試論檔案管理信息電子網(wǎng)絡(luò)化提升檔案質(zhì)量水平

崔野

【關(guān)鍵詞】檔案管理;信息網(wǎng)絡(luò)化;檔案質(zhì)量

檔案管理是基礎(chǔ)文檔管理的重要組成部分，也是國家采集和應(yīng)用最為廣泛的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)之一，更是推動(dòng)社會(huì)發(fā)展，提高人文信息支撐基礎(chǔ)信息的可靠依據(jù)。隨著時(shí)代的變革和社會(huì)的進(jìn)步，過去從錄入式轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)化，從原始時(shí)代進(jìn)入數(shù)字信息時(shí)代?？萍及l(fā)展檔案的原始管理已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不適應(yīng)新時(shí)代快速發(fā)展的需要，極大地阻礙和提升市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)、國際往來和科技發(fā)展的需求。要提速檔案質(zhì)量的管理方式，必須應(yīng)用現(xiàn)代的科學(xué)管理模式，使檔案管理走向信息化、電子網(wǎng)絡(luò)化，達(dá)到整合資源、節(jié)約時(shí)效，降低減少成本，提高效率，改變檔案的管理。實(shí)現(xiàn)檔案質(zhì)量快速推進(jìn)，適應(yīng)當(dāng)前就業(yè)，滿足快速發(fā)展的需要，完善和提升檔案管理質(zhì)量是科技發(fā)展，實(shí)現(xiàn)信息電子網(wǎng)絡(luò)化的必然條件。

一、著眼長遠(yuǎn)，構(gòu)建信息電子網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)

目前，檔案管理基于原始模式，即分類、編目、編號(hào)、裝訂、立卷、保管等歸檔流程。雖然，近年來有很大的轉(zhuǎn)變，改進(jìn)檔案的存檔方式，從起初的檔案柜到檔案柜升降提檔;從搖輪式又升為自動(dòng)提檔，都遠(yuǎn)遠(yuǎn)地落后于科技的發(fā)展。要使檔案管理實(shí)現(xiàn)電子網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理質(zhì)量，必須適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展速度，正確運(yùn)用電子網(wǎng)絡(luò)化管理檔案。這不是一件容易做到的事情，需要有系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)體系，才能逐步提高和完善檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理水平和質(zhì)量。

一是強(qiáng)化信息網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建。這是一個(gè)比較大的系統(tǒng)工程，需要有專項(xiàng)的基礎(chǔ)設(shè)施搭構(gòu)?，F(xiàn)在衛(wèi)星組網(wǎng)，數(shù)字化模式已經(jīng)形成。只是我們?nèi)绾螌⑵溥\(yùn)用這項(xiàng)網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，把高科技運(yùn)用在檔案管理上，是當(dāng)下的一項(xiàng)重要的任務(wù)，也是必要的手段。要求新技術(shù)迅速地適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展供給，營造良好的檔案管理環(huán)境，使網(wǎng)絡(luò)化管理檔案，提升檔案管理質(zhì)量。

二是加大軟件的開發(fā)研究力度。要有軟件科研隊(duì)伍，形成一批不斷創(chuàng)新的科研課題。尤其是檔案管理的軟件研發(fā)，專業(yè)人員和資金投入要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，滿足檔案事業(yè)發(fā)展的需要。要著眼未來的發(fā)展與創(chuàng)新，推動(dòng)檔案事業(yè)的不斷完善，不斷更新，服務(wù)于經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)的需要。軟件的研發(fā)，絕密的管理程序，嚴(yán)謹(jǐn)管理提閱，避免軟網(wǎng)泄露檔案的信息資料，造成不應(yīng)有的國家損失和個(gè)人的信息流失。要嚴(yán)守檔信息案管理嚴(yán)謹(jǐn)性和絕密性，確保檔案信息的保密性、嚴(yán)肅性和規(guī)范性，增強(qiáng)檔案管理人員的法律意識(shí)，提高檔案管理質(zhì)量。

三是加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)和培養(yǎng)。檔案管理人員要踏實(shí)工作，愛崗敬業(yè)。在實(shí)際工作中，檔案管理人員雖然取得了一定成績(jī)，具備了一定經(jīng)驗(yàn)，但與社會(huì)發(fā)展需要還有一定距離，存在不專業(yè)、無創(chuàng)新的問題，沒有把檔案管理工作納入事業(yè)范疇。要切實(shí)增強(qiáng)創(chuàng)新的意識(shí)和能力，把新觀念，新思維運(yùn)用到檔案管理之中，需要培訓(xùn)機(jī)構(gòu)培養(yǎng)一批專業(yè)人才，尤其是個(gè)大專院校，要設(shè)立檔案及人文檔案專業(yè)科目，重點(diǎn)培養(yǎng)和造就一批有創(chuàng)新能力的高校人才，投入檔案管理電子網(wǎng)絡(luò)化之中，發(fā)揮他們的技能，為社會(huì)創(chuàng)造新價(jià)值，開發(fā)拓展檔案新領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)檔案管理新局面。

二、立足實(shí)際。實(shí)施信息電子網(wǎng)絡(luò)化檔案管理

一是信息服務(wù)要多元化、主體化。檔案管理要實(shí)現(xiàn)為社會(huì)服務(wù)，從單一的自然人信息服務(wù)向社會(huì)服務(wù)轉(zhuǎn)化。在依法管檔的前提下，檔案管理信息化服務(wù)需向全社會(huì)提供有可能的特定服務(wù)，成為社會(huì)統(tǒng)一的誠信系統(tǒng)，為國家和社會(huì)的有秩序，可持續(xù)發(fā)展提供信息保障。

二是優(yōu)化資源、整合共享。構(gòu)建信息網(wǎng)絡(luò)化檔案管理經(jīng)驗(yàn)，成為今后工作重點(diǎn)，使檔案資源有效整合，達(dá)到信息共享，服務(wù)社會(huì)，利國利民。檔案信息化管理，能夠推動(dòng)我國快速與國防接軌，有效推進(jìn)全球各行業(yè)信息資源共享，形成優(yōu)化資源，整合共享的目的，推進(jìn)人類共同體發(fā)展。

三是加強(qiáng)檔案的信息網(wǎng)絡(luò)化采集。檔案的基礎(chǔ)就是信息采集和編程，是檔案管理最真實(shí)、最細(xì)致、最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，尤其是實(shí)行電子網(wǎng)絡(luò)采集必須慎重。如果采集有出處就會(huì)影響整體信息編程，既然輸入軟件程序，再進(jìn)行復(fù)采就會(huì)出現(xiàn)許多不可預(yù)測(cè)的后果。采集信息必須以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，正確地認(rèn)識(shí)初始采集階段的法律責(zé)任，增強(qiáng)法律觀念，依法采集，有效服務(wù)社會(huì)，實(shí)現(xiàn)信息共享利用。

三、創(chuàng)新管理機(jī)制，提升檔案管理質(zhì)量

一要思維創(chuàng)新。檔案管理不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單工作，思想觀念不轉(zhuǎn)變，就不能適應(yīng)檔案管理的新要求。同時(shí)，要發(fā)揮潛能，開闊視野，要求管理者新思維，切實(shí)增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)和能力，才能適應(yīng)檔案管理工作。

二要機(jī)制創(chuàng)新。建立健全機(jī)制是一種工作態(tài)度，執(zhí)行制度是一種責(zé)任。要以專業(yè)的法制觀念，建立完善新制度檔案管理。建立新機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案管理的新要求，要發(fā)揮機(jī)制創(chuàng)新作用，實(shí)行創(chuàng)新的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，在支持管理工作上，體現(xiàn)創(chuàng)新的有效價(jià)值。

三要技術(shù)創(chuàng)新。在檔案管理中，要不斷摸索管理規(guī)律，掌握新的方式方法，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，把電子化檔案管理新技術(shù)應(yīng)用到管理之中，體現(xiàn)檔案管理在社會(huì)信息化中的重要性，為實(shí)現(xiàn)富強(qiáng)中國夢(mèng)發(fā)揮更大作用，進(jìn)一步推動(dòng)經(jīng)濟(jì)快速增長，服務(wù)社會(huì)。

面向未來，要認(rèn)真執(zhí)行法律法規(guī)的規(guī)定，推進(jìn)檔案管理工作。切實(shí)加強(qiáng)《中華人民共和國檔案法》的學(xué)習(xí)，進(jìn)一步提高檔案管理水平，推進(jìn)檔案管理質(zhì)量提升。信息化是時(shí)代要求，檔案管理工作必須與時(shí)代步伐一致，與檔案改革相適應(yīng)。檔案事業(yè)從長遠(yuǎn)和持續(xù)發(fā)展的需要出發(fā)，必須積極推進(jìn)檔案信息化管理，加強(qiáng)信息化管理隊(duì)伍建設(shè)，加大信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施投入，構(gòu)建規(guī)范化的信息管理系統(tǒng)，有效實(shí)現(xiàn)檔案信息化、電子網(wǎng)絡(luò)化，促進(jìn)我國檔案事業(yè)的進(jìn)步和快速發(fā)展。