完善物業(yè)企業(yè)內部控制的有效措施

陳靜

摘要：隨著我國經濟發(fā)展水平的不斷提升以及經濟發(fā)展規(guī)模的不斷擴大，我國的物業(yè)企業(yè)發(fā)展速度在不斷加快，但是很多物業(yè)企業(yè)由于經驗不足，在經營管理中暴露出了很多問題，企業(yè)為了提升競爭力必須從內部管理入手，提升內部控制水平。當前很多物業(yè)企業(yè)利用信息技術建立內部控制信息系統(tǒng)，提高員工責任意識等各方面存在很多問題。物業(yè)企業(yè)要想完善內部控制水平，必須充分分析這些問題存在的原因，積極改善內部控制環(huán)境，完善內部控制系統(tǒng)，運用互聯網信息技術豐富內部控制活動，促使內部控制水平不斷提升。

關鍵詞：物業(yè)企業(yè);內部控制;問題;措施

一、物業(yè)企業(yè)的內部控制概述

內部控制是企業(yè)管理的重要組成部分與重要方式，加強企業(yè)內部控制不僅可以降低企業(yè)面臨的風險，也可以提高企業(yè)的經營管理效率，增強企業(yè)的市場競爭力。在市場競爭壓力不斷加大的情況下，企業(yè)要想保證長遠發(fā)展，必須積極的運用各種先進理念與技術加強內部控制，提高管理質量。內部控制涉及到企業(yè)的全體員工、各項經濟活動與業(yè)務，與企業(yè)經營管理的各環(huán)節(jié)都息息相關，因此，企業(yè)內部控制的難度一直比較大。對物業(yè)企業(yè)來說，企業(yè)的運行成本比較大，因此，物業(yè)企業(yè)要通過內部控制加強成本控制[1]。首先，物業(yè)企業(yè)要通過內部控制手段提高資金的安全性與完整性;其次，企業(yè)要對庫存物資與材料加強管理，建立完善的管理制度，明確企業(yè)各工作崗位的職責與權限，做好采購管控工作;第三，物業(yè)企業(yè)要對運行成本中的水電費等具體費用支出、零件損耗、基礎設施等加強管理。物業(yè)企業(yè)的管理內容比較復雜，因此，企業(yè)在內部控制時要關注基礎工作，提高工作人員的責任意識，明確崗位分工，使內部控制工作落實到具體的工作中。同時，物業(yè)企業(yè)要積極的利用各種信息化的手段加強對客戶反饋信息的管理，明確客戶的需求，根據客戶的意見不斷提升管理服務水平。

二、物業(yè)企業(yè)完善內部控制的有效措施

（一）完善內部控制系統(tǒng)

當前很多企業(yè)的信息傳遞速度比較慢，內部控制的效率與準確性都存在很多問題，因此，物業(yè)企業(yè)還要不斷運用先進技術及時更新并完善內控系統(tǒng)，使內部控制的效率與準確性得到提升。在大數據背景下企業(yè)應該把內控信息系統(tǒng)與大數據處理系統(tǒng)結合在一起，以會計信息化建設為例，企業(yè)的ERP等內部核算系統(tǒng)都可以不斷融合，整合成完整統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)，并明確各自的分工，使企業(yè)資源得到充分利用[2]。當前很多物業(yè)企業(yè)都根據不同需求建立各種各樣的管理系統(tǒng)，有內部管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)、監(jiān)控監(jiān)測系統(tǒng)等，各個系統(tǒng)之間互相獨立，有各自的標準，信息之間無法有效傳遞，信息使用起來的難度也比較大。為了改善這一情況，企業(yè)需要從信息管理系統(tǒng)的標準設置、傳遞渠道等方面入手，建立統(tǒng)一標準，打破各部門之間的信息壁壘。同時，企業(yè)還要對員工進行培訓，使其熟練掌握更多信息管理知識，不斷提升工作能力，在具體工作中實施具體的內部控制策略。當前各種信息技術更新速度比較快，網絡安全問題也層出不窮，企業(yè)要想使內控系統(tǒng)能夠應對不斷增加的風險，需要及時更新信息化的內控系統(tǒng)，使其不斷完善，增強企業(yè)應對各類風險的能力。

（二）改善內部控制環(huán)境

企業(yè)要想加強內部控制，必須根據企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略目標確立企業(yè)內部控制的目標，在此基礎上，企業(yè)需要根據內控目標建立完善的內控機制與體系，并根據企業(yè)的經營管理實際情況制定內控方案，對內控工作的實施流程等具體工作進行規(guī)范。首先，企業(yè)管理層應該樹立新的管理與內控理念，全面認識到內部控制環(huán)境的改善在物業(yè)企業(yè)內部管理與控制中的重要作用。在此基礎上，物業(yè)企業(yè)應該優(yōu)化治理機構，加強董事會與監(jiān)事會的監(jiān)督作用，提升企業(yè)的信息管理部門地位，不斷優(yōu)化提升信息部門的工作能力與水平。企業(yè)其他部門也要加強與信息管理部門的聯系，通過信息部門獲取更多有利信息[3]。其次，企業(yè)要通過防火墻等針對性的措施不斷加強信息安全管理，提升信息管理部門的安全性能，確保信息數據不受損害。另外，企業(yè)要經常對內部網絡環(huán)境進行檢查評估，及時發(fā)現信息系統(tǒng)中存在的問題與漏洞，對薄弱環(huán)節(jié)進行完善，確保網絡環(huán)境的安全。同時，企業(yè)還要建立突發(fā)事件應急機制，對數據篡改、財務數據刪除丟失等問題進行及時應對，將企業(yè)的內控風險降到最低。物業(yè)企業(yè)在內部控制中還需要加強財務核算工作，在具體工作中加強成本控制，降低各業(yè)務環(huán)節(jié)的成本，提高企業(yè)資金的利用率，推進企業(yè)不斷發(fā)展。

（三）加強動態(tài)風險監(jiān)控

在不斷完善內控風險信息化管理機制的同時，企業(yè)還要同時加強動態(tài)監(jiān)督系統(tǒng)的建設，使整個內控系統(tǒng)更加完善，不斷提升物業(yè)企業(yè)的內部控制信息化水平。要想建立動態(tài)監(jiān)督系統(tǒng)，需要對企業(yè)的發(fā)展現狀與內控模式有充分的了解，然后在傳統(tǒng)模式的基礎上不斷改進。一般企業(yè)原有的監(jiān)督系統(tǒng)都比較單一，在信息化時代，物業(yè)企業(yè)可以積極利用信息化手段建立多級動態(tài)監(jiān)控系統(tǒng)，可以把企業(yè)上下級與企業(yè)內外部的各種信息與其傳遞渠道都納入到監(jiān)控中。通過這樣多級而全面的持續(xù)動態(tài)監(jiān)控系統(tǒng)，企業(yè)管理層可以對戰(zhàn)略目標的執(zhí)行情況進行充分的了解。企業(yè)在內部監(jiān)控的同時，也可以委托外部的審計機構對內部財務等方面的工作進行審計，以此彌補內部控制中存在的不足。以企業(yè)的發(fā)票報銷為例，很多工作人員無視公司規(guī)定，在規(guī)定只能報銷二等車票的情況下，還購買頭等車票并讓公司報銷，在一般情況下，財務人員都會直接報銷，但是這種情況如果不能得到有效解決，將會增加企業(yè)的開支，也不利于企業(yè)內部管理的規(guī)范化。鑒于這種情況，企業(yè)可以增加上報審批的環(huán)節(jié)，由上一級領導進行審批，并對這些情況進行記錄，在員工的薪資中扣除。例如，對于企業(yè)內部的員工，企業(yè)可以通過跟蹤不同的業(yè)務進展情況進行監(jiān)督，同時，員工還需要定期向管理人員詳細報告業(yè)務的具體進展以及面臨的各種問題，從而方便管理層及時做出調整部署。物業(yè)企業(yè)還應該建立完善的績效考核評價機制，對企業(yè)員工具體工作中的表現進行考核，并利用激勵約束機制，根據考核結果對員工實施獎勵與懲罰，提高員工的工作熱情與積極性，使員工逐步提高責任意識，加強內部控制工作的具體落實。

（四）提高信息傳遞速度

在當今時代，物業(yè)企業(yè)面臨的管理問題復雜多樣，企業(yè)要加強信息收集，通過對內外部市場環(huán)境信息與客戶信息的分析，提高企業(yè)的內部控制水平。但是，當前信息的來源多種多樣，而且各種信息可以共享，企業(yè)要想在競爭中獲得較大優(yōu)勢，需要首先提升信息的傳遞速度，增強信息的處理分析能力，提高企業(yè)內部控制與經營管理的效率。要想達到這一目的，企業(yè)需要建立內外部信息共享與傳遞平臺，促進企業(yè)內部信息高速傳遞，在對外信息披露方面企業(yè)也要在科學分析的基礎上提高對外披露信息的速度。除此之外，企業(yè)還要根據企業(yè)股東、社會公眾、政府機關的相關要求不斷完善信息的披露機制，拓展信息傳遞的渠道，使企業(yè)內外部溝通更加高效。以企業(yè)的部門設置為例，一些企業(yè)設置有運營部，在大數據支持下，企業(yè)可以打破原有的設計，采用和扁平化的部門設置方式，由財務、人事、行政、營銷等部門代替運營部，使各部門的工作細化，由部門主管直接與經理層溝通，提高信息的傳遞速度，減少權責不清情況的發(fā)生。

三、結束語

物業(yè)企業(yè)以服務為目的，在企業(yè)經營管理中，涉及的內容復雜多樣，企業(yè)要想提升管理水平必須加強內部控制。在互聯網信息技術不斷發(fā)展的今天，物業(yè)企業(yè)涉及的業(yè)務更加復雜多樣，企業(yè)在完善內部控制時必須利用信息技術，建立完善的信息管理系統(tǒng)，完善內部管理機制，提高信息的傳遞速度與分析能力，促使企業(yè)采取有針對性的措施，不斷提升內部控制水平。

參考文獻：

[1]任蕊.物業(yè)管理公司內控建設問題探討[J].企業(yè)改革與管理，2017 （9）：30-30.

[2]王莉麗.物業(yè)公司內部控制存在的問題及解決措施[J].中外企業(yè)家，2017 （18）.

[3]蔣柯.試論物業(yè)企業(yè)內部控制管理中存在的問題及對策[J].納稅，2017 （23）：88.