與方法進(jìn)行信息化建設(shè)，那么很難確保醫(yī)院日后的長足發(fā)展。因此，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)盡快落實和開展信息化檔案建設(shè)，從而為醫(yī)院的各項醫(yī)療活動保駕護(hù)航。

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