禮貌原則在英文商務(wù)信函中的應(yīng)用研究

劉濤

【摘 要】隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各國(guó)之間的貿(mào)易往來(lái)更加的頻繁，英文商務(wù)信函的使用成為了必要，由國(guó)外學(xué)者提出了適用于書(shū)面及口語(yǔ)表達(dá)中的禮貌原則，在商務(wù)信函中起到了重要的作用，對(duì)雙方的交流合作有著促進(jìn)的功能。本文結(jié)合禮貌原則中的各項(xiàng)準(zhǔn)則在對(duì)英文商務(wù)信函的應(yīng)用進(jìn)行了詳細(xì)分析，對(duì)商務(wù)信函的書(shū)寫(xiě)提供了參考。

【關(guān)鍵詞】禮貌原則；英文商務(wù)信函；準(zhǔn)則；應(yīng)用

禮貌作為日常交流溝通中的一種重要表現(xiàn)，能夠加強(qiáng)交流的成功性，實(shí)現(xiàn)人與人之間的合作，尤其在商務(wù)活動(dòng)中，運(yùn)用禮貌的語(yǔ)言進(jìn)行交流是必要的。商務(wù)英語(yǔ)信函作為商務(wù)活動(dòng)中的重要部分，對(duì)商務(wù)活動(dòng)的進(jìn)行起到了促進(jìn)的作用，在商務(wù)英語(yǔ)信函的書(shū)寫(xiě)中需要采用禮貌原則，使信函的內(nèi)容更加的恰當(dāng)，增強(qiáng)商務(wù)合作的可能性。

一、英文商務(wù)信函中禮貌原則的含義

禮貌原則由美國(guó)語(yǔ)言學(xué)者Leech提出，根據(jù)合作原則為原型進(jìn)行完善而總結(jié)出了禮貌原則，禮貌原則體現(xiàn)在交際中，禮貌的進(jìn)行溝通，需要減少自身的利益，試圖為對(duì)方獲得更大的利益，以這種方式來(lái)保證交流合作的穩(wěn)定發(fā)展。其中包括六項(xiàng)準(zhǔn)則：得體準(zhǔn)則、夸贊準(zhǔn)則、慷慨準(zhǔn)則、一致準(zhǔn)則、謙虛準(zhǔn)則與同情準(zhǔn)則。得體準(zhǔn)則體現(xiàn)在為對(duì)方獲得更多的利益，為對(duì)方的利益著想；夸贊準(zhǔn)則體現(xiàn)在經(jīng)常通過(guò)夸獎(jiǎng)對(duì)方的方式進(jìn)行交流；慷慨準(zhǔn)則體現(xiàn)在減少自己所獲得的利益；一致準(zhǔn)則體現(xiàn)在盡量使雙方能夠達(dá)成統(tǒng)一；謙虛準(zhǔn)則體現(xiàn)在交流中保持謙虛的態(tài)度；同情準(zhǔn)則體現(xiàn)在在交際中給予對(duì)方更多的同情和諒解。

二、英文商務(wù)信函中禮貌原則的意義

在商務(wù)活動(dòng)之中，由于商務(wù)英語(yǔ)信函的使用較為普遍，需要注意信函中的用語(yǔ)的恰當(dāng)性和禮貌性，使用語(yǔ)言錯(cuò)誤可能會(huì)使跨文化交流出現(xiàn)問(wèn)題，如果沒(méi)有重視禮貌原則的應(yīng)用，會(huì)產(chǎn)生不良的影響，對(duì)商務(wù)活動(dòng)的進(jìn)行造成阻礙，甚至?xí)鹨恍┱`會(huì)，影響國(guó)家經(jīng)濟(jì)交流的發(fā)展。因此，進(jìn)行商務(wù)英語(yǔ)信函書(shū)寫(xiě)中需要采用禮貌原則，恰當(dāng)?shù)倪x擇詞句，這對(duì)商務(wù)貿(mào)易活動(dòng)的進(jìn)程有著重要作用。

三、英文商務(wù)信函中禮貌原則的應(yīng)用

（一）得體準(zhǔn)則和夸贊準(zhǔn)則

為了使信函中表達(dá)出尊重對(duì)方，為對(duì)方利益考慮的態(tài)度，應(yīng)該在人稱代詞的使用進(jìn)行注意，一般來(lái)說(shuō)，商務(wù)英語(yǔ)信函經(jīng)常使用的的第一人稱代詞，例如you、your，可以通過(guò)You-attitude的形式進(jìn)行表達(dá)，這種形式是指在語(yǔ)境下，為對(duì)方著想，考慮對(duì)方的處境與利益，能夠體現(xiàn)出對(duì)對(duì)方的尊重以及滿足對(duì)方需求的態(tài)度。

夸贊準(zhǔn)則多在表述型的語(yǔ)言下進(jìn)行使用，通過(guò)夸獎(jiǎng)他人來(lái)進(jìn)行表達(dá)，這種方式在商務(wù)英語(yǔ)信函中能夠使對(duì)方產(chǎn)生積極的情緒，使交流變得更加愉悅。以合作為目的的商務(wù)英語(yǔ)信函中，可以通過(guò)夸贊準(zhǔn)則進(jìn)行表達(dá)，可以起到較好的效果。書(shū)寫(xiě)商務(wù)英語(yǔ)信函的時(shí)候，利用具有積極性特點(diǎn)的詞語(yǔ)或者表達(dá)肯定的詞句能夠使語(yǔ)境具有尊重和夸贊的氣氛，對(duì)方在閱讀中能夠感受到信函內(nèi)容表達(dá)的尊重，并且?guī)в蟹e極的情緒，促進(jìn)兩方的合作。

（二）慷慨準(zhǔn)則和一致準(zhǔn)則

慷慨準(zhǔn)則經(jīng)常在表達(dá)承諾或要求的詞句中使用，為了使對(duì)方理解自己的真誠(chéng)態(tài)度，制造出諒解或者道歉的氛圍。例如在關(guān)于損失賠償?shù)男藕?，使用能夠表達(dá)歉意的詞語(yǔ)進(jìn)行書(shū)寫(xiě)，使對(duì)方感受到自己的真誠(chéng)態(tài)度與道歉的語(yǔ)氣。表達(dá)中采用帶有積極色彩的詞語(yǔ)，例如excellent等，使用陳述型句子和肯定型句子，能夠在信函中突顯出真誠(chéng)的特點(diǎn)。在關(guān)于投訴的信函中，需要表達(dá)出尊重的感情，采用具有描述性的詞語(yǔ)來(lái)陳述情況，同時(shí)考慮到對(duì)方的立場(chǎng)，控制好語(yǔ)言的使用。

一致準(zhǔn)則在商務(wù)英語(yǔ)信函中使用的作用是緩解雙方的矛盾和沖突，使雙方能夠最終達(dá)成統(tǒng)一，在貿(mào)易交往中，雙方的意見(jiàn)達(dá)成統(tǒng)一是合作的關(guān)鍵，因此需要在交際中使兩者能夠形成共識(shí)，并且減少雙方之間的矛盾和問(wèn)題。信函內(nèi)容中應(yīng)注意不應(yīng)過(guò)度表明對(duì)方的責(zé)任，應(yīng)該考慮到對(duì)方的情況和立場(chǎng)，避免出現(xiàn)對(duì)立的問(wèn)題，另外，在措辭中不應(yīng)使用較為態(tài)度強(qiáng)硬的詞語(yǔ)，強(qiáng)硬性詞語(yǔ)例如always等，這類詞語(yǔ)在表達(dá)中給人一種不讓步的感受，會(huì)影響雙方的溝通調(diào)解。

（三）謙虛準(zhǔn)則和同情準(zhǔn)則

商務(wù)貿(mào)易交往中，雙方的實(shí)力即使存在著一定的差距，也需要保持謙虛的態(tài)度進(jìn)行交流和相處，以更加全面的視角來(lái)審視對(duì)方。在商務(wù)信函中使用虛擬語(yǔ)句或者條件語(yǔ)句進(jìn)行表達(dá)，例如maybe、if等詞語(yǔ)，可以使語(yǔ)氣變得更加的緩和，表達(dá)一種尊重和謙虛的情感，對(duì)雙方的交流合作有著重要的促進(jìn)作用，使對(duì)方留下好的印象，加強(qiáng)相互之間的溝通。

同情準(zhǔn)則在關(guān)于賠償與投訴類型的商務(wù)信函中較常用，為了表明同情，減少雙方之間的消極情緒。在書(shū)寫(xiě)中不應(yīng)直接的表現(xiàn)出憤怒和責(zé)怪的情感，使對(duì)方感受到書(shū)寫(xiě)方的善解人意和禮貌。在商務(wù)信函中應(yīng)考慮到對(duì)方的感受和立場(chǎng)，將雙方的利益損失進(jìn)行理性分析，并且同情對(duì)方，可以使用情態(tài)動(dòng)詞或者復(fù)合句來(lái)進(jìn)行書(shū)寫(xiě)，這樣可以使情感表達(dá)更加的含蓄，并且不帶有太明顯的責(zé)怪意味，書(shū)寫(xiě)中還可以將語(yǔ)氣表達(dá)的更加的緩和，體現(xiàn)出書(shū)寫(xiě)方對(duì)對(duì)方的尊重。

四、結(jié)語(yǔ)

商務(wù)英語(yǔ)信函作為商務(wù)貿(mào)易活動(dòng)中來(lái)往的重要方式，在交流中起到了極大的作用，利用禮貌原則來(lái)進(jìn)行書(shū)寫(xiě)，可以使內(nèi)容更加的恰當(dāng)，透露出書(shū)寫(xiě)方的情感和態(tài)度，對(duì)交流合作有著促進(jìn)的作用。結(jié)合禮貌原則中的各項(xiàng)準(zhǔn)則，在不同類型的信函中進(jìn)行應(yīng)用，選擇適合的詞語(yǔ)來(lái)表述，能夠體現(xiàn)出自身的素質(zhì)和態(tài)度，對(duì)商務(wù)活動(dòng)十分必要。

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