論國有施工企業(yè)辦公室系統(tǒng)建設新思路

趙敏

摘 要：隨著社會的發(fā)展進步，在新形勢下，具有重要政治、經(jīng)濟和社會責任的國有企業(yè)管理發(fā)展也面臨著新的挑戰(zhàn)，尤其作為國有企業(yè)中樞機構(gòu)的辦公室，也同樣面臨著與企業(yè)發(fā)展不相適應的諸多亟待解決的弊病和管理漏洞。要解決與企業(yè)發(fā)展不相適應的矛盾，首先要打破辦公室陳舊的管理觀念，不斷創(chuàng)新，探尋適應辦公室管理新理念新模式新方法，以滿足不斷發(fā)展的企業(yè)需要。

關鍵詞：國有企業(yè);辦公室系統(tǒng);新思路

在國有企業(yè)里，辦公室作為管理中樞，是企業(yè)的形象代表和綜合管理服務中心，是服務于企業(yè)領導和所屬各單位的核心部門。辦公室工作水平的高低，一定程度上直接影響著企業(yè)的辦事管理效率、發(fā)展質(zhì)量和綜合社會形象等。

一、當前辦公室系統(tǒng)管理現(xiàn)狀及存在的主要問題

1.自身核心業(yè)務職能發(fā)揮不充分。辦公室管理事無巨細，事務多而雜。除正常公務、事務和服務等事項外，辦公室還有物業(yè)管理、餐廳管理、小車隊管理、信訪保衛(wèi)等類相關職能，此外一些應急性、突發(fā)性以及歸屬部門不明確的臨時性事項，通常也交由辦公室負責，久而久之，辦公室就成了公司的“總管、雜管、多管”部門，弱化了辦公室的核心業(yè)務職能和職責定位。

2.缺乏創(chuàng)新性工作思路。由于崗位的特殊情況，辦公室人員得到的外出交流、學習的提升機會屈指可數(shù)，憑習慣和經(jīng)驗辦事成為多年來沿習的常態(tài)。加之，辦公室各項工作永遠處在“進行時”，疲于應付日常事務，對全局性工作的深入研究難以投入精力，不能給領導決策提供較有價值的建議。

3.管理模式落后，公務管理效率不高。目前，施工企業(yè)辦公室缺乏規(guī)則化、標準化的新型管理制度，員工工作積極性不高、崗位職責尚不明確、缺乏規(guī)范可行的規(guī)章流程，辦公室的各項公務管理工作一直處于被動的狀態(tài)，缺乏行之有效的、系統(tǒng)的規(guī)章制度。

4.人員素質(zhì)普遍不高。對施工企業(yè)來講，在人才引進添補上辦公室?guī)缀跏强瞻?，尤其是專業(yè)的具備文學素養(yǎng)和公文寫作的人才極其匱乏，極大地影響了工作效率和水平。

5.晉升空間小，辦公系統(tǒng)人員積極性不高。辦公室工作人員時常有一種付出遠大于收獲的感覺，工作積極性也在一定程度上大打折扣。所以大多數(shù)人愿意從事專業(yè)性較強的業(yè)務工作，不愿進入辦公室系統(tǒng)工作。同時，因業(yè)務受限，晉升的去向多為黨群部門，對專業(yè)性較強的施工技術、工程管理、設計、經(jīng)營預算等專業(yè)系統(tǒng)，只能望塵莫及。

二、提升施工企業(yè)辦公室系統(tǒng)管理新思路

1.樹立高度的責任感，強化服務理念。作為辦公室人員，一方面要增強政治意識，熟悉黨和國家的方針政策、法律法規(guī)以及企業(yè)的基本業(yè)務板塊，提高政治敏感性，做好領導的參謀助手。另一方面還要增強學習意識，開闊眼界，廣泛涉獵與辦公室工作相關的知識，不斷提升個人的工作本領。緊緊圍繞辦事、辦文、辦會，開展切實有效的業(yè)務培訓，提升辦公室人員整體素質(zhì)和服務水平。圍繞“服務發(fā)展”，打造熱情服務、主動服務和快捷服務的大格局。正確處理好對上與對下服務的關系，既要為領導層做好服務，還要為平級部門之間及下屬單位做好協(xié)調(diào)服務。

2.推進企業(yè)內(nèi)部辦公系統(tǒng)建設，提升企業(yè)整體辦公水平。系統(tǒng)建設，首先，就要對所屬二級、三級管理機構(gòu)的辦公室從辦文、辦會、辦事等方面進行統(tǒng)一規(guī)范管控。施工企業(yè)內(nèi)部各層級經(jīng)營機構(gòu)的辦公室業(yè)務水平層差不齊，專業(yè)辦公人員缺乏，業(yè)務水平低下。因此，總部要結(jié)合企業(yè)實情，對基礎業(yè)務進行“標準化”處理，建立一套行之有效的可操作性強的“標準化操作樣板”和制度規(guī)范，推行到各二級、三級辦公室貫徹實行，規(guī)范基層辦公室基本業(yè)務處理能力。其次，對整個三級機構(gòu)辦公室系統(tǒng)人員情況進行掌握，對人員的內(nèi)部流動、考核評價等進行全面監(jiān)管，樹立總部權威，強化管控。第三，建立系統(tǒng)培訓、考評機制。對系統(tǒng)內(nèi)各級辦公室人員基礎業(yè)務工作進行培訓并不定期抽查業(yè)務，包括對公文處理、公務接待、印章管理、報銷核銷等業(yè)務的規(guī)范操作等進行檢查、評比和整改，推動辦公室整體水平有效提升。第四，構(gòu)建大督辦格局。推動各項工作落實按照分工和歸口進行責任歸屬，建立健全辦公系統(tǒng)督查責任制，形成從上到下的督辦網(wǎng)絡，圍繞集團的重要會議精神、重大決策、重要部署和領導批示、交辦的事項等，加強檢查督辦和綜合協(xié)調(diào)。

3.創(chuàng)新工作新思路，開創(chuàng)工作新局面。隨著國有企業(yè)內(nèi)部改革的深入推進，新問題和新矛盾不斷出現(xiàn)。辦公室人員必須要有創(chuàng)新的思維和開拓的思路，適應企業(yè)發(fā)展需要。及時總結(jié)經(jīng)驗體會，提出新觀點、新思路，形成創(chuàng)造性開展工作的習慣和風格。在處理具體事務性工作上也要積極創(chuàng)新，充分利用信息化手段，在降低成本的同時，提高事務性工作的處理節(jié)奏。

4.加強制度建設，建立健全辦公室崗位責任制。規(guī)范辦公室各崗位的基本業(yè)務、工作程序，既要分工明確、分工有致，還要分工有序，將辦公室每一項工作歸屬責任到人既要與上級主管部門建立業(yè)務對口聯(lián)系，還要與下屬各層級辦公室進行業(yè)務歸口對接，確保每項工作歸口不缺位，形成上下聯(lián)動的辦公網(wǎng)絡體系，推動員辦公室系統(tǒng)建設步入制度化、規(guī)范化軌道。同時，橫向要與各部門之間在辦文、辦會以及其他事務性工作建立常態(tài)化聯(lián)系人，確保辦公室服務部門工作協(xié)調(diào)有序。

5.抓好隊伍建設，打造高素質(zhì)辦公系統(tǒng)團隊。堅持每月辦公室系統(tǒng)例會制度，針對階段性工作情況包括存在的問題等及時通報，通過分析討論解決，促進相互學習交流、促進，使辦公室系統(tǒng)人員始終保持積極向上的良好精神狀態(tài)。堅持人性化管理，加強人員培養(yǎng)，多提供外出交流鍛煉平臺，從晉升、待遇、感情上多給予關心和幫助，營造良好的工作氛圍，激發(fā)辦公室團隊干事創(chuàng)業(yè)的熱情。正確處理好崗位工作效率與整體工作效能的關系。

總之，辦公室工作是一項需要長期優(yōu)化改進的工作，尤其針對施工企業(yè)辦公系統(tǒng)，更要結(jié)合自身實情，定期總結(jié)，及時分析，總結(jié)經(jīng)驗，彌補漏洞，不斷夯實，改進提升。隨著企業(yè)改革步伐的不斷加大，辦公室系統(tǒng)工作的創(chuàng)新發(fā)展也面臨嚴峻挑戰(zhàn)，需要我們辦公室系統(tǒng)人員進一步解放思想，勇于挑戰(zhàn)，克難求進，不斷創(chuàng)新，為保障企業(yè)的良好運轉(zhuǎn)不懈努力。