信息時(shí)代檔案管理工作者應(yīng)具備的素質(zhì)和能力探究

摘 要：信息時(shí)代的到來，讓檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，管理人員要具備專業(yè)的素質(zhì)能力，才能應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，完成檔案管理工作?；诖?，本文先是分析了管理人員具備的專業(yè)素質(zhì)，再分析了管理人員應(yīng)該具備的工作能力，最后提出管理人員的工作素質(zhì)能力的培養(yǎng)策略。以期通過優(yōu)化檔案管理人員素質(zhì)和能力，讓企業(yè)檔案管理工作得到明顯提升。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代 檔案管理 管理素質(zhì) 工作能力

引 言

信息時(shí)代下，我國(guó)檔案管理工作發(fā)揮的作用越來越重要，在企業(yè)管理中的地位也有明顯的提升，對(duì)于檔案管理工作人員提出了更高的要求，對(duì)于管理人員的素質(zhì)能力要求也隨著時(shí)代不斷變化。因此，本文圍繞管理人員要具備的素質(zhì)能力展開研究，提出提高管理人員素質(zhì)能力的方法，通過人員素質(zhì)能力的提升，優(yōu)化檔案管理質(zhì)量。

一、信息時(shí)代檔案管理工作者應(yīng)具備的素質(zhì)

（一）具備保密意識(shí)。檔案管理人員要具備健康的價(jià)值觀和正確的政治立場(chǎng)，在工作中落實(shí)黨的政策，使用社會(huì)主義理論武裝頭腦。對(duì)于企業(yè)中重要的檔案資料，需要加強(qiáng)保密管理，杜絕泄密事故的出現(xiàn)，要求檔案管理人員具備嚴(yán)格保密的素質(zhì)。

（二）具備專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理表面上是簡(jiǎn)單枯燥的工作，事實(shí)上每個(gè)環(huán)節(jié)都具有專業(yè)的程序和技術(shù)方法，要求檔案管理人員可以準(zhǔn)確掌握這些專業(yè)技術(shù)方法，可以在工作中應(yīng)用這些技術(shù)方法，從而有效提高檔案管理工作的質(zhì)量。檔案管理包含收集檔案資料、整理資料文件、編目文件、裝訂檔案以及報(bào)關(guān)等內(nèi)容，管理人員工作期間要認(rèn)真仔細(xì)的展開，落實(shí)管理工作[1]。檔案管理人員要依據(jù)實(shí)際情況建立檔案，根據(jù)實(shí)際情況調(diào)取檔案。檔案管理作為一項(xiàng)事務(wù)性和專業(yè)性的工作，對(duì)于檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)具有較高的要求。

（三）具有創(chuàng)新精神。檔案管理工作要求管理人員具備奉獻(xiàn)精神和創(chuàng)新精神，檔案管理工作本身就是一個(gè)創(chuàng)造的過程，管理人員具備創(chuàng)新精神具有重要意義。管理人員工作過程中，不斷強(qiáng)化積累，運(yùn)用自己積累的知識(shí)進(jìn)行創(chuàng)新。在創(chuàng)新檔案管理工作方法的同時(shí)，對(duì)檔案管理科學(xué)進(jìn)行創(chuàng)新。

二、信息時(shí)代檔案管理工作者應(yīng)具備的能力

（一）計(jì)算機(jī)技術(shù)。在信息時(shí)代，大部分企業(yè)逐漸使用信息工具展開檔案管理，計(jì)算機(jī)技術(shù)成為管理人員必備的一項(xiàng)工作能力。檔案管理工作中，收集檔案、整理信息、加工檔案以及再利用檔案，都需要使用計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助工作，在計(jì)算機(jī)技術(shù)幫助下，檔案工作質(zhì)量得到明顯提高，檔案管理人員也需要積極適應(yīng)信息化管理，靈活使用計(jì)算機(jī)技術(shù)完成管理工作。

（二）應(yīng)用現(xiàn)代化檔案管理理念。信息時(shí)代下，檔案管理在企業(yè)管理工作中的地位出現(xiàn)明顯升高，展開檔案管理工作的理念和模式都發(fā)生了巨大的改變。因此，檔案管理人員要充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)和通訊設(shè)備的功能，在現(xiàn)代化檔案管理理念的支持下，展開檔案管理，滿足信息時(shí)代對(duì)于檔案管理效率的要求。

（三）堅(jiān)持自我學(xué)習(xí)的能力。信息時(shí)代下，檔案管理工具、管理技術(shù)以及管理理念日新月異，企業(yè)展開專業(yè)培訓(xùn)十分重要，但是管理人員自身的自我學(xué)習(xí)能力也極為重要。檔案管理人員需要在生活和工作中，注意搜索檔案管理領(lǐng)域相關(guān)信息，了解領(lǐng)域內(nèi)的新聞，進(jìn)行新技術(shù)和新觀念的學(xué)習(xí)[2]。工作期間通過和其他同事的溝通，可以學(xué)習(xí)多種工作思維和方法。管理人員工作期間，也可以學(xué)習(xí)企業(yè)業(yè)務(wù)部門相關(guān)知識(shí)，這些知識(shí)有助于檔案管理工作更有序的進(jìn)行。

三、信息時(shí)代檔案管理工作者素質(zhì)和能力的培養(yǎng)策略

（一）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。我國(guó)很多企業(yè)都將檔案管理工作當(dāng)做是可有可無的無關(guān)工作，很少招聘專業(yè)檔案管理人員，目前企業(yè)的檔案人員是其他部門員工兼職或者招聘文員，且企業(yè)缺少針對(duì)檔案人員的培訓(xùn)，使得管理人員素質(zhì)能力跟不上企業(yè)發(fā)展。因此企業(yè)要組織檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，要求通過培訓(xùn)的員工才能進(jìn)入崗位工作。對(duì)檔案管理人員展開的培訓(xùn)需要制定規(guī)范的培訓(xùn)內(nèi)容，首先對(duì)法律法規(guī)進(jìn)行培訓(xùn)，保證管理人員可以準(zhǔn)確詳細(xì)的了解檔案管理相關(guān)法規(guī)。其次要對(duì)思想政治意識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，要對(duì)社會(huì)主義理論思想進(jìn)行學(xué)習(xí)，能夠以堅(jiān)定的立場(chǎng)保護(hù)管理檔案材料，提高管理人員的責(zé)任意識(shí)，要求檔案管理人員重視自己的工作責(zé)任，可以堅(jiān)守崗位職責(zé)。

最后要對(duì)專業(yè)技能展開培訓(xùn)，如邀請(qǐng)專業(yè)計(jì)算機(jī)人員對(duì)信息管理系統(tǒng)的使用和維護(hù)進(jìn)行培訓(xùn)，管理人員也要針對(duì)企業(yè)自身檔案管理制度對(duì)管理人員展開培訓(xùn)。最重要的是培訓(xùn)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，由于檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)性較強(qiáng)且實(shí)踐性較強(qiáng)的工作，要求管理人員具備專業(yè)知識(shí)，可以準(zhǔn)確完成資料收集、整理編目以及裝訂報(bào)關(guān)等一系列工作，掌握準(zhǔn)確的檔案管理流程，可以準(zhǔn)確完成檔案管理工作。企業(yè)要將培訓(xùn)活動(dòng)變?yōu)槌B(tài)化管理活動(dòng)，通過定期培訓(xùn)，讓管理人員養(yǎng)成終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，持續(xù)提升專業(yè)素質(zhì)。

（二）提高檔案管理人員的工作能力。信息時(shí)代技術(shù)發(fā)展速度飛快，管理人員需要不斷提高工作能力，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息技術(shù)，才能提高檔案管理效率，滿足信息時(shí)代的要求。管理人員要擁有敏銳的觀察能力和處事能力，檔案人員要掌握基本計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，如制作電子檔案，加密資料，對(duì)檔案編碼排序等工作。檔案管理人員還要掌握信息處理能力，可以使用現(xiàn)代化管理手段，提高檔案管理的效率，推動(dòng)檔案工作的規(guī)范化發(fā)展。管理人員要掌握計(jì)算機(jī)技能，不斷完善獲取信息、傳遞信息以及再利用信息的流程，提高管理水平。

企業(yè)要重視檔案管理人員的實(shí)踐能力培養(yǎng)，積極和其他企業(yè)建立合作，通過合作，安排管理人員輪流到合作企業(yè)交流學(xué)習(xí)，開闊管理人員的視野。有條件的基礎(chǔ)上，企業(yè)可以為管理人員提供繼續(xù)學(xué)習(xí)的渠道，讓員工可以到專業(yè)高校中深入學(xué)習(xí)，逐漸提高思想水平和素質(zhì)能力，得到實(shí)踐技能的發(fā)展[3]。企業(yè)也可以安排檔案人員進(jìn)行輪崗學(xué)習(xí)，了解不同部門的工作內(nèi)容，以保證其工作時(shí)可以將理論和實(shí)踐結(jié)合起來，提高檔案管理人員實(shí)際能力。如企業(yè)針對(duì)檔案室搜索檔案工作，組織管理人員進(jìn)行競(jìng)賽活動(dòng)，以豐富有趣的活動(dòng)，對(duì)員工實(shí)際能力展開訓(xùn)練，提高員工工作技能。

（三）完善企業(yè)政策激發(fā)員工創(chuàng)新精神。企業(yè)通過建立獎(jiǎng)勵(lì)政策激發(fā)員工創(chuàng)新精神，企業(yè)設(shè)置專項(xiàng)科研資金，包含檔案管理人員進(jìn)行的理論研究，管理人員撰寫論文獲一定級(jí)別獎(jiǎng)項(xiàng)的，企業(yè)可以發(fā)放獎(jiǎng)金。管理人員需要打開自己的思維，從信息視野看待管理工作，從管理實(shí)際出發(fā)，對(duì)檔案管理展開科學(xué)研究，創(chuàng)新檔案管理工作，推動(dòng)檔案管理科學(xué)的發(fā)展。企業(yè)同時(shí)可以利用企業(yè)文化環(huán)境，對(duì)檔案管理員工起到感染作用。企業(yè)創(chuàng)新積極創(chuàng)新的文化氛圍，鼓勵(lì)員工進(jìn)行科學(xué)探究工作，推動(dòng)管理人員進(jìn)行科研創(chuàng)新。管理人員受到企業(yè)文化的感染，逐漸激發(fā)出創(chuàng)新意識(shí)，提高工作積極性，著力研究檔案管理工作的創(chuàng)新方法，從而推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展。

結(jié) 論

綜上所述，本文首先強(qiáng)調(diào)了信息時(shí)代中檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)，包括具備保密意識(shí)、專業(yè)素養(yǎng)以及創(chuàng)新精神。其次分析了管理人員需具備的能力，包括計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代化檔案管理理念以及自我學(xué)習(xí)的能力。最后提出管理人員素質(zhì)和能力的培養(yǎng)策略，要通過培訓(xùn)實(shí)踐的方式提高其的專業(yè)素質(zhì)和工作能力，并完善企業(yè)政策激發(fā)員工創(chuàng)新精神。

參考文獻(xiàn)：

[1] 馮海霞.對(duì)信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新分析[J].現(xiàn)代國(guó)企研究，2019（04）：138.

[2] 邊迎秋.信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新探究[J].電腦知識(shí)與技術(shù)，2019，15（02）：285-286.

作者簡(jiǎn)介：邢智遠(yuǎn)（1975.11.14）;性別：男，籍貫河北省泊頭市人，學(xué)歷：本科，中央黨校;現(xiàn)有職稱：助理館員;研究方向：檔案管理。