淺談高校圖書館辦公室人員的素質(zhì)要求

陳曉晴

【摘 要】高校圖書館辦公室是圖書館的核心部門，工作內(nèi)容繁瑣，對內(nèi)管理圖書館的大小事務(wù)，對外與校內(nèi)部門打交道，處理行政工作。作為如此圖書館重要的部門，其成員必須具備良好的素養(yǎng)，以應(yīng)付每天的工作。本文從7個方面探討高校圖書館辦公室工作人員應(yīng)具備的素養(yǎng)，以期提高現(xiàn)階段高校圖書館辦公室人員的整體水平。

【關(guān)鍵詞】辦公室；高校；圖書館；素質(zhì)；管理

高校圖書館是學校的文獻中心、情報中心，是學校教學科研的重要支持者。圖書館辦公室作為圖書館的核心部門，承擔著承上啟下、左右協(xié)調(diào)的作用，是圖書館領(lǐng)導的參謀和助手。圖書館辦公室的工作內(nèi)容廣泛繁瑣，對外要與校內(nèi)其他部門打交道，處理行政工作；對內(nèi)要協(xié)調(diào)好館內(nèi)各部室的分工合作，了解圖書館的專業(yè)工作，給館長提供意見，幫助館長管理圖書館事務(wù)。圖書館辦公室承上啟下、內(nèi)外關(guān)聯(lián)的工作性質(zhì)和工作內(nèi)容決定了圖書館辦公室是圖書館的“中樞神經(jīng)”。高校圖書館能否充分發(fā)揮作用，圖書館能否最大限度地支持學校的科學發(fā)展，圖書館辦公室扮演著非常重要的角色。[1]作為如此重要角色的辦公室成員，要想發(fā)揮圖書館辦公室的職責，筆者認為必須具備以下素質(zhì)。

1.政治素質(zhì)

圖書館辦公室是圖書館的中樞神經(jīng)，有著重要地位，大小事情都歸辦公室管，這就要求辦公室要具備正確的政治思想和清晰的頭腦，要跟著黨和國家的政策走，具備較高的政治思想覺悟。要積極參加單位和學校組織的各項政治學習活動，認真學習黨的各項政治理論和路線方針政策。通過理論學習不斷提高自己，充實自己，構(gòu)筑正確的世界觀、人生觀。與時俱進，忠誠黨的事業(yè)，忠誠人民的教育事業(yè)，用社會主義道德規(guī)范約束自己的行為，努力培養(yǎng)高尚的人格和道德情操。要時刻關(guān)注國家時事，緊跟國家發(fā)展方向，國家的發(fā)展方向即為圖書館的發(fā)展方向。要學習黨和國家的政策，并把政策運用到圖書館的發(fā)展中來。

2.業(yè)務(wù)素質(zhì)

圖書館辦公室日常工作包括上情下達、下情上達、草擬公文、會議通知以及文件收發(fā)等， 由于圖書館工作的特殊性， 決定了圖書館辦公室工作既有一般辦公室工作的性質(zhì)和特點， 又與圖書館專業(yè)有著密不可分的聯(lián)系。[2]

圖書館辦公室平常要做好部門人員的考勤、考核，撰寫行政報告，起草各種通知、文件，整理檔案文件，安排會議，安排圖書館值班表，負責圖書館工作用品的購買、保存、管理和發(fā)放登記，定期檢查圖書館消防設(shè)施，清點圖書館資產(chǎn)，報修館內(nèi)損壞的設(shè)施等等。以上都是跟一般辦公室差不多的工作，但作為圖書館的辦公室，還要掌握圖書館的專業(yè)業(yè)務(wù)。例如熟悉館內(nèi)圖書分布，熟練使用圖書館自動化管理系統(tǒng)，掌握館內(nèi)各部室的工作內(nèi)容和每天的業(yè)務(wù)情況，能回答讀者關(guān)于圖書館的任何咨詢，隨時給館長提供圖書館業(yè)務(wù)上的建議，分擔館長的管理工作。

3.學習素質(zhì)

終身學習是當今世界的潮流。當今世界日新月異，高新科技飛速發(fā)展，高校圖書館也隨著世界的潮流穩(wěn)步發(fā)展。作為圖書館核心的辦公室也應(yīng)該跟隨世界和圖書館一起發(fā)展，這就要求辦公室要有強大的學習能力，學習當今世界的新技術(shù)，不能固步自封。辦公室不僅自己要學習，還要帶領(lǐng)圖書館的所有人一起學習。世界新技術(shù)的發(fā)展帶動圖書館自動化技術(shù)的發(fā)展，圖書館業(yè)務(wù)也跟隨自動化技術(shù)的發(fā)展而改變。掌握圖書館業(yè)務(wù)的辦公室也要跟著業(yè)務(wù)一起改變，不僅要改變工作方式，還要改變思想，改變制度，緊隨世界發(fā)展的潮流，緊跟世界發(fā)展的步伐，帶領(lǐng)圖書館走向高科技，向智慧圖書館邁進。

4.心理素質(zhì)

圖書館辦公室雖然是圖書館的核心部門，看似處于管理的位置，但辦公室的根本還是為圖書館服務(wù)。辦公室的工作種類繁多，館內(nèi)大小事務(wù)都要出面協(xié)調(diào)，但大部分都是瑣碎的事情，在真正的大事上辦公室只是擔當著輔助跑腿的工作。瑣碎的事情多，一件事沒辦完另一件事就來到，很多時候要同時處理多件事務(wù)，一旦處理時間長或者處理結(jié)果不盡人意，辦公室就會首當其沖地要負起責任。另外，圖書館辦公室作為上傳下達、下情上達的部門，要把領(lǐng)導的要求傳達給下面部室，但很多時候不是所有人都接受臨時傳達的要求。但辦公室只是傳達的部門，下面有怨言，辦公室也只能如實反饋給領(lǐng)導，由領(lǐng)導來做決定是否修改要求，然后再把領(lǐng)導的決定傳達給下面部室，通常這種情況要經(jīng)過幾個來回。這樣來來往往，辦公室夾在中間，自然就要受氣。明明不是自己提出的要求和反饋，卻要被當成出氣筒來發(fā)泄不滿，這種事情多了，很多人都會受不了。但辦公室就是這樣一個存在，從接受這個工作任務(wù)的時候，辦公室就注定會成為大家的出氣筒，要經(jīng)常受氣。這就要求辦公室人員要有強大的心理素質(zhì)，要能沉得住氣，受得了委屈，堅定意志，不被消極情緒影響傳達工作。

5.溝通素質(zhì)

作為高校圖書館的辦公室，除了日常工作，還要經(jīng)常與校內(nèi)其他部門打交道。學校的大型活動通常都要好幾個部門一起團結(jié)協(xié)作，互相幫助照應(yīng)。例如每年的新生入學教育、畢業(yè)生離校清查以及圖書館自己牽頭舉辦的讀書節(jié)活動，都需要和校內(nèi)有關(guān)部門一起合作。新生入學教育需要與學生處和教務(wù)處一起安排學生集中參加培訓，畢業(yè)生離校清查需要和院系、財務(wù)、總務(wù)以及學生處一起辦公，這些合作都是學校牽頭，直接出文件發(fā)出任務(wù)，不需要各部門提前溝通工作細節(jié)，簡化流程。但圖書館每年的重頭戲——讀書節(jié)活動，就需要辦公室與各部門溝通，打點好關(guān)系，商量好工作細節(jié)，幫助圖書館辦好活動。學生處負責召集學生，圖書館負責制定活動方案，再交由學生處通知學生，以此實現(xiàn)雙贏。要得到雙贏結(jié)果，就要辦公室在日常工作中多與校內(nèi)部門溝通，建立良好的工作關(guān)系，才能在需要的時候及時得到幫助。除了與其他部門的溝通，圖書館辦公室還要經(jīng)常與館內(nèi)各部室溝通，了解他們的工作情況，咨詢他們的工作煩惱，及時將他們的工作需求上報給領(lǐng)導，盡量滿足大家的想法。與館內(nèi)人員溝通好，彼此互相了解，就能在上傳下達的時候減少出現(xiàn)受氣的情況。

6.綜合素質(zhì)

圖書館辦公室要有大局觀，要眼觀四路，隨時留意社會形勢，協(xié)調(diào)館內(nèi)各部室的工作，不能貪圖小利益，一切以圖書館的發(fā)展為最優(yōu)先。辦公室管理著圖書館內(nèi)的大小事務(wù)，面對所有事情，都應(yīng)公平對待，不能因為與某個同事關(guān)系好而偏袒一方，不能因與某個同事有過矛盾而質(zhì)疑其人，要做到對事不對人，公正不阿。出現(xiàn)問題時，要秉著實事求是的態(tài)度，沒有證據(jù)的猜測不能隨便發(fā)表。做錯事要勇于承擔，知錯就改。作為館長的助手，要幫助館長協(xié)調(diào)圖書館所有同事，讓大家齊心協(xié)力，團結(jié)協(xié)作，一起為圖書館的發(fā)展貢獻自己的力量。圖書館辦公室并非館長的辦公室， 也不是辦公室人員的私人辦公室， 而是整個圖書館的辦公室， 是為學校圖書館的發(fā)展起到構(gòu)建良好的內(nèi)外和諧環(huán)境作用的樞紐之地， 因此辦公室人員必須品德高尚、敬業(yè)愛崗， 為人正直， 淡泊名利， 對待任何同事、任何讀者都要一視同仁， 不能因個人的心情、喜好而厚此薄彼， 這也是一名辦公室工作人員能否勝任本職工作的最起碼、最基本的要求。[3]

7.創(chuàng)新精神

與學習素質(zhì)不同，創(chuàng)新精神要求圖書館辦公室在平常的工作中，也要想辦法改革創(chuàng)新。如果辦公室只是守著眼前的一畝三分地，只管完成領(lǐng)導下達的工作，不求上進，不求創(chuàng)新，那圖書館永遠都不會有發(fā)展，只能固步自封，自我滿足。圖書館的業(yè)務(wù)要創(chuàng)新，服務(wù)要創(chuàng)新，制度要創(chuàng)新，只有創(chuàng)新才能給圖書館帶來活力，帶來生機，提高自身競爭力，在同行中脫穎而出。

【參考文獻】

[1] 胡波.淺議做好高校圖書館辦公室工作應(yīng)具備的素質(zhì)[J].圖書館工作研究，2009，19（16）：58-60

[2] 樊樺.淺談高校圖書館辦公室的作用[J].津圖學刊，1995，（2）：71-73.

[3] 楊彩娥.高校圖書館辦公室人員的素質(zhì)要求及其培養(yǎng)[J].圖書與情報，2006（6）：85-87，91