大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用研究

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【摘 要】本文以大數(shù)據(jù)為背景，結合企業(yè)發(fā)展實際，對企業(yè)文書檔案管理工作進行了系統(tǒng)的介紹，剖析了新時期企業(yè)文書檔案管理工作的價值，闡述了具體工作內(nèi)容，著重探討了信息化管理及利用情況，以期全面提升企業(yè)文書檔案管理水平，為企業(yè)可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展提供堅實保障。

【關鍵詞】大數(shù)據(jù)；企業(yè)文書；檔案信息化管理；利用

企業(yè)文書檔案主要形成于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營實踐，對社會以及企業(yè)發(fā)展具有重要保存價值，是企業(yè)行政管理工作不可或缺的內(nèi)容，對企業(yè)運行、發(fā)展具有原始憑證性作用。企業(yè)文書檔案管理工作極具現(xiàn)實意義，其整理與存儲利用工作需要引起高度關注。在信息技術的影響下，企業(yè)文書檔案管理信息化建設成為趨勢，因此，要對管理模式進行優(yōu)化，發(fā)揮大數(shù)據(jù)信息技術的優(yōu)勢，有效提高管理效率，強化檔案服務價值的實現(xiàn)，為企業(yè)整體管理能力的提升奠定堅實的基礎。

一、大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)文書檔案管理發(fā)展的概述

（一）企業(yè)文書檔案的內(nèi)容及作用

企業(yè)文書檔案是在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展活動中形成的各種價值性資料，涉及內(nèi)容較為廣泛，如企業(yè)內(nèi)外部文書往來、企劃文件、合同以及審計考核資料等。從時間角度講，文書檔案既記載了企業(yè)的過去，又對未來管理與發(fā)展發(fā)揮基礎性依據(jù)作用。在企業(yè)發(fā)展中，全局性與長遠性十分關鍵，而持續(xù)性發(fā)展離不開文書檔案的輔助功能。

（二）大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)文書檔案管理模式的轉變

在傳統(tǒng)文書檔案管理中，紙質(zhì)檔案管理為主要形式，人工管理為主要手段，需要投入大量人力、物力，檔案查閱使用難度系數(shù)較大，直接制約檔案利用率的提升。隨著信息技術的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代勢不可擋，先進信息技術在企業(yè)文書檔案中得以滲透，紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設加快，檔案管理與使用突破時空限制。依托大數(shù)據(jù)，企業(yè)文書檔案處理能力更強，對有價值的信息的挖掘具有強大的支撐作用。

二、大數(shù)據(jù)對企業(yè)文書檔案產(chǎn)生的影響

（一）改變傳統(tǒng)文書檔案管理思維，信息化管理觀念深入人心

隨著信息技術的不斷升級與更新，企業(yè)文書檔案管理理念逐漸發(fā)生變化，以往“重管理、輕應用”的觀念被拋棄，信息化手段得以全面貫徹，要重視信息的搜集與提取，以便為企業(yè)創(chuàng)造更大的價值。信息化手段在文書檔案記錄與管理中發(fā)揮著重要作用：強化管理效率的提升，增強文書檔案查詢與利用工作的便捷性，加快企業(yè)檔案管理模式的轉變與優(yōu)化。依托大數(shù)據(jù)，發(fā)揮數(shù)據(jù)挖掘技術的優(yōu)勢，開發(fā)數(shù)據(jù)信息潛力，構建更加精細化的二次信息，能夠全面提升檔案利用效率。

（二）大數(shù)據(jù)拓寬文書檔案利用范圍，信息資源共享性更強

立足現(xiàn)代社會，大數(shù)據(jù)最顯著的影響就是對數(shù)據(jù)信息的共享與應用。企業(yè)文書檔案管理與大數(shù)據(jù)環(huán)境的融合在豐富檔案信息內(nèi)容的同時，檔案信息共享程度更高，利用范疇不斷拓展。在企業(yè)內(nèi)部，不同部門對文書檔案的要求與需求也存在差異。在文書檔案共享過程中，能夠借助對權限的管控，實現(xiàn)對不同層級信息資源的共享，保證達到不同客戶的差異性需求，大大拓寬了文書檔案服務領域，這對發(fā)揮企業(yè)文書檔案價值具有強大的促進作用。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)文書檔案管理工作的方向

（一）數(shù)字化管理成為新時期企業(yè)文書檔案管理的主要模式

在傳統(tǒng)文書檔案管理中，主要以紙質(zhì)檔案管理方式為主，這就需要在檔案鑒定、整理以及歸檔環(huán)節(jié)耗費大量人力、物力。大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)文書檔案管理手段發(fā)生轉變，數(shù)字化成為主流，在保證檔案信息內(nèi)容的前提下，積極健全檔案數(shù)據(jù)庫，依托電腦進行資料的整理，工作時間會大大縮減，工作效率會顯著提升。

（二）網(wǎng)絡化管理成為企業(yè)文書檔案管理的核心手段

紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案轉變之后，文書檔案管理工作需要以計算機網(wǎng)絡技術為手段，打破原有檔案管理的束縛，為檔案管理人員進行數(shù)據(jù)挖掘創(chuàng)造了機會，并促使他們積極探求信息之間的邏輯關系，滿足了檔案多角度查找的需求。另外，數(shù)字化檔案的查找不受時間與空間的制約，滿足了不同層次、不同類型以及不同地域用戶對資源的需求，信息共享性更高，在根本上滿足企業(yè)內(nèi)部更多部門與人員對檔案信息的需求。由此可見，在大數(shù)據(jù)時代，面對企業(yè)文書檔案管理，資源共享是關鍵，需要以網(wǎng)絡化管理為核心技術手段，強化檔案服務價值的發(fā)揮。

（三）安全管理是企業(yè)文書檔案管理不可忽視的內(nèi)容

基于大數(shù)據(jù)背景，數(shù)字化企業(yè)文書檔案的應用能夠有效減少對原始文件的損壞，但是，在檔案信息建設過程中，風險問題也一直存在，信息安全問題十分突出。為此，企業(yè)要立足實際，對信息技術進行不斷優(yōu)化升級，強化相關安全管理技術的創(chuàng)新，積極進行管理系統(tǒng)的升級與改造。具體講，要積極建立檔案安全應急預案制度，減少操作失誤與網(wǎng)絡故障，避免遭受病毒與黑客攻擊，降低網(wǎng)絡遭受侵襲的幾率，維護企業(yè)文書檔案的安全性、完整性與可靠性。

四、大數(shù)據(jù)環(huán)境下如何加快企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用

（一）做好企業(yè)文書檔案的完善工作，強化海量信息的整合與共享

對于企業(yè)文書檔案而言，在大數(shù)據(jù)影響下，要保證其內(nèi)容豐富，維護數(shù)據(jù)之間千絲萬縷的關系，這也是新時期企業(yè)文書檔案管理工作的基本要求。具體講，在延續(xù)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式優(yōu)勢的同時，要對多種形式的載體形式進行充實，融文字、圖片、音頻以及視頻于一體，更顯檔案的直觀性與生動性。在大數(shù)據(jù)時代，既要依托信息技術對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中有價值的信息進行研究，又要重視數(shù)據(jù)庫建設，實現(xiàn)對多元化信息的有效聚合與分類，深入探析龐大數(shù)據(jù)信息之間的相關性，達到信息的高效整合，完成數(shù)字檔案海量信息的分析與探究，最大限度實現(xiàn)資源共享。

（二）全面應用信息化管理技術，構建信息化文書檔案管理機制

立足信息時代，企業(yè)文書檔案單一化的庫藏凸顯滯后性，無法滿足新時期企業(yè)對檔案的需求。為此，要積極引進先進管理技術，如數(shù)據(jù)庫技術、網(wǎng)技術、云計算等，構建科學的檔案管理系統(tǒng)，尤其要重視設計高效的檢索系統(tǒng)，強化檔案數(shù)據(jù)的快速處理，以企業(yè)實際需求為方向，形成滿足各個層級需要的數(shù)據(jù)信息，而后進行信息的細化與整合，最終實現(xiàn)企業(yè)文書檔案的信息化管理機制。

（三）重視文書檔案挖掘的分析與利用，強化文書檔案服務的針對性與個性化

從功能角度分析，大數(shù)據(jù)的真正作用是支持數(shù)據(jù)分析，一旦忽視分析，只是進行前期的檢索與統(tǒng)計，數(shù)據(jù)價值無法得到發(fā)揮，企業(yè)文書檔案的數(shù)字化成果也很難在企業(yè)管理中得到體現(xiàn)。為此，企業(yè)文書檔案管理需要將數(shù)據(jù)挖掘作為核心內(nèi)容，即以數(shù)據(jù)挖掘技術為手段，借助對原始資料的整理，全面進行數(shù)據(jù)價值的深度挖掘，善于進行數(shù)據(jù)的整合與分析，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)隱藏的真正知識，明確數(shù)據(jù)信息之間的潛在關系，避免出現(xiàn)信息孤島現(xiàn)象，促進信息的高效傳播，全面提高文書檔案利用水平。借助信息挖掘，能夠準確提取用戶所需信息，準確判斷用戶實際需求，從而有制定針對性的服務方案，盡顯服務的個性化與定制化。

五、結語

綜上，立足大數(shù)據(jù)時代，互聯(lián)網(wǎng)技術得到飛速發(fā)展，體現(xiàn)在各行各業(yè)，企業(yè)文書檔案管理工作以信息技術為先導，強化管理專業(yè)化水平的全面提升。基于此，要全面分析大數(shù)據(jù)帶給企業(yè)文書檔案管理工作的影響，掌握新時期發(fā)展方向，強化信息化管理的有序開展，善于利用數(shù)據(jù)挖掘技術，實現(xiàn)對價值性檔案資源的整合分析，構建多元化服務體系，切實提升企業(yè)文書檔案開發(fā)利用效率，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供堅實的保障。

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