新形勢(shì)下企業(yè)文書(shū)檔案保密工作探討

劉春平

[摘要]企業(yè)文書(shū)檔案是企業(yè)資產(chǎn)的一部分，做好企業(yè)文書(shū)檔案保密工作能夠有效的保護(hù)企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，方便企業(yè)以后工作中的查考以及歷史研究，為企業(yè)的生產(chǎn)研發(fā)以及可持續(xù)發(fā)展提供有效的服務(wù)。新形勢(shì)下，網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)飛速發(fā)展，為企業(yè)文書(shū)檔案的保密工作帶來(lái)巨大的挑戰(zhàn)。企業(yè)文書(shū)檔案管理部門要?jiǎng)?chuàng)新工作方式，提高文書(shū)檔案管理的嚴(yán)密性，滿足企業(yè)在信息和證據(jù)等方面的需求，促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展。本文分析了企業(yè)文書(shū)檔案管理工作的重要性，進(jìn)一步總結(jié)了加強(qiáng)企業(yè)文書(shū)檔案保密工作的措施。

[關(guān)鍵詞]新形勢(shì);企業(yè)文書(shū)檔案;保密工作

引言

企業(yè)文書(shū)檔案的保密工作非常重要，做好文書(shū)檔案管理的保密工作能夠保證企業(yè)的文書(shū)檔案發(fā)揮最大的價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)定和發(fā)展。企業(yè)文書(shū)檔案的內(nèi)容多樣，對(duì)象廣泛，根據(jù)保密級(jí)別的不同相關(guān)的要求也有許多不同，對(duì)企業(yè)的保密工作提出了更高的要求。企業(yè)從事文書(shū)檔案管理工作的人員要充分認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案保密工作的重要性，采取有效的措施提高企業(yè)文書(shū)檔案工作的嚴(yán)密性，確保企業(yè)文書(shū)檔案的安全為企業(yè)的發(fā)展提供必要支持。

一、企業(yè)文書(shū)檔案保密工作的重要性

（一）企業(yè)文書(shū)檔案保密工作與企業(yè)的發(fā)展緊密相關(guān)

企業(yè)的文書(shū)檔案工作記錄了企業(yè)的商業(yè)秘密，包括企業(yè)的核心技術(shù)以及其他各種重要文件。如果企業(yè)文書(shū)檔案保密工作不夠嚴(yán)密，造成企業(yè)核心技術(shù)泄露，輕則降低企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，重則關(guān)乎企業(yè)的生死存亡。另外，企業(yè)文書(shū)檔案保密工作出了問(wèn)題，也說(shuō)明企業(yè)管理方面存在漏洞，需要及時(shí)整改以免出現(xiàn)更大的問(wèn)題。所以，企業(yè)一定要認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案保密工作的重要性，加強(qiáng)對(duì)保密工作的管理。

（二）企業(yè)文書(shū)檔案保密工作與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益緊密相關(guān)

企業(yè)的商業(yè)秘密與企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益緊密相關(guān)，企業(yè)文書(shū)檔案管理部門決不能掉以輕心，以免商業(yè)秘密泄露為企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。例如，在同一個(gè)競(jìng)爭(zhēng)項(xiàng)目中，企業(yè)的商業(yè)秘密一旦被競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手獲得，那么企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)就會(huì)大大降低，甚至?xí)驗(yàn)槭フ勁械幕I碼而給企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益帶來(lái)重創(chuàng)。

（三）企業(yè)文書(shū)檔案保密工作與企業(yè)的商業(yè)信用緊密相關(guān)

誠(chéng)信是企業(yè)發(fā)展的根本，企業(yè)文書(shū)檔案是企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)往來(lái)以及生產(chǎn)活動(dòng)等過(guò)程中形成的大量極具價(jià)值的信息。對(duì)企業(yè)的作用非常重大，無(wú)可替代。企業(yè)文書(shū)檔案保密工作如果出現(xiàn)泄密現(xiàn)象，會(huì)給合作企業(yè)也帶來(lái)一定的損失，極大地影響企業(yè)的形象和良好信譽(yù)，不利于企業(yè)的發(fā)展。

二、加強(qiáng)企業(yè)文檔保密工作的措施

企業(yè)文檔保密工作是企業(yè)開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)和決策的有力支撐，在企業(yè)的發(fā)展當(dāng)中發(fā)揮著巨大的作用。但是新形勢(shì)下，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)飛速發(fā)展，移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備無(wú)處不在，企業(yè)文檔保密工作面臨各種潛在的安全威脅。因此，企業(yè)文檔管理部門要采取有效的措施，提高企業(yè)文書(shū)檔案管理工作的嚴(yán)密性。

（一）提高檔案管理人員素質(zhì)，制定規(guī)范的文檔管理制度

企業(yè)要注重檔案管理人員的綜合素質(zhì)，要求檔案管理人員既具備熟練的檔案管理業(yè)務(wù)技能，能夠規(guī)范的處理企業(yè)的文書(shū)檔案，又具備一定的信息技術(shù)知識(shí)和能力，能夠熟練使用信息管理系統(tǒng)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行電子化處理和儲(chǔ)存。隨著文檔一體化理念的推行，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的選拔和培訓(xùn)，盡量使用經(jīng)驗(yàn)豐富經(jīng)過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)的人員進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作，始終保持工作人員的謹(jǐn)慎性和嚴(yán)謹(jǐn)性。另外，企業(yè)還要制定規(guī)范的文檔管理制度，不同密級(jí)的文檔要有不同管理要求。企業(yè)要讓檔案管理人員嚴(yán)格按照規(guī)范要求對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理，確保其安全性。

（二）梳理檔案管理流程.建立監(jiān)督檢查制度，提高企業(yè)員工的保密意識(shí)

企業(yè)文書(shū)檔案保密工作不僅是檔案管理部門的職責(zé)，企業(yè)要提高全體員工的保密意識(shí)，建立自上而下的檔案管理機(jī)構(gòu)和完善的監(jiān)督檢查制度，加大對(duì)文書(shū)檔案保密工作的宣傳。在日常工作中，要加強(qiáng)對(duì)各部門在工作和業(yè)務(wù)上利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案交流的監(jiān)管，讓各部門員工嚴(yán)格遵守文檔管理制度，按照檔案管理流程的要求運(yùn)作，提高企業(yè)文書(shū)檔案保密管理工作的水平。

（三）根據(jù)文書(shū)檔案的保密級(jí)別設(shè)置文檔的使用權(quán)限

權(quán)限管理能夠有效的控制文書(shū)檔案的訪問(wèn)用戶，既能夠滿足部分用戶使用的需求，又能避免檔案信息的泄露。只有具備訪問(wèn)權(quán)限的用戶才能夠打開(kāi)文檔，其他用戶即使拿到文檔也無(wú)法打開(kāi)。受控加密文檔也不易被復(fù)制和分發(fā)，大大提高了重要文件的安全性。另外，企業(yè)文檔管理部門在進(jìn)行文檔加密和授權(quán)操作時(shí)一定要有完整的操作日志，保障文檔的完整性和可靠性，也方便事后監(jiān)督檢查管理。

（四）企業(yè)要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防護(hù)，定期使用殺毒軟件查殺各種木馬程序，防止泄密

當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)非常發(fā)達(dá)，很多企業(yè)都引入了文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理工作。檔案管理系統(tǒng)的引入雖然極大地提高了文書(shū)檔案管理工作效率，但同時(shí)也為文書(shū)檔案保密工作帶來(lái)新的挑戰(zhàn)。企業(yè)要利用防火墻防止各種網(wǎng)絡(luò)木馬程序，避免文書(shū)檔案在網(wǎng)絡(luò)傳輸過(guò)程中造成泄密。另外，企業(yè)還要定期對(duì)電腦進(jìn)行病毒查殺，加強(qiáng)對(duì)u盤(pán)等移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備的管理，保證涉密u盤(pán)使用的安全性。

總之，新形勢(shì)下企業(yè)文書(shū)檔案保密工作與企業(yè)的發(fā)展息息相關(guān)，企業(yè)一定要認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案保密工作的重要性。企業(yè)文書(shū)檔案管理部門在工作中要不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，與時(shí)俱進(jìn)，提高保密工作的效率，保障企業(yè)文書(shū)檔案的安全性，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供有力的支撐。